各种档案立卷归档制度

1蕉岭县环境保护局各类档案立卷归档制度为了加强我局档案的综合管理、完整系统地收集和保存日常管理和工作中形成的文书、基建、仪器设备、会计、专业档案等各种形式和载体的档案文件材料，特制定本制度。一、归档范围凡是本局在各种活动中形成的，反映我局环保工作和历史面貌的各种文字、图表、图纸、音像等不同形式和载体的，有查考利用价值的文件材料均应归档。二、归档时间1、文书档案，本局每年形成的办理完毕的党政工团的文件材料，由办公室兼职档案员收集齐全，于第二年三月底前交档案室统一立卷归档。2、基建档案，在基建工程中建设文件材料的形成、积累、立卷归档由管理工程项目的部门承担指定兼职档案员或专人负责。在全部工程竣工验收后一个月归档。3、仪器设备档案，档案人员参加5000元以上的设备仪器开箱验收工作。开箱后图纸资料由财会室立卷归档，5000元以下的设备仪器档案由使用部门管理。4、会计档案，当年会计档案由会计部门于第二年上半年完成立卷工作，第三年六月份前移交档案室归档。5、特殊载体档案，在音像制品、光盘形成后一个月内，交综合档案室统一立卷归档。实物档案于第二年三月份交档案室立卷归档。6、已故人员档案，人事部门在干部、职工死亡后半年内，按规定整理，交档案室保存。7、各部门专业档案由各部门兼职档案员于第二年三月底收集、整理、立卷归档立卷归档。三、归档要求2（一）文书档案的归档要求1、凡归档的文件材料都必须齐全完整。2、凡是原来文件上有会生绣的金属物，归档时必须去掉，用不锈钢书订或细线将文件装订。3、凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱。4、归档文件材料中，各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件。正本与定稿、正件与附件，两件作为一件。文件处理单（表）与被处理文本合为一本。5、同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；一般文件的请示与批复，批复在前请示在后。6、不同年度的文件一般不得放在一起归档，跨年度的请示与批复，放在批复年度归档，没有复文的放在请示年归档，跨年度计划、总结、报告、统计报表等，应放在文件内容针对年度归档，长远规划应放在文件内容针对的头一年；多年的总结、报告，应放在文件针对的最后一年。（二）基建和设备仪器档案的归档要求1、凡归档的文件材料，应收集齐全、完整、系统和准确。2、文件材料应做到线条、字迹清楚，纸质优良、签署完备。去掉文件材料的金属物，以卷为单位，立卷归档。3、图纸要按A4规格折叠，盖档案分类章，按顺序排列，填写立卷说明表。4、每一项工程或仪器设备文件材料的排列都是先排文件材料，然后再排图纸。(三)会计档案的归档要求1、各种形式的会计档案要按综合档案室要求编目造册，向档案室清点移交。2、各种形式会计档案要去掉金属品装订成册，整齐美观，每卷要求有封底封面，填写封面和卷脊使用炭素墨水或墨汁，用毛笔或钢笔填写工整、清晰。33、每个案卷封面和卷脊要填写目录号、案卷号和年度等。（四）已故人员档案归档要求按《干部档案工作条例》要求分类整理。（五）特殊载体档案归档要求1、照片档案由摄录者或承办部门初步整理，按上级领导视察本局、宣传活动、党政活动、各种奖励、现场取证五类整理立卷。2、照片档案按《照片档案管理规范》整理，编写总说明和分说明，说明内容包括：事由、时间、地点、背景、摄影者。3、凡获得县级以上奖励的奖牌、奖杯、锦旗、证书等实物档案，交到综合档案室归档。4、在科研、设计、试验和业务管理等活动中采用CAD技术形成的电子文件及其支持软件，应及时按归档范围收集积累交到综合档案室归档。（六）专业档案归档要求各部门业务相关资料要按综合档案室要求编目造册，向档案室清点移交。四、档案的排列各门类的档案分别排列，每一门类的档案排列为南、北校区一个流水号，科室可根据本科的组卷情况先后排案卷顺序号，南校区形成的档案移交到南校区档案室，北校区形成的档案移交到北校区档案室。五、归档手续除文书、已故人员、声像、实物档案由档案室归档外，其他类型的档案由相关科室按规定立卷归档，各编制1套完整的目录及电子文档，一起移交到综合档案室，双方清点核对签字以备查考。4A、文书档案保管期限表1本机关党委会议和行政办公会的纪要、会议记录永久2本机关召开工作会议、专题会议的文件材料2．1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要永久2．2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报30年3机关联合召开会议的文件材科3．1本机关为主办的3．1．1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要永久3．1．2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报30年3．2本机关为协办的3．2．1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本30年3．2．2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本10年4上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料4．1重要的永久4．2一般的30年4．3本机关工作汇报材料30年5本机关业务文件材料5．1本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料永久5．2本机关的请示与上级机关的批复、批示5．2．1重要业务问题的永久5．2．2一般业务问题的30年5．3同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料5．3．1重要业务问题的永久55．3．2一般业务问题的30年5．4本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿30年5．5机关联合行文的文件材料5．5．1本机关为主办的5．5．1．1重要业务问题的永久5．5．1．2一般业务问题的30年5．5．2本机关为协办的5．5．2．1重要业务问题的30年5．5．2．2一般业务问题的10年5．6本机关编辑、编写的文件材料5．6，1大事记、组织沿革等永久5．6．2简报、情况反映、工作信息等10年5．7行政管理、执法活动中形成的文件材料5．7．1行政管理工作制度、程序、规定等文件材料永久5．7．2执法检查情况汇总、通报，整改通知等永久5．7．3行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料5．7．3．1固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收(评估)等文件材料永久5．7．3．2不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料永久5．7．3．320年(含)以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料永久5．7.3．420年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料30年5．7．4行政管理工作中形成的备案文件材料10年5．7．