建设单位会计档案归档整理规范

会计档案归档整理规范2017年12月现行文件：转发中国铁路总公司关于印发《中国铁路总公司会计档案管理实施办法》的通知铁总财﹝2016﹞266号（哈铁财﹝2016﹞572号）什么是会计档案：•会计档案是指铁路单位在进行会计核算过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。•会计档案是一种在会计核算过程中接收或形成的，具有保存价值的会计记录，无论是在传统的会计核算实践中还是现代电算化实践中生成的各种记录，都是社会经济生活的生动记录和客观写照，是我国社会历史记忆的一个重要组成部分。会计档案工作制度谁制定?•铁路单位财会部门和档案部门共同制定本单位会计档案工作制度，对所属单位会计档案工作进行监督和指导。•未单独设置财会、档案部门的单位指会计、档案人员所属部门。谁负责管理本单位的会计档案?•铁路单位档案部门负责管理本单位会计档案。•未单独设置档案部门且无档案工作人员的单位，其会计档案按规定由其上级（主管、主办）单位、第一大铁路股东、实际投资管理人或指定的铁路单位档案部门管理。建立会计档案管理各项制度•铁路单位应加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度。•采取可靠的安全防护和措施，保证会计档案真实、完整、可用、安全。会计档案应该归档哪些资料？（一）会计凭证（二）会计账簿（三）财务会计报告（四）其他会计资料•（一）会计凭证•包括：原始凭证、记账凭证•经济合同、工资单等按原始凭证保管。考勤表、计工表在财会部门的，应随工资单一起保存。在劳资部门的，不作为会计档案保存，但由劳资部门出具的夜班天数、加班时间等原始凭证应与工资单装订在一起。•（二）会计账簿•包括：总账、明细账、日记账（现金日记账、银行日记账）、固定资产卡片及其他辅助性账簿。•（三）财务会计报告•包括：月度、季度、半年度、年度财务报告。•编制合并财务会计报表的单位，包括个别财务会计报表、合并财务会计报表、合并工作底稿；•编制汇总财务会计报表的单位，包括汇总财务会计报表、本单位和所属单位的财务会计报表。•（四）其他会计资料•包括：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。•财务会计报表注册会计师审计报告与会计档案一并保管。•铁路单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。会计档案怎样进行整理归档？•谁整理立卷•财务部门按照归档范围和归档要求，负责定期将应归档的会计资料整理立卷，编制“会计档案保管清册”（一式两份）•会计档案的整理：按总公司会计基础工作规范有关规定执行。会计档案归档整理要求•纸质会计档案一律用盒装，不同年度、不同保管期限的会计档案不能装入同一档案盒。•会计档案整理装盒时，应附“备考表”。•每卷纸质归档文件均要加盖“会计档案归档卷位戳”。会计档案移交•财会部门：在办理会计档案移交时，应按会计档案保管清册案卷登记的顺序（即会计处理号）编制“会计档案移交清册”一式两份。•交接双方按交接目录清点，核对无误后双方签字盖章，各自保留一份。•纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。•电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。•档案部门接收电子会计档案时，应会同移交部门共同对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。会计档案移交•档案部门：•对接收的会计档案进行编目、统计等归档工作•1.编制案卷目录：为方便借阅•2.编制案卷目录索引：为便于查找会计档案案卷目录•3.编写归档说明•4.填写会计档案年度统计表及会计档案统计表会计档案的保管要求•会计档案应科学管理，做到排列系统、存放有序、查找方便。原则上应单独设立库房保管。•严格执行安全保密制度•做好“八防”工作：•防火、防盗、防光、防尘•防潮、防温、防虫、防有害气体•严防损毁、散失和泄密。会计档案的检查要求•档案部门应建立：会计档案•定期检查制度•发现可疑情况和发生意外事故，要及时向单位领导和上级主管部门报告。会计档案的借阅手续本单位人员查阅、抄录、复制和借阅会计档案，要经财会部门负责人同意，借阅的会计档案应限期归还。会计档案的借阅手续外单位人员查阅、抄录和复制要持有正式介绍信，并经财务部门负责人同意、单位负责人批准。会计档案的借阅手续会计档案一般不得对外借出，确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，经财务部门负责人同意、单位负责人批准后方可借出，并限期归还。会计档案的借阅手续电子会计档案只能调阅、打印，不能复制。审计、监察等监督检查人员需查阅、抄录、复制和借阅的，按有关规定执行。会计档案借阅注意事项•1.履行调卷手续，填写会计档案查阅登记簿。•及时登记查阅（抄录、复制、借阅）人的姓名、工作单位（部门）、日期、档案号、档案内容、用途、归还日期等。•2.查阅或复制会计档案的人员，不得在会计档案上作任何记录、符号和标记，严禁篡改、损坏、拆封。•3.会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。会计档案的鉴定、销毁•铁路单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。•经鉴定，仍需要继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可销毁。•会计档案鉴定工作应当由档案部门牵头，组织财会、审计、纪检监察等部门或人员共同进行。•已撤销单位的会计档案保管期满后，由档案接受单位相关部门共同做好鉴定销毁工作。会计档案销毁程序•以鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：•（一）档案部门编制会计档案销毁清册•列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。