吉林大学科学研究类档案立卷工作规范

吉林大学科学研究类档案立卷工作规范为了提高我校科学研究类档案（以下简称科研档案）的质量和管理水平，更好地发挥科研档案为学校和社会服务的作用，并为考核我校科研档案工作提供依据，根据《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等规章，结合我校实际，特制定本规范。1科研档案工作的基本原则1.1凡在科学研究管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料，均属科研档案。1.2科研档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。1.3科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合，实行科研工作和建档工作“四同步”管理。即下达计划任务与提出科研文件材料归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记和评审奖励科研成果以及科研人员提职考核与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。1.4要努力实现科研档案工作科学化管理，并逐步采用先进管理技术手段，大力开发档案信息资源，为学校和社会发展服务。1.5把科研档案工作列入本单位科研工作的发展计划中，在经费、设备和人员配备等工作条件上给与保证，每年应从本单位科研经费总额中拨出一定的数额作为科研档案工作经费。2科研档案归档范围的确立2.1确定的原则2.1.1归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。2.1.2归档的科研文件材料，必须反映科研管理、科研课题(项目)活动的全过程，保证完整、准确、系统。2.1.3归档的科研文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。2.1.4几个单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供给主持单位。2.1.5与国外合作的研究课题，经协商在协议合同中明确科研文件材料的归档办法。2.2归档的主要内容和重点2.2.1归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。具体范围见附件一。2.2.2归档的重点是我校承担的科研课题（项目）各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究成果依据的原始材料。2.2.3取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。2.3不归档的文件材料2.3.1上级有关科研的普发的（非专指本校）、不办的文件。2.3.2上级有关科研的未定稿的文件，未生效的合同、协议书。2.3.3未按科研管理程序列入计划，未经鉴定和不计工作量的个人项目。2.3.4重份文件。2.3.5无查考利用价值的事务性、临时性文件。2.3.6非隶属单位抄送不办，也无参考价值的文件。2.3.7校内其他单位交换来的材料。2.3.8与校外单位交换来的材料。以上不归档材料如认为有必要，也可有选择地作资料暂存。3科研文件材料的部门立卷与归档流程3.1部门立卷3.1.1依据《档案法》及相关的档案法规，我校档案工作实行部门立卷制度。学校各部门的兼职档案员在平时要作好档案的整理，预立卷工作。3.1.2学校档案馆依法对科研管理部门的文件材料的立卷工作进行业务指导、监督和检查。3.1.3网上著录是科研管理部门立卷工作的组成部分，可随时进行网上归档。具体见《吉林大学网上著录工作规范》。3.2预立卷3.2.1档案预立卷工作，是我校部门立卷的基础，是部门立卷制度的重要环节。规范学校档案预立卷工作，对学校立卷部门做好平时归档工作，提高立卷质量，方便归档前的查找利用具有重要的作用。3.2.2科研管理部门可根据本部门的工作职责和当年工作任务编写预立卷类目。预立卷类目既要反映出部门基本工作和常规工作又要突出本部门的年度重点。预立卷类目的条款名称可简明概括地反映文件的内容、作者、名称。4科研文件材料的归档流程4.1形成与积累4.1.1课题组长在讨论和制定工作计划安排时，向课题组成员布置平时积累科研文件材料的任务和方法，并指定专人作兼职档案员。4.1.2学校科研管理部门和各课题组，按各自的职责范围，分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。4.1.3档案馆应深入课题组了解课题进展情况，督促、指导科研人员做好科研文件材料的积累工作。4.1.4科研综合管理性文件材料归档一份，原始资料全部归档。4.2整理组卷4.2.1坚持实行科研管理部门和科研课题组立卷制度。课题结束后，由本课题组负责人主持立卷。兼职档案员将形成积累的全部文件材料按要求与课题组的业务性文件汇总整理成卷。4.2.2根据科研文件材料形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，以及科研文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，将每个科研课题的科研文件材料进行系统整理，视其材料多少，组成一题一卷或一题数卷。将最能反映课题概况的科研文件材料，如计划书、合同书、开题报告、论文、专著、鉴定材料，成果申报与获奖材料，科研投资与经费核算材料等整理组成综合卷，排放在研究课题全部案卷之首，其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷。4.2.3内容不可分割的科研文件材料按以下要求排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。4.2.4拆除文件材料上的金属物，对已破损的科研文件材料进行修补。4.2.5科研项目文件材料可根据实际情况采用直接装盒或装订成卷。4.2.6科研管理部门的文件材料，按归档要求组卷装订。4.2.7凡装订的科研文件材料应按顺序编写页码，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页码，页码的位置在非装订线一侧的正面右上角，背面左上角，用铅笔编写。4.2.8与文字材料配套的声像载体材料，应分别组卷，专柜保管，档号必须与文件材料案卷号保持一致。