正文(档案管理标准)1c

DB32/×××-20081江苏省高速公路建设项目档案管理标准1范围本标准规定了高速公路建设项目文件归档与档案整理的要求与方法，包括总则、项目档案控制与管理、项目文件的收集、项目竣工图的编制、项目文件的整理与归档、项目档案整理与移交及项目档案竣工验收。本标准适用于江苏省境内新建高速公路建设项目的档案管理。其他高速公路建设项目和其他等级的公路建设项目可参照本标准。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB10609.3-89技术制图复制图的折叠方法GB50300-2001建筑工程施工质量验收统一标准GB/T11821-2002照片档案管理规范GB/T11822-2000科学技术档案案卷构成的一般要求DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范JTGF80/1-2004公路工程质量检验评定标准（土建工程）国务院2000年279号令建设工程质量管理条例交通部2004年3号令公路工程竣（交）工验收办法江苏省档案管理条例（2003年4月21日江苏省第十届人民代表大会常务委员会第二次会议通过）3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。3.1高速公路建设项目档案（以下简称项目档案）archivesforexpresswayconstructionprojects指在高速公路建设项目的提出、立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的有保存价值的文字、图表、声像等形式与载体的文件。3.2高速公路建设项目文件材料（以下简称项目文件）recordsforexpresswayconstructionprojects是指记录和反映高速公路建设活动的文字、图表、声像等形式与载体文件的总称。3.3案卷file由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。3.4卷内目录innerfileitemlistDB32/×××-20082登录案卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格。3.5卷内备考表filenote卷内文件状况的记录表。3.6档号archivalcode以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映案卷排列顺序的一组代码。4总则4.1应确保项目档案的完整、准确、系统、安全与有效利用。4.2建设、勘测、设计、施工、监理等单位应根据本标准的要求，完成各自职责范围或合同规定的项目文件形成、收集、整理、归档工作。项目建设单位负责组织、协调和指导勘测、设计、施工、监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。4.3在签订项目勘测、设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面应提交相应项目文件以及对所提交文件的整理、归档责任。4.4项目文件的形成、收集、整理、归档和项目档案的移交应融入项目建设的全过程，与项目建设同步进行。4.5应在项目档案工作中积极运用计算机等现代技术，推进项目档案信息化建设。5项目档案控制与管理5.1与项目建设同步进行项目档案工作应与高速公路建设同步。各实施阶段均应进行文件材料的收集、积累和整理工作；检查工程进度与施工质量时，应同时检查项目档案的收集、整理情况；进行单位、分部、分项工程质量等级评定和工程验收时，应同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量。在项目档案管理过程中，应明确工作责任、工作步骤，对不符合规定的应提出整改要求。5.2纳入项目建设管理项目建设单位、施工单位及监理单位应将工程文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入工程目标管理，纳入施工管理及考核范围，纳入有关法人和工程技术人员的岗位职责，纳入经济责任制。建设项目档案人员应参加工作例会和工程质量评定会、参加设备开箱、参加各单项验收和工程项目总验收。5.3明确档案管理职责建设单位负责对建设项目档案工作进行监督、指导和协调；施工、监理单位按合同要求，完成建设项目文件的收集和整理；监理单位还应对施工单位的项目档案工作进行检查。在缺陷责任期内，建设单位还应督促设计、施工、监理和使用单位，对高速公路试运行情况进行综述和对设计、施工质量评定材料及时归档。对于未能按要求完成项目档案工作的，工程不予验收。5.4建立健全档案管理网络各参建单位应明确分管项目档案工作的领导，配备档案工作人员，加强对档案人员的培训，并保持相对稳定；建立覆盖建设单位各部门和各施工、监理单位的项目档案管理网DB32/×××-20083络。从开工到竣工，每个标段、每个工作程序都要明确档案管理责任部门和责任人，层层建立档案管理岗位责任制。5.5做好档案的保护工作在高速公路建设期的全过程，应配备必要的管理和保护设施设备，采取有效的防护措施，确保档案的安全，谨防丢失和损坏。5.6项目档案控制与管理应符合《建设工程质量管理条例》和《江苏省档案管理条例》的规定。6项目文件的收集6.1收集范围反映与项目有关的职能活动、具有查考利用价值的各种形式和载体的文件，应收集齐全，归入建设项目档案。项目文件归档范围和保管期限应符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《公路工程质量检验评定标准（土建工程）》、《公路工程竣（交）工验收方法》、《建筑工程施工质量验收统一标准》的规定，按附录C实施。6.2收集时间各类文件应按文件形成的先后顺序和项目建设情况及时收集。6.3项目文件质量要求6.3.1项目文件必须是原始件。6.3.2项目文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签署完备。不得用易褪色的书写材料(包括红墨水、纯蓝墨水、复写纸、圆珠笔、铅笔、彩色水笔等)书写、绘制和签字。6.3.3计算机印制的文字材料和图纸应采用激光打印机打印，不允许使用喷墨打印机和针式打印机。表格应铅印或用计算机激光打印，表内文字应是手写或计算机激光打印。纸张统一采用国际标准纸型。