物业管理公司的基本职能与机构49

物业管理公司的基本职能与机构物业管理的开展必须要借助于载体——物业管理公司来完成。我们必须要研究物业管理公司的基本职能和它的机构设置。2一、物业管理体制推行物业管理既是对旧的城市管理体制的模式的突破，又是对现代化城市管理体制和模式的补充与完善。3一、物业管理体制1.市场经济下的物业管理定位物业管理与传统上的房屋管理存在着本质的区别，第八章以做过分析，在市场经济下物业管理具有明显的特征：社会化、市场化、专业化和企业化。4一、物业管理体制1）物业管理社会化——有两层含义第一层含义是：●摆脱了过去那种自建自管的分散管理体制（过去企业建房自己管），适应了住房制度改革，即住房由福利分配进入货币购房。●产权多元化后，由物业管理企业承担了多元化管理的大管家，又为政府部门找到了社会总代管。●变多个单位、多个管理部门、多家管理为物业管理企业一家管理、统一服务，使资源得到优化重组，实现社会效益、经济效益、环境效益的三者统一。5一、物业管理体制（2）第二层含义是：●物业管理公司不再由政府包下来，要到社会上找活干。●物业管理公司要以社会为基础，以服务质量为依托，靠品牌优势来赢得广大业主的信赖从而赢得市场份额。6一、物业管理体制2）物业管理市场化——有两层含义(1)第一层含义是：●物业管理是市场经济的产物。必须按照市场化来规范物业管理、运作物业管理。现在许多人思想观念还未转变。“挣钱自己花，住房靠国家”、“服务维修国家包”福利分房思想根深蒂固。“物业管理是需要的，不能少的”，“但物管费则是不要交的，物业管理企业应该是免费义务劳动”。●市场经济发展、投资主体多元化、购房主体多元化、需求方面的多元化，市场化运作势在必行。●按照商品经济规律、价值规律、等价交换原则，物管企业通过员工劳动收取一定报酬，业主通过支付一定劳务费来购买等值的优质服务享受是合理的、市场化的行为。7一、物业管理体制（2）第二层含义是：物业管理企业必须在市场化进程中进一步壮大自己，规模化经营。当前物管企业本身带有计划经济的痕迹，无论是思想观念、管理模式，还是运作方式，这就决定了物管企业只能在利润的临界水平上沉浮。2000年南京统计，有70％的企业亏损。如何摆脱物管企业低效益的怪圈呢？除了价格因素的不合理外，必须由现在的粗放型管理向集约型管理转化，并进行规模化运作。8一、物业管理体制3）物业管理专业化——两层含义（1）第一层含义是：●物业管理本身的需求。现代化的住宅含有大量的高科技技术。以信息、电子、网络为标志的自动化、智能化进入物管工作中来。例如建筑物自动化系统、出入管理自动化（智慧卡）系统、车库管理自动化系统、能源管理自动化系统(三表远程操作)、防盗安全自动化（由远红外线探测器与电视监控等组成）。●高科技在物管领域内运用，促进了物管观念、手段、方式的改变，从而使物业管理从劳动密集型向技术密集型转化，物管技术人才专业化更加需要。9一、物业管理体制（2）第二层含义是：●物管企业通过专业调整将做得更大更强。物业管理市场化，优胜劣汰，企业调整重组，将形成为数不多但具有一流管理水平的大中型骨干企业集团。10一、物业管理体制4）物业管理企业化——两层含义（1）第一层含义是：●物业管理企业应真正成为独立的经济实体，成为自主经营、自负盈亏的社会主义的商品生产者和经营者，具有自我改造和自我发展的能力，成为具有一定权利和义务的法人。（2）第二层含义是：●物业管理行为是一种企业行为，它是以经济手段为主，实行责、权、利相结合的责任制，物业管理企业开展的是有偿服务。11一、物业管理体制2.物业管理公司组建1）物业管理的资质条件物业管理公司的资质条件，主要是为界定、查验、衡量这类公司具备或拥有的资金数量、专业人员、受托管理物业的规模等方面的状况，是企业实力、规模的标志。由于各地区物业管理的发展程度不同，具体的资质条件也各有不同，通常需要经当地市房管局等机关的审查批准后才能开展物业管理工作。