出纳实务模块3出纳账证知识

模块3出纳账证知识•项目1会计凭证概述•项目2原始凭证•项目3记账凭证•项目4会计凭证的传递和保管•项目5账簿的意义和种类•项目6会计账簿的设置和登记•项目7对账和结账•项目8错账的处理•项目9会计电算化•学习内容•1.会计凭证概述；•2.原始凭证；•3.记账凭证；•4.会计凭证的传递和保管；•5.账簿的意义和种类；•6.会计账簿的设置和登记；•7.对账和结账；•8.错账的处理；•9.会计电算化；项目1会计凭证概述•3.1.1会计凭证的意义•3.1.1.1会计凭证的概念•会计凭证是记录经济业务、明确经济责任、按一定格式编制的据以登记会计账簿的书面证明。其用来记载经济业务的发生，明确经济责任，作为记账依据。•发票、收据、收货单、发货单、领料单等都是会计凭证。任何一个企事业单位，为了有效地反映和监督其经济业务的发生和完成情况，确保会计信息的真实、准确、完整、合理、合法，都必须按照规定的要求填制并审核会计凭证。因此，填制和审核会计凭证是会计核算工作的起点和基础。会计处理任何一项经济业务，都必须以合法的会计凭证为依据。返回•3.1.1.2会计凭证的作用•(1)会计凭证是会计核算的依据。•(2)会计凭证是分清经济责任的依据。•(3)会计凭证是审核经济业务的依据。•3.1.1.3会计凭证的意义•会计人员可以根据会计凭证，对日常大量、分散的各种经济业务，进行整理、分类、汇总，并经过会计处理，为经济管理提供有用的会计信息。•(1)可以记录经济业务的发生和完成情况，为会计核算提供原始依据。•(2)可以检查经济业务的真实性、合法性和合理性，为会计监督提供重要依据。•(3)可以明确经济责任，为落实岗位责任制提供重要文件。•(4)可以反映相关经济利益关系，为维护合法权益提供法律证据。•3.1.2会计凭证的种类•企事业单位的经济业务是复杂的，设置的会计凭证种类繁多，按照其填制的程序和用途的不同，可划分为原始凭证和记账凭证。•3.1.2.1原始凭证•原始凭证是证明经济业务已经发生或完成，明确经济责任，具有法律效力的最初书面证明。真实、合理、合法的原始凭证是记账的原始依据，是具有法律效力的书面证明。凡不能证明经济业务发生或完成的各种单据不可作为原始凭证据以记账，如购销合同、购料申请单等。•原始凭证按其来源不同，分为外来原始凭证和自制原始凭证。外来原始凭证是在经济业务发生或完成时，从其他单位和个人取得的，如发票等。自制原始凭证是由本单位经办业务的人员，在执行和完成某项经济业务时填制的凭证，如领料单、差旅费报销单等。•原始凭证按其填制方法不同，可分为一次原始凭证、累计原始凭证和汇总原始凭证。•3.1.2.2记账凭证•记账凭证是根据原始凭证整理填制，反映记账要素，并据以登记账簿的凭证。由于经济业务不断发生，原始凭证的格式及其反映的内容多种多样，况且原始凭证中只记录了经济业务的实际情况，并未反映应使用的会计科目和记账方向，如果直接根据原始凭证记账就很容易发生差错，所以在记账前，应认真审核原始凭证，并根据审核无误的原始凭证，按记账规则，确定应借应贷会计科目的名称和金额，填制记账凭证并据以记账，原始凭证则作为记账凭证的附件。•记账凭证按其用途，可分为专用凭证和通用凭证。专用凭证按其反映的经济业务内容的不同，分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。通用凭证则只采用一种格式。•记账凭证按其对经济业务反映方式的不同，可分为单式记账凭证和复式记账凭证。•此外，为了简化总分类账的登记工作，还可根据记账凭证编制记账凭证汇总表(亦称科目汇总表)，然后据以登记总账。这类汇总的记账凭证，仅是为了简化记账工作，其作用与记账凭证相同。•会计凭证的种类如表3-1所示。原始凭证按来源划分外来原始凭证自制原始凭证按填制方法划分一次原始凭证累计原始凭证汇总原始凭证记账凭证按用途划分专用凭证收款凭证付款凭证转账凭证通用凭证按编制划分分录记账凭证单式记账凭证复式记账凭证汇总记账凭证全部汇总凭证分类汇总凭证•现行《中华人民共和国发票管理办法》第二十一条规定：不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。