6.3.4签名应由本人亲自书写，特殊情况需要代签，代签人应持有应签字人的委托书，在签字处盖上应签字人的签名章（用红色印泥），并在盖章处右侧签上盖章人的姓名，不允许直接代签应签字人的姓名。6.3.5写错的文字，用斜线划去，在旁边书写正确文字，不允许用涂改液修改或用橡皮擦改。6.3.6传真件（激光打印除外）及复写件应复印后与原件一并归档。6.3.7录音、录像文件应保证载体的有效性。6.3.8长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。7项目竣工图的编制7.1项目竣工图的编制要求7.1.1竣工图由施工单位负责编制。7.1.2竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。7.1.3按施工图设计施工没有变更的，由竣工图编制单位在施工图（必须是新图）上加盖DB32/×××-20084并签署竣工图章，竣工图章内容、尺寸见附录A图1。7.1.4一般性图纸变更及符合杠改要求的变更，可在原图（必须是新图）上更改，加盖并签署竣工图章，并标注变更通知或其它变更批准文件编号。7.1.5涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图。7.1.6重新绘制竣工图应采用计算机出新图，使用统一的竣工图框，竣工图框内容见附录A图7。图框内容需由相关人员逐张签字，不需要加盖竣工图章。7.1.7各竣工图编制单位应编制竣工图说明，与相应的竣工图一起组卷。竣工图说明包括工程概况、主要工程数量，技术经济指标；施工中执行原设计的情况和设计变更情况，质量评定情况，采用新材料、新工艺情况以及竣工图编制情况等。7.1.8标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在竣工图说明中加以说明。7.2竣工图的更改方法及竣工图章的使用7.2.1文字、数字、线条更改一般是杠改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。7.2.2利用施工图更改，应在更改处注明变更通知或其它变更批准文件编号。7.2.3图上各种变更的引出线应与图框平行，并不得相互交叉，不遮盖其他线条。7.2.4有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在修改变更处进行杠改；新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加。7.2.5利用施工图编制竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签，竣工图章内容按以下要求填写。“编制单位”填写施工单位名称（中标单位全称或规范简称）；“编制人”由施工单位编制人员签名；“技术负责人”由施工单位项目总工签名；“监理单位名称”填写监理单位名称（中标单位全称或规范简称）；“监理负责人”由监理组长签名。7.2.6竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处或图纸反面。7.2.7重新绘制竣工图，应使用统一的竣工图框，竣工图框内容按以下要求填写。“建设单位名称”填写“建设单位全称或规范简称”；“×××竣工图”填写项目名称、单位和分部工程名称，后加“竣工图”；“图名”填写本张竣工图内容的名称；“制图”由制图人员签名；“校核”由校核人员签名；“技术负责人”由施工单位项目总工签名；“监理负责人”由监理组长签名；“编制日期”填写竣工图编制完成日期；“图表号”填写原施工图图号加“（竣）”字；DB32/×××-20085“监理单位”填写监理单位名称（中标单位全称或规范简称）；“施工单位”填写施工单位名称（中标单位全称或规范简称）；8项目文件的整理与归档8.1项目文件的归类8.1.1项目文件应按照附录B进行归类。8.1.2为尊重文件形成规律和方便查找，施工放样报验单中监理抽检文件和现场质量检验单(即江苏省高速公路工程项目基本表格及用表说明中C表)中所列检验项目监理抽检文件应分别随施工单位自检文件一并放入施工文件中由施工单位组卷归档。本标准附录D竣工文件用表中，其中D表01至D表31归入综合类，例如D表08《征用土地一览表》应归入01.02征地拆迁文件中；D表32至D表51，应归入工程施工类，如D表32《路基压实度汇总表》，应归入03.01.01.03项目中。8.2项目文件的组卷8.2.1组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系。8.2.2综合类、特殊载体类文件按问题、时间等组卷；设计类文件按原有装订形式组卷；施工、监理类文件按标段、单位工程、分部工程、分项工程、桩号、施工工序的先后及文件的文种特征等组卷；竣工图按标段、工程类别等组卷,应按附录C归档范围及保管期限为依据进行。8.2.3在案卷的组合厚度上，应视具体情况，灵活掌握卷内文件材料数量，使案卷保持合适的厚度，一般不超过20mm。8.3案卷与卷内文件的排列8.3.1项目文件按照本标准附录B和附录C规定的类目和次序进行整理排序。综合类文件遵循以问题为主兼顾时间顺序排列的原则，工程施工类、工程监理类和工程竣工图表类应遵循工程内容、桩号顺序和工序先后进行整理排序。8.3.2现场质量检验单后所附检测报告，应按质量检验单所列检验项目次序编排，自检文件在前，抽检文件在后。8.3.3卷内文件一般批复在前，请示在后；结论性文件在前，依据性文件在后；正文在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后；原件在前，复制件在后。图文混合材料文字在前，图样在后；图纸的排列以图号为顺序。8.4案卷编目8.4.1卷内文件页号的编写卷内文件有书写内容的页面均应编写页号。页号编写位置：单面书写的文件材料在右上角编写页号，双面书写的文件材料，正面在右上角编号，背面在左上角编号；监理日记页号编写同文件材料；图样的页号编写在标题栏外右上角。页号编写统一使用铅笔。案卷封面、卷内目录、卷内备考表均不编写页号。每卷文件材料从“1”起编页号，各卷之间页号互不连续。8.4.2卷内目录的编制DB32/×××-200868.4.2.1卷内目录的条目以每份文件为单位形成。综合类文件正文与附件为1份，原件与复制件为1份，转发文与被转发文为1份，正文与发文稿纸为1份，来文与复文（指请示与批复、报告与批示、来函与复函）各为1份；工程施工类文件开工申请单为1份，施工组织设计报审表和附件为1份，施工技术方案报审表和附件为1份，施工放样报验单和附件为1份，建筑材料报验单及附件为1份，