会务管理常用表格

会务管理常用表格为实现对公司各类会议进行有序的组织于管理，确保会议召开的质量和效率，特制定本细则。一、会前准备编号事项负责人(部门)审核审批细则及节点HQ1会议计划申报发起部门部门经理常务副总经理1.发起部门填写《会议计划申请表》；2.确定会议主题、会议目标和应达成的结果、人员、时间及地点要求等3.如有需要，可召开专门会议4.需提前20天申请HQ2会议场所的选定行政部部门经理常务副总经理1.会前10个工作日确定2.了解场地情况(外部环境、内部设施、住宿、娱乐、餐饮等)3.费用比较HQ3确定会议议程发起部门部门经理常务副总经理1.发起部门填写《会议议程安排表》2.需提前8个工作日提交行政部HQ4发会议通知行政部部门经理常务副总经理1.应注明会议的时间，地点，主持人，议程，会议的注意事项（包括着装要求，内容保密要求，会议文件的要求，请假的要求，会议的纪律等）及路线图2.需提前7个工作日公布HQ5申报会议预算行政部常务副总经理总经理1.依据会议的长短及要求确认，费用明细包括：会议室费用，住宿费用，餐饮费用，娱乐费用，食品费，交通费，相关费用，不可预见费等，填写《会议费用预算表》。2.需提前4个工作日完成HQ6参会人员确认行政部部门经理常务副总经理1.会同发起部门确认人员有无变动2.确认住宿、交通、娱乐情况3.会前3个工作日完成HQ7预定行政部部门经理1.根据征询结果，预定会议室、房间、餐饮、娱乐2.会前3个工作日完成HQ8设备准备行政部部门经理详见《设备准备清单》HQ9车辆安排行政部部门经理1.根据人数确定车辆，要求是正规出租公司，并有备用方案。2.根据会议人员情况，确定路线3.至少配两台小车服务领导，一台小车为会务组用车HQ10发会务通知行政部常务副总经理总经理1.在所发会议通知的基础上，结合已确定的参会及预定情况，公布所有安排。应包括时间、地点、主持人、议程、房间安排、就餐安排、车辆安排、活动安排、会务组联系方法及房间、会议注意事项及会址路线图2.会前3天发给与会者HQ11欢迎牌、横幅、PPT制作行政部部门经理1.根据实际情况制作2.PPT为议程应包括会议时间，内容，汇报人。3.会前1天完成HQ12会议文件准备行政部部门经理常务副总经理1.会同发起部门打印文件2.会前2天完成HQ13准备会议及人员安排行政部部门主管1.就会议准备情况进行通报2.两天以上的会议，至少安排三个行政人员服务3.会前1天完成HQ14食品的采买行政部部门主管依据会议的长短，采购相应的水果、干果及小点心、瓶装水HQ15会场布置行政部部门主管1.所有会议所需用品需在会前2小时运到会场2.会议室所需用品（投影仪，胶投，幕布，白板，激光笔）需在会前1小时摆放并调试完毕3.所用水果、干果及点心交由服务人员清洗并在会前30分钟摆放完毕4.会议室的灯光、音响、空调等设备要求在会前30分钟准备并调试完毕5.摆放指路牌，指明会议室及会务组的地点。6.台卡、文件于会前30分钟放置7.通知汇报人员于会前5分钟就座并准备好汇报资料8.茶水需在会前10分钟开始冲泡二、会中工作编号事项负责人(部门)检查审批细则及节点HZ1会议室保障行政部专人部门主管1.引导座位，签到2.会议的全程要有一名会务人员留在会议室，保障会议的服务，做好摄像、录像工作，每次汇报开始时，要随时关注设备、灯光、室温、音响等情况3.协助汇报人员做好汇报PPT文件的调试及资料分发工作4.及时了解会议的进展情况并及时通知外部会务人员做好日程安排的调整工作HZ2用餐保障行政部部门经理常务副总经理1.结合会议的进程和人数，通知餐厅饭菜的准备情况（人数）及用餐时间2.如果下午有会议议程，午餐应安排为工作快餐3.做好就餐座位安排，合理搭配，做好人盯人服务4.酒水准备到位5.晚餐时通知第二天行程HZ3住宿保障行政部部门经理常务副总经理1.提前获得房间钥匙，并分发给与会人员2.晚上与总台设定较早时间，并提醒早餐3.会议结束当天12点前，收齐房间钥匙HZ4娱乐保障行政部部门经理常务副总经理1.了解领导的需求，安排人员做好服务2.准备好扑克、麻将牌等娱乐设施3.准备室外活动HZ5会议纪要发起部门部门经理1.发起部门派专人最好会议纪要，与会后两天发给与会者三、会后工作编号事项负责人(部门)检查审批细则及节点HH1退房行政部专人部门主管1.会议结束当天12点前收齐钥匙2.仔细检查一遍房间，看是否遗漏物品3.确认所有会议项目均以结束后，结帐并开具发票HH2车辆安排行政部部门经理1.优先安排领导用车2.会务组用车3.与会人员用车HH3设备整理行政部专人部门主管1.送走所有参会人员后，进行设备的收拾和整理工作2.专人检查一遍，看有否遗漏3.归还设备HH4费用报销行政部常务副总经理总经理在会后三天内进行费用报销，并附此次会议的费用清单HH5会务总结行政部部门经理常务副总经理会后三天内进行会务总结，总结经验，吸取教训四、注意事项会议所需仪器应有备份；对所借用品应在出发前进行检测与调试。会务人员要携带至少5份会务通知，以备查询。会务组房间应选择与会场距离较近的房间，而每次会议的房间应较为固定。会议期间如发生紧急情况，会务人员要沉着冷静，及时检查可能导致的原因并尽快解决。附表1：会议计划申请表申请部门申请时间会议主题会议目标参会人员会议时间会议地点会议设备需求会议室要求住宿要求用餐及酒水要求娱乐要求其他需配合事宜部门经理意见行政部意见常务副总经理意见总经理意见附表2：会议地点比较表酒店名称地点简介外部环境内部设施费用情况会议住宿用餐娱乐附表3：会议议程安排表_____________会议议程会议时间：年月日会议地点：参会人员：程序内容发言人12345678910部门经理意见行政部意见常务副总经理意见总经理意见附表4：会议通知单通知日期：年月日接收部门：发文部门：联系人：会议名称：会议时间：会议地点：参会人员：会议注意事项：1、2、行政部联系人：联系方式：通知回执会议通知已收到，内容已详细了解，能不能参加。谢谢！签名：年月日附表5：会议费用预算表事项单位数量单价合计备注会议费住宿费用餐娱乐食品交通机动费合计附表6：设备准备清单使用日期：年月日会议名称：会议主持人：参加部门：参加人员：会议必备用品名称单位数量规格备注文具笔支纸本一般设备桌子张椅子个白板面茶杯个烟灰缸个会议特定用品电器照相机台录像机台唱机台投影机台打印机台电脑台麦克风个特定会议用品相关说明：