办公室工作规范与技巧

2019/9/201办公室工作规范与技巧2019/9/202培训专题内容第一专题：公文写作基本规则第二专题：常用公文起草要领第三专题：办公室建设与管理2019/9/203第一专题：公文写作基本规则一、认识公文写作的特点公文写作的根本特点：规范性强受领导之命，代机关立言。“以文辅政”•目的：为处理公务服务，排斥个性化写作。•内容：真实地反映事实，排斥文学手法。•格式：具有规范体式，符合公文格式标准。•表达：采用应用文体，恰当运用公文术语。•时限：在领导规定的时间内完成任务。2019/9/204二、遵循公文格式规范依据国家机关公文格式标准（GB/T9704-1999)眉首：发文机关标识；发文字号；密级与保密期限；缓急时限；签发人标识；份号。主体：标题；主送机关；正文；附件；生效标识；成文日期；附注。版记：主题词；抄送机关；印发机关；印发日期；印数。2019/9/205三、公文写作基本步骤与方法（一）做好准备工作思想准备：接受拟稿任务后，拟稿人要明确行文目的？主题？文种？公文重点？材料准备：围绕主题收集材料。方案准备：总体构思，确定篇章形式与表达方式，拟制提纲，确定各部分的基本框架。2019/9/206三、公文写作基本步骤与方法（二）正式起草阶段（操作要领）拟写规范标题；设计好开头和结尾；安排主体结构；确定表达方式。注意事项：（1）接受任务后抓紧办理。（2）根据提纲有条理地写作。（3）联合发文做好协商工作。（4）处理好材料和观点的关系。（5）遵循公文格式规范。（6）符合文字表达规范。2019/9/207三、公文写作基本步骤与方法（三）加工修改阶段•作用：保障文稿更加准确、鲜明、简练。•范围：审读内容：主题、观点、材料、数据等。推敲文字：字、词、句、段的讹、夺、衍、倒•方法：拟稿人读改法；请人代改法；集体讨论法；冷处理法。2019/9/208四、公文写作的基本要求（一）目的明确，行文有据，主旨单一。1、明确“为了……”；2、明确“根据……”；3、明确“干什么”。如：请示何事？通知何事？（二）内容合法、务实、符合领导意图。1、符合法律法规、上级规定、本机关既定政策规章，这是制定决策和发文的根据。2、从实际出发，注意针对性、真实性、可行性。3、符合领导意图。（动笔前、起草中、完稿后）2019/9/209四、公文写作的基本要求（三）文字表达准确、鲜明、简练、得体。准确（概念清楚、讲究分寸、符合语法、要素规范）鲜明（观点明确、用好标题、褒贬得当、段旨撮要）简练（锤炼语言、去除空话、控制篇幅、层次分明）得体（文体要求、书面语言、术语规范）（四）合理组织语言。表意清晰；合乎事理；搭配合理；成分完整；语序得当。组织修改2019/9/2010五、把握公文写作的基本规律（一）提高逻辑思维水平。常用思维方法如下：•模式化思维（从不同文种角度思考）•对象化思维（从收文机关角度思考）•辩证思维（全面、发展、变化地思考）•散点思维（多角度地思考）•求同存异思维（思维与领导趋同）2019/9/2011五、把握公文写作的基本规律（二）找好角色定位与行文角度总原则：受领导之命，代机关立言。•代拟文稿：要认准领导身份和职位特征；•对外发文：要考虑收发文机关的地位特征；•区别文稿应用范围，内外、上下有别。2019/9/2012五、把握公文写作的基本规律（三）符合行文的逻辑（严谨性）要求•题文相符，首尾呼应，前后贯通•横向（并列）结构没有严格的顺序要求，重要内容前排。•纵向（递进）结构务虚到务实或务实到务虚提出问题——分析问题——解决问题为什么——干什么——怎样干•纵横结合结构（总结、领导讲话稿）•因果结构（查清问题的调查报告）•总分结构（外在的表达形式）2019/9/2013五、把握公文写作的基本规律（四）认真处理好三种关系•作人和作文的关系先作人，后作文。文如其人，人如其文。•有定法和无定法的关系文有定法：符合公文法规与约定俗成的规则。文无定法：具体问题具体分析，在实践中学习运用和掌握规则。•文中无我和文中有我的关系代表机关发言，不能有“我”的看法。