行政管理部制度（DOC34页）

行政部管理制度目录办公用品、设备管理制度办公用品领用流程办公用品申购表车辆使用流程油料领用流程车辆维修流程用车申请单公文管理制度声像资料借阅流程声像资料借阅审批表固定资产管理制度新增固定资产采购流程固定资产报废流程电脑维修流程电脑维修单卫生管理制度安全消防管理制度关于员工工服定制的管理规定差旅费管理规定办公用品、设备设施管理制度一、目的：加强办公用品、设备管理，提高办公用品、设备使用效率二、适用范围：各公司、各市场及集团相关各职能部门（以下简称“各公司”）三、定义：3.1办公用品及设备：指办公用文具、名片、报纸、书刊、计算器、接待用品会议（活动）用品、清洁卫生用品、办公设备耗材、电话机、接线板、电脑等四、权责：4.1综合管理部：负责宣导、解释及日常管理4.2主管副总裁：负责办公用品、设备购置（维修）费用审核4.3各部门：负责执行五、内容：5.1配备与采购5.1.1由综合管理部统一采购办公用品，经行政总监批准执行。确属工作需要但未列入《岗位用品配备标准》的用品，依照《固定资产采购制度》有关规定及程序办理。5.1.2综合管理部应根据当地普遍价格，拟订办公用品采购价格，经行政总监准执行。5.1.3各公司应于每月25日前根据岗位用品实际需要，在月度计划额度内，编制《月度办公用品计划表》，经部门负责人、财务主管审核签字后，由综合管理部汇总，由采购部组织采购，并依照《财务审批制度》有关规定及程序核报。5.2使用与管理5.2.1办公用品应遵循“按需”、“节约”的原则领用和使用。5.2.2办公设备和可重复使用的办公用品应编制《更换用品目录表》，实行以旧换新。5.2.3办公设备和可重复使用的办公用品损坏，若具备维修条件，应修复使用，不予重新购买。5.2.4办公用品、设备，应实施台账管理，做到账、物相符。5.2.5公用办公设备须由专人负责管理及日常养护。5.2.6自然损坏并无法修复使用的办公设备，由使用部门和综合管理部负责人共同鉴定后，依照《办公用品报废制度》有关规定办理报废手续。5.3回收与赔偿5.3.1离、调职人员须于办理离、调动手续时按《员工办公用品领用表》内容，将个人领用并可继续使用的办公用品退还。没有及时办理物品交接手续处罚责任人500元，造成物品损失责任人按物品原值1~5倍处罚。5.3.2遗失或人为损坏可重复使用的办公用品，根据实际使用情况，参照采购时入库价格进行1-5倍赔偿。5.3.3因使用或养护不当造成人为损坏的办公设备，由当事人按物品原值1~5倍赔偿。六、附件：1、《办公用品领用流程》2、《办公用品申购表》附件1：办公用品领用流程各部门提报《办公用品申请表》综合管理部汇总采购部请款行政总监批示副总裁批示采购部采购综合管理部入库各部门领用综合管理部出库附件2：部月份办公用品申购表序号办公用品名称规格数量单位备注123456789101112131415注：1、《办公用品申购表》于每月25日前交到集团综合管理部。2、《办公用品申购表》上报前必须有部门经理签字确认。3、集团将根据各部门每月领用的办公用品核算费用成本。4、如公司或部门有活动，请在备注中说明。制表人：部门经理签字：制表日期：附件1：车辆使用流程综合管理部负责人审批签字本部门负责人审批签字使用人填写《用车申请表》综合管理部负责人安排出车完成此单行程回公司交车附件2：油料领用流程车辆使用人申请综合管理部根据车辆用油标准开据加油单使用人持加油单到指定加油站加油综合管理部与财务部共同与加油站核帐、结款使用人持加油单到指定加油站加油附件3：车辆维修流程需要维修时填写《车辆维修申请表》行政总监审批签字主管副总裁审批签字请总裁批示车辆进行维修正常机械故障到指定维修厂违章造成的故障外地维修集团结算费用个人承担费用行政总监电话批示主管副总裁电话批示请总裁电话批示车辆进行维修集团结算费用使用人日常维护附件4：用车申请单申请日期申请部门申请人用车事由：驾驶人：乘车人：乘车路线（全程）：往返时间：时分至时分用车部门经理签字：综合管理部签字：公文管理制度（试行）一、目的：规范公文管理，规定公文办理程序二、适用范围：各公司、各市场及集团相关各职能部门（以下简称“各公司”）三、定义：3.1外单位：指联拓集团以外所有单位四、权责：4.1综合管理部：负责宣导、解释并指导如何执行4.2集团各部门、各品牌公司、各营业厅五、内容：5.1公文应按照“拟写—校对—编制文号—审核—呈报—审批—登记—行发—存档”的程序办理。5.2外单位给集团的来文，由总裁办公室负责办理；给所属各公司的来文，由各公司办公室负责办理。5.3以公司名义向联拓集团及外单位发文，由各公司办公室负责办理，总裁办备案。5.4各公司向联拓集团发文，由综合管理部负责汇总上报。5.5公文呈报须使用统一格式，部门负责人须对公文内容的准确表述及文字、文号的正确无误负责，并应签报必要的意见或建议。5.6公司、公司各部门、所属各公司发文须使用规范文号及格式。5.6.1文号格式：1、集团董事会联董字[年号，下同]×××号2、集团总裁办公室联总办[]×××号3、运营管理部联运管[]×××号4、综合管理部：联综管[]×××号5、人力资源部：联人力[]×××号6、财务部:联财务[]×××号7、采购部联采购[]×××号8、资金动作部联资运[]×××号9、战略计划部联战略[]×××号5.2.2所属各子（分）公司文号由各公司编制。5.7公文呈报5.8.1公文应按“阅件”、“批件”分卷呈报。5.8.1.1阅件：无须或未明确请求上级批复的公文。5.8.1.2批件：请求上级批复的公文。5.8公文审批5.9.1审批人应对阅件给予签阅或批示5.9.2审批人应对批件给予批复5.9.3遇审批人外出，急件可用电话、手机短信、电子邮件等方式请求批复5.9公文登记与行发5.9.1公文行发前，须使用统一格式的《公文登记簿》登记5.9.2公文须使用《发文登记簿》行发（临时性公文可采用原稿背书方式行发）。收文人须在《发文登记簿》上签收。