用人单位职业卫生档案规范指引（DOC96页）

1用人单位职业卫生档案规范指引引言：本指引提供用人单位职业卫生档案建档基本要求，具体每份档案内部资料的收集、整理、保管由用人单位按照国家有关要求整理并建档，后期法律、行政法规和规章对档案内容有新的要求，用人单位及时补充完善。1.目的指导和规范用人单位职业卫生管理依法建档，严格履行好法定职责。2.依据（1）《中华人民共和国职业病防治法》中华人民共和国主席令第48号，2016年7月2日第二次修正（2）工作场所职业卫生监督管理规定（国家安全生产监督管理总局令第47号）（3）职业病危害项目申报办法（国家安全生产监督管理总局令第48号）（4）用人单位职业健康监护监督管理办法（国家安全生产监督管理总局令第49号）（5）《建设项目职业病防护设施“三同时”监督管理办法》（国家安全生产监督管理总局令第90号）（7）国家安全监管总局办公厅关于印发职业卫生档案管理规范的通知（安监总厅安健〔2013〕171号）（8）国家安全监管总局办公厅关于印发用人单位职业病危害因素定期检测管理规范的通知（安监总厅安健〔2015〕16号）（9）国家安全监管总局办公厅关于印发用人单位职业病危害告知与警示标识管理规范的通知（安监总厅安健〔2014〕111号）（10）国家安全监管总局办公厅关于加强用人单位职业卫生培训工作的通知（安监总厅安健〔2015〕121号）（11）国家安全监管总局办公厅关于印发用人单位劳动防护用品管理规范的通知（安监总厅安健〔2015〕124号）3.档案种类（1）职业卫生档案一——建设项目职业卫生“三同时”档案；（2）职业卫生档案二——职业卫生管理档案；（3）职业卫生档案三——职业卫生宣传培训档案；（4）职业卫生档案四——职业病危害因素监测与检测评价档案；2（5）职业卫生档案五——用人单位职业健康监护管理档案；（6）职业卫生档案六——劳动者个人职业健康监护档案。4.基本要求4.1能真实、准确地反映开展职业卫生管理的客观情况；4.2能齐全、完整地记录职业卫生管理的全面过程；4.3格式正确，纸质文件材料原则采用A4标准纸制作；非标准文档如照片、信件和回执等应以A4纸粘贴方式转化格式后入档，并在纸张空白位置注明所载明的内容（时间、地点、人物、事由等）；检测评价报告、职业健康检查报告书和检查表、培训证明、报表、图纸等据实保存；4.4文件材料必须字迹清楚、整洁，使用蓝黑墨水、碳素墨水等符合档案要求的耐久性材料，符号正确，真实完整，签署完备；4.5活动过程涉及有关文字、图像等各种载体的材料和书写材料应符合耐久性要求，如职业卫生培训照片、职业病危害警示标识照片等需要复印保存的，需复印清楚，能够直观体现照片中的内容。5.保管基本要求5.1职业卫生档案应由单位档案室、专用档案室或指定专门的区域存放职业卫生档案，并设立专门机构和专（兼）职人员负责管理。5.2职业卫生档案应及时收集整理，按年度或建设项目进行案卷归档，及时编号登记，编号具有唯一性；编号格式按照“类别首字母+年份+月份+顺序号(三位数)”，如2015年6月和10月的建设项目，在建设项目“三同时”档案中对应编号为“JSXM-2015-6-001”、“JSXM-2015-10-002”，其他首字母中职业卫生管理档案为“ZYWS”、职业卫生宣传培训档案为“ZYPX”、职业病危害因素监测与检测评价档案为“ZYJC”、用人单位职业健康监护管理档案为“DWJH”、劳动者个人职业健康监护档案培训为“GRJH”。5.3保管期限：长期。6.档案盒要求6.1档案盒要符合档案长期保管要求，不易变形、防潮、防霉、不掉色等；6.2档案盒要求样子统一，以方便管理和使用，如统一采用得力档案盒，根据归档材料多少采用以下2种规格：（1）55mm档案盒适用于职业卫生宣传培训档案、职业病危害因素监测与检测评价档案或其他资料较少档案。3（2）75mm档案盒适用于其他资料较多档案。