文件档案管理制度（精选5篇）

参考资料，少熬夜！文件档案管理制度（精选5篇）【导读指引】三一刀客最漂亮的网友为您整理分享的“文件档案管理制度（精选5篇）”文档资料，供您学习参考，希望此文档对您有所帮助，喜欢就分享给朋友们吧！文件档案管理制度【第一篇】一、目的为加强与安全生产有关的文件、记录和档案管理，规范并确保各相关场所使用文件为有效版本，加强安全记录控制和档案管理，特制定此制度。二、适用范围本制度适用于公司安全生产相关的文件、档案资料的管理。三、工作职责1、企业主要负责人负责批准、发布安全、环保、职业健康等有关管理体系文件。2、综合管理部负责体系文件的审核、发放、更改、归档、保管和作废文件的回收、销毁，负责组织体系文件的编制、评审、修订；负责档案的收集、整理、立卷、保管、统计和利用等工作；负责有关上级来文的转发。3、安全环保部负责组织编制、修订、评审与安全生产有关的各类文件，如安全管理制度、安全操作规程、作业指导书、事故应急救援预案、记录汇编及其他支持性文件；负责安全生产相关法律、法规、标准、规范、规章等的收集、整理、汇总及发放。4、职能部门负责职责范围内文件的编制、审核，对职责范围内记录的格式及使用负责，对记录填写的规范性进行指导及监督，负责保管职责范围内档案的收集、保管和统计工作。四、管理要求1、安全生产相关文件的分类（1）安全生产目标；（2）机构和职责；（3）安全投入；（4）法律法规和管理制度；（5）培训教育；（6）设备设施、工艺信息；（7）作业安全；（8）隐患排查；（9）重大危险源监控；（10）职业健康；（11）应急救援；参考资料，少熬夜！（12）事故调查、报告和处理；（13）绩效评定和持续改进。2、安全生产相关文件的编号和标识安全标准化管理手册、管理制度、操作规程、作业指导书、记录等文件的编号由安全保卫科负责，按管理体系要求统一进行编号控制。安全生产相关文件分为“受控”和“非受控”，并以印章标识。受控文件在更改时接受更改服务。持有文件人员因工作变动，应将“受控”文件交回文件发放部门。文件持有人不得私自复制文件，不得私自向外部人员借用、赠送、转让。国家标准、行业标准、各级政府主管部门及上级单位下发的文件、规定等采用原名称及原编号。3、安全生产相关文件的编制、审核和批准安全相关管理体系文件由安全保卫科组织编制、审核，职能部门负责编制、审核职责范围内的文件。记录表格的制定由职能部门同时进行，企业已有的表格，可在文件中直接引用。受控文件经审核并确定发放范围后，由企业主要负责人批准发布。4、安全生产相关文件的发放行政办公室负责安全生产相关文件的相关登记、发放工作，并填写文件清单以便于核对文件版本和检索。应确保文件使用的各场所都得到相关文件的最新版本。安全生产相关文件的发放范围由行政办公室提出，企业主管领导或主要负责人批准后，由xx发放。安全生产相关文件的发放、回收均要填制文件发放、回收记录。企业建立局域网并实行无纸化办公的，按照文件网上流转程序实施文件的收发。政策性方面主要的法律、法规、标准、规范、规章等由职能部门负责收集、整理、识别、登记，填制法律、法规与其他要求清单。5、安全生产相关文件的评审、修订企业安全管理规章制度、安全操作规程、应急预案等应每年由原组织编制单位组织评审，对安全管理规章制度、安全操作规程、应急预案等的适用性、可操作性、合规性等进行评估。经评估需修订的，或者由建议修订的部门提出修订意见和建议，由编制单位进行修订、完善后按原审批程序进行发布。文件评审组织部门应保存文件评审和修订的记录。对少量的变动可由更改人采用“划线更正法”进行更改，当一页有三处以上（含三处）的更改时，采取换页的方式进行并标注修改次数。安全生产相关文件的版次号从1开始顺序标注。当文件出现重大或多次修订、参考资料，少熬夜！机构发生重大调整等情况时，对体系文件作整体换版处置，并做出相应的换版标注。所有安全生产相关文件的修订方式由安全保卫科在文件修订记录注明“更改方式”和“负责更改的人员”。6、安全生产相关文件的领用、借阅和复制安全生产相关文件领用人应在发放记录中签字。因破损需重新领用文件的，由文件使用部门向文件发放部门提出申请后，以旧换新。若发生文件遗失，由遗失单位提出申请，经行政办公室负责人审批同意后方可补发。