采购部标准化作业手册（DOC31页）

采购部标准化作业手册公元二○○八年八月八日V1.0目录第一章采购部基本职能和组织机构第一节采购部基本职能第二节采购部组织机构第二章采购部岗位工作说明书第三章采购部工作流程一．常规材料申购流程二.临时材料申购流程三.材料入库流程四.材料出库流程第四章采购部管理制度第五章采购部“5S”管理第一节采购科“5S”管理及考核第二节仓库“5S”管理及考核第六章采购部组织机构第一章采购部基本职能和组织机构第一节采购部基本职能序号职能依据处理目的1请购分析和控制《物料需求计划》《请购单》、《设备申购报告》《采购审批权限表》《仓库库存表》《采购周期表》1.核对申购过程手续是否齐全，确保在规定的权限内得到批准。2..核对到货日期。3.汇总和整理需求计划1.编制采购计划2.确定安全库存3.决定采购方式4.编制资金预算2采购过程控制《采购计划表》历史采购信息1.分配采购任务2.原材料供应及价格动态调查3.询价﹑比价﹑议价，确定供应商，签署合同或即时采购4.交期跟催1.编制采购单2.控制到货日期3.确定合理价格4.决定采购策略3入库过程控制《采购计划表》《送货单》购货票据《进货检验标准》1.核对物料规格2.检验物料质量。3.核对物料数量4.开具《收料单》1质量问题及时发现2.严格控制库存3调整到货日期4库存管理《安全库存表》采购部管理制度1.依据安全库存，及时申报2.定期检查存货质量及保质期3.及时登帐，按时对帐、盘存1及时补充防止断货2.防止物料变质浪费3确保帐物相符5出库过程控制《领料单》《物料需求计划》1.核对领料过程手续是否齐全2.检查所领物料是否事先请购、数量、规格是否相符1.确保发货的正确性2.确保发货的针对性，显现需求计划准确性，及时调整库存6供应商开发及管理《供应商评审表》1.价格分析了解供应商的合理性2.供货分析确定供应商服务质量3.质量分析了解供应商稳定性1.决定是否开发新供应商。2.对供应商进行分级管理3.决定对重点供应商的管理策略7票据管理财务部相关规定《票据报销流程》1.严格审核各类票据，手续不全不与办理。2.督促采购员办理报销1.确保财务及时结算2.谨防弄虚作假第二节采购部组织机构采购部1人采购科科长1人江湾仓储主管1人龙游仓储主管1人龙游采购员1人龙游采购员江湾采购员江湾采购员江湾采购员江湾采购员2人审核员1人龙游计划员1人龙游统计员1人材料仓管员5人成品仓管员2人成品复核员1人一库仓管员1人二库仓管员2人统计员1人二库仓管员2人计划员1人第二章采购部岗位工作说明书工作编号填表人填表时间2008年8月10日职位部长管理人数22人所属单位部处中心课(室)直属主管职位副总裁核准人工作地点江湾龙游本职位在组织图中之位置职位目的与功能摘要职位目的：根据公司发展的需要，组织辅助材料的采购、仓储工作，保质保量及时满足各部门的需要。同时规范制度和流程，培养下属，为公司进一步发展做准备。功能：1.采购及仓储管理规划及变革。2.采购及仓储管理方法的改进。3.采购仓储业务的监督和目标管理。4.下属业绩的评估和考核。5应急事务及突发事件的处理主要职责及所占百分比(就全年而言，总数为100%)工作量百分比主要职责10%1.拟定采购部年度工作目标及工作规划10%2.采购部管理细则的组织拟定和审批5%3.管理活动的策划和推进10%4.工作理念的宣贯和团队的建设15%5.下属部门工作的督导10%6.与相关部门的沟通和协商5%7.采购部工作的总结和目标的调整10%8.下属人员业绩考核、工作调整及招聘面试5%9.紧急业务的办理20%10.上级安排事宜及其他督促范围(管理人数)部属职称直接部属人数间接部属人数部属职称直接部属人数间接部属人数采购科长1人4人计划员1人0人龙游仓储主管1人10人人人江湾仓储主管1人3人人人统计员1人0人合计5人17人采购部长工作编号填表人填表时间2008年8月10日职位计划员管理人数人所属单位采购部处中心课(室)直属主管职位采购部长核准人工作地点江湾龙游本职位在组织图中之位置职位目的与功能摘要职位目的：根据需求计划及库存编制采购计划、计算安全库存并追踪实施，以保证材料的及时供应。