DAT 86-2021 财产保险业务档案管理规范

ICS01.140.20CCSA14中华人民共和国档案行业标准DA/T86—2021财产保险业务档案管理规范Specificationonpropertyinsurancebusinessarchivesmanagement2021-05-26发布2021-10-01实施国家档案局发布98DA/T86—2021前言本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分:标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由国家档案局提出并归口。本文件起草单位:国家档案局经济科技档案业务指导司、中国人民保险集团股份有限公司、中国人民财产保险股份有限公司、浙江省档案局。本文件主要起草人:姜延溪、蔡盈芳、沈卉子、许春芝、袁瑞、杨祯贞、米长军、张晶晶、车昊珈、沈文兵、邱菊、胡博硕、赵真。09DA/T86—2021财产保险业务档案管理规范1范围本文件规定了财产保险业务文件收集、整理、归档和财产保险业务档案保管、利用、鉴定与销毁等的要求和方法。本文件适用于财产保险公司财产损失保险、责任保险、信用保险等财产保险相关业务档案的管理。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T11821照片档案管理规范GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范DA/T15磁性载体档案管理与保护规范DA/T50数码照片归档与管理规范DA/T68.1档案服务外包工作规范第1部分:总则DA/T69纸质归档文件装订规范DA/T70文书类电子档案检测一般要求DA/T78录音录像档案管理规范JGJ25档案馆建筑设计规范3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1财产保险propertyinsurance以财产及其有关利益为保险标的的保险。3.2财产保险公司propertyandcasualtyinsurancecompany经营财产损失保险、责任保险、信用保险、短期健康保险和意外伤害保险等保险业务的保险公司。3.3财产保险业务文件propertyinsurancebusinessrecord在开展财产保险承保、理赔、再保险等业务活动中直接形成的各种形式和载体的记录。注:具体包括承保类、理赔类和再保险业务文件。3.4财产保险业务档案propertyinsurancebusinessarchive办理完毕且具有保存价值并归档保存的财产保险业务文件。19DA/T86—20213.5财产保险业务电子文件electronicdocumentofpropertyinsurancebusiness在开展财产保险承保、理赔、再保险等业务活动中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。3.6财产保险业务电子档案electronicrecordofpropertyinsurancebusiness办理完毕且具有保存价值并归档保存的财产保险业务电子文件。4总则4.1财产保险业务档案工作是财产保险公司档案工作的组成部分,财产保险公司应建立健全财产保险业务文件归档和业务档案管理规章制度,并采取相应措施确保财产保险业务档案的完整、准确、系统和安全。4.2财产保险业务文件归档是业务工作流程的一个环节,应纳入业务工作或项目计划,纳入业务部门职责范围和业务人员岗位责任制,纳入考核体系和奖惩制度。4.3财产保险业务电子文件归档和业务电子档案管理应纳入本单位信息化建设规划,实施全程和集中管理,确保财产保险业务电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。4.4财产保险业务档案工作所需的基础设施设备、日常管理、信息化建设等相关经费,应列入本单位年度财务预算。4.5财产保险公司对财产保险业务档案中记载的客户信息负有保密职责,严禁擅自泄露客户信息。5管理职责5.1业务部门职责负责财产保险业务文件的收集、整理和归档工作,并对归档文件的完整、准确、形成质量和整理质量负责。5.2档案部门职责5.2.1负责对财产保险业务档案工作进行统筹规划。5.2.2负责制定符合本单位实际的财产保险业务档案管理规章制度。5.2.3负责监督和指导业务部门做好财产保险业务文件的收集、整理和归档工作。5.2.4负责财产保险业务档案的接收、保管、利用、鉴定、销毁等工作。5.2.5参与本单位财产保险业务信息系统的规划、设计、开发、实施等工作,提出财产保险业务电子文件归档要求,指导业务部门及时归档财产保险业务电子文件;负责电子档案管理系统建设,确保能够及时接收财产保险业务电子文件,并符合电子档案管理要求。5.3信息化部门职责负责在财产保险业务信息系统规划、设计、开发、实施、运维等过程中落实财产保险业务电子文件归档功能要求,依据标准建设财产保险业务信息系统电子文件归档功能,参与电子档案管理系统建设,做好电子档案管理系统的运行维护,为财产保险业务电子文件归档和电子档案管理提供信息化支持。29DA/T86—20216收集6.1财产保险公司在承保、理赔、再保险等业务活动中直接形成的业务文件应纳入归档范围。各公司可参考但不限于附录A确定本单位财产保险业务文件归档范围。6.2财产保险业务文件归档时应划分保管期限。财产保险业务档案的保管期限分为永久和定期,定期包括30年、10年、5年,各类业务档案保管期限具体见附录A。附录A中规定的保管期限为最低期限,各公司在具体划分时可选择高于本规定的期限。承保类业务档案的保管期限一般自保险合同终止之日起计算,理赔类业务档案的保管期限一般自结案次年1月1日起计算,再保险业务档案的保管期限一般自归档之日起计算。6.3业务人员应根据归档范围将办理完毕的业务文件及时移交部门专(兼)职档案人员。6.4财产保险业务文件制成档案材料应有利于归档保存,图文字迹应符合耐久性要求。7整理和归档7.1整理时间和要求7.1.1财产保险业务文件收集完成后应及时整理。7.1.2财产保险业务文件的整理应保持业务文件之间的有机联系,并区分不同价值,便于保管和利用。