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参考资料,少熬夜!公司电子文件管理制度【实用5篇】一、管理制度条例工作内容公司电子文件管理制度【第一篇】为了更好地规范各类文件的起草、收发、报送、保管等环节,特制定本制度。一、上级来文和外单位来文。办公室人员对上级来文和外单位来文首先要在收文登记簿上详细登记,来文单位、日期、份数、密级、字号等要登录清楚,其次填写好文件阅办卡并粘贴于原文上面,并送总经理批示,总经理批示后送有关人员传阅,总经理有批办意见的,办公室应提醒有关人员批示阅办结果,并将阅办结果送总经理阅。所有传阅人阅毕交办公室应及时将文件收回,分类别分单位存入档案袋。二、本单位各类文件包括简报的起草均有办公室人员负责起草,部门专业文件由各部门专业人员保起草,凡以文件或纪要简报名义上报或下发的文件均由办公室填写发文卡,由签发人即总经理签发后,并详细填写发文登记簿方可复印并存档,没有总经理签发的文件不能发出和存档。三、上报和发往其他单位的文件应填写文件送达登记簿,由接收文件人签字后方可,否则,不能擅自将文件交予他人,而不办理签收手续。四、报告、请示、汇报、制度、规定等均应以文件形式印发,宣传活动类一般应以简报形式印发,每周例会的纪要内容均以纪要形式印发。落实公司会议精神的情况汇报应以文件形式上报。五、凡打印的错文件应及时销毁,以免机密外泄。六、借阅文件超过八小时的应办理借阅手续,否则不以外借。借阅文件者只限本单位人员,重要文件的借阅均由总经理批准。公司电子文件管理制度【第二篇】1、目的为提高公司文件处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制度化,对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定,实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况,特制定本制度。2、适用范围适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。参考资料,少熬夜!3、定义文件:公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书,是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。受控文件:需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持有效版本的文件。非受控文件:不受更改/修订的控制,其封面或正文页面无“受控”标识,文件更改/修订后不必通知文件持有人。外来文件:指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。4、职责公司人事行政部是公司文件管理的归口部门,负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作,并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。文件编制、审批、发布的权责各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门,负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。5、文件分级分类文件分级一级文件:公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。包括但不限于公司员工手册、经营管理规范等。二级文件:规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文件。三级文件:各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等,包括具体的作业方法和标准。四级文件:表格、表单类文件,凡记录作业结果所用的表格等。6、文件编号、标识与控制文件编号:[Microsof1]公司名称+部门代号+文件名称+文件顺序号+时间注:各部门代号部门代码部门代码部门代码部门代码文件的标识与控制文件分受控与非受控两种,在管理体系运行的有关参考资料,少熬夜!场所应用的文件及提供给审核机构的文件为受控文件,以编号为受控标识;如因其他目的提供给客户的文件为非受控文件,不作标识;长期有效的文件予以编号和标识,控制其发放,回收作废失效版本;一次性或短时间有效的文件过期自然失效,以其标题、日期作为标识,不必跟踪回收其过期版本。7、文件编制、审核、批准和发布行政文件与管理性文件的编制与审批(1)公司级行政性文件:公司组织机构设置、人事任免涉及公司经营管理、技术、生产、薪资福利、奖惩等重要决定的通知/通告,由人事行政部负责编制。(2)公司级管理性文件:如人力资源管理制度、技术文件管理制度、财务管理制度,由各部门依本制度条负责编制。(3)各部门行政性文件:各部门因部门管理及工作开展所需求发布的通知/通告,由相关职能部门负责编制。(4)公司及各部门所有行政性文件审核由人事行政部填写《公司内部业务便签》,部门负责人审核,常务副总批准、审阅和签发。(5)公司及各部门所有管理性文件的审核由人事行政部填写《文件审阅签发单》,部门负责人审核,常务副总批准、审阅和签发。文件归档、发放、保管文件归档(1)经审批后的文件,人事行政部负责填写“文件/记录目录”,并且将电子档和纸张文件同时归档。(2)各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管。各部门的“文件/记录目录”应定期予以更新,并将复印件交人事行政部编制/更新公司《受控文件清单》。文件发放公司受控文件、记录由人事行政部负责按以下范围发放:(1)管理手册、程序文件和公司管理文件下发至各部门;(2)作业文件、记录下发至使用文件的相关部门;(3)各个部门都要使用相应文件、记录的有效版本,人事行政部及时收回作废文件;行政办公室拟定《文件发放登记表》按上述规定范围发放文件,并注明发放数量,填写发放编号,并由领用者签名。(4)文件接收部门应指定人员接收文件,收文者要在《文件发放登记表》中签名。文件保管与借阅参考资料,少熬夜!(1)文件保管:所有经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的.归口部门,文件持有者使用有效版本,并确保文件清晰易于识别。a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。b、技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门。c、外来文件正本依文件分类存放于档案室及相应的文件接收部门。(2)各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续,各部门文件管理人员应建立“文件借阅登记表”,管理文件的借出和归还。