功能：1.对年度计划的编制提供数据支持。2.编制采购计划及计算安全库存3.收集市场价格信息及事业部需求信息。3.建立采购、仓库数据库，负责信息传递和保密。4.负责开票业务及仓库调拨。。主要职责及所占百分比(就全年而言，总数为100%)工作量百分比主要职责15%1.请购单、需求计划的汇总、录入，生成采购计划和安全库存10%2.采购进度录入和跟催8%3.龙游仓库和江湾仓库物料调拨协调10%4.采购文件拟定及相关报表制作2%5.考勤管理40%6.材料出入库票据的开具15%7.上级安排事宜及其他%%%督促范围(管理人数)部属职称直接部属人数间接部属人数部属职称直接部属人数间接部属人数0人0人0人0人0人0人人人0人0人人人0人0人合计人人计划员工作编号填表人填表时间2008年8月10日职位采购科长管理人数4人所属单位采购部处中心课(室)直属主管职位采购部长核准人工作地点江湾龙游本职位在组织图中之位置职位目的与功能摘要职位目的：通过制定、实施采购计划，科学合理地控制采购行为，在保障供给的前提下，尽可能降低采购成本，创造利润。功能：1.协助部长拟定年度工作计划和目标。2.负责采购科全面业务和与其他部门的协商沟通3.对采购员进行培训、监督、评估及考核。4..对供应商进行评估考核。4.定期对市场行情进行调查，确定采购策略。主要职责及所占百分比(就全年而言，总数为100%)工作量百分比主要职责10%1.拟定本部门工作方针和目标5%2.主持或参与采购相关业务会议，做好部门间沟通。10%3.主持采购人员教育训练，实施采购人员的业绩考核10%4.对供应商进行考评10%5.审核采购单及票据5%6.分配和调整采购员的工作任务5%7.负责部分原料的采购5%8.呆废料的预防和处理25%9.市场行情的调研15%10.上级领导交待的事务和其他督促范围(管理人数)部属职称直接部属人数间接部属人数部属职称直接部属人数间接部属人数采购员3人0人0人0人审核员1人0人人人0人0人人人0人0人合计人4人采购科长工作编号填表人填表时间2008年8月10日职位统计员管理人数0人所属单位采购部处中心课(室)直属主管职位采购部长核准人工作地点江湾龙游本职位在组织图中之位置职位目的与功能摘要职位目的：通过及时将仓库出入库情况的录入，建立动态库存数据库为采购部决策服务。功能：1.通过建立动态数据库，为分析库存提供支持。2.为月末盘存提供核对功能3.为电子帐目的实施创造条件。4.监控仓库异动物料，及时通知计划员关注。主要职责及所占百分比(就全年而言，总数为100%)工作量百分比主要职责10%1.审查入库单据，有问题及时沟通。60%2.将单据录入10%3.整理及打印月报表并及时与仓库核对5%4.对长期不动的物料和调库的物品进行报表整理5%5.文件管理10%6.上级安排事宜及其他0%%%%督促范围(管理人数)部属职称直接部属人数间接部属人数部属职称直接部属人数间接部属人数0人0人0人0人0人0人人人0人0人人人0人0人合计人人统计员工作编号填表人填表时间2008年8月10日职位审核员管理人数0人所属单位采购部处中心课(室)直属主管职位采购科长核准人工作地点江湾龙游本职位在组织图中之位置职位目的与功能摘要职位目的：谨防弄虚作假，减少公司损失功能：1.通过审核发票价格，提高采购员责任心。2来料检验，严把质量关3.公司废料出售，快速回笼资金的同时为安全生产服务。4.公司重要票据的保管和发放，便于追溯。主要职责及所占百分比(就全年而言，总数为100%)工作量百分比主要职责40%1.审核发票价格。20%2.来料检验8%3.公司废料出售30%4.公司重要票据的保管和发放1%5.砂带购买1%6.