标准化制度文件编写培训

1中国水电十五局标准化制度文件编写培训中国水电建设集团十五工程局有限公司2014年5月中国·西安中国水电建设集团十五工程局有限公司项目管理标准化制度文件编写培训2中国水电十五局标准化制度文件编写培训目录第一章：制度文件的编写1.标准与制度的认识2.制度编写的工作程序3.制度编写的做法与要求4.制度编写的注意事项5.制度编写的评审与修订第二章：制度编写工具的应用3中国水电十五局标准化制度文件编写培训目录第一章：制度文件的编写1.标准与制度的认识2.制度编写的工作程序3.制度编写的做法与要求4.制度编写的注意事项5.制度编写的评审与修订第二章：制度编写工具的应用4中国水电十五局标准化制度文件编写培训标准、企业标准与管理标准辨析•标准–为了在一定范围内获得最佳秩序，经协商一致制定并由公认机构批准，共同使用或重复使用的一种规范性文件。标准可以分国家标准、行业标准、地方标准、企业标准。•企业标准公司标准体系总结构图•管理标准–对企业标准化领域中需要协调统一的管理事项所制定的标准。–管理标准针对的核心是“事”。5中国水电十五局标准化制度文件编写培训管理标准化文件的不同表现形式文件类别功能作用及影响范围制定实施的程序管理制度•企业管理系统的基本框架，是企业为了保证企业正常生产经营管理秩序的根本性（不可缺少的、影响全局的）的管理制度；•对企业全体成员皆须遵循的和企业的专业性职能管理系统工作的职能、管理原则、工作流程、方法等所做出的原则性的要求；•是企业与国家、行业性法规相结合的、企业内部可以自成一体的（如档案、保密、防火）专业性管理制度，是企业管理系统的必备组成部分职能部门制订，经制度管理部门评审后，实行主体内审批，上级备案的原则管理规定•对某一个专项的涉及到全公司人员的事情（不是企业管理系统的必备组成要素）或某一个专业系统内的职能性工作所作出的具体要求；•或职能部门对其所管辖的、企业全体人员皆会涉及到的环境、资产、工作等所作出的具体要求（严禁吸烟的规定）职能部门制订，经制度管理部门评审后，由各单位负责人批准、实施管理办法•对于一项非企业全体人员皆会介入的、具体工作的控制环节、操作步骤或对于企业一个具体的项目、事物的管理所作出的要求；•可以是管理制度、规定中的一个组成部分，也可以从管理制度、规定中分离、延伸出来的独成一项规范性文件职能部门制订，经主管领导批准、实施实施细则•对于企业管理系统内某一个管理制度的具体实施步骤所作出的具体规定由相应的管理制度制订部门经理组织人员制定，常以通知形式下发6中国水电十五局标准化制度文件编写培训制度的定义和作用制度的定义制度一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则，也指在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范或一定的规则。•导向作用:告诉员工什么事可以做，如何做，也使新员工能熟悉工作。•规制作用：告诉员工什么事情不可以做，一旦违犯后果将如何。•程序作用:告诉员工工作的主要程序和工作要求。•问责作用：告诉员工谁对事情负责，责任是什么，谁来监督。•协调作用:告诉员工沟通协调，统一行动，使工作更具有系统性。制度的主要作用注：此处及后面所提的“制度”，均泛指常说的“规章制度”，包括前述的制度、规定、办法、细则等，而本次编写的“制度”，即为本次项目管理标准化各科目的“管理办法”。7中国水电十五局标准化制度文件编写培训十五局管理制度的意义•十五局的管理制度是在过去项目管理过程中管理思想与理念、管理方法与技巧的提炼、总结与优化，是十五局项目管理标准化的重要条件，与十五局每个人的切身利益密切相关，因此我们要在思想上做到足够的重视。•涉及到具体的项目管理制度，我们作为起草人要把十五局对于这个管理制度所涉及的事项如何正确运作，运作成什么样子等等的一些思想理念、方法技巧融入进这个管理制度中去。