(3)存放与硬盘和软盘的文件应有备份,并作出版本标识,采用密码进行保护,限定查阅及使用范围,由授权使用的人员进行操作。(4)文件的持有者若跨部门调动或离职,应办理文件交接、归还手续。文件的更改与回收作废文件更改(1)当文件不适应需要更改时,由文件归口部门提出,并实施具体更改工作,文件更改必须符合统一性、协调性,必要时相关的文件应进行同步更改。(2)文件更改的起草、审核、批准由原文件起草、审核、批准部门/人员按负责填写《文件更改/评审单》并实施更改。(3)文件修改内容较少时,可以采用划改、换页的方式进行更改;单文件更改超过三次或更改较大或公司组织结构、管理体系发生重大变化时应进行换版。(4)公司文件更改状态按版本号为A版(B、C、D等)/修改状态为0(1、2、3、4等)依此编号。版本号与更改状态之间的关系为:每版文件同一版本内可以允许修改10次,即修改状态号最高是10,当超过10次时,文件换版,即由A版升为B版,以此类推。特殊情况下,换版不受此限制。(5)文件更改内容必须及时到达文件使用场所,对文件的宣贯、实施情况有文件归口部门进行检查,并确认更改效果。(6)公司鼓励各部门及人员在使用文件时及时发现文件的问题,提出文件更改意见。文件的作废与销毁(1)各部门使用中的文件已被更改且有新版文件发布时,原文件应作废收回,作废的原版文件由人事行政部按原发放数量回收,并登记标明回收日期。(2)文件作废或换页换版时,对已回收的作废文件由行政办公室及时销毁,并记录在《文件销毁(留用)参考资料,少熬夜!记录表》中,若需保留作废文件时要在文件上标注“作废”字样。(3)各类文件的保存期按《档案管理制度》的规定执行。外来文件管理外来文件接收与归口(1)国家法律、法规;国家、行业、地方标准;上级主管部门下发的管理办法、制度、规定等外来文件,由人事行政部统一收集管理,并建立《外来文件清单》。(2)外来文件由接收部门或形成文件部门归口管理。(3)外来的一般性通知、公告等需执行的文件由公司总经理审批后,交由相关部门传阅执行,履行完毕后,由执行部门记录执行情况,交档案室备档。保密文件的管理保密文件及保密信息在形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则进行管理,秘密信息以载体形式归档后,交由档案室负责管理。保密文件的发放、传阅、披露应遵守以下原则:文件密级发放、传阅范围绝密公司核心领导、绝对信息形成部门的负责人及公司领导认为需要让其知悉的对象。机密公司部门负责人以上人员,机密信息形成部门的相关人员及公司领导认为需要让其知悉的对象。秘密公司部门主管级以上人员,秘密形成部门的相关人员及该部门认为需要让其知悉的对象。公司电子文件管理制度【第三篇】一、总则第一条为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据有关规定,结合企业实际情况,特制订本制度。第二条文件管理内容主要包括:上级函、电、来文、同级函、电、来文、企业上报下发的各种文件、资料。二、收文的管理第三条公文的签收1、凡接收公文均由秘书登记签收后分别转交相关部门,在签收和拆封时,秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。2、对政府部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告有关部门,并登记差错文件的文号。第四条公文的阅批与分转参考资料,少熬夜!1、凡正式文件均需由秘书根据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办,重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要即阅即办。2、一般函、电单据等,由秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件,应同主办部门联系后再分转处理。3、为加速文件运转,秘书应在当天或第二天将文件送到总经理办公室,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天。第五条文件的传阅与催办1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借给其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。2、阅读文件应抓紧时间,当天阅读完后应在下班前将文件交秘书处,阅批文件一般不得超过两天,阅后签名以示负责。如有总经理“批示”、“拟办意见”,秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和总经理批示办理有关事宜。3、阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。4、文件阅完后应送交秘书,切忌横传。5、行政秘书对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放或分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得秘书同意予以复印或摘抄,原件应及时周转归档。三、文件借阅和清退第六条各部门有关人员因工作需要借阅一般文件,需经本部门主管签写便条,对有密级的文件须秘书同意后方可借阅。第七条借阅文件应严格履行借阅登记手续,就地阅看,按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾画等。第八条各部门应具体指定责任心强的主管负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。四、文件的立卷与归档第九条文件的归档范围凡下列文件统一由行政秘书归档:1、企业领导发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的各类计划、统计、季度、年度报表等;2、各种专业例会记录;参考资料,少熬夜!3、企业召开重要会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;4、有保存价值的客户资料及处理结果;5、企业日志和大事记。第十条立卷要求1、文件的立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档。2、立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的`完整性。3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。
本文标题:公司电子文件管理制度【实用5篇】
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