6.3档案盒封面和盒脊均需打印并黏贴上该档案名称，采用“企业名称+档案盒名称”格式，盒封面名称左上角和盒脊名称右上角注明“职业卫生档案+档案类别序号”，一个年度的资料尽量放到一个盒子里，如果某类档案一个年度内的资料需要保存到多个档案盒时，档案名称采用“企业名称+档案盒名称+（顺序号）”。要求档案名称字体式样为：黑体，小一号字。角注字体式样我：黑体，四号。示例：职业卫生档案四深圳市XXXX公司职业病危害因素监测与检测评价档案（二）46.4封面黏贴宽度能完整覆盖掉盒面的塑料卡片袋，长度覆盖到盒子两边，盒脊黏贴宽度能够完整覆盖原先的塑料卡片袋。7.组盒7.1原则：按照资料和档案目录要求对应原则进行组盒，共有的资料，复印件需注明原件存放位置，如“用人单位职业健康监护管理档案”中涉及劳动者的某年度某月的职业健康检查报告书需要复印到“劳动者个人职业健康监护档案”中的，复印件中须注明原件存放在某年度的“用人单位职业健康监护管理档案”。7.2盒内文件（1）内容包括封面、卷内目录和对应资料顺序保存。其中卷内目录可以以表格形式列出(附件1)。职业卫生档案四深圳市XXXX公司职业病危害因素监测与检测评价档案（二）5（2）用人单位出具的证明或说明、制定的制度和规程以及内部的文件等均需加盖单位公章。（3）页号编写：盒内文件有图文的页面均应编写页号。页号编写位置：单面书写文件在右上角；双面书写文件，正面在右上角，背面在左上角。页号以阿拉伯数字三位数编写，如“001”。8.档案样例按照国家总局要求，结合我市实际，六类档案必须包括以下内容（附件2，其中有关样例，请根据实际内容修改完善）：6附件1卷内目录序号文号责任者题名日期页号备注编制说明：（1）序号：按照六类档案样例所列目录，用阿拉伯数字从“1”起依次标注盒内资料的顺序。（2）文号：有文号的资料注明文号，如企业职业病防治领导机构及职业卫生管理机构成立文件等。（3）责任者：对应资料的制作部门或负责部门。（4）题名：按照六类档案样例目录，归档的资料名称。（5）日期：对载明日期的资料，如制作、印发或送达企业日期等。（6）页号：对应资料页码的起始页数。（7）备注：需要对相应资料的补充说明，如归档资料为从别的档案复印的资料，注明原件位置等。7附件2档案编号：建设项目职业卫生“三同时”档案——职业卫生档案一用人单位：职业卫生管理负责人：联系电话：电子邮箱：8目录1．建设项目职业卫生“三同时”审查登记表（表1-1）2．建设项目批准文件3．职业病危害预评价委托书与预评价报告4．建设项目职业病防护设施设计专篇5．职业病危害控制效果评价委托书与控制效果评价报告6．建设单位对职业病危害预评价报告、职业病防护设施设计专篇、职业病防护设施控制效果评价报告的评审意见7．建设项目职业病危害防治法律责任承诺书8．全套竣工图纸、验收报告、竣工总结9．工程改建、扩建及维修、使用中变更的图纸及有关材料9表1-1建设项目职业卫生“三同时”审查登记表项目名称：项目类型：项目投资：建设工期：年月日至年月日存在的主要职业病危害因素：审查结论：预评价审核设计审查（严重危害项目）竣工验收年月结论审核单位年月结论审查单位年月结论验收单位说明：项目类型选择：新建、改建、扩建、技改（技术改造）、引进（技术引进）填报。编制：审核（签名）：编制日期：年月日10档案编号：职业卫生管理档案——职业卫生档案二（年度）用人单位：职业卫生管理负责人：联系电话：电子邮箱：11目录1．职业病防治法律、行政法规、规章、标准、文件2．职业病防治领导机构及职业卫生管理机构成立文件（注：危害严重或劳动者超过100人的用人单位应当配备专职的职业卫生管理人员；其他存在职业病危害的用人单位，劳动者在100人以下的，应当配备专职或者兼职的职业卫生管理人员）3．职业病防治年度计划及实施方案（附：年度职业病防治计划实施检查表，表2-1）4．职业卫生管理制度及重点岗位职业卫生操作规程5．职业病危害项目申报表及回执（附：职业病危害因素申报基本情况表，表2-2）6．职业病防治经费（表2-3）7．职业病防护设施一览表（表2-4）8．