标准化执行手册

第1页共88页第三章：经营部经理/办事处主任岗位规范1.岗位描述岗位概述：向省级总经理汇报工作，负责管理并监督经营部/办事处全体人员日常工作，通过对市场策划、销售、财务、物流管理及流程的有效执行，使业绩最大化。基本职责：※科学合理安排下属人员的工作，并进行监督检查,完成销售任务◆组织做好销售预测计划及费用预算◆不断改进并缩短销售流程周期时间。◆提出关于提升销量，提高营销水平的有关建议◆随着经营情况的发展变化，对经营部/办事处的岗位设置提出修改建议。◆在授权范围内，通过招聘和选拔合适的员工来填补空缺职位。◆组织做好经营部/办事处的绩效考评计划，以确保其高效性，可操作性和一致性。◆组织、主持召开经营部/办事处各种会议，及时协调处理各种事◆加强基础营销工作，定期检查客户经理的每周拜访工作，对其反馈的问题及时给予回复与处理。◆了解产品的销售方向，了解经销商的销售网络。◆严格执行公司规定的价格，打击窜货，倒货行为，维护价格体系。◆每周必须对市场进行走访，了解情况，协调有关事宜，解决有关问题◆根据经营部/办事处的具体情况，制定富有竞争力和实际操作简便的考评制度，并公平，公正，公开的考核。◆积极主动做好新产品上市推广活动和产品促销活动。◆组织做好市场调查工作，收集整理，分析有关市场信息，竞争对手的营销策略，及时制定和调整策略◆熟练掌握SWOT分析，及时采取有效的措施，提升销售量，降低费用。◆组织做好培训工作，结合日常的实际工作，对销售人员进行经营理念转变、产品知识、各种管理工具的培训。◆其它可能分配的职责。管理职责：※通过向上级领导建议和同经营部/办事处人员沟通的方式，满足市场销售运转的需求，不断努力，增强工作的效果。◆严格贯彻执行集团公司各项管理制度及营销策略第2页共88页◆组织、指导、监督各项营销活动。◆收集整理、分析市场信息、制定调整营销活动★关键能力：◆适应能力：随着环境、职责的变化，能够实现不断自我成长，在工作中保持高效率，并跟上发展的步伐，◆沟通能力：具备良好的书面、口头表达能力和沟通技巧◆组织能力：有效组织各项工作的顺利开展；教育背景和经验◆大学专科及以上学历，相关管理专业◆4年以上的相关工作经验◆可以常驻外地工作必须的资格条件：※上述所列的是胜任该职位所必备的知识、技能和能力，个人必须能圆满的完成每一项基本工作的职能。※受到专业营销和产品培训，通过公司岗前培训并考试合格、身体健康。2、岗位核心工作内容销售与市场管理1、将上级下达的销售目标进行分解责任到人、并制定、提请阶段性激励方案。2、分析本部各项指标达成状况、寻找原因，并与团队一起讨论解决方案。3、每日通过晚会了解情况、传达公司各种信息。4、走访分销商/批发商，了解分销商/批发商异常动态（分销出样、价格体系、促销执行、物流配送等），督促分销商提升客户服务水平。5、每月必须对中小店的分销覆盖率进行跟踪、检查、统计、分析。6、及时、高效处理重大客诉。7、协助解决下属工作中的疑难问题。8、按上级总经理要求，按时提供管理报告。9、下乡镇了解市场情况，了解业务人员工作状态。10、对所辖下属的每个岗位进行定期工作分析，随时对岗位责任、市场划分进行合理调整。11、随时收集准确掌握主要竞品市场动态和相关信息第3页共88页行政与人事管理：12、严格执行各项标准：各种报表、例会、拜访、生动化、劳动纪律、报销及各岗位工作标准化流程。13、召开晚会，听取各级人员汇报，分析、了解市场情况、并宣布今日检核结果。14、召开周会，总结与回顾上周工作达成率，部署下周工作计划。15、协同拜访、对各级人员进行现场辅导，解决实际问题，填写《销售协同拜访记录》。16、每日检查各级人员工作，对不足之处做出指正。17、对下属各级人员公正考核，报上级核准。18、按培训管理要求对各级人员进行培训，不断激发各级人员学习总结的愿望。财务与物流管理19、对日常办公品、促销赠品和POP等助销物料的使用进行严格管控，杜绝浪费，保证公司资源能够最大限度得到利用。