中铁十六局档案工作职责及制度

-1-公司办〔2007〕149号关于印发《中铁十六局集团有限公司档案工作职责及制度》的通知集团公司所属各单位：为进一步规范管理，统一制度，明确职责，以保证档案工作更好地为企业发展服务，现将《中铁十六局集团有限公司档案工作职责及制度》印发你们，望认真遵照执行。附件：中铁十六局集团有限公司档案工作职责及制度二○○七年七月十日-2-中铁十六局集团有限公司档案工作职责及制度中铁十六局集团有限公司档案馆二O0七年七月-3-目录一、档案工作人员职责……………………………………………………………2二、兼职档案员职责………………………………………………………………3三、文书档案的归档制度…………………………………………………………4四、文书档案的整理制度…………………………………………………………5五、科技档案材料的形成、积累、归档制度……………………………………6六、科技档案的检查验收制度……………………………………………………8七、科技档案的修改和补充制度…………………………………………………9八、房地产档案的归档制度………………………………………………………10九、房地产档案的验收标准及接收制度…………………………………………11十、会计档案的归档制度…………………………………………………………12十一、会计档案的验收标准及接收制度…………………………………………13十二、会计档案的整理、鉴定、保管和统计制度………………………………14十三、声像档案的归档制度………………………………………………………15十四、声像档案的整理、保管、销毁制度………………………………………16十五、档案借阅制度………………………………………………………………17十六、档案的安全保密制度………………………………………………………19十七、档案库房管理制度…………………………………………………………20十八、档案的鉴定制度……………………………………………………………21十九、档案的基本统计制度………………………………………………………22二十、档案复制制度………………………………………………………………23二十一、底图保管及更必制度……………………………………………………24二十二、“三纳入”、“四参加”工作制度………………………………………24-4-档案人员工作职责一、认真贯彻《档案法》及上级有关档案工作的指示及规定，坚持集中统一管理原则，结合总公司具体情况，制定档案工作的各项制度、规划、标准及档案管理实施办法。二、努力学习、钻研档案业务，熟练地掌握各种档案的收集、整理、鉴定、编目、保管、统计和销毁等业务，提高业务技术素质。三、进行档案的鉴定工作，对已超过保管期限的档案提出存毁意见，报请领导批示。四、办理档案的借出和阅览，积极开展档案的利用工作，做到：熟悉家底，编写各种检索工具；文明、礼貌、热情接待用户。五、围绕生产经营需要，积极开发利用档案信息资源，开展档案资料编研工作，为各项工作服务。六、督查和协助机关各部门做好各种档案的平时立卷工作，并按规定时间向档案馆移交归档。七、严格遵守党和国家的保密制度，对档案进行定期清理和检查，确保档案的完整与安全。八、深入实际、调查研究，对所属单位的档案工作进行指导、检查和监督，总结交流经验，负责档案干部的培训工作。九、积极参与基建工程竣工验收、科研成果鉴定、设备开箱、产品定型等活动，制定切实可行措施，保证档案齐全、完整、准-5-确、系统。十、逐步实现档案管理现代化，做好电子计算机存储、检索档案的基础工作。兼职档案员工作职责一、认真学习贯彻执行上级有关档案工作政策、法规，掌握档案管理基本知识、标准。二、接受部门领导的委托，服从档案部门的检查、指导，积极搞好本部门、本单位文书、科技、会计、声像等档案材料的形成、积累和归档工作。三、把住文件材料的形成关，杜绝铅笔、圆珠笔等字迹，认真审核归档文件材料，确保归档案卷的质量，达到齐全、完整、准确标准。