5行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料5．7．5．1重要的永久5．7．5．2一般的30年65．8计划、总结、统计、调研等方面的文件材料5．8．1年度和年度以上的计划、总结、统计材料永久5．8．2年度以下的计划、总结、统计材料10年5．8．3重要职能活动的总结、重要专题的调研材料永久5．8．4一般活动的总结、一般问题的调研材料10年5．9出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动、形成的文件材料5．9．1发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等永久5．9．2出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会议记录30年6本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材科6．1机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料永久6．2人事工作制度、规定、办法等文件30年6．3人事任免文件永久6．4先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料6．4．1受县级(含)以上表彰、奖励的永久6．4．2受县级以下表彰、奖励的30年6．5对本机关有关人员的处分材料6．5．1受到警告(不含)以上处分的永久6．5．2受到警告处分的30年6．6职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料永久6．7人事考核、职称评审工作文件材料永久6．8职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根永久6．9职工名册永久76．10党、团、工会工作活动中形成的文件材料6．10．1工作报告、总结，换届选举结果永久6．10．2重要专项活动的报告、总结等永久6．10．3党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料永久6．10．4情况反映、工作简报10年6．11纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料6．11．1重要的永久6．11．2一般的30年6．12保卫部门的安全检查、调查记录10年6．13本机关处理人民来信来访的文件材料6．13．1有领导重要批示和处理结果的永久6．13．2．其他有处理结果的30年7本机关事务管理文件材料7．1房产、土地所有权和使用权的文件材料永久7．2与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料7．2．1重要的永久7．2．2一般的10年7．3接待工作的计划、方案7．3．1重要的30年7．3．2一般的10年7．4机关财务预算30年7．5机关物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审批手续、招标投标、购置等文牛材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料30年7．6国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件材料7．6．1重要的永久7．6．2一般的10年7．7职工承担、购置本单位住房的合同、协议和有关手续永久87．8职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请30年8上级机关制发的文件材料8．1上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料8．1．1重要的永久8．1．2一般的10年8．2上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料10年8．3上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料永久9同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料10年10下级机关报送的文件材料10．1重大问题的专题报告30年10．2年度和年度以上的计划、总结、统计材料10年9B、基建类档案归档范围和保管期限表一、综合：序号归档文件保管期限1土地征收的有关材料（报告、批复与外单位签订的协议、合同）永久2基建工作总体规划、土地分布图、土地证书永久3全局的总体规划、设计总平面图永久4全局的水、电管道分布图以及地下排水通讯线路等隐蔽工程分布图永久5地质勘探、地形测量材料永久二、可行性研究序号归档文件保管期限1项目建议书及上报批复永久2可行性研究报告永久3项目评估永久4环境预测、调查报告永久5设计任务书及计划任务书永久三、设计基础序号归档文件保管期限1工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、永久重要土、岩样及说明2地形、地貌控制占建筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录永久3水文、气象地震等其它设计基础材料永久四、设计文件序号归档文件保管期限1初步设计永久2技术设计永久3总体规划设计永久4技术秘密材料、专利文件永久105关键技术实验永久6设计计算书307设计评价、鉴定及审批308施工设计图10五、工程管理文件序号归档文件保管期限1征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书永久2承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件永久3施工执照永久4环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气供应协议书永久5产权证书永久六、施工1土地施工文件序号归档文件保管期限(1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要10(2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施施工安全措施、施30工工艺30(3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定30(4)建筑材料实验报告30(5)设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批永久(6)土建施工定位测量地质勘察永久(7)土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图永久(8)隐蔽工程验收记录永久(9)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告永久(10)分项、分单位工程抽量检查、评定30(11)交工验收记录证明30(12)施工报告、施工验收报告永久2、设备及管线安装施工文件序号归档文件保管期限1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要10112设计变更、工程更改洽商单、材