7.1.3整理纸质业务文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保管保护要求。7.1.4财产保险业务文件中的照片、音频及视频等的整理应符合GB/T11821、DA/T50、DA/T78等文件的规定。7.2分类7.2.1财产保险业务文件一般采用年度-业务类型-险种(或实际操作类别)-保管期限的分类方法。7.2.2财产保险业务文件按照业务类型一般分为承保类业务文件、理赔类业务文件、再保险业务文件。7.2.3承保类业务文件按照险种可划分为:航空保险、航天保险、石油保险、核保险、企业财产保险、家庭财产保险、工程保险、责任保险、信用保险、保证保险、船舶保险、货物运输保险、保赔保险、机动车保险、农业保险等类别业务文件。7.2.4理赔类业务文件按照险种可划分为:航空保险、航天保险、石油保险、核保险、企业财产保险、家庭财产保险、工程保险、责任保险、信用保险、保证保险、船舶保险、货物运输保险、保赔保险、机动车保险、农业保险等类别业务文件。7.2.5再保险业务文件按照商业分保实际操作类别可划分为:商业分保业务、再保险结算业务等类别业务文件。7.3组件7.3.1承保类业务文件一般以一份保单所有文件为一件。批单一般与保单组成一件,如因实际情况无法组成一件,可在建立索引和对应关系后分别组件。一件承保类业务文件中的文件,保单放在该文件最前面,其他文件按照承保工作程序依次排列。7.3.2理赔类业务文件一般以一个赔案所有文件为一件。一个赔案所有文件一般合并组成一件,如因实际情况无法组成一件,可在建立索引和对应关系后分别组件。一件理赔类业务文件中的文件,有批复的赔案,批复放在该文件最前面;非诉讼赔案的结论、决定放在该文件最前面;有诉讼案件判决性材料的诉讼赔案,判决性材料放在该文件最前面;其他文件按照理赔工作程序依次排列。7.3.3再保险业务文件一般以一个再保险商业分保合约所有文件为一件;一个临分项目所有文件为一39DA/T86—2021件;一个再保险结付人的结算文件为一件。一件再保险业务文件中的文件,按照再保险工作程序依次排列。7.4排列7.4.1承保类业务文件按险种和保管期限划分后,一般按照保单或批单的流水号依次排列。7.4.2理赔类业务文件按险种和保管期限划分后,一般按照赔案号依次排列。7.4.3再保险业务文件按实际操作类别和保管期限划分后,一般按照文件形成时间依次排列。7.5编页码7.5.1财产保险业务文件一般以件为单位编制页码,以有效内容的页面为一页。7.5.2页码应逐页连续编制,宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。7.5.3拟编制页码与文件原有页码相同的,可以保持原有页码不变。7.6编档号7.6.1财产保险业务文件档号的结构宜为:全宗号-档案门类代码-分类号-件号。7.6.2全宗号、档案门类代码由财产保险公司统一规定。财产保险公司根据本单位实际情况确定全宗号。档案在形成的全宗单位自行保管的,可不编制全宗号。档案门类代码一般由“财险”汉语拼音首字母“CX”标识。7.6.3分类号由年度、业务类型代码和险种(或实际操作类别)代码及保管期限代码组成,中间用“-”连接。年度:文件形成或针对的年度(以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如2011);跨年度形成的文件,放入办结年度。业务类型和险种(或实际操作类别)代码:一般采用阿拉伯数字(01~99)标识。各级类目标识之间用“.”隔开。比如,01.02表示某财产保险公司的航天保险承保类业务档案,其中,01代表承保类业务档案,02代表航天保险。保管期限代码:保管期限分为永久、定期30年、定期10年、定期5年,分别以代码“Y”“D30”“D10”“D5”标识。件号是单件业务档案在分类号最低一级类目内的排列顺序号,一般采用6位阿拉伯数字标识,不足6位的,前面用“0”补足,如“000266”。各单位可根据业务档案数量调整件号位数。示例:档号11000000-CX-2012-01.01-D30-012345,其中,11000000代表全宗号,CX代表财产保险业务档案门类,2012代表形成年度2012年,01.01代表航空保险承保类业务档案,D30代表保管期限30年,012345代表第12345件业务档案。以上档号表示某财产保险公司某分支机构2012年形成的保管期限为30年的第12345件航空保险承保类业务档案。7.6.4按件装订的财产保险业务文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章应填写档号,归档章样式见附录B的图B.1。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。7.7编目7.7.1财产保险业务文件应依据档号顺序逐件编制归档文件目录。7.7.2承保类业务文件归档文件目录一般设置序号、档号、保单号、被保险人、单证流水号、页数、责任者、备注等项目。目录样式见图B.2。7.7.3理赔类业务文件归档文件目录一般设置序号、档号、赔案号、被保险人、保单号、赔款金额、结案时间、页数、责任者、备注等项目。目录样式见图B.3。7.7.4再保险业务文件归档文件目录一般设置序号、档号、合约/项目名称或再保险结付人名称、合约49DA/T86—2021编号/分保业务号、合约/项目起期、合约/项目止期、页数、责任者、备注等项目。目录样式见图B.4。7.8装订7.8.1财产保险业务文件装订前,应对不符合保管要求的业务文件进行修整。文件载体已破损的,应予以修裱;字迹模糊或易退变的,应予复制。财产保险业务文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。对于幅面过大的业务文件,应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。7.8.2财产保险业务文件一般以件为单位装订。7.8.3如一件财产保险业务文件内的文件较多,可以分成多册装订,多册文件为同一件。7.8.4装订采用线装法、粘接法或封套法等方式,有关操作应符合DA/T69的规定。7.9装盒7.9.1将财产保险业务文件依据档号顺序逐