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采购备用金管理制度整理3篇【导读指引】由三一刀客网美丽的网友为您整理分享的这篇“采购备用金管理制度整理3篇”文档资料,供您参阅,希望对您有所帮助,喜欢就下载分享给更多的朋友吧!采购备用金管理制度1为了加强备用金的管理,提高资金利用效率,有效控制资金占用,特制定本制度。备用金是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。一、实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务,从而提高工作效率,但必须做到专款专用,不得挪用和贪污,一经发现严肃处理。二、备用金借款和报销手续1、业务员需临时借用备用金时,先到财务处索取“借款单”,财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”,一式三联,借款人按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项,经单位负责人签字同意,再由财务负责人签字批准后,方可到财务处办理借款手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整,经审核无误后才能办理付款手续。2借款人员完成业务后应在三日内到财务处索取“报销单”,填写好“报销单”的各项规定内容,并经负责人审批后,再将“报销单”返回财务处,财务人员根据财务制度规定认真审核,审核无误后,办理报销手续。3、借款人办理报销手续时,财务人员应查阅“备用金”台账,查明报销人员原借款金额,对报销的超支款项应及时付现退还本人,对报销后低于备用金金额款项的,应让其退回余额以结清原借款单所借账款。三、备用金的管理1、因业务原因长期借用备用金的人员可由财务处根据实际情况核定,拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围;使用部门必须设立专人管理定额备用金,备用金专管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证,并设备用金登记簿,记录各种零星支出。2、财务处应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账,按月及时清理,不得无故拖延。3、跨年度使用备用金时,年底必须重新办理借款手续,并冲销年借款。采购备用金管理制度2目的:备用金的设立是为了一些部门或个人因为业务的特殊性而出现的,为了保证备用金的完整性和安全性,特拟定以下制度。采购员、收银员、出纳员、司机等要熟悉并遵守此制度。1、备用金的申请(1)要求设立备用金的部门或个人需先填好借支单,说明原因。(2)财务部对此进行调查和审核,如果确因业务需要,财务部请示总经理审批。(3)经过审批同意后,申请人可到财务部出纳处领取备用金。(4)申请人领取备用金,我部即可确认其为备用金保管人(简称保管人),保管人负责备用金的完整和安全。2、备用金的保管使用(1)设立备用金的部门或个人必须对备用金专款专用,不得出现占用、挪用备用金的情况。(2)财务部可对设有备用金的部门或个人定期或不定期地进行盘点,盘点时财务人员和保管人一起清点备用金,并填制备用金盘点表,双方签字确认。(3)在对备用金的盘点当中,如果发现备用金有被占用、挪用、短缺等情况,必须由保管人立即补上,有长款情况则要求保管人解释原因。(4)任何人不得对保管人提出借用备用金的要求,否则,财务部有权对此行为进行处罚。(5)如果备用金一直都发生短缺、占用、挪用等现象,我部有权对保管人进行经济及行政处罚(经济处罚是短缺、占用、挪用款的2-5倍。行政处罚是口头、严重警告、最后警告等处罚)。(6)保管人在使用备用金时,可用符合财务制度的单据到财务部报销,经过报销后到出纳处领取相应的报销金额。3、备用金的归还(1)保管人因业务关系不需要可随时将备用金归还财务部,财务部开出收据给保管人以证明其已将备用金归还。(2)财务部在盘点备用金过程中,如发现保管人不需要备用金或备用金使用量不大,有权要求保管人在限期内归还部分或全部备用金。采购备用金管理制度3为了加强公司对有关部门及各项目部备用金的.管理,规范借款行为,提高资金利用效率,夯实成本费用核算,减少资金损失,特制定本制度。一、本制度适用于公司各部门及所有项目部。二、备用金范围1、采购员零星采购备用金;2、个人因公出差零星开支备用;3、经常性的零星开支备用金;4、项目兼任财务人员备用金;5、其他备用金。三、实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务,从而提高工作效率,但必须做到专款专用,不得挪用、转借他人或用于其他用途,一经发现,将严肃处理。四、备用金借款和报销手续程序1、工作人员需临时借用备用金时,先到财务部索取“借款单”,财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”,一式两联,借款人按规定的格式内容填写借款单,并按流程办理签字手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整,经审核无误后才能办理付款手续。2、借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取“报销单”,填写好“报销单”的各项规定内容,并经主管领导审批后,再将“报销单”返回财务部,财务人员根据财务制度规定认真审核无误后,办理报销手续。3、借款人办理报销手续时,财务人员应查阅“备用金”台账,查明报销人员原借款金额,对报销的超支款项应及时付现退还本人,对报销后低于备用金金额款项的,应让其退回余额以结清原借款单所借账款。4、因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定,拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围;使用部门必须设立专人经管定额备用金,备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证,并设备用金登记簿,记录各种零星支出。经管人员必须按月定期向公司财务部申报备用金使用情况,前账未清,不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的,须提前向财务负责人说明原因,经财务负责人同意后,方可延期。五、备用金额度1、采购员借用的零星采购用款,单次不得超过5000元,超过5000元的材料采购,应由供货方持合法、真实、完整的原始资料,按规定的程序经审核批准后,到公司财务部或项目部财务人员处办理货款支付、结算手续。单笔超过10000元的采购,必须按照工程部制度规定,走合同审批程序采购。2、员工因公出差借款,按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度。3、各工程项目备用金,视各项目情况不同,备用金额度暂定为每周1万—5万。特殊情况,需由项目经理提前向总经理说明情况,予以审批。4、其他借款,根据实际情况核定金额。六、备用金使用审批权限备用金使用由部门负责人签字批准,部门负责人为备用金借款的第一责任人。七、财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账,按月及时清理。八、借用备用金的人员应在两周内冲账,对无故拖延者,财务部发出最后一次催办通知后还不办理者,财务部有权从下月起直接从借款人工资中抵扣,不再另行通知。九、所有各种备用金,必须在年末进行彻底清理,不允许跨年度使用。对因特殊原因必须跨年度使用备用金时,年底必须重新办理借款手续,并冲销当年借款。十、本制度由公司财务部负责解释和修订。十一、本制度自下发之日起实施。
本文标题:采购备用金管理制度整理3篇
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