文书的管理及书写规范-卫生行政执法文书管理及使用规范

卫生行政执法文书管理及制作规范前言为加强卫生行政执法文书（下简称文书）的管理，根据卫生部发布的《卫生行政执法文书规范》（卫生部令第34号）及《厦卫法监[2003]311号》文的有关规定，本所特制定了文书的管理及制作规范。纲要一、文书管理的四个环节：订购、发放、使用、回收二、文书制作要点三、制作文书需注意的时限问题一、文书管理的四个环节1、文书的订购文书的订购工作由办公室承担。文书的全年订购。办公室于每年12月前根据稽查科的预算，订购次年文书。文书的补充订购。由稽查科根据所需文书的种类和用量不定期报办公室补充订购。2、文书的发放（1）时间：稽查科于每年12月下旬将次年文书发放给各业务科室。（2）种类：具体发放种类包括除《强制执行申请书》、《行政处罚听证通知书》、《听证笔录》、《听证意见书》、《行政处罚决定书》外的26种文书。（3）手续：各业务科室应指定专人负责文书的管理工作。文书的领取需填写《卫生行政执法文书对内领用单》。领用科室：领用人：时间：卫生行政执法文书对内领用单有文号有编号无序号文书名称领用数量序号文书名称编号序号领用数量序号文书名称领用数量03产品样品确认通知书01产品样品采样记录04产品样品确认书05技术鉴定委托书12案件受理记录06检验结果告知书02非产品样品采样记录13立案报告08职业禁忌人员调离通知书15现场检查笔录09卫生行政控制决定书07卫生监督意见书16询问笔录10解除卫生行政控制决定书19案件调查终结报告14案件移送书28当场行政处罚决定书17证据先行登记保存决定书20合议记录18证据先行登记保存处理决定书11封条22陈述和申辩笔录21行政处罚事先告知书29送达回执23行政处罚听证告知书31结案报告3、文书的使用（1）关于文书的类别（2）关于文书的审批（3）关于未发放的文书（1）文书的类别按照不同的标准，文书有不同的分类。①以文书的性质来划分，可分为：卫生监督类文书（如现场检查笔录、卫生监督意见书、职业禁忌人员调离通知书）；卫生行政处罚类文书（如行政处罚决定书、立案报告）；卫生许可类文书（如卫生许可证）；卫生行政复议诉讼类文书（如行政复议决定书）。②以制作用途来划分，可分为：证据类文书（如现场检查笔录、采样记录）；执行类文书（如各类通知书、决定书、许可证）；工作类文书（如案件受理记录、合议记录、案件调查终结报告）；答辩上诉类文书（如答辩书、上诉状）。③以制作方式来划分，可分为笔录类文书（如现场检查笔录、询问笔录）；填写类文书（如当场行政处罚决定书、采样记录、送达回执）；叙述类文书（如案件调查终结报告、听证意见书）。④以文号及编号的有无，分为有文号的文书、有编号的文书和既无文号也无编号的文书。文号与编号★文号的形式为“地区简称+卫+执法类别+执法性质+[年份]+序号”，其中各业务科室的执法类别分别是：食品卫生监督科为“食”、环境与学校卫生监督科为“环公A、环公B、环妆、环水或环学”、医疗与妇幼卫生监督科为“医”、传染病防治监督科为“传或消”、职业与放射卫生监督科为“职或放”。文号由各业务科室按顺序自行编写。★编号的形式为“年份+序号”，全所采用流水号。编号顺序由稽查科统一掌握，领取的份数视各业务科室实际用量而定。注：凡设定“文号”或“编号”的文书都必须加盖卫生局的公章。各类文书使用要点之一文书类别文书名称执法性质使用要点（文号：地区简称+卫+执法类别+执法性质+[年份]+序号）有文号的文书产品样品确认通知书确适用于不能确认所采集样品的真实性并且条件允许的情况下。技术鉴定委托书鉴委通常在立案后，卫生行政机关与案件当事人就某一问题或检验结果发生争议时，前者委托有资质的鉴定人或机构进行专门检验或鉴定时使用。