•我国现行税法的每一个税种均对费用扣除票据的合法性作出了规定。如《营业税暂行条例》第六条规定：纳税人按照本条例第五条规定扣除有关项目，取得的凭证不符合法律、行政法规或者国务院税务主管部门有关规定的，该项目金额不得扣除。项目2原始凭证•原始凭证，又称单据,是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况，明确经济责任，具有法律效力的一种原始凭据。原始凭证是进行会计核算的原始资料和重要依据。返回•3.2.1原始凭证的种类•原始凭证根据其取得途径和来源、填制方法的不同，划分为不同种类。•3.2.1.1按照来源不同分类•按照来源不同，原始凭证可以分为外来原始凭证和自制原始凭证。•(1)外来原始凭证。•(2)自制原始凭证。•3.2.1.2按填制手续与内容不同分类•(1)一次凭证。•(2)累计凭证。•(3)汇总凭证。•3.2.1.3按照格式不同分类•(1)通用凭证。•(2)专用凭证。•3.2.2原始凭证的内容•由于企业的经济业务事项多种多样，原始凭证的格式和内容也不完全一致。但不论是何种原始凭证，作为记录经济业务的原始凭单，都必须真实准确、清晰完整。一般来说，任何原始凭证都应具备以下基本内容(也称为原始凭证要素)：•(1)原始凭证名称；•(2)填制原始凭证的日期；•(3)接受原始凭证的单位名称；•(4)经济业务内容(含数量、单价、金额等)；•(5)填制单位签章；•(6)有关人员签章；•(7)凭证附件。•3.2.3原始凭证的填制•3.2.3．1原始凭证填制要求•企业发生的各项经济业务，必须取得或者填制原始凭证，并及时送交会计机构。为了如实反映经济业务，也为了会计核算工作得以正常进行，原始凭证的填制必须符合下列要求：•(1)记录要真实。•(2)内容要完整。•(3)手续要完备。•(4)书写要清楚、规范。•(5)编号要连续。•(6)不得涂改、刮擦、挖补。•(7)填制要及时。•3.2.3.2原始凭证填制方法•原始凭证按照填制手续和方法，分为一次凭证、累计凭证和汇总凭证。具体的填制方法如下：•(1)一次凭证的填制方法。•(2)累计凭证的填制方法。•(3)汇总凭证的填制方法。•3.2.4原始凭证的审核•为了真实、准确地反映经济业务的发生和完成情况，充分发挥会计的监督职能，会计机构和会计人员必须对原始凭证进行审核，以确保会计信息质量。原始凭证的审核内容主要包括：•(1)审核原始凭证的真实性。•(2)审核原始凭证的合法性。•(3)审核原始凭证的合理性。•(4)审核原始凭证的完整性。•(5)审核原始凭证的正确性。•(6)审核原始凭证的及时性。•根据《会计法》第十四条规定，会计机构、会计人员必须按照国家统一的会计制度的规定对原始凭证进行审核。经审核的原始凭证应根据不同情况处理：①对于完全符合要求的原始凭证，应及时据以编制记账凭证入账；②对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求按照国家统一的会计制度的规定更正、补充，原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正；③对不真实、不合法的原始凭证有权不予接受，并向单位负责人报告。项目3记账凭证•3.3.1记账凭证的基本内容•原始凭证只反映经济业务的执行和完成情况，而且种类繁多，数量庞大，格式不一，因而不能直接凭以记账。在实际工作中，必须运用会计方法，将其分类整理，编制记账凭证，标明经济业务应记入的账户名称以及应借、应贷的金额，通常称为会计分录，这样才能凭以登记账簿，进行会计核算。