8中国水电十五局标准化制度文件编写培训本次制度编写的主要依据•本次制度是在大家共同编写完成的项目管理标准化各科目工作程序的基础上，结合股份公司、十五局的标准化要求以及十五局现有项目管理相关制度进行编写，主要编写依据如下：–已编写完成且讨论定稿的项目管理标准化科目的工作程序–十五局现有项目管理相关制度–项目管理标准化各科目当前在十五局内部有效的管理经验–股份公司的相关制度–同行业其他公司的相关制度与可借鉴的做法–最新科技成果、管理要求等相关信息–顾客的要求和期望–生产和工作实践中积累的相关数据和资料–股份公司、十五局标准化的要求9中国水电十五局标准化制度文件编写培训本次编写的制度内容的基本要求•合法性–公司制度应贯彻国家有关政策、法令和法规的相关要求。•协调性–公司内部制度不应该相互打架，下级制度不得与上级制度相抵触。•完整性–管理制度在其范围所规定的界限内按需要力求完整。一般来说一个管理对象只用一个管理制度来规定，我们起草编写时考虑要全面完整。•准确性–文字表达应准确、简明、易懂、逻辑严谨；–结构合理，条理清楚，要点突出；–处理好具体性规定和原则性规定比例关系（简单的事情多一些具体性规定，复杂的事情多一些原则性规定）；处理好定性与定量之间的关系（尽可能多一些定量的东西）。•统一性–管理制度要有统一的模板和格式，制度中的术语、符号、代号应统一，符合股份公司企业标准化的要求。•适用性–管理制度应尽可能结合十五局的实情编写，同时应符合股份公司战略规划，力求具有合理性、先进性和可操作性。10中国水电十五局标准化制度文件编写培训对制度的正确认识该说的要说到，说到的一定要有能力能做到；正确认识制度文件宜简不宜繁；不要试图在制度文件中规定所有的要求；编写制度的目的是为了执行；制度文件必须在实施中进行检验并不断修改完善。不是所有的事情都要有制度文件；不追求制度文件的数量；11中国水电十五局标准化制度文件编写培训目录第一章：制度文件的编写1.标准与制度的认识2.制度编写的工作程序3.制度编写的做法与要求4.制度编写的注意事项5.制度编写的评审与修订第二章：制度编写工具的应用12中国水电十五局标准化制度文件编写培训本次项目管理标准化制度文件的编写按照以下程序进行制度编写编写前准备评审修订思想准备资料搜集资料分析标准化模板确定流程编写制度构成要素编写整合、调整形成标准化的制度文件初次审核与修改评审与定稿13中国水电十五局标准化制度文件编写培训目录第一章：制度文件的编写1.标准与制度的认识2.制度编写的工作程序3.制度编写的做法与要求4.制度编写的注意事项5.制度编写的评审与修订第二章：制度编写工具的应用14中国水电十五局标准化制度文件编写培训在大家的共同努力下，作为标准化制度基础和核心的流程的编写工作已经完成流程编写准备编写工作程序（流程描述）绘制流程图流程作用认识工作步骤主要工作内容•认识和学习Visio软件，在Visio软件中绘制流程图。具体内容详见《流程图绘制基本知识》。•根据攀成德对管理标准化与制度的认识，我们认为制度流程化是标准化的一个关键步骤，所以，管理制度编写前应根据需要标准化管理的事项绘制其管理流程图，然后根据流程图的节点和流向来编写该管理制度。而在制度中也需要附上流程图。•在资料搜集和分析的基础上，抽取该制度所描述的流程，确定该管理活动的具体工作事项、这些事项按照什么顺序开展、分别由哪些部门负责和配合，每项工作有什么样的时间要求、每项工作的结果为何，以此作为主要参考。•同时需要熟悉、理解已确定的自己负责模块的工作权责在不同组织层级之间的分配、不同层级的组织结构及各部门的职能，以及目前相对先进的做法。•在从现行制度中抽取流程之后，根据十五局管理现状结合其他优秀公司的好的做法，编写项目管理体系框架各子模块的工作程序（流程描述），以文字的形式确定下来。参见《工作程序编写示例》。15中国水电十五局标准化制度文件编写培训制度与流程的关系辨析•制度和流程的关系̶流程是制度的灵魂：如果制度不能反映流程，就像失去了灵魂，它的执行一定会出现问题。所以制度无法执行时，往往是它所包含的流程有问题——要么没有明晰的流程去遵行、要么流程本身不顺畅而难遵行。