日常费用报销

时间：2013年4月11日部门：备件物流事业部日常费用报销报告人：吴建坤报告目录1常见单据类型2原始单据粘贴3常见的日常费用报销及注意事项4承运商结算5发票的辨别常见单据类型序号单据名称适用范围附件1付款审批单一般对外使用。必须由对方开具合格的发票，以及正确的汇款资料，比如说，运费、车辆租赁费、仓库水电费、紧急件（快递、快巴、中铁）、网点货损货差赔款等。发票、汇款资料对账单、运输明细。2费用报销单日常发生的费用，如业务招待费、通讯费、办公用品、车辆维修保养、工会经费等费用的报销需使用费用报销单。发票、招待费申请单（电话清单、采购清单）3支线运输费用报销单运输费用汇总审批单自有车辆、社会车辆路桥油料费。油票、路桥票、作业任务单4差旅费用报销单即报销外地出差交通费住宿费、内部工作调动等使用的报销单交通票、住宿票、出差申请、出差报告5借款审批单因公务必须支付的相关款项，由员工向公司及部门周转金借支一定额度现金。比如：部门周转金、差旅费、车辆维修保养费等。借款支持的附件原始单据粘贴原始粘贴单填写及正确粘贴方法部门及项目报销人单据张数合计金额部门负责人审核张数审核金额审核人分管领导领导审批备件物流部张三8￥2000.00粘贴线（粘贴时请靠下边对齐）注意：一张原始粘贴单据，粘贴路桥油料发票不超20张，若发票的超过粘贴单的大小（如增值税发票）的不超过3张。其他A4纸不超3张1、禁止用双面胶粘贴发票及附件2、禁止用钉书针等金属性装订工具常见的日常费用报销及注意事项常见的日常费用报销1.仓租水电费2.差旅费3.业务招待费4.办公用品采购报销5.工会费6.维修费7.木材费用8.货损货差赔款9.借款常见的日常费用报销及注意事项1.仓租水电费仓租：根据合同的要求，在一定时间内支付规定期间的仓库租金，要求对方开具发票，附上仓租合同，然后报销付款。水电费：根据每月统计的水表电表计算出水电费，然后报销付款。所需附件：1、水电费通知单2、水电费明细表3、发票（不能开具发票的RDC需收据及油料票抵冲）常见的日常费用报销及注意事项2.差旅费差旅费用包括：住宿费、出差补助、长途交通费、市内交通费。出差费用标准表，表中各栏对应职务人员名单及相应费用标准。部长及以上的，出差补助为40元/天。部长以下的出差补助为90元/天（含交通补助）常见的日常费用报销及注意事项差旅费报销单2012年12月25日部门备件物流部报销人张三报销事由上海分库盘点出差起讫日期从2012年12月10日起至2012年12月20日止共10天附单据20张起讫时间起讫地点机票费车船费住宿费其他小计12月10日-11日广州-上海￥355￥1000￥10￥70512月20日-21日上海-广州￥345￥20￥365合计￥700.00￥1000.00￥30.00￥1730.00金额（大写）拾×万壹仟柒佰叁拾零元零角零分补助天数天补助元审核金额元部门主管分管领导财务主管领导审批应与原始单据张数相同金额应与附件一致×。1、如果出差申请分管领导已签字，根据公司业务授权管理办法，分管领导可以不用在报销单上签字2、一般员工出差报告，部门负责人签字；部门负责人出差，分管领导签字。3、不够标准，异常费用申请单需要分管领导签字。常见的日常费用报销及注意事项差旅费——补助问题交纳会务费参加外部会议，无出差补助，但可实报交通费。参加外部会议的，按要求安排住宿，超出住宿标准的可以报销，但无补助。外地员工回总公司开会，享受出差补助。交纳培训费在外地培训，无出差补助，但可实报交通费。参加外部培训的，按要求安排住宿，超出住宿标准的可以报销，但无补助。外地员工回总公司参加培训，如人事部安排食宿，则无出差补助。报销培训费必须人事部长签字，否则进部门差旅费。常见的日常费用报销及注意事项差旅费——交通问题员工报到路费处理普通员工出差往返机票的处理高铁转车及产生住宿的处理坐飞机的按火车票报销，不报住宿费坐火车的可报销一天住宿费（限当天走不了且无住宿地点的）异常费用申请单，分管领导签字可以报销无异常费用申请单的：去程=火车票+1天住宿费，返程=火车票对于像广州至郑州有直达火车的，不允许高铁转高铁，否刚费用按直达火车硬卧报销，转车过程中发生住宿费不予报销，转车发生住宿费当天无补助。