四、按照总公司系统文书、科技以及其他档案案卷标准，对档案材料进行分类、整理、鉴定，做到卷内文件排列有序，编号准确，案卷目录、卷内目录、备考表齐全，一律打印。五、上年的文书档案在每年的六月份以前向档案馆移交归档。科技、会计、声像档案应按照管理办法规定的时间移交。六、移交的档案材料必须经部门领导审查，同意后填制移交目录，与档案部门双方签字，办理交接手续。七、兼职档案员每半年应与档案部门一起，对归档的档案材-6-料进行清点，检查档案材料的有效性，提出鉴定意见。文书档案的归档制度一、文书立卷组织。文件材料的立卷，既是文书处理工作的最后一个环节，又是档案工作的基础。文件材料的收集、立卷和归档工作，由集团公司机关各部、处、室的兼职档案人员负责。各部门兼职档案人员应将本部门的文件材料实行统一保管，按规定时限进行整理归档。任何单位或个人不得分散保管。二、文书立卷范围，凡是本机关在工作活动中形成和办理完毕具有查考价值的各种文件材料，重要的录音带、录像带、照片、领导人题词、介绍信存根、印模，以及具有重要意义的奖杯、奖状、证书、锦旗等，均需立卷归档保存。三、立卷的基本原则，按照文件材料的自然形成规律，确保文件材料之间的有机联系，反映机关工作主要面貌，使立成的案卷便于保管和查找利用。四、鉴定文件材料的价值，要根据文件材料的作者、内容和作用，用历史的全面的发展的观点去判定文件材料的价值，准确划分保管期限。档案的保管期限一般划分为永久、长期、短期。五、档案的分类，要按照年度、组织机构、问题相结合的方法进行分类和排列。全部档案分为党委、（纪委）、工会、团委、行政五大类。-7-六、归档的档案必须符合案卷质量标准，做到文件材料齐全完整，分类清楚，标题简明确切，保管期限划分准确，案卷目录、卷内目录、备考表填写统一、规范。七、归档时间，当年形成的文件材料，于次年六月底前整理完毕，向档案部门移交归档。八、归档手续：各业务部门移交归档时，交接双方应对档案逐卷清点，检查案卷质量，核对移交目录，并由交接双方在移交目录上签字、盖章。文书档案的整理制度文书档案的整理主要包括区分全宗、分类、组卷和卷内文件的整理、案卷封面的编目、案卷的排列、案卷目录的编号等内容。基本要求是使档案条理化、系统化，便于保管和利用。一、文书档案整理的范围是：机关各部门移交进馆的档案、补充收集零散文件的进馆，对移交进馆的案卷整理质量不符合整理要求的要进行系统整理，使之标准化。文书档案整理工作一般每年进行一次。二、文档的整理应充分利用原有基础，保持历史状况，维护档案的合理性，对个别不合理的要适当调整，但不能轻易打乱重整。三、文书档案必须按全宗整理。集团公司机关党、纪、工、-8-团、行政各部门在工作中形成的全部档案为一个全宗。同一全宗的档案不能拆散，不同全宗的档案不能混淆。对个别不能按全宗区分或保管的文件材料，可采取联合全宗或档案汇集等变通的办法加以解决。四、机关文书档案采用年度、组织机构、问题分类法进行整理，排列的方法按编制序列的先后秩序进行。全部档案分为党委、纪委、工会、团委、行政五大类。五、文书档案的整理必须保持文件之间的有机联系。在整理中要考虑文件的重要程度、保存价值和文件数量，将经过整理的文件重新组卷、排列，填写目录、编号和拟写案卷标题等。六、经过整理的文书档案须编制案卷目录，以固定全宗内档案的分类体系和顺序，揭示其内容和成分，作为统计和检查档案的依据。七、设立全宗卷和编写全宗说明。整理完一个年度的文书档案后，必须把有关全宗的历史文件材料，如本单位的历史沿革、收集、整理、鉴定和交接档案手续等情况，进馆文件目录等集中立卷保存，排在本全宗的前面。科技档案材料的形成、积累、归档制度一、凡是有利用价值的科技文件材料，如基建、科研、房地产、大型精密稀有设备、图纸、图表、文字计算材料、照片等重-9-要的科技资料，均应交由档案馆集中统一管理。各业务部门及本级项目经理部有向集团公司档案馆提供上述资料的责任。二、做到“四参加”即产品定型会、科研课题鉴定会、设备开箱验收会、基建工程竣工验收会必须有档案部门或档案人员参加，对归档的科技文件材料进行验收。