̶制度是流程得以执行的保证：流程的执行效果取决于相关制度的约束条件是否明确、客观、切实、完善，没有制度性文件支持和约束的流程很难得到彻底的执行。̶流程按逻辑描述了活动的环节和步骤，制度则对环节和步骤的具体规则进行规范。•我们提倡制度流程化̶制度编写以流程（工作程序）为导向，特点是以完成工作步骤、顺序为核心，提倡以“对岗位职责尽本分”、“对上下游工作尽信任”的协作态度有效运作，同时对主要步骤需进行详细说明并提出要求以利于标准化执行。注：上述的制度泛指常说的“规章制度”。16中国水电十五局标准化制度文件编写培训标准化制度文件所包含的内容要素要素类型要素名称要素性质（标准化规定）本次编写必写本次编写根据情况决定是否编写资料性概述要素封面必备√目次可选√前言必备√引言可选规范性一般要素标准名称必备√范围必备√规范性引用文件可选√规范性技术要素术语和定义可选√职责可选√管理活动的内容与方法可选√报告与记录可选规范性附录可选√资料性补充要素资料性附录可选√17中国水电十五局标准化制度文件编写培训一、封面（含名称）的编写（1/3）•封面为必备要素，它应给出标准的信息。对比国家标准、行业标准与地方标准，十五局的企业标准省略没有实际意义的ICS（国际标准分类法）与CCS（中国标准文献分类号），保留标准的名称、标准编号、发布日期、实施日期、发布部门等。•本次文稿版次统一选择“征求意见稿”项，本稿完成日期统一选择编制当日。•标准名称为必备要素，它应简明、确切地反映管理活动的主题。本次除项目管理大纲外，标准化管理制度统一编写名称为“项目XX管理办法”，编写方法如下：项目管理标准化科目名称标准名称项目部组建项目部组建管理办法图纸会审项目图纸会审管理办法分包商现场管理项目分包商现场管理办法18中国水电十五局标准化制度文件编写培训一、封面（含名称）的编写（2/3）•标准编号统一命名为：Q/ZSD15212XX-XXXX，其中各个代码的解释如下：Q表示企业标准；ZSD15（十五局的英文简称）作为企业代码；2表示管理标准（0表示基础标准，1表示技术标准，3表示工作标准）；12表示公司管理中的建设与服务管理大类；XX表示标准顺序编号，从01-99；XXXX表示编写或者修订年份，本次统一填写“2013”。19中国水电十五局标准化制度文件编写培训一、封面（含名称）的编写（3/3）封面样例20中国水电十五局标准化制度文件编写培训二、目次的编写（1/2）•目次为可选要素。为了显示标准的结构，方便查阅，设置目次是必要的。目次所列的各项内容和顺序如下：–前言–章–带有标题的条（需要时列出）–附录–附录中的章（需要时列出）–附录中带有标题的条（需要时列出）–图–表•目次不应列出“术语和定义”一章中的术语，只列出章标题。•在使用软件进行编写时，目次最后将会自动生成。详见标准编写软件介绍。•本次制度编写目次项统一只显示章与一级条标题，不显示附录的条标题。21中国水电十五局标准化制度文件编写培训二、目次的编写（2/2）22中国水电十五局标准化制度文件编写培训三、前言的编写（1/2）•前言为必备要素，可以包括以下内容：–标准结构的说明–标准所依据的起草规则（如：“本标准是按照Q/ZSD15-00102─2013《标准编写规范》给出的规则起草”）–标准所代替的文件的说明–与国标文件、国外文件关系的说明–有关专利的说明–标准的提出信息或归口信息（如：“本标准由中国水电建设集团十五工程局有限公司标准化管理委员会提出；本标准由中国水电建设集团十五工程局有限公司标准化管理委员会办公室归口；本标准审核人：吴德涛；本标准审批人：孟繁逵”）–标准的起草单位和主要起草人（如：“本标准由局商务部起草；本标准由刘杨俊起草”）–标准所代替标准的历次版本发布情况（如：“本标准为首次发布”）23中国水电十五局标准化制度文件编写培训三、前言的编写（2/2）•本次标准化制度编写的前言部分只包含以下内容：–标准所依据的起草规则–标准的提出信息或归口信息–标准的起草单位和主要起