常见的日常费用报销及注意事项•员工出差因特殊原因需乘坐比规定级别高的交通工具出行，须在《出差申请单》中说明原因，填写《异常费用申请单》。•因《异常费用审批单》需要填写具体的异常费用，若出差前能够确定异常费用，则出差前可以填《异常费用审批单》，和《出差申请单》给部门领导、分管领导签字审批。若出差前不能确定费用，则出差后填写《异常费用审批单》。但需要注意的是，出差前要征得部门领导的同意。注意：《坐飞机审批单》不再使用。差旅费——异常费用说明常见的日常费用报销及注意事项差旅费——异常费用申请单部门申请人事由本人于xx年xx月xx日，在A地到B地的出差过程中由于_______原因发生异常费用_______元，特此说明。部门主管分管领导例：1、由于时间紧急，因此发生机票费1000元2、由于招待重要客户，因此发生市场开拓费1000元常见的日常费用报销及注意事项差旅费——出差申请流程•出差申请：填写《出差申请单》，内容主要包括：出差事由、出差路线、出差时间、工作计划、日程安排（起止时间、地点）、乘坐交通工具等。•出差审批注意事项：根据公司《分级授权管理办法》，出差申请单分管领导已签字，报销单上不用分管领导再签字普通员工出差报告需由部门长签字，部门长出差报告需由分管领导签字《异常费用申请单》需分管领导签字•出差人员完成出差任务：回公司三十天内，按规定填好报销凭证，并附《出差申请单》、《出差报告》，依差旅费报销流程完成报销。常见的日常费用报销及注意事项3.业务招待费用定义：指因业务需要而合理开支的招待费用，即接待政府机关、上级主管单位、客户单位、合作单位等必需支付的合理的用餐费用注意事项：根据公司《分级授权管理办法》，招待费申请单已有分管领导签字，报销单不需分管领导再签字出差过程中发生的招待费，也要填写招待费申请单公司会议发生的餐费，不用填招待费申请单，按会议费报销所需附件：1.填写费用报销单/付款审批单2.正规合格的发票3.已签批的业务招待费申请单常见的日常费用报销及注意事项（第二联）NO.2010-000X年月日申请人招待地点支红酒支客户人数陪同人员姓名分管领导部门主管业务招待费申请单此申请单由办公室统一发放，招待部门需在招待前向办公室领取。酒水：白酒（高档○中档○低档○）申请金额申请单位客户单位事由总经理办公室1、招待费发生前需填制招待费申请单(包括出差过程中发生的招待费)2、1张申请单只能报销1个酒店发票，有2个地方发票，就要有2个申请单。1、申请地点与发票地点要一致1、招待前需部门领导、办公室和分管领导签字1、报销时超出申请单部分不予报销2、申请金额不能涂改常见的日常费用报销及注意事项客户礼品购置•为维护客户关系，赠送客户礼品，填写礼品购置申请单，部门长、分管领导批准。所需附件：礼品购置清单、发票。3.业务招待费用常见的日常费用报销及注意事项部门备件物流部报销人张三报销事由业务招待（专营店客户）用途金额（元）单据及附件2张餐饮￥1130.00财务填写审核金额原借款合计￥1130.00应退余额金额（大写）拾万壹仟壹佰叁拾零元零角零分部门主管分管领导财务主管领导审批费用报销单年月日填写原始单据的内容。请注明用于部门的经营项目。如备件运输项目：维修费用，业务招待费等等。应与原始单据张数相同，用大写。在报销金额位数前或后没有金额的单位前全部加“零”或“¤”审批步骤：先由部门主管确认，再由财务主管审核，最后由分管领导审批。132××3.业务招待费用常见的日常费用报销及注意事项4.办公用品采购（1）采购流程：电子签呈申请→领导审批→付姐回传采购审批单→粘贴单据→走报销流程2000元以下：申请人→部门领导→服务支持部0.2万（含）~3万元：申请人→部门领导→服务支持部→采购分管领导3万元（含）~50万元：申请人→部门领导→服务支持部→采购分管领导→常务副总（2）领导审批流程：5.