职业病防护设施维护和检修记录（表2-5）9．个人防护用品的购买、发放使用记录（表2-6）10．警示标识与职业病危害告知（附：工作场所和设备警示标识一览表，表2-7和表2-8；可能产生职业病危害设备，如主要产生粉尘、有毒物质或放射性的设备，需设置警示标识、中文警示说明和告知卡；职业病危害告知内容包括规章制度、操作规程、劳动过程中可能产生的职业病危害及其后果、职业病防护措施和待遇、作业场所职业病危12害因素检测评价结果、职业健康检查和职业病诊断结果等的告知凭证）11．职业病危害事故应急救援预案（注：附件中应包括应急救援设施基本信息，以及配置、使用、维护、检修与更换要求等）12．职业病危害事故应急演练记录（演练文件、图片、记录或信息等）13．用人单位职业卫生检查和处理记录（表2-9）14．职业卫生监管意见和落实情况资料（表2-10）（包括：现场检查笔录、行政处罚决定书、奖励等资料）15．接触职业病危害作业劳动者岗位补贴情况（发放、领取记录或相关证明）16．法律、行政法规、规章要求的其他资料13X字【201X】XX号关于成立职业卫生管理机构的通知各部门：为有效预防、控制和消除职业危害，防治职业病，确保我公司职工的健康及其相关权益，改善生产作业环境，做好职业卫生工作，促进我公司的经济可持续发展，根据《中华人民共和国职业病防治法》第二十条第一项的规定和《作业场所职业健康监督管理暂行规定》第八条的规定，经我公司会议研究，决定成立职业卫生管理机构，办事机构设在XXXXXXX，并组织成立职业卫生工作领导小组。现将有关事项通知如下：一、职业卫生工作领导小组：组长：XXX成员：XXX、XXXXXX为我公司专职职业卫生管理人员二、工作职责：1、制定各年度职业病防治计划和实施方案，建立、健全职业危害管理制度和操作规程。2、组织对劳动者进行上岗前、在岗期间、离岗和应急时的职业健康检查，发现有与从事的职业有关的健康损害的劳动者，及时调离原岗位，并妥善安置；落实职业病病人和疑似职业病人的诊断、救治、康复和安置工作。143、组织开展对本公司各作业场所的职业危害因素日常监测。定期委托有资质的职业卫生技术服务机构对作业场所进行职业危害检测与评价，检测与评价结果及时向上级监管部门报告，并向劳动者公布。4、为劳动者提供符合职业病防治要求的职业危害防护设施和个人防护用品，积极改善劳动者的工作环境和条件。5、组织对劳动者进行职业健康教育与培训，落实各项职业危害告知制度，建立、健全本公司职业卫生管理档案及健康监护档案，并妥善保存。6、定期、不定期组织对公司职业病防治工作开展情况的检查，对查出的问题及时处理。XXXXXXXX有限公司XXXX年XX月XX日15职业病危害防治计划和实施方案（样例）一、编制要点应包括目的、目标、措施、保障条件等内容。实施方案应包括时间进度、实施步骤、技术要求、验收方法等。二、范例为了搞好本公司的职业病防治工作，促进本公司的经济发展，使生产作业环境符合国家职业卫生标准的要求，保护职业健康及其相关权益，根据《中华人民共和国职业病防治法》的规定，特制定本公司####年职业病防治工作计划。1、建立、健全职业病防治责任制严格按照《职业病防治法》第五条“用人单位应当建立、健全职业病防治责任制，加强对职业病防治的管理，提高职业病防治水平，对本单位产生的职业病危害承担责任”的规定，制定由各分厂厂长总负责，部门分工负责和各岗位负责的责任保证制度。2、依法参加工伤社会保险，确保职工依法享受工伤社会保险待遇。3、按照《职业病防治法》的规定，积极做好工作场所的职业卫生防护工作，使工作场所符合职业卫生要求。4、对接触有害因素作业的岗位要特殊管理，使之符合职业卫生要求。5、建立和完善职业卫生职业病防治有关管理制度。6、建立职业健康监护制度，使本公司的职业健康监护工作按规范管理。对接触职业病危害的职工按照国家职业健康监护要求组织职业健康体检（每年1次），并做好上岗前和离岗时的健康体检。7、对职工进行职业卫生培训。包括上岗前和在岗期间进行定期培训，普及职业卫生