物业管理培训3业主入住

2．3业主入住业主入住是指业主或使用人收到书面入住通知书并办理接房手续的过程，即业主领取钥匙，接房入住。按规定，当新建的房屋符合交付使用的条件，开发商或物业管理企业应适时向业主或使用人发出入住通知书，约定时间办理接房手续。从权属关系看，入住是开发商将已建好的物业及物业产权按照法律程序交付给业主的过程，是开发商和业主的之间物业及物业产权的交接。2．3．1业主入住前的准备工作1．健全管理处1）竣工验收前二个月，大厦消防中心值班人员3人（机电1人，给排水1人，电梯1人）进入现场。2）竣工验收前半个月，电工2人，给排水1人，进入现场，参加竣工验收，配合房管员监督楼宇工程遗留问题的整改工作。3）竣工验收前半个月，部分保安人员到位，负责所接受物业的守卫工作。4）入住前一个月，管理处管理层人员到位，管理处挂牌办公。5）入住前一十个，炊事员到位，食堂开餐。6）入住前半个月，卫生人员到位，开始对区内环境和已接收的房间进行清。7）入住前半个月，全部保安人员配齐上岗。8）入住前半个月，维修班组成立，人员配齐到位。（1）竣工验收前三个月，任命管理处主任，房管员2人（收款1人）到位，组成管理处筹建班子。（2）管理处各类人员可按以下程序和时间到位（以下人员名额按建筑面积5万平方米的住宅小区拟定）：2．入住工作方案（1）核实《物业管理方案》中拟定的管理处人员配备情况。（2）根据接管项目的实际情况和《物业管理方案》中的管理要求以及要达到的标准．拟定入住后在加强治安、车辆管理、垃圾清运等方面的配套改进意见或整改措施。（3）拟定管理处办公用房和员工宿舍的装修方案。（4）根据《物业管理方案》的开办采购计划，拟定分步购置计划。（5）制定入住工作计划。（6）制定入住流程。（7）根据入住工作计划应提前发出《入住通知书》。3．准备入住资料（1）编写和印制《住户手册》、《业主公约》、《房屋使用说明书》、《防火公约》等。（2）编写和印制《住户装修管理规定》、《临时用电管理规定》等。（3）印制《入住通知书》、《收楼须知》、《入住手续书》、《缴款通知书》及入住所需各类表格。（4）印制安装空调管理规定（附空调安装平面示意图）和空调架的式样图。（5）印制其他规定：如防盗网和防盗窗管理规定（附式样平面示意图）。（6）各类资料的分类装袋及各类钥匙交接。4．协调工作（1）联系开发商，统一办理地点，集中服务，形成“一条龙服务”程序。（2）联系供电局、自来水公司、煤气公司和邮局等单位，保证入住后水、电、气等的供应。（3）联系电话公司安装电话事宜，争取现场放号，方便业主。（4）联系学校、派出所和社区委员会，了解小孩转学和迁移户口的手续办理细节，以及有关联系电话，入住时公告。5．通知入住通过登报或寄发通知书的形式。提前一个月向业主发出入住通知。寄发通知应包括以下资料：（1）入住通知书（2）收楼须知（3）入住手续书（4）缴款通知书6．入住时的环境布置（1）区内环境。入口处挂横幅、插彩旗等，营造热烈气氛；设置由入口处到管理处的指路牌；入口处标明管理处办公地址和办公时间。（2）管理处办公环境。摆放花篮、盆景等，营造喜庆气氛；张贴醒目的“办理入住手续流程图”，办理手续窗口设置要求做到“一条龙服务”程序，各窗口标识清楚，一目了然。管理人员着装整洁，精神饱满；办公室内资料摆放整齐有序。2．3．2业主入住的相关文书入住手续文件是指业主在办理入住手续时所要知晓、参照、鉴定的有关文件。1．入住通知书入住通知书就是关于通知业主在规定时间办理入住手续的文书。制作入住通知书时应注意如下问题：（1）一般情况下，一个管理项目内入住的业主是几百家甚至上千家，在通知书上应注明各幢、各层分期分批办理的时间，以方便业主按规定时间前来办理。（2）如业主因故不能按时前来办理，应在通知书上注明补办的办法。2．入住手续书入住手续书是物业管理企业为方便业主，让其了解办理入住手续的具体程序而制定的文件。一般在入住手续书上都留有有关部门的确认证明，业主每办完一项手续，有关部门在上面盖章证明。3．收楼须知收楼须知是物业管理企业告知业主在办理收楼过程中应注意的事项，以及应携带的各种证件、合同和费用的文件。缴款通知书是物业管理公司通知业主在办理入住手续时应该缴纳的款项及具体金额的文件。4．缴款通知书5．入住常用表格（1）用户登记表（2）住户家庭成员登记表（3）业主（租户）入住验房表2．3．3业主入住的办理程序1．核清购房款（1）业主携带已缴款的各期收据交开发商财务部验证，验证无误后由开发商财务部收回并开具总发票。（2）付清购房余款后，开发商财务部在《入住手续书》（1）上盖章。2．确认业主身份（1）物业管理员要求业主提供并审查开发商出具的入住通知、身份证及其复印件。业主是单位的，还应提交营业执照副本。（2）业主委托他人办理入住事宜的，物业管理员应要求受托人提供其身份证及其复印件和业主的书面委托证明。（3）物业管理员验明业主身份后，将身份证原件退还业主，复印件存档。