工会费用首先填写工会经费申请单，制定工会活动计划和所需经费金额，需由部门领导、工会主席，财务部批准。常见的日常费用报销及注意事项6.维修费用定义：公司为固定资产、非固定资产发生的维修费，包含机动设备和房屋建筑或其他设备以及办公桌椅类的维修费。关键点：维修单位应为采购科确认的定点采购单位。维修费由公司直接支付到对方单位，不得由个人垫付再报销所需附件：1.填写付款审批单2.按流程签批的设备维修申请单/电子签呈3.维修合同及维修清单审批流程：2000元以下：部门领导→服务支持部2000元（含）以上：部门领导→财务部→服务支持部→分管领导常见的日常费用报销及注意事项根据木材消耗情况提前下采购订单，验收木条要对数量确认，品质质量进行抽检，做好木材采购台账和消耗台账。7.木材费用：8.货损货差赔款分为货损修复费赔款和货差赔款，要确认货物是否索赔，责任方是承运商时是否已扣款。常见的日常费用报销及注意事项借款的分类借款分为个人借款和备用金借款①个人借款是指员工因公务必须支付的相关款项，临时向公司借支一定额度的现金，主要包括：差旅费、购买公用物品、公司接待、其他专项费用借款等。②备用金借款是指员工因公务须以现金支付相关款项，须由员工向公司借支一定额度现金，主要包括：车辆费用、索赔运费等，在一定期限内用作业务周转的现金。9.借款借款审批①个人借款2万元以下：部门负责人→财务总监→分管领导批准2万元（含）以上：部门负责人→财务总监→分管领导批准→总经理批准。②备用金借款由部门负责人→财务总监→分管领导→总经理常见的日常费用报销及注意事项9.借款出差借款及申请程序•1.部长助理及以上员工出差不得申请借款，差旅费凭单据报销后支付。•2.其他员工出差借款金额不得高于该员工当月工资额，借款额度由财务部根据出差申请单内容最终核定。差旅费借款申请流程需要借款的员工凭审批的出差申请单，填写借款审批单，部长→财务总监→分管领导审批后，由财务部根据权限核准予以办理借款。（差旅费借款人在出差后30天内需冲账，若未及时冲账，将根据借款金额对借款人提出考核）。常见的日常费用报销及注意事项9.借款部门备件物流部借款人张三借款事由差旅费借款借款金额（大写）拾万叁仟零佰零拾零元零角零分预计还款报销日期2012.6.30¥3000.00部门主管分管领导财务主管领导审批借款审批单2012年6月1日××填写预计还款日期。前款不清,后款不借出差借款的一定要提供分管领导签字的出差申请复印件，原件报销时使用。承运商结算单据粘帖内容运费报销附件：运输发票、承运商对账单、若有货损货差，还必须附上货损货差明细表；运输合同、交接清单、交接清单必须有收货方签字确认，对账单上须有客服确认的货损货差金额，承运商确认费用签字盖章；发票辨别所有报销都要提供发票，下述情况除外：1.罚款、押金可由收据入账2.政府、事业单位开出的通用收据3.代收代付款项需提供相应原件发票：指一切单位和个人在购销商品、提供劳务或接受劳务、服务以及从事其他经营活动，所提供给对方的收付款的书面证明，是财务收支的法定凭证，是会计核算的原始依据，也是审计机关、税务机关执法检查的重要依据。发票辨别2012年1月1日起新发票专用章规定：发票辨别付款单位名称必填：广州风神物流有限公司1、大小写金额不能涂改2、大小写一致收款单位必须盖发票专用章采购实物一定要在发票背面签字验收或提供验收单发票项目无明细时，必需附明细清单，并加盖收款单位发票专用章通用手工发票发票辨别一般用于招待费、停车费、洗车费等服务性金额小于100元服务的开票通用定额发票—旧版发票辨别1-10元为红色，20元为绿色，50元为蓝色，100元为紫色。通用定额发票—新版发票辨别不受新发票专用章限定的情况：1、有财政局监制章的，如机票、路桥票等2、税局代开发票发票辨别合格的发票例1：虽然盖章有大有小，有圆或椭圆，但是此类章都是套印上去的