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2019/9/201办公室工作规范与技巧培训班2019/9/202培训专题内容第一专题:公文写作基本规则第二专题:常用公文起草要领第三专题:办公室建设与管理2019/9/203第一专题:公文写作基本规则一、认识公文写作的特点公文写作的根本特点:规范性强受领导之命,代机关立言。“以文辅政”•目的:为处理公务服务,排斥个性化写作。•内容:真实地反映事实,排斥文学手法。•格式:具有规范体式,符合公文格式标准。•表达:采用应用文体,恰当运用公文术语。•时限:在领导规定的时间内完成任务。2019/9/204二、遵循公文格式规范依据国家机关公文格式标准(GB/T9704-1999)眉首:发文机关标识;发文字号;密级与保密期限;缓急时限;签发人标识;份号。主体:标题;主送机关;正文;附件;生效标识;成文日期;附注。版记:主题词;抄送机关;印发机关;印发日期;印数。2019/9/205三、公文写作基本步骤与方法(一)做好准备工作思想准备:接受拟稿任务后,拟稿人要明确行文目的?主题?文种?公文重点?材料准备:围绕主题收集材料。方案准备:总体构思,确定篇章形式与表达方式,拟制提纲,确定各部分的基本框架。2019/9/206三、公文写作基本步骤与方法(二)正式起草阶段(操作要领)拟写规范标题;设计好开头和结尾;安排主体结构;确定表达方式。注意事项:(1)接受任务后抓紧办理。(2)根据提纲有条理地写作。(3)联合发文做好协商工作。(4)处理好材料和观点的关系。(5)遵循公文格式规范。(6)符合文字表达规范。2019/9/207三、公文写作基本步骤与方法(三)加工修改阶段•作用:保障文稿更加准确、鲜明、简练。•范围:审读内容:主题、观点、材料、数据等。推敲文字:字、词、句、段的讹、夺、衍、倒•方法:拟稿人读改法;请人代改法;集体讨论法;冷处理法。2019/9/208四、公文写作的基本要求(一)目的明确,行文有据,主旨单一。1、明确“为了……”;2、明确“根据……”;3、明确“干什么”。如:请示何事?通知何事?(二)内容合法、务实、符合领导意图。1、符合法律法规、上级规定、本机关既定政策规章,这是制定决策和发文的根据。2、从实际出发,注意针对性、真实性、可行性。3、符合领导意图。(动笔前、起草中、完稿后)2019/9/209四、公文写作的基本要求(三)文字表达准确、鲜明、简练、得体。准确(概念清楚、讲究分寸、符合语法、要素规范)鲜明(观点明确、用好标题、褒贬得当、段旨撮要)简练(锤炼语言、去除空话、控制篇幅、层次分明)得体(文体要求、书面语言、术语规范)(四)合理组织语言。表意清晰;合乎事理;搭配合理;成分完整;语序得当。组织修改2019/9/2010五、把握公文写作的基本规律(一)提高逻辑思维水平。常用思维方法如下:•模式化思维(从不同文种角度思考)•对象化思维(从收文机关角度思考)•辩证思维(全面、发展、变化地思考)•散点思维(多角度地思考)•求同存异思维(思维与领导趋同)2019/9/2011五、把握公文写作的基本规律(二)找好角色定位与行文角度总原则:受领导之命,代机关立言。•代拟文稿:要认准领导身份和职位特征;•对外发文:要考虑收发文机关的地位特征;•区别文稿应用范围,内外、上下有别。2019/9/2012五、把握公文写作的基本规律(三)符合行文的逻辑(严谨性)要求•题文相符,首尾呼应,前后贯通•横向(并列)结构没有严格的顺序要求,重要内容前排。•纵向(递进)结构务虚到务实或务实到务虚提出问题——分析问题——解决问题为什么——干什么——怎样干•纵横结合结构(总结、领导讲话稿)•因果结构(查清问题的调查报告)•总分结构(外在的表达形式)2019/9/2013五、把握公文写作的基本规律(四)认真处理好三种关系•作人和作文的关系先作人,后作文。文如其人,人如其文。•有定法和无定法的关系文有定法:符合公文法规与约定俗成的规则。文无定法:具体问题具体分析,在实践中学习运用和掌握规则。