5.10公文存档5.10.1行发后的公文按《档案管理规定》存档六、附件：公文格式声橡档案资料制度(试行)一、目的：加强集团声橡档案资料的及时归档和妥善保管二、适用范围：各公司、各市场及集团相关各职能部门（以下简称“各公司”）三、定义：3.1声像档案:是指集团各部门、各品牌公司、各营业厅或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录影、照片、影片等辅以文字说明的历史记录3.2声像档案:一般由录音带、录影带、摄像带、照片(含底片)及文字说明等组成3.3声像档案：是公司卷宗的组成部分，必须由档案员集中统一管理四、权责：4.1总裁办：负责宣导、解释及日常管理4.2集团各部门、各品牌公司、各营业厅：负责执行五、内容：5.1声像档案资料的收集5.1.1收集范围：（1）反映公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；（2）各级领导人和着名人物叁加的与公司有关的重大活动的声像资料；（3）集团有关人员组织或叁加的重要会议的声像资料；（4）涉及公司权益的声像资料；（5）其他单位形成的与公司有关的重要声像资料；（6）其他具有保存价值的声像资料；5.1.2收集时间：（1）声像档案资料由各部门兼职档案员负责收集，应在档案资料形成後一周内交予集团档案室。（2）档案员有责任随时徵集具有保存价值的声像档案资料。5.1.3收集要求：（1）录音带、录影带、摄像带、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；（2）接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；（3）声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。5.2声像档案的整理5.2.1声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便於保管和利用。5.2.2声像档案的整理由摄录人员负责，相关的兼职档案员协助。5.2.3分类、编号：（1）照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在卷宗内编流水号。格式：卷宗号-流水号。（2）录音带、录影带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视爲一个案卷，编一个案卷号，然後每盘再依次编排序号。（3）编注与其他载体档案相联系的叁照号。格式爲(档案形态)档号/(档案形态)档号。5.2.4保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。5.2.5文字说明的编写：（1）文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。（2）编写文字说明的要求：A、准确揭示档案资料的内容，概括其反映的全部资讯，标注专案正确齐全；B、照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录影带、摄像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明：C、文字简洁、语言通顺；D、时间用阿拉伯数字表示。5.2.6编制格式：（1）照片编制采用横写格式。其格式爲照片/底片号-文字说明-叁见号-摄制时间-摄制者。（2）录音带、录影带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。5.2.7案卷要求：（1）将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。（2）卷内目录：照片、底片以自然张爲单元填写卷内目录；录音、录影带、摄像带以盒爲单元填写卷内目录。（3）卷内备考表，用於说明卷内声像资料的整理、变动情况。5.3声像档案的保管5.3.1声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。5.3.2保存条件：（1）底片、胶片保存温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%；（2）照片保存温度应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%；录音、录影带保存温度应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。5.3.3底片册、录音、录影带、摄像带应立放，磁带库必须避开磁场，磁场盒与盒的间距不小於3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。5.3.4对库存的照片档案，要两年检查一次。5.3.5归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经技术总监审批，登记造册。5.3.6建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。5.4声像档案的借阅5.4.1建立声像档案借阅、利用流程，严格审批手续，根据声像档案的秘密程度，确定利用范围。5.4.2具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。5.4.3声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经行政总监、主管副总裁、总裁批准，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由行政总监、主管副总裁、总裁批准批准，档案员具体办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，借用单位负赔偿责任。5.4.4在不影响保密的前提下，各部门可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现存的声像档案。违反以上任一条款者，将视情节轻重对责任人处以100~1000元处罚。六、附件：1、《声像资料借阅流程》2、《声像资料借阅审批表》附件：1、声像资料借阅流程（试行）使用部门填写《声像资料借阅审批表》行政总监审批、签字副总裁审批、签字请总裁批示档案保管员按总裁批示执行总裁批示同意借阅申报部门领用保管员办理借阅手续归还保管员办理归还手续总裁不同意借阅附件：2、声像资料借阅审批表借阅部门借阅人借阅日期归还日期借阅档案明细：借阅事由：部门负责人签字：行政总监审批：主管副总裁审批：请总裁批示：固定资产管理制度一、目的：为了加强联拓集团固定资产管理，维护资产的安全和完整，提高固定资产使用效益，促进集团事业发展，特制定本制度。二、适用范围：各公司、各市场及集团相关各职能部门购买及外单位赠送的资产。三、定义：固定资产是指一般设备（含办公用及通讯设备、部分后勤设备、其它设备）单位价值在500元以上，专用设备（含交通运输设备、汽车维修设备、部分后