上级安排事宜及其他%%%%督促范围(管理人数)部属职称直接部属人数间接部属人数部属职称直接部属人数间接部属人数0人0人0人0人0人0人人人0人0人人人0人0人合计人人审核工作编号填表人填表时间2008年8月10日职位龙游仓储主管管理人数10人所属单位采购部处中心课(室)直属主管职位采购部长核准人工作地点江湾龙游本职位在组织图中之位置职位目的与功能摘要职位目的：根据仓储工作的需要，负责辅助材料、成品保质、保量的收存发工作。监督相关制度和流程的执行。功能：1.仓储管理的计划。2仓储管理方法的改进3.仓储作业的监管4.下属的业绩考核。主要职责及所占百分比(就全年而言，总数为100%)工作量百分比主要职责10%1.拟定仓储年度工作计划和年度工作目标管理20%2.采购部管理制度的维护及单据的审核5%3.5S管理活动的宣导和推进10%4.组织检讨仓库区域规划和设计，组织盘点和控制库存10%5.审查各类票据的合理性5%6.不定期检查各类物料库存质量，严防库损20%与相关部门的沟通和协调10%控制仓储费用和成本10%上级安排事宜及其他%督促范围(管理人数)部属职称直接部属人数间接部属人数部属职称直接部属人数间接部属人数龙游计划员1人0人成品复核员1人0人龙游统计员1人0人人人材料仓管员5人0人人人成品仓管员2人0人合计10人人龙游仓储主管工作编号填表人填表时间2008年8月10日职位龙游计划员管理人数0人所属单位采购部处中心课(室)直属主管职位龙游仓储主管核准人工作地点江湾龙游本职位在组织图中之位置职位目的与功能摘要职位目的：根据需求计划及库存编制采购计划、计算安全库存并追踪实施，以保证材料的及时供应。功能：1.对年度计划的编制提供数据支持。2.龙游各事业部生产需求分析及龙游物料需求计划的拟定3.龙游物料申购及进度跟催4.收集市场价格信息及事业部需求信息。3呆废料的预防与控制。4.安全库存的控制参与。主要职责及所占百分比(就全年而言，总数为100%)工作量百分比主要职责20%1.龙游各事业部生产需求分析及龙游物料需求计划的拟定30%2.零星材料的接单、汇总和传递以及采购进度跟催。5%3.来料不良处理与补料、退料的跟踪10%4.辅助材料领用分析及参与库存控制15%5.盘存监督10%6.收集市场价格信息及事业部需求信息，调整需求计划10%7.上级安排事宜及其他。%%%督促范围(管理人数)部属职称直接部属人数间接部属人数部属职称直接部属人数间接部属人数0人0人0人0人0人0人人人0人0人人人0人0人合计人人龙游计划工作编号填表人填表时间2008年8月10日职位龙游统计员管理人数0人所属单位采购部处中心课(室)直属主管职位龙游仓储主管核准人工作地点江湾龙游本职位在组织图中之位置职位目的与功能摘要职位目的：通过及时将龙游材料和成品仓库出入库情况的录入，建立动态库存数据库为采购部决策服务。功能：1.通过建立动态数据库，为分析库存提供支持。2.为月末盘存提供核对功能3.为电子帐目的实施创造条件。4.监控仓库异动物料，及时通知计划员关注。5.建立龙游发送江湾货物电子账目，供查询和追溯。主要职责及所占百分比(就全年而言，总数为100%)工作量百分比主要职责10%1.审查入库单据，有问题及时沟通。40%2.将单据录入，编制日、月报表10%3.整理及打印月报表并及时与仓库核对10%4.对长期不动的物料和调库的物品进行报表整理5%5.负责原始单据的归档管理15%6.开具龙游至江湾送货单，并录入电脑10%7.上级安排事宜及其他。%%%督促范围(管理人数)部属职称直接部属人数间接部属人数部属职称直接部属人数间接部属人数0人0人0人0人0人0人人人0人0人人人0人0人合计人人统计工作编号填表人填表时间2008年8月10日职位材料仓管员管理人数0人所属单位采购部处中心课(室)直属主管职位仓储主管核准人工作地点江湾龙游本职位在组织图中之位置职位目的与功能摘要职位目的：做好辅助材料的收、存、发工作，确保帐物相符，满足需要。功能：1.辅助材料的收货、目测外观、点数、记账。2.在库物品的摆放、5S、状态检查及安全库存预警3.