•（二）单位负责人、档案部门负责人、财会部门负责人、档案部门经办人、财会部门经办人在会计档案销毁清册上签署意见。会计档案销毁程序•（三）档案部门负责组织会计档案销毁工作，并与财会部门共同派员监销。•监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。•电子会计档案的销毁，还应当符合国家有关电子档案的规定，并由档案部门、财务部门和信息部门共同派员监销。不得销毁会计档案•保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，保管到未了事项完结时为止。•经鉴定具有保存价值的会计档案•纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，存放在案卷形成年度的相应保管期限内，重新编制案卷号，在案卷备考表中注明有关事项，并在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。项目建设期间形成的会计档案移交•铁路建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需要移交给建设项目接受单位的，应当在办理竣工财务决算后及时移交给建设项目接受单位，并按照规定办理交接手续。接受单位在两个以上、建设项目的会计档案又无法分开的，可协商交给一个接受单位，并约定其他单位可查阅、复制与其相关的会计档案。两单位之间会计档案移交•铁路单位之间交接会计档案时，交接双方应办理会计档案交接手续。•移交会计档案的单位，应编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限和已保管期限等内容。•交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后，交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名盖章。•电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。附件1：•铁路单位会计档案保管期限表•永久：年度财务会计报告•（所属单位报送的保管10年）•部门决算、部门财务报告•（所属单位报送的保管2年）•会计档案保管清册•会计档案鉴定意见书•会计档案销毁清册附件1：•铁路单位会计档案保管期限表•30年：总账、明细账、日记账(现金日记账、银行日记账）、辅助账、凭证（包括原始凭证、记账凭证）、会计档案移交清册按顺序排列•10年：月度、季度、半年度财务会计报告、银行对账单、银行存款余额调节表（附在凭证后装订的，按30年保管）、纳税申报表。•固定资产卡片（固定资产报废清理后保管5年。附在凭证后装订的，按30年保管）。附件2：会计档案整理规范•附件3：•会计档案保管清册等式样会计档案盒•外形尺寸：310mmX220mm（长X宽）•盒脊厚度：20、30、40、60mm•1.单位名称：填写形成会计档案的单位的规范名称，除填写单位名称外，还要填写立卷部门名称。•2.“会计档案”四个字用黑体字红颜色印刷。•3.卷盒脊背的印刷字用三号黑体字红颜色印刷。•4.加盖卷盒脊背各项内容用黑（蓝）色印油。字体、字号各单位自定会计档案盒盒脊•1.全宗号：上级档案部门给定的全宗号•2.“单位”栏内，单位名称和立卷部门名称均可填写标准简称。•3.年度：用4位阿拉伯数字填写。•4.月：填写会计凭证、中期财务会计报告的形成月份。•5.“类别”，分凭证、年度财务会计报告、中期财务会计报告、工资支付单、库存现金日记账、银行存款日记账、总账、明细账、辅助账，会计档案保管、移交、销毁清册，可使用规范简称：简称：•年度财务会计报告－－－－年报•中期财务会计报告－－－－中报•工资支付单－－－－－工资单•库存现金日记账－－－－现金账•银行存款日记账－－－－银行账•会计档案保管清册－－－－保管清册•会计档案移交清册－－－－移交清册•会计档案销毁清册－－－－销毁清册保管期限：•保管期限分为永久、定期30年、定期10年。•永久：代码：“Y”或“永久”•定期30年：代码：“D30”或“30年”•定期10年：代码：“D10”或“10年”•会计处理号：财务部门保管会计档案时编制的顺序号，编制方法由各单位自行确定。•案卷号：案卷流水号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内不允许出现重复的案卷号。会计档案归档卷位戳•1.归档卷位戳加盖位置：凭证、财务会计报告及档案保管、移交、销毁清册等在案卷封面右下侧，账本在扉页右下侧（如案卷封面已印有归档卷位戳记各项内容，可不加盖归档卷位戳记，但各项内容应填写清楚）。•2.加盖归档卷位戳时使用红色印油，内容用黑（蓝）色填写。年度全宗号类别会计处理号保管期限案卷号←20→←15→←20→←15→←---------------------------------------------------→70单位:㎜比例:1:1会计档案归档卷位戳式样10↑∣∣∣∣30∣∣↓1010会计档案备考表•1.说明：填写卷内资料缺损、修改补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的管理人员填写并签名，标注时间。•2.立卷人：填写整理本盒会计凭证的人员姓名。•3.立卷时间：填写完成立卷工作的年月日。•案卷号:•备考表••本案卷共张•说明:••立卷人:•立卷时间:年月日会计档案保管清册•1.案卷题名：由整理会计凭证的人员自拟，应准确概括本卷会计档案的内容。填写案卷题名时，会计凭证应写明凭证种类、自编起止号，明细账应填写科目，多个所属单位财务会计报告合并装订时，应写明单位名称（可用标准简称）。•2.卷内张数：指会计凭证总数、账页总数或财务会计报告的总张数，根据该卷会计档案的具体张数填写。A4竖表会计档案保管清册总卷数:卷其中：会计账簿类：卷会计凭证类：卷财务会计报告类：卷其他类:卷形成单位：保管人：会计档案保管目录年度：第页会计处理号类别案卷题名起止时间保管期限卷内张数备注会计档案移交清册•1.移交部门及移交人：由单位内财会部门及其管理人员填写并盖章签字。•2.接收部门及接收人：由单位内档案部门或接收会计档案的有关部门及其管理人