三、科技档案的归档范围包括：生产技术(分室)、战备保障(分室)、基本建设、科学研究、设备仪器、房地产等类。四、根据国家科技档案工作条例规定，科技档案材料的形成、积累、立卷归档，应由有关业务部门承办。五、基本建设类科技档案的形成、积累、立卷、归档，应在工程竣工验交后，由主管业务部门按集团公司归档范围和要求，向集团公司档案馆提交完整系统的、具有法律效用的档案，否则不予接收。六、科学研究、重要技术革新项目，在鉴定后一个月内，由主管业务部门指定专人负责把科技资料收集齐全、核对准确、完备审批手续后，整理立卷，并按规定移交集团公司档案馆。否则不能算完成工作任务，不能申请和评定奖励。七、集团公司直接管理的大型精密、稀有的重要的设备仪器的开箱验收，由主管业务部门代行档案部门办理，并负责把设备资料收集齐全，按归档要求整理组卷后，移交集团公司档案馆，否则资料失散后由主管业务部门负责。八、凡归档的科技文件材料，线条、字迹要清楚，图纸反差-10-要良好，签字手续完备，杜绝用铅笔、圆珠笔、复写纸书写，以利于档案的长期保存。九、归档的案卷，要填写好封面、备考表、卷内目录，每一个项目的案卷，可以组成一个或几个保管单位。图纸的折叠尺寸为297×210毫米。移交时，要填写好移交目录一式二份，经交接双方逐卷检查清点无误后，方能在移交目录上签字。科技档案的检查验收制度一、各级档案部门要认真执行党和国家赋予的监督、检查和指导的职能，对每项科研成果、基建工程、房地产项目，在进行鉴定、验收时，要有档案部门人员参加，对应移交、进馆的科技文件材料，进行审查和验收，否则不能办理验收交接手续。二、对引进的技术、设备，主管部门应通知档案部门派员参加，同时开箱验收，并保证一份完整的科技材料按归档要求立卷，移交档案馆。否则造成资料的散失，要追究主管部门的责任；档案部门接到通知后无故不参加，也要追究责任。三、在检查验收档案材料中，发现问题，档案部门可同主管业务部门共同研究补救措施或要求主管单位限期整改。若主管单位拒绝承办，影响正常移交而造成的损失，应由主管单位负责。-11-科技档案的修改和补充制度随着建设项目、设备的使用维修和科学技术的迅速发展，不可避免会出现部分档案的修改和补充。为真实反映科学技术发展变化的历史过程，维护档案的真实面貌，特制订科技档案的修改、补充制度。一、科技档案（含房地产档案）归档后不得随意修改。必须进行修改时，由产生原档案的业务部门提出书面申请，报总工程师或技术负责人批准后，再由移交归档单位的有关科技人员负责进行。二、对修改、补充后的科技档案，要填写修改补充卡片，并与被修改的科技档案一起存放，以便日后查找利用。三、对于修改的档案，在修改部位要认真做好标记，其具体做法是：在更改部位附近，画一直径为６毫米的小圆，并用细实线引至被更改部位，圆内可填写字母a，更改次数可用a1、a2、a3、aN符号标明。四、如已归档的档案不做任何修改，只是在此基础上增补部分图纸资料时，经审批后，可视数量多少，按归档要求，另组成一卷或若干卷，移交总公司档案馆，档案馆接收补充的案卷后，应存放原档案之后，不必拆散原卷。五、如案卷中图纸修改量较大，修改后造成档案中的图纸混乱不易辨认时，这部分图纸应该重新描绘，并签署完备，同时说-12-明原图作废以某图代之。房地产档案的归档制度一、归档范围集团公司机关及属集团公司直接管辖的如下房地产文件材料，应收集归档：(一)基本资料：1、工程选点报告和定点批件及有关地质水文等勘察设计资料。2、工程涉及的土地征地协议书、地契、产权归属范围内的民房搬迁，坟墓和购买林木设施的合同、协议书等。3、工程开工执照和验收报告及拨入接收房地产证明书等。4、房区房屋座落总平面布置图（含用地界）。5、房区水、暖、电、煤气管道线路图。6、房屋分栋、分层的平面图。7、施工中出现的重大技术质量事故的分析处理情况。8、重要的房屋结构计算材料（自己设计的）。9、房屋分栋登记表。10