反映个人修养，有时要突出体现“我”的看法。2019/9/2014第二专题：常用公文起草规范•请示的起草•报告的起草•通知的起草•怎样编写计划•怎样起草总结•编写会议纪要的要领•领导讲话稿的起草2019/9/2015请示的起草（一）应用范围1、对上级的政策、法规及文件不理解或不适应本单位情况，需要变通处理的问题，请求上级予以解释、指示与认可。2、请求审批或批转本机关制定的重要文件。3、请求批准人员编制、机构设置、干部任免、经费预算以及对人员或事故的处理。4、请求协调解决本机关无法解决的问题。5、根据规定必须履行审批手续的事项。2019/9/2016（二）请示的分类1.请求指示：解决“我们请求该怎样做”的问题。接2.请求批准：解决“请求批准我们这样做”的问题。接3.请求批转：解决“我们请求有关单位这样做”的问题。接2019/9/2017（三）请示正文的写作方法（1）开头：说明请示的根据、目的，需要时明确交代请示事项的背景或理由。（2）主体：明确提出请示事项。针对请示事项提出本单位的意见、建议或方案。如请示事项存在几种可能解决的办法或方案，要提出倾向性意见，积极帮助上级机关出谋献策，不能简单上交矛盾。（3）结尾：恰当使用结语。“以上请示妥否，请指示。”“以上请示如无不妥，请批准。”“以上请示如无不妥，请批转××执行。”2019/9/2018（四）起草请示的注意事项1、行文之前要与主管领导充分沟通；2、请示理由要充分，要求和建议要具体；3、严格执行一文一事制度；4、按照隶属关系逐级行文；5、请示与报告不能混用。接范文接病文2019/9/2019报告的起草（一）报告的用途用来向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。注意：报告与请示的联系与区别。接（二）报告的分类•按照内容划分：综合报告；专题报告。•按照目的划分：工作报告；总结报告；情况报告；调查报告；建议报告；检讨报告。2019/9/2020（三）工作报告正文的写作方法开头：对前一段时间的工作状况作概括性说明。包括：工作针对的时间、主要工作项目、工作进程、总体效果评价等。•主体•重点回顾工作进展情况和主要成绩；•提炼工作中取得的经验和体会；•找出工作中存在的主要问题或薄弱环节，分析原因，提出改进意见与办法；•提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望。结尾：使用下列公文术语特此报告，请审阅。以上报告如有不当，请指正。2019/9/2021（四）注意事项•采用记叙为主的表达方式。按时间顺序、工作过程或问题的逻辑关系，概述工作内容及完成情况，避免罗列过多事例。•重点突出，点面结合。突出中心工作进展情况及主要成绩；在重点叙述的同时，对面上的情况要有概括性叙述，适当引用数据材料，增强说服力。•实事求是，如实报告成绩和不足。•节俭篇幅。•报告中不能写请示事项。接2019/9/2022通知的起草（一）熟悉用途用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（二）把握特点1.内容单纯，行文灵活简便。2.表述具体，可操作性强。3.时效性强，需要及时周知或执行。2019/9/2023（三）明确分类1.指示性通知2.规定性通知3.知照性通知4.事务性通知5.批转、转发、公布性通知6.任免性通知2019/9/2024（四）事务性通知（会议通知）篇段合一式：用于小规模、临时性、内部会议要素：时间、地点、参加人、会议名称等。接分层表达式：用于规格较高、人数较多、较重要会议。•导语部分：会议目的、根据、名称等。•主体部分：分项说明时间、地点、参加人、内容、注意事项、联系方式等。•结尾部分：提出准时到会的要求，或用结语“特此通知”。接2019/9/2025（五）指示性通知（分层表达式）导语部分说明指示事项产生的背景、强调发文目的、依据；或说明问题的现状、严重性与危害性。注意：针对性、表述政策与法规依据。