20、督办、检核各项促销执行，确保各项促销高效执行、费用真实有效，并按时审核、上报促销相关表格资料。21、审核并按时上报部/办的费用审核单和差旅报销单。22、经营部经理要同物流公司保持较好的沟通和交流，并对仓库和库存商品负有管理责任，确保订单履行。3、岗位业务操作规范一、月工作要点：1、每月1－5号其中2天参加分公司或省区月会，6－10日其中一天召开区域月会：传达公司精神，（经营部月会1天，分公司月会2天，表单汇总、费用报批、政策和文件等信息传达）。2、市场作业时间不低于20天。①辖区内一批商每月至少拜访1次，重点一批商重复拜访。②按行政区域和渠道类别划分，合理安排各级人员工作，指导外埠人员建设乡镇网络，建立《县乡镇批零店名录》，使县级区域门店无空白，乡镇市场覆盖率100%。③县乡镇工作时间安排：第一天上午在途，下午走访县城市场，同时与一批商沟通；第二天，跟车抽查一天，拜访一条乡镇线路；第4页共88页第三天上午，在途。二、日工作要点：1、上午8：00业务人员考勤检核；2、上午8：30——下午18：00市场检核（协同拜访）：内容有①抽检业务人员工作情况；②检查工作和表单填写的真实性；③看本（竞）品七要素情况，主推品项铺货率、客情维护；④促销活动告知及执行情况、竞品信息收集；⑤其它问题；⑥填写《市场检核表》。说明：县、乡镇市场工作检核需随车协同拜访，每县一条乡镇线路拜访。业务人员工作指导：内容有销售目标明确（销量、主推品项、网点开发等）协同拜访，现场指导、培训；工作安排（市场重点问题列排期表解决）。3、市场检查，发现问题，对各级人员进行考评，奖优罚劣，召开晚会听取各级人员汇报，公布检核结果及奖惩。4、如下县城18：00——19：00：填写工作日志，（内容：工作线路，拜访客户姓名，市场存在问题，随行车辆车号、司机姓名，随行人员姓名等）。3.1日常工作规范3.1.1每月市场检核计划表3.1.2每周滚动AIP3.1.3日工作检核表3.1.4销售协同记录3.1.5销售工作日记3.2销售工作报告汇报标准模板第5页共88页第四章：行政文员1.岗位描述岗位职责：（1）、按照规定收发传真文件（业务商函），接听电话，对重要的电话进行记录。（2）、负责集团公司文件、经营部文件及有关业务往来文件商函的整理、归档、保管工作。（3）、协助对所辖区域人事管理事项进行评估、审核，并负责办理所辖区域员工的人事手续，包括聘用、晋升、调动、降职，薪资、绩效评估等。（4）、负责日常的文字打印复印工作、接待工作及其他行政、后勤有关工作。（5）、严格执行保密制度，做好重要文件的保密工作，及在日常工作中防止泄密。（6）、负责所辖区域所有员工的考勤工作。（7）、上级主管交办的其他事项。基本要求：1、中专以上学历。2、一年以上办公室行政人事工作经验；3、30岁以下，可适应长期外派工作者；4、良好职业道德，为人诚信，责任心较强。5、外在形象尚可，具亲和力。能力要求：1、一定的语言表达能力及沟通能力；2、较强的书面文字表达能力3、熟练的计算机应用能力4、工作细致、主动。2.岗位核心工作内容行政与人事管理1）负责办公室日常办公秩序的管理、协调工作。2）负责办公室日常卫生检查与考核工作。3）负责办公用品的管理、分配工作。4）负责办公环境的维护工作。5）负责所辖区域所有员工的考勤工作。6）协助对所辖区域人事管理事项进行评估、审核，并负责办理所辖区域员工的人事手续，包括聘用、晋升、调动、降职，薪资、绩效评估等。7）协助经营部经理和办事处主任做好人才的培训、储备和评估工作第6页共88页办公用品与文件管理8）按照规定收发有关传真文件（业务商函），接听电话，对重要的电话进行记录、备案并与相关人员联系。9）负责集团公司文件、经营部文件及相关业务往来文件商函的分类整理、归档、保管并做相应记录。10）严格执行保密制度，做好重要文件的保密工作。11）负责日常的文字打印复印、接待、后勤等相关工作并做好打印、复印记录。12）负责办公设备的管理与维修工作。