4.2.9课题组组织归档前的鉴定工作，依据《科学技术保密条例》提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见，密级划分为绝密、机密、秘密三种。4.2.10拟写案卷标题并录入档案管理软件中，完成案卷级目录的著录。案卷标题要求结构完整、简明、准确，一般应准确概括卷内文件的主要责任者、内容、名称（文种）三要素。除会议文件外，不得用“XXX文件材料”。科研项目的案卷标题要反映出科研项目的名称。案卷标题中文控制在50个字符之内，外文控制在100个字符之内为宜。4.2.11利用档案管理软件著录并打印卷内文件目录时，实体分类号与其所在案卷的实体分类号应一致。件号一栏，应填写卷内文件排列先后顺序的序号。文号一栏，应填写文件制发机关的发文字号。责任者一栏，应填写形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。题名一栏，应填写文件标题，要照实抄录不得简略。没有标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，外加“[]”号。日期一栏，应填写文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”，在表示年、月数字右下角加“.”号。页号（页次）一栏，应填写卷内文件起始之页的编号。4.2.12填写卷内备考表。本卷情况说明一栏，应填写本卷文件材料的总件数与总页数。如卷内文件材料有缺损、修改、补充、移出等情况，立卷人要如实填写并签名标注时间（必须用碳素笔或蓝黑墨水笔书写）。立卷人一栏，由组成本卷的责任者签名。检查人一栏，由对案卷质量进行审核的负责人或课题组负责人签名或盖章。4.2.13对于需要装订成卷的案卷，采用三孔一线的方法装订。边孔位置距上、下纸边为6cm，距左侧纸边1.5cm,以不装订字迹为宜。若装订线处有重要批注者，须进行贴边处理。4.3归档验收4.3.1为了确保科研文件材料归档的齐全完整，科研管理部门应将掌握的所有科研文件材料（包括管理性文件、立项批文、计划书、合同书、验收回复函、鉴定证书、获奖证书及在立项和结项过程中具有保存价值的文件材料）按年度、类别整理归档。各课题组，在科研课题（项目）结束后，直接向档案馆归档。4.3.2归档时间4.3.2.1学校科研管理部门的科研文件材料于次年五月末之前向档案馆进行移交。网上著录可随时进行。4.3.2.2各课题组在项目结束申报科研成果之前必须把应归档的科研项目（课题）的文件材料送交档案馆，档案馆对文件材料进行审查、验收合格后，在档案移交明细单上加盖档案馆公章。4.3.2.3暂不申报或中断、停止的科研课题（项目）在结束或中断、停止后两个月内归档。4.3.3移交时需备有：档案实体、案卷目录一份、档案移交明细单一式两份，双方履行清点签字盖章手续，办理交接。4.3.4归档的科研文件材料必须齐全完整、格式统一、字迹工整、图样清晰、签字手续完备。5科研档案的管理5.1分类编号5.1.1按《高等学校档案实体分类法》进行分类标引，给出检索分类号。5.1.2一级类目的设置与标识：采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母“KY”，即“KeYan”（科研）的简称。5.1.3二级类目的设置与标识：二级类目是对一级类目的细分，标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质进行设置。二级类目的标识采用“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13......99，但10、20……等带“0”的数字不用。5.1.4三级类目的设置与标识：根据我校科研项目文件材料归档的实际情况、设立三级类目，三级类目的标识，采用阿拉伯数字为院系代号（具体见附件二）。5.1.5为了避免重号，便于区分、查找和计算机检索，二级类目和三级类目之间采用间隔符号“.”间隔。类目与卷号之间采用连接符号“-”连接。5.1.6科研类档案类目的设置与标识5.1.6.1科研综合类目的设置与标识其模式如下：全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目）+案卷号07—2005—KY11—1～n案卷号科研综合代号（二级类目）科研类代号（一级类目）年度号全宗号注：案卷号按最下位类目流水。年度用自然年度。5.1.6.2科研课题（项目）类目的设置与标识其模式如下：全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目+三级类目）+案卷号07—2005—KY12·16—1～n案卷号化学学院代号（三级类目）科研项目代号（二级类目）科研类代号（一级类目）年度号全宗号注：案卷号按最下位类目流水。年度按科研项目的完成年度。附件一吉林大学科学研究类档案归档范围和保管期限表KY11综合序号归档范围保管期限1科技园行政管理文件材料长期2科技园工作计划、总结、制度长期3科研行政管理文件材料长期4科研计划管理文件材料长期5科研成果管理文件材料长期6科研经费管理文件材料(科研项目经费分配及预决算)永久7申报科学基金及有关批复永久8上报科研计划、规划、年度总结及其成果目录永久9上报教育部重点项目申请书永久10学术委员会成员名单，会议记录、决定、纪要及通过的文件永久11科研机构设置及规划情况永久12本校科研工作计划、规划、总结长期13各单位完成项目情况、统计、获奖项目单位及个人名单和奖金分配情况长期14科研获奖项目汇编、科研成果展览会材料长期15科技统计报表永久16高等教育研究所重要研究项目材料永久17其它需要归档的材料KY12科研项目序号归档范围保管期限1科研准备阶段（1）开题报告与课题调研论证材料（重要的存永久）长期（2）研项目建议书、可行性报告、技术合同、计划任务书、课题研究永久（3）课题研究计划、设计长期（4）科学研究计划执行情况、计划调整或撤销报告（重要的存永久）长期（5）课题投资和预决算材料长期2研究实验阶段（1）实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料）长期（2）数据处理材料、包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果）永久（3）设计的文字和图纸（底图、蓝图、电子线路等）永久（4）研究工作阶段小结、年度报告长期（5）配套的照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、影片拷贝、磁盘、光