主体部分围绕主题，分项说明要求收文机关领会、知晓、执行、承办的事项。通常包括：基本原则、指导思想、工作任务、政策措施、方法步骤、注意事项等内容。2019/9/2026结尾部分1.意尽言止。2.请认真贯彻执行。3.围绕主题发出号召。4.说明注意事项。（六）撰写通知的注意事项1.事务性通知注意要素齐备，事项具体，读者无疑问。讲究政策法规依据，增强发文的权威性。2.指示性通知注意政策措施的可行性，争取好效果。3.讲究条理性与逻辑性，便于阅读领会理解。4.注重发文时限，2019/9/2027怎样编写计划（一）计划与管理职能密不可分管理有四大基本职能：计划、组织、领导、控制。计划是管理职能中的首要职能。计划的制定与执行的好坏，决定一项工作的成败得失，决定着事业的兴衰存亡。计划的种类、称谓很多。（二）计划的重要功能1、指明努力方向，协调行动步调。2、预测未来变化，减少不利因素影响。3、减少浪费现象，避免利益损失。4、加强行为控制，避免无序状态。2019/9/2028（三）计划的编写方法1、标题：单位名称、适用期限、内容事项、文种例如：××区人事局2002年军队转业干部培训工作计划2019/9/20292、正文写法（5W，1H）做什么？为何做？何时做？何地做？谁去做？如何做？开头：阐明计划的依据（指导思想；现状分析；计划的总任务；做好工作的意义）主体：制定计划的“三要素”。目标（做什么：具体工作内容）措施（怎么做：工作方式方法）步骤（何时做：工作时间安排）结尾：说明注意事项或检查落实方法。描绘前景，鼓舞士气。2019/9/2030（四）主体内容表述方式开列式：把工作事项逐项列出，分项编写。（适合于大型综合性计划）展开式：围绕中心工作，将具体目标、措施要求、实施步骤、依次展开编写。（适合于单项计划）接阶段式：按工作阶段或时间顺序编写。（适合于阶段性明显的工作）接图表式：将计划内容列成图表的主要项目，依次填写。（单独或作为附件均可）2019/9/2031（五）如何增强计划的操作性•内容方面：制定科学合理的目标和指标。总目标明确、具体、合法、方向正确。任务的数量和质量要求要合理；任务的指标要能够考核和控制；任务指标要相对稳定，可以衡量；任务指标要符合实际，可以实现；任务指标要有明确的时间限制。•2019/9/2032（五）如何增强计划的操作性•形式方面：要做到表达简要、条理清晰、要素完整•程序方面：坚持民主集中制原则，自下而上，自上而下相结合，要发挥上下两方面的积极性；善于听取专家意见。•注意制定预案，以防不测。2019/9/2033怎样起草总结（一）含义目的与实质总结是对以往一段工作的回顾与反思,并以书面形式表达的事务性文件。•目的：摸索事物发展规律，做好今后工作。•实质：对人类社会实践的再认识。（二）功能1.认识事物发展规律，制定切实的方针政策；2.有助于推广先进经验，提高管理水平。3.有助于上级机关对本单位工作的针对性指导。342019/9/20怎样写总结一、含义目的与实质总结是对以往一段工作的回顾与反思,并以书面形式表达的事务性文件。目的：摸索事物发展规律，做好今后工作。实质：对人类社会实践的再认识。二、功能1.认识事物发展规律，制定切实的方针政策；2.有助于推广先进经验，提高管理水平。3.有助于上级机关对本单位工作的针对性指导2019/9/2035（三）总结写作要领•做好写前准备1.调查研究，占有资料；2.归纳整理，筛选材料；3.学习理论，掌握政策；4.总体构思，拟制提纲。2019/9/2036•总结正文的起草要领前言：概括工作的基本情况，交代总结针对的背景、时间、工作事项、点明中心思想。主体内容•回顾完成工作情况：内容、措施、方法、成绩•提炼工作中的经验体会。•指出存在的不足之处。•今后的努力方向。结尾：简要说明今后工作的意见。2019/9/2037（四）主体内容表述方式1.两段式写法（采用叙述＋议论方式)2.概述式写法（情况—成绩—经验—问题—意见）3.阶段式写法（分阶段总结，注意各阶段特点）4.经验式写法（略写工作内容