12一、物业管理体制2）物业管理公司的申报资料一般提供下列资料（1）主管单位对物业管理公司的经营资质进行的审批报告；（2）设立物业管理公司的可行性报告和上级主管单位的批准文件；（3）管理章程；（4）公司法人代表任命书和聘任书；（5）验资证明；（6）注册及经营地点证明；13一、物业管理体制（7）拥有或受托管理物业的证明材料；（8）具有专业技术职称的管理人员的资格证书和证明文件；其他有关资料；外商投资企业（含中外合资、中外合作及外商独资），除需提供内资企业申报审批的所需的有关资料外，还需要提供合资或合作项目议定书。合同等文件副本及有关批准文件。私营企业除补充个人身份证明和待业证明等有关资料外，其余资料大体相同。14一、物业管理体制3.物业管理公司的经营定位物业管理公司作为第三产业，其服务性质决定了他的宗旨必须是“服务第一”，其经营目标是：1）信誉目标良好的信誉是公司的无形的资产，有时甚至决定公司的存亡。物业管理公司应把信誉目标摆在首位，塑造好企业形象，使广大业主有信任感，从而为企业市场上的竞争奠定良好的基础。15一、物业管理体制2）盈利目标作为一个企业在法律规定的范围内追求利润最大化是允许的，因此每一个企业都应该制定相应的盈利目标。3）服务目标物业管理企业要想占领市场，获取利润，必须确立服务宗旨，积极开展人性化的服务，让业主和使用人感到满意。服务目标就是要制定一个使业主、使用人各方面都满意的一个标准。16一、物业管理体制4、物业管理公司的体制物业管理企业所开展的各类服务是由房屋产权人选聘的物业管理公司，并通过物业管理委托合同（明确责权利）来实现的。其体制如下页图:17一、物业管理体制产权人使用人业主委员会房地产行政主管部门物业管理公司修缮公司清洁公司保安公司绿化公司其他公司指导监督合同指导18二、物业管理公司的机构与职能1、物业管理公司组织机构的设置要求物业管理公司组织机构设置必须为实现公司的经营管理目标服务。它设置必须满足以下三个基本要素：19二、物业管理公司的机构与职能1）具备服务性功能物业管理公司是专门从事物业管理与服务的企业。服务是它的宗旨，因此设置的组织机构必须具备这种功能。2）充分发挥员工的潜能物业管理公司的每一项服务、管理必须依靠每一位员工来实现的，所以组织机构设置应充分考虑调动每一位员工的积极性、创造性，充分发挥个人智慧。3）效率与效益物业管理公司的组织结构设置应从实践出发，以低成本的投入达到最好的工作效率、经济效益、环境效益和社会效益。20二、物业管理公司的机构与职能2、物业管理公司的组织机构设置的原则为了发挥物业管理公司组织机构的整体功能，实现公司的总目标，组织机构的设置应遵循以下原则：21二、物业管理公司的机构与职能1)目标原则公司有自己经营发展的目标，组织机构的设计必须以公司的总目标为依据。从某种意义上讲，组织机构的设置是实现公司总目标的一种手段。因目标设置机构，因机构设职、设人，这是组织机构设置的目标原则。22二、物业管理公司的机构与职能2)统一领导与层次管理原则物业管理公司的经营战略和重大决策权应集中在高层领导手中，而日常工作的管理与经营的权利则逐级授权，实行层次化管理。统一领导是各项工作协调进行和实现总目标决策的保证，分层次管理则是充分发挥各级管理人员积极性的机制保障。23二、物业管理公司的机构与职能3)分工协作原则分工协作是社会发展、市场经济的需要，它不仅提高生产率，而且能使资源整合，发挥整体效益。物管公司能否发挥整体效益，取决于组织机构的专业分工与相互协调。公司总目标如能分层次落实到各个部门，使之各司其职，相互协作，目标也就能实现。24二、物业管理公司的机构与职能4)责权对应原则整个公司的责任和权利是对等的，委以责任的同时也必须委以自己完成任务所必须的权力。有责无权，不仅不能调动员工的积极性，而且使责任形同乌有，最终无法保证公司的任务的完成。25二、物业管理公司的机构与职能3、物业管理公司的机构的设置与职责分工通常物业管理公司内部机构设置如下图：26二、物业管理公司的机构与职能经理部办公室财务部工程部管理部经营部住宅小区管理处一住宅小区管理处二大厦管理处一大厦管理处二行政领导业务工作27二、物业管理公司的机构与职能1)经理部经理部是物业管理公司的决策机构。