内外部人员借阅与安全管理体系有关的文件时，应填写文件借阅复制记录，由行政办公室负责人批准；内外部人员需复制安全管理体系文件时，由分管领导批准。7、安全生产相关记录的格式设计和填写各部门专用的记录格式，由各部门组织设计编制并经部门负责人审批后交安全保卫部备案。记录表格样式的设计应能充分反映规定的活动，满足支持性文件的有关要求。一般应包括：名称、编号、日期、项目、数据、描述必要的结果、填写部门、填写人员、说明等。安全生产相关记录填写要及时、准确、真实、内容完整、字迹清晰、不得随意涂改。不得用铅笔和圆珠笔填写；如因某种原因不能填写的项目，将该项用斜杠（／）划去；各相关栏目责任人签名不允许空白。如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其附近用黑色钢笔或碳素笔填入更改后的数据，签署更改人的姓名（或加盖印章）、日期。8、安全生产相关文件保管、作废与销毁安全生产相关文件由编制部门或使用部门分类进行保管。需归档保存的安全生产相关文件，每年或项目完成时向档案管理部门及时归档。受控的安全生产相关文件失效或因其它原因需要作废时，由原发放部门提出申请经领导批准后方可作废，作废的文件应及时从使用场所撤出，需保存的加盖“作废留存”印章，确保防止作废文件的非预期使用。对要销毁的作废文件，由原发放部门填写文件记录销毁清单，经分管领导批准后方可销毁。方式有：撕毁、烧毁、磁盘格式化，损坏光盘等。9、安全生产档案的分类归档材料应是在生产过程中形成的与安全生产有关的各种文件、规章制度、技术资料、原始记录、图片、图纸等资料。应对下列主要安全生产资料实行档案管理：（1）安全生产目标；参考资料，少熬夜！（2）机构和职责；（3）安全投入；（4）法律法规和管理制度；（5）培训教育；（6）设备设施、工艺信息；（★★7）作业安全；（8）隐患排查；（9）重大危险源监控；（10）职业健康；（11）应急救援；（12）事故调查、报告和处理；（13）绩效评定和持续改进。10、安全生产档案收集与移交的基本要求归档材料应确保完整、准确真实、系统规范，反映企业安全生产各项活动的真实内容和历史过程。归档材料应按照国家有关档案管理的规定、标准和要求，进行整理、编目造册。具有重要保存价值的电子文件，应与内容相同的纸质文件同时归档。11、安全生产归档时间各部门在安全生产活动过程中形成的材料可以按年归档，也可按项目活动内容归档。12、安全生产档案保存期限安全生产档案保管期限分为永久、长期（1—5）年、短期（1年以下）三种。档案管理人员调动工作时，必须办理完安全生产档案移交手续后方可离岗。13、安全生产档案的利用借阅、复制有密级的安全生产档案，必须按照国家有关保密的法律和法规办理。安全生产档案利用中，要处理好安全生产档案保密和利用的关系，既要保护企业的知识产权和商业秘密，保障企业的合法权益不受损害，又要充分发挥档案的指导、借鉴等积极作用。在提供、利用、公布档案时，不得损害国家利益和他人的合法权益。14、相关记录文件清单文件发放记录文件回收记录文件销毁记录文件评审记录文件修订记录文件借阅、复制记录参考资料，少熬夜！公司文件档案管理制度【第二篇】1目的规范分公司档案资料的管理工作。2适用范围适用于分公司所有档案资料的管理工作。3职责行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作，并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。4实施程序归档保存的文件分公司在管理服务或公务活动中形成的工作计划、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。在专门业务活动中形成的各种档案，如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。文件、资料归档的要求。归档的文件资料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家标准。归档的文件材料要完整齐全。每类建设工程竣工必须有兼职资料档案管理员参加，对其文件材料（含有关图纸等）完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编号。