检验结果通知书检告适用于《食品卫生监督程序》、《健康相关产品国家卫生监督抽检规定》规定需要告知检验结果的食品及健康相关产品。职业禁忌人员调离通知书调适用于各类卫生监督中发现有职业禁忌人员（以具有资质的医疗卫生机构出具的调离人员患有职业禁忌症的体检结果为准），需要通知其所在单位将其调离原从事的作业岗位时。卫生行政控制决定书控1、要有相关法律、法规作依据；2、要防止易腐败变质的物品在控制期内发生物品变质；3、采取控制措施时要经领导批准；4、依法规定控制期限。（也有编号）解除卫生行政控制决定书解控要送达当事人才有效。（也有编号）案件移送书移两种情况需要移送：1、移送有关的卫生行政机关，依据《行政处罚法》第二十条、《卫生行政处罚程序》第九条；2、移送有关部门，依据《行政处罚法》第二十条及有关法律名称。证据先行登记保存决定书证保决适用于卫生行政执法机关在案件证据可能灭失或以后难以取得的情况下，先行采取保全物证措施时使用。保存期限为卫生行政机关负责人签发之日起七日内。（也有编号）证据先行登记保存处理决定书证保处对经查实未发现违法行为的，应及时解除保存措施；对经查实应当依法没收或销毁的，应当另行作出行政处罚决定书；对经查实需对违法行为做进一步确认的，应另行作出证据先行登记保存决定书或卫生行政控制决定书，延长证据登记保存时间。（也有编号）行政处罚事先告知书告适用于除适用简易程序和听证程序实施行政处罚的案件外的其他行政处罚案件。行政处罚听证告知书听告在作出责令停产停业、吊销卫生许可证或执业许可证、较大数额罚款（法人五万元以上、公民五千元以上）的处罚决定前，告知当事人对其处罚的事实、理由、依据和其享有的听证权。行政处罚听证通知书听通在收到当事人要求听证的申请后，将举行听证会的具体时间、地点、方式等事项通知当事人。行政处罚决定书罚适用于一般程序和听证程序的卫生行政处罚。强制执行申请书申执适用于行政相对人逾期不履行或拒绝履行行政处罚决定，而相关卫生法律法规未授予卫生行政机关强制执行权的。各类文书使用要点之二文书类别文书名称使用要点（编号：年份+序号）有编号的文书产品采样记录对健康相关产品及其他产品采样时所用，不论该产品有无包装。非产品采样记录用于采集公共场所使用的公用物品或者在生产经营场所内产生的有害因素等样品的记录。卫生监督意见书用途广，凡是对被监督对象提出卫生要求、改进意见、技术指导、卫生学评价、产品卫生质量评价等均可使用。当场行政处罚决定书依法对公民处以五十元以下、对法人或者其他组织处以一千元以下罚款或者警告的行政处罚。封条一般与《卫生行政控制决定书》、《证据先行登记保存决定书》、《产品采样记录》等其他文书一起使用。一张封条不足以达到封存效果时可同时使用多张同样的封条。各类文书使用要点之三文书类别文书名称使用要点无文号和编号的文书案件受理记录内部工作文书，来源四类：1、监督管理；2、监测报告；3、社会举报；4、上级交办或下级报请或有关部门移送。立案报告内部工作文书，适用于卫生行政机关受理并需要立案调查的所有案件。两种情况例外：1、当场处罚（但必须在处罚后七日内报备）；2、特殊情况需现场立案的（但必须在3日内补办立案报告手续）。现场检查笔录证据类文书，经查证属实后可作为定案的根据。书写原则：1、客观真实性原则。①没有亲眼看到的不能记；②分析判断的不能记；③群众举报的不能记；④管理相对人所讲的内容不能记。2、相关性原则。记录的违法事实、违法行为及卫生状况的内容，要与查处的案件或与卫生监督类别相关。3、合法性原则。一是程序合法；二是手段合法。书写注意事项：1、记录顺序。2、应避免遗漏、重复和紊乱；2、重点记录主要违法事实；3、记录要准确、具体，不能笼统、抽象。4、使用正确、书写规范；5、要记录现场调取的物证和现场的拍照；6、记录现场采取的行政控制措施或保存证据措施。