13）负责日常办公用品的发放领用工作，以旧换新，控制办公费用，建立办公用品领用台帐。14）上级经理交办的其他事项。3.岗位业务操作规范月工作要点1、每月3日前，做好ERP人事系统经营部考勤统计表。2、每月负责办理所辖区域员工的人事手续（包括聘用、晋升、调动、降职，薪资、绩效评估等）。日工作要点1、早晨提前五分钟到达办公室检查值日生值日情况，并做相应记录。2、8：00-8：30下载公司文件并分类交给各相关责任人，做好记录3、8：30-8：50检查早会结束后，各组别卫生、桌椅是否归位、电脑是否关闭、办公文件是否按要求摆放并做相应记录交经理。4、8：50-11：30按公司规定做好文件收发复印记录等相关工作。5、1：30-5：30按公司规定做好文件收发复印记录等相关工作（注：电话铃响三声之内必须接起）第7页共88页第五章：财务系统岗位规范主办会计1.2岗位核心工作内容财务核算及分析负责资产、负债、所有者权益、收入、成本费用、利润的会计核算。对款项的收付，财物的收发、增减和使用，费用的支出进行核算，填制和审核记账凭证，登记明细账和总账。按时完成财务报表及相关的报表的编制和报送工作，按当地税务部门规定的时间完成各项税收的申报和缴纳工作。确保各项财务信息及时、准确、真实、完整，为管理层提供有效的财务信息。按时完成财务分析的撰写和报送工作，重点对应收账款、存货、收入、成本、费用执行、经营风险进行全面的分析，为分公司管理提供合理化建议。内控管理负责落实、监督、反馈各项财务制度的执行，并结合实际情况不断的完善、细化和制定必要的内控制度。根据《恒安集团收支审核审批制度（适用销售机构）》及各商贸分公司旅差费、电话费核定报销标准的规定，对所在经营部/办事处的费用进行审核。分析费用支出的合理性、可控性，及时上级主管领导提供可行性的建议。定期或不定期对应收账款、其他应收款进行实地对帐或函证。对各项往来款项进行监控、分析，向上级主管领导反馈，积极协助催收拖欠的款项，规避结算风险。定期或不定期对分公司、经营部/办事处的现金、银行存款，进行盘点，杜绝公司财产的流失，确保帐帐相符和帐实相符，指导、组织做好资金收入和支出的计划管理工作，提高资金运营效率。依据《恒安集团印章管理制度》负责各种印章的保管与使用。第8页共88页配合行政人员做好“财产清册”的登记，保证经营部/办事处财产的安全和完整。不断对内部流程进行分析,改善并缩短票流、物流、资金流流程周期。对经营部/办事处各级人员调动、辞职进行离任审计，做好资产、未尽事宜等相关事项的交接工作，杜绝管理风险。做好财务预算工作及配合销售部做好销售预算工作、考核及评估工作。组织贯彻和落实仓库管理制度，对所辖经营部管理仓库工作进行检查、督促各物资会计加强对仓库的管理，做好消防安全与日常安全管理工作，落实仓库消防与日常安防措施，及时了解仓库管理工作情况，努力改进仓库管理水平，指导物资会计开展仓储物资与产品的保管、记录、分类、控制、转运、报告等各项仓储管理工作，提高仓储业务作业水平负责、指导和组织做好经营部有关货物销售审核、调运、发送、运输调度，以及要货计划等相关供应管理工作指导、组织做好所属经营部各项资产的管理活动，包括存货、应收帐款等各类资产，实现资产的保值，防范资产损害风险，对不良资产及时上报集团审批处理。1.2.3涉外事务处理负责与税务、工商、审计、银行部门进行沟通，维持良好的工作关系。与外部审计部门联络例行审计事宜，办理营业执照、税务登记证的年检及变更工作。处理有关涉税事项，准备完整、合法的会计档案接受税务部门的稽查。配合销售部与统计、财政、社会保障部门进行沟通，提供必要的会计档案接受检查。1.2.4管理沟通对经营部/办事处的销售人员进行必要的财务咨询与培训。第9页共88页积极参与业务会议，参与促销活动的制定，与销售人员进行双向沟通，共同推动规范管理；根据库存及销售情况合理安排采购计划。对下属人员进行合理分工，通过计划、监控和评估等方式来提高财务人员的综合素质及工作效率。定期或不