•文中无我和文中有我的关系代表机关发言,不能有“我”的看法。反映个人修养,有时要突出体现“我”的看法。2019/9/2014第二专题:常用公文起草规范•请示的起草•报告的起草•通知的起草•怎样编写计划•怎样起草总结•编写会议纪要的要领•领导讲话稿的起草2019/9/2015请示的起草(一)应用范围1、对上级的政策、法规及文件不理解或不适应本单位情况,需要变通处理的问题,请求上级予以解释、指示与认可。2、请求审批或批转本机关制定的重要文件。3、请求批准人员编制、机构设置、干部任免、经费预算以及对人员或事故的处理。4、请求协调解决本机关无法解决的问题。5、根据规定必须履行审批手续的事项。2019/9/2016(二)请示的分类1.请求指示:解决“我们请求该怎样做”的问题。接2.请求批准:解决“请求批准我们这样做”的问题。接3.请求批转:解决“我们请求有关单位这样做”的问题。接2019/9/2017(三)请示正文的写作方法(1)开头:说明请示的根据、目的,需要时明确交代请示事项的背景或理由。(2)主体:明确提出请示事项。针对请示事项提出本单位的意见、建议或方案。如请示事项存在几种可能解决的办法或方案,要提出倾向性意见,积极帮助上级机关出谋献策,不能简单上交矛盾。(3)结尾:恰当使用结语。“以上请示妥否,请指示。”“以上请示如无不妥,请批准。”“以上请示如无不妥,请批转××执行。”2019/9/2018(四)起草请示的注意事项1、行文之前要与主管领导充分沟通;2、请示理由要充分,要求和建议要具体;3、严格执行一文一事制度;4、按照隶属关系逐级行文;5、请示与报告不能混用。接范文接病文2019/9/2019报告的起草(一)报告的用途用来向上级机关汇报工作、反映情况,答复上级机关的询问。注意:报告与请示的联系与区别。接(二)报告的分类•按照内容划分:综合报告;专题报告。•按照目的划分:工作报告;总结报告;情况报告;调查报告;建议报告;检讨报告。2019/9/2020(三)工作报告正文的写作方法开头:对前一段时间的工作状况作概括性说明。包括:工作针对的时间、主要工作项目、工作进程、总体效果评价等。•主体•重点回顾工作进展情况和主要成绩;•提炼工作中取得的经验和体会;•找出工作中存在的主要问题或薄弱环节,分析原因,提出改进意见与办法;•提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望。结尾:使用下列公文术语特此报告,请审阅。以上报告如有不当,请指正。2019/9/2021(四)注意事项•采用记叙为主的表达方式。按时间顺序、工作过程或问题的逻辑关系,概述工作内容及完成情况,避免罗列过多事例。•重点突出,点面结合。突出中心工作进展情况及主要成绩;在重点叙述的同时,对面上的情况要有概括性叙述,适当引用数据材料,增强说服力。•实事求是,如实报告成绩和不足。•节俭篇幅。•报告中不能写请示事项。接2019/9/2022通知的起草(一)熟悉用途用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。(二)把握特点1.内容单纯,行文灵活简便。2.表述具体,可操作性强。3.时效性强,需要及时周知或执行。2019/9/2023(三)明确分类1.指示性通知2.规定性通知3.知照性通知4.事务性通知5.批转、转发、公布性通知6.任免性通知2019/9/2024(四)事务性通知(会议通知)篇段合一式:用于小规模、临时性、内部会议要素:时间、地点、参加人、会议名称等。接分层表达式:用于规格较高、人数较多、较重要会议。•导语部分:会议目的、根据、名称等。•主体部分:分项说明时间、地点、参加人、内容、注意事项、联系方式等。•结尾部分:提出准时到会的要求,或用结语“特此通知”。接2019/9/2025(五)指示性通知(分层表达式)导语部分说明指示事项产生的背景、强调发文目的、依据;或说明问题的现状、严重性与危害性。注意:针对性、表述政策与法规依据。主体部分围绕主题,分项说明要求收文机关领会、知晓、执行、承办的事项。