询问笔录证据类法律文书，经查证属实可作为处罚的根据之一，但不能作为定案的唯一证据。注意事项：1、询问时须有两名以上执法人员同时在场并出示执法证件；2询问被询问人应个别进行，笔录也应分别制作；3、笔录必须当场制作。案件调查终结报告除当场处罚的案件外，都必须制作。合议记录对拟适用听证程序或其他重大行政处罚案件，在调查终结后进行合议时使用的文书。陈述和申辩笔录适用于除按简易程序和听证程序处理外的其他案件。听证笔录记录听证会的全过程及当事人对案件的陈述申辩、质证的全部内容。听证意见书听证会结束后卫生行政机关作出行政处罚决定之前，听证人员就听证情况对该案件的违法事实、证据、理由及适用法律等问题进行复核后，向卫生行政机关负责人提出书面意见而制作的。送达回执主要用于送达决定书、通知书、告知书等对外使用的文书，用于直接送达、邮寄送达、留置送达等法定方式。结案报告适用于所有经过立案调查的案件。（2）关于文书的审批根据市卫生局法监处《关于进一步规范卫生行政执法文书的通知》精神，“执行机构在执法过程中的《立案报告》、《卫生行政控制决定书》、《解除卫生行政控制决定书》、《证据先行登记保存决定书》、《证据先行登记保存处理决定书》、《行政处罚决定书》、《结案报告》应报卫生行政部门审批。”所有的审批工作都由业务科室自行操作。其中：★《立案报告》无需盖章，只需送卫生局审批。★《卫生行政控制决定书》和《证据先行登记保存决定书》发放时已盖好章，默认为已审批。★《解除卫生行政控制决定书》《证据先行登记保存处理决定书》、《行政处罚决定书》和《结案报告》需送卫生局审批后再盖章。（3）关于未发放的文书未发放的文书包括：《强制执行申请书》、《行政处罚听证通知书》、《听证笔录》、《听证意见书》和《行政处罚决定书》。前四种文书因涉及到强制执行和听证程序，需稽查科配合开展工作，故这四种文书的使用由稽查科操作。为方便统计管理《行政处罚决定书》统一用电脑打印。4、文书的回收每年年终，各科室应将本年度已编号未使用的文书交稽查科回收。设有存根的文书，存根应于次季度第一个月15日前送交稽查科。二、文书制作要点1、文书制作过程要严谨，遵循起草、审核、签发制度。2、按照规定的格式准确制作文书，写清楚每一部分的必备要素，准确引用所依据的法律条文，作出符合法律规定的结论。3、文书内容拟制时要求项目填写齐全，正文书写严谨。4、使用公文语体，语言庄重、严肃、科学、完整，文理结构有逻辑性。2004年制作目录（号～号）序号制作对象制作人备注三、制作文书需注意的时限问题1、3日★在日常监督中发现有违法案件，因情况特殊需要先行调查取证的，可先不制作立案报告，但须在3日内补办立案报告手续。★《行政处罚听证告知书》中，告知当事人提出听证要求的期限为3日。★《行政处罚事先告知书》中，告知当事人进行陈述申辩的期限可比照听证告知的期限，即3日。2、7日★卫生行政机关对符合受理条件的案件应当在7日内立案。★收集证据时需要先行登记保存的，卫生行政机关应当在7日内作出处理决定，法律、法规另有规定的除外。★行政处罚决定书应当在7日内送达当事人。3、15日★《食品卫生监督程序》规定对食品的卫生行政控制期限为15天。★《中华人民共和国食品卫生法》规定当事人对行政处罚决定不服的，可在接到处罚通知之日起15日内直接向人民法院起诉。4、60日★《中华人民共和国行政复议法》规定当事人认为具体行政行为侵犯其合法权益的，可自知道该具体行政行为之日起60日内提出行政复议申议申请；但法律规定的申请期限超过60日的除外。5、3个月★卫生行政机关一般应当自立案之日起3个月内作出行政处罚决定。6、2年★违法行政在2年内未被发现的，一般不再给予行政处罚，法律另有规定的除外。谢谢！