案卷题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限。档案资料的保管。所有档案资料均由资料管理员管理。存放档案必须有专用柜架，在排列上架时，应按照类别和保管部门的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库时，要认真检查其修改、补充情况，并在档案资料盒内的面层上注明修改情况。存入胶片、照片、录像带、软盘、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒，按编号顺序排列在胶片柜或防火参考资料，少熬夜！资料柜内。必要时采取复制、拷贝。每年一季度，对上一年度的各种资料档案进行归档，并对库藏档案进行清理核对和质量检查工作，做到完好、齐全。对破损或载体变质档案，要及时进行修补和复制，发现档案发霉或虫害要及时消杀。档案资料柜需做好防盗等设施。质量记录保存期为二年。档案资料借阅管理。分公司所有人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。分公司员工查阅档案资料，必须办理登记手续。在借阅档案资料时，应做到以下几点:按规定办理登记手续，定期归还；要爱护档案资料，不得丢失；所借档案不得随意折叠和拆散，不得对档案随意更改、涂写；借出和归还档案时，应办理清点手续，由资料档案员和借阅者当面核对清楚。档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。调离或辞职的人员，必须办理文档移交后方可办理调离手续。档案鉴定和销毁档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行，鉴定小组由分公司总经理、各部门经理、资料档案员和有关业务管理人员组成，日常的鉴定工作由行政部资料档案员负责。档案鉴定小组的任务:负责制订档案保管期限表；对到期档案提出存、毁意见。确定保管期限原则对有长远利用价值（如技术图纸、操作说明书等），并能反映分公司职能活动和历史面貌的。档案应永久保存。凡是在一定时间有利用价值的档案分别为长期或短期保存。鉴定工作应该每年进行一次，由资料管理员在每年1月初提出。鉴定中发现档案不准确、不完整，应及时责成有关人员负责修改和补充。销毁档案的程序包括:鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告分公司总经理审批，销毁清单及报告要保存。档案销毁时，由行政部经理进行监销并在销毁清册参考资料，少熬夜！上签名。销毁档案资料时，要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对分公司造成损失的，将根据有关规定进行处理。5相关文件和质量记录表格《档案管理制度》《保密规定》《文件发放登记表》《文件借阅登记表》文件档案管理制度【第三篇】1.目的为进一步规范公司安全文件、档案管理工作，有效地保障安全生产管理工作的顺利进行。根据《中华人民共和国安全生产法》、《中华人民共和国档案法》及有关规定，结合公司实际，制定本制度。2.适用范围适用于本公司安全文件、档案管理本制度所称安全文件、档案是指在安全生产管理活动中直接形成的，对国家、社会及企业安全生产具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。3.管理体制与职责公司的安全生产直接责任人负责安全生产档案工作的领导，指定一位档案管理员，负责档案日常管理工作。安全生产档案管理员应具有安全生产及档案专业知识，集中统一管理本公司安全生产档案，对各部门、车间的安全生产档案工作进行监督与指导。安全生产管理档案员职责（1）凡是企业生产及业务活动中形成的有保存价值的与安全关联性文件材料都应按规定收集齐全，整理归档。（2）建立健全安全生产档案管理责任制和规章制度。（3）安全生产档案管理员应忠于职守，认真执行有关法律、法规和相关标准，协助各职能部门、车间对收集的安全关联归档材料的完整程度、准确性以及保存价值进行审核。（4）公司办