通常包括:基本原则、指导思想、工作任务、政策措施、方法步骤、注意事项等内容。2019/9/2026结尾部分1.意尽言止。2.请认真贯彻执行。3.围绕主题发出号召。4.说明注意事项。(六)撰写通知的注意事项1.事务性通知注意要素齐备,事项具体,读者无疑问。讲究政策法规依据,增强发文的权威性。2.指示性通知注意政策措施的可行性,争取好效果。3.讲究条理性与逻辑性,便于阅读领会理解。4.注重发文时限,2019/9/2027怎样编写计划(一)计划与管理职能密不可分管理有四大基本职能:计划、组织、领导、控制。计划是管理职能中的首要职能。计划的制定与执行的好坏,决定一项工作的成败得失,决定着事业的兴衰存亡。计划的种类、称谓很多。(二)计划的重要功能1、指明努力方向,协调行动步调。2、预测未来变化,减少不利因素影响。3、减少浪费现象,避免利益损失。4、加强行为控制,避免无序状态。2019/9/2028(三)计划的编写方法1、标题:单位名称、适用期限、内容事项、文种例如:××区人事局2002年军队转业干部培训工作计划2019/9/20292、正文写法(5W,1H)做什么?为何做?何时做?何地做?谁去做?如何做?开头:阐明计划的依据(指导思想;现状分析;计划的总任务;做好工作的意义)主体:制定计划的“三要素”。目标(做什么:具体工作内容)措施(怎么做:工作方式方法)步骤(何时做:工作时间安排)结尾:说明注意事项或检查落实方法。描绘前景,鼓舞士气。2019/9/2030(四)主体内容表述方式开列式:把工作事项逐项列出,分项编写。(适合于大型综合性计划)展开式:围绕中心工作,将具体目标、措施要求、实施步骤、依次展开编写。(适合于单项计划)接阶段式:按工作阶段或时间顺序编写。(适合于阶段性明显的工作)接图表式:将计划内容列成图表的主要项目,依次填写。(单独或作为附件均可)2019/9/2031(五)如何增强计划的操作性•内容方面:制定科学合理的目标和指标。总目标明确、具体、合法、方向正确。任务的数量和质量要求要合理;任务的指标要能够考核和控制;任务指标要相对稳定,可以衡量;任务指标要符合实际,可以实现;任务指标要有明确的时间限制。•2019/9/2032(五)如何增强计划的操作性•形式方面:要做到表达简要、条理清晰、要素完整•程序方面:坚持民主集中制原则,自下而上,自上而下相结合,要发挥上下两方面的积极性;善于听取专家意见。•注意制定预案,以防不测。2019/9/2033怎样起草总结(一)含义目的与实质总结是对以往一段工作的回顾与反思,并以书面形式表达的事务性文件。•目的:摸索事物发展规律,做好今后工作。•实质:对人类社会实践的再认识。(二)功能1.认识事物发展规律,制定切实的方针政策;2.有助于推广先进经验,提高管理水平。3.有助于上级机关对本单位工作的针对性指导。342019/9/20怎样写总结一、含义目的与实质总结是对以往一段工作的回顾与反思,并以书面形式表达的事务性文件。目的:摸索事物发展规律,做好今后工作。实质:对人类社会实践的再认识。二、功能1.认识事物发展规律,制定切实的方针政策;2.有助于推广先进经验,提高管理水平。3.有助于上级机关对本单位工作的针对性指导2019/9/2035(三)总结写作要领•做好写前准备1.调查研究,占有资料;2.归纳整理,筛选材料;3.学习理论,掌握政策;4.总体构思,拟制提纲。2019/9/2036•总结正文的起草要领前言:概括工作的基本情况,交代总结针对的背景、时间、工作事项、点明中心思想。主体内容•回顾完成工作情况:内容、措施、方法、成绩•提炼工作中的经验体会。•指出存在的不足之处。•今后的努力方向。结尾:简要说明今后工作的意见。2019/9/2037(四)主体内容表述方式1.两段式写法(采用叙述+议论方式)2.概述式写法(情况—成绩—经验—问题—意见)3.阶段式写法(分阶段总结,注意各阶段特点)4.经验式写法(略写工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