一般设经理一名，副经理若干名。经理对公司的全面负责，对公司的一切重大问题做出最后决策，负责协调各副经理工作。副经理是经理的助手，在经理的领导下，全面处理分管工作，重大问题报请经理（或经理会议）处理，完成经理和经理会议交给的各项工作。28二、物业管理公司的机构与职能2)办公室办公室是经理领导下的综合管理部门，负责协调和监督检查公司内部各部门工作，处理正、副经理交办的工作。办公室的工作如图：29二、物业管理公司的机构与职能办公室人事档案工作行政管理工作后勤保障工作员工教育企业文化30二、物业管理公司的机构与职能3）财务部财务部在公司经理的领导下，参与企业的经营管理，根据财务制度，制定公司财务计划和管理费用的预算方案，监控资金运用，定期向经理汇报。31二、物业管理公司的机构与职能财务部会计出纳各类计划与统计各类费用收缴监控资金运用32二、物业管理公司的机构与职能4）工程部工程部是物业管理公司的一个重要的技术部门，主要负责各类房屋及各类设备管理、维修、养护。工作内容主要如图：33二、物业管理公司的机构与职能管理部制定文明住宅小区计划清扫保洁工作园林绿化工作道路车辆管理治安护卫与消防管理解决业主投诉问题34二、物业管理公司的机构与职能6)经营部经营各类商业网点、综合代办服务、各类文化旅游服务、家政便民服务等。根据住宅小区（大厦）业主的实际需要，坚持“一业为主多种经营”原则，积极为业主服务。同时为物管公司增加资金的收入，做到“以区养区”增加企业实力。工作如下图：35二、物业管理公司的机构与职能经营部经营各类商业网点综合代办服务各类文化旅游服务家政便民服务36二、物业管理公司的机构与职能4、物业管理公司的构架目前物业管理公司的组织构架主要有以下几种。1)直线式管理构架优点：政令统一责权分明，指挥及时、效率高；不足：领导要求专业知识全面，否则会瞎指挥；人才易浪费。直线式管理构架适应较小型物业管理企业37二、物业管理公司的机构与职能总经理办公室财务部工程部管理部经营部38二、物业管理公司的机构与职能2）矩阵式管理构架总经理办公与财务部物业日常管理部文化经营部工程维修部写字楼经理住宅小区经理商业楼经理工厂区经理人事行政财务公共关系保安清洁园林车辆工程技术维修保养会所游泳池网球场39二、物业管理公司的机构与职能特点：在传统的直线职能制，纵向领导系统基础上，又按照业务内容、任务建立横向领导系统，纵横交叉，构成矩阵形式。优点：充分利用人力资源，加强各职能部门之间配合，组织机构适应性强。不足：组织机构稳定性差，人员经常变动，容易形成多头领导，部门之间复杂。矩阵式管理结构适用于规模较大，物业管理较复杂，综合经营强的物业管理企业。40三、物业管理公司与其他相关部门的关系物业管理企业所开展的各类服务工作都离不开政府的各个主管部门的领导和帮助，也离不开各专业管理企业的大力支持，否则将一事无成，必须正确处理各种关系。41三、物业管理公司与其他相关部门的关系房产局园林绿化局市政管理局公用事业局公安局环保局房屋修缮企业园林绿化企业清扫保洁企业公用事业企业墙面清洗企业房屋修缮企业其他企业住宅小区（大厦）物管处业主（使用人）物业管理公司隶属关系民主监督业务指导与监督合同合同物管企业对外关系图42三、物业管理公司与其他相关部门的关系1）专属地街道办事处（屋委会）的关系街道办事处作为地区人民政府的派出机构，在物业所在地行使政府地管理职能。它主要：统筹规划、掌握政策、信息指导、组织协调、城市管理、社区稳定、检查监督，但不能替代物业管理企业实施的具体的管理和为社区全体住户提供的生活服务。43三、物业管理公司与其他相关部门的关系2）与专业管理企业（公司）的关系市场经济重要特征之一就是资源优化、整合、发挥良好的效益。国外一些优秀的物业管理企业，已形成了一个物业管理企业链，把围绕着物业管理服