3．向业主或使用人发放资料（1）入住说明；（2）住户手册；（3）业主公约；（4）前期物业管理协议；（5）预交费用标准；（6）装修须知；（7）住户登记表；（8）装修审批表；（9）验收交接表。4．建立入住登记表（1）对业主提交的《入住须知》上提及的资料进行查验，确认无误后，在入住登记表中登记。由业主填写并提交的资料1）身份证复印件；2）工作证复印件；3）购/租房合同的正本及复印件；4）业主登记表；5）过后签署的业主公约、前期物业管理协议。（2）上述发放的资料应在《入住登记册》中由业主签收，或由管理人员注明。5．管理处对业主的资料进行审核验证（1）表格填写是否完整、正确和清晰；（2）签署业主公约、前期物业管理协议；（3）身份证明文件与购/租房合同及业主登记表是否一致。审查通过后，管理人员收取购/租房合同复印件、业主登记表、业主公约一份、前期物业管理协议一份，在入住手续书（2）上盖章。6．预交费用物业管理公司财务部根据寄发给业主的缴款通知书中的款项，收取业主各项费用，并开具相应票据给业主。其费用项目包括：预交管理费、水电管理备用金、装修保证金、垃圾清运费及其他杂费等。财物应建立费用登记表，对费用交纳完毕的业主，应在登记表中注明，并在入住手续书（3）上盖章。7．验收房屋（1）物业管理员按业主要求的时间陪同业主(或受托人)一起验收房屋及其配套设施等，登记水、电、气表底数。业主确认合格后，双方在验收交接表上签字确认，并要求其填写入户声明，在入住手续书（4）上盖章。（2）业主认为存在质量问题的，由业主(住户)填写返修申请表，管理处加签意见后，由管理处协助发展商进行工程质量问题的返修工作。物业管理员按照《业主验房维修工作规程》，并根据物业管理合同，即与开发商联系解决或自行解决，然后预约业主再次验收物业，直至业主认为合格。8．发放钥匙（1）上述手续完成后，物业管理处查验入住登记表及已签署的(管理协议)及各项收费票据后向业主发放钥匙，并在钥匙发放登记表上登记。（2）业主在签收钥匙时提出暂不入住，要求管理处代为出租的，物业管理员应向业主提供房屋委托出租申请表要求其填写并签名。（3）租用受托管的写字楼、商场的顾客或公司，凭与业主签定的租赁合同到管理处签定管理协议书，并提供营业执照、负责人和工作人员身份证复印件。（4）对租赁管理处所属商业房的顾客，须与管理处签定租赁合同，并提供营业执照、负责人和工作人员的身份证复印件。9．记录（1）入户声明、业主登记表、房屋委托出租申请表、业主公约等，由财务内勤人员永久保存。（2）供(停)水(电)申请表由财务内勤人员保存至业主/住户入住后两年。2．3．4业主对物业的验收（1）给排水系列上下管是否有渗漏（1）给排水系列上下管是否有渗漏坐便器下水是否顺畅是否有足够的水压是否有地漏，坡度是否向地漏倾斜（1）给排水系列上下管是否有渗漏坐便器下水是否顺畅是否有足够的水压是否有地漏，坡度是否向地漏倾斜上面的邻居家是否漏水水池龙头是否妥当，下水是否顺畅水池等是否有渗漏现象（2）门窗系列门窗与混凝土接口有否缝隙（2）门窗系列门窗与混凝土接口有否缝隙门窗在开启、关闭的时候是否灵活门间隙是否太大（缝隙必须小于三毫米）窗户玻璃是否完好（2）门窗系列门窗与混凝土接口有否缝隙门窗在开启、关闭的时候是否灵活门间隙是否太大（缝隙必须小于三毫米）窗户玻璃是否完好窗台下面有无水渍（3）供电系列户内电源柜拉闸后户内是否完全断电户内电源柜有无分线路，分支线路是否能够分别断电（3）供电系列户内电源柜拉闸后户内是否完全断电户内电源柜有无分线路，分支线路是否能够分别断电各个开关、插座是否牢固，有无问题所有灯是否能亮所有插座是否有电（4）墙面、屋顶、地板系列承重墙是否有裂缝（4）墙面、屋顶、地板系列承重墙是否有裂缝墙身有无倾斜、弯曲、隆起或凹陷的地方（4）墙面、屋顶、地板系列承重墙是否有裂缝墙身有无倾斜、弯曲、隆起或凹陷的地方墙面瓷砖砌筑是否合格（4）墙面、屋顶、地板系列承重墙是否有裂缝墙身有无倾斜、弯曲、隆起或凹陷的地方墙面瓷砖砌筑是否合格是否有雨水渗漏的痕迹或者裂痕墙上涂料颜色是否有明显不均匀处屋顶上是否有裂缝地砖接缝处是否不平（4）墙面、屋顶、地板系列承重墙是否有裂缝墙身有无倾斜、弯曲、隆起或凹陷的地方墙面瓷砖砌筑是否合格是否有雨水渗漏的痕迹或者裂痕墙上涂料颜色是否有明显不均匀处屋顶上是否有裂缝地砖接缝处是否不平检查地面有无空壳开裂情况（5）公共设施及其他电、水、煤气表具是否齐全电、水、煤气表的读数煤气、热水器开关位置是否妥当供暖管道是否有套管燃气管线是否穿过居室居室、客厅有否各种管线外露案例讨论请看情景短片，遇到这种情况，你认为应怎样处理？为什么？情景短片参考答案案例讨论请看情景短片，片中的接待人员有无问题，遇到这种情况，你认为应怎样处理？为什么？情景短片参考答案作业：2-4业主入住时，应准备的文书、资料有哪些？2-5业主入住时，物业管理人员陪同业主验房应提醒业主哪些问题？