返回•由此，记账凭证都应具备一些共同的基本内容：•(1)记账凭证的名称；•(2)填制记账凭证的日期；•(3)记账凭证的编号；•(4)经济业务的内容摘要；•(5)经济业务所涉及的会计科目及其记账方向；•(6)经济业务的金额；•(7)所附原始凭证张数；•(8)会计主管、记账、审核、出纳、制单等有关人员签章。•《税收征收管理法》第十九条规定：纳税人、扣缴义务人按照有关法律、行政法规和国务院财政、税务主管部门的规定设置账簿，根据合法有效凭证记账，进行核算。•第二十四条规定：从事生产经营的纳税人、扣缴义务人必须按照国务院财政、税务主管部门规定的保管期限保管账簿、记账凭证、完税凭证及其他有关资料，账簿、记账凭证、完税凭证及其他有关资料不得伪造、变更或擅自毁损。•第二十九条规定：账簿、记账凭证、报表、完税凭证、发票、出口凭证以及其他有关涉税资料应当合法、真实、完整。•账簿、记账凭证、报表、完税凭证、发票、出口凭证以及其他有关涉税资料应当保存10年；但是，法律、行政法规另有规定的除外。项目4会计凭证的传递和保管•3.4.1会计凭证的传递•会计凭证的传递，是指凭证从取得或填制时起，经过审核、记账、装订到归档保管时止，在单位内部各有关部门和人员之间按规定的时间、路线办理业务手续和进行处理的过程。•正确、合理地组织会计凭证的传递，对于及时处理和登记经济业务，协调单位内部各部门、各环节的工作，加强经营管理的岗位责任制，实行会计监督，具有重要作用。返回•会计凭证的传递主要包括凭证的传递路线、传递时间和传递手续三方面内容。•(1)各单位应根据经济业务的特点、机构设置、人员分工情况以及经营管理上的需要，明确规定会计凭证的联次及其流程。既要使会计凭证经过必要的环节进行审核和处理，又要避免会计凭证在不必要的环节停留，从而保证会计凭证沿着最简捷、最合理的路线传递。•(2)会计凭证的传递时间是指各种凭证在各经办部门、环节所停留的最长时间。它应考虑各部门和有关人员在正常情况下办理经济业务所需合理时间来确定。明确会计凭证的传递时间，能防止拖延处理和积压凭证，保证会计工作的正常秩序，提高工作效率。一切会计凭证的传递和处理都应在报告期内完成，否则，将会影响会计核算的及时性。•(3)会计凭证的传递手续是指在凭证传递过程中的衔接手续。应该做到既完备严密又简便易行。凭证的收发、交接都应按一定的手续制度办理，以保证会计凭证的安全和完整。•会计凭证的传递路线、传递时间和传递手续还应根据实际情况的变化及时加以修改，以确保会计凭证传递的科学化、制度化。•3.4.2会计凭证的保管•会计凭证是各部门经济活动的历史记录，是重要的经济档案。为了便于随时查阅利用，各种会计凭证在办理好各项业务手续并据以记账后，应由会计部门加以整理、归类，并送交档案部门妥善保管。•3.4.2.1会计凭证的整理归类•会计部门在记账以后，应定期(一般为每月)将会计凭证加以整理、归类，即把记账凭证及其所附原始凭证，按记账凭证的编号顺序进行整理，在确保记账凭证及其所附原始凭证完整无缺后，将其折叠整齐，加上封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签，以防散失和任意拆装。在封面上要注明单位名称、凭证种类、所属年月、起讫日期、起讫号码、凭证张数等。会计主管或指定装订人员要在装订线封签处签名或盖章，然后入档保管。•对于那些数量过多或各种随时需要查阅的原始凭证，可以单独装订保管，在封面上注明记账凭证的日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”。各种经济合同和重要的涉外文件等凭证应另编目录，单独登记保管，并在有关记账凭证和原始凭证上注明。•3.4.2.2会计凭证的造册归档•每年的会计凭证都应由会计部门按照归档的要求负责整理立卷或装订成册。当年的会计凭证，在会计年度终了后，可暂由会计部门保管1年，期满后，原则上应由会计部门编造清册移交本单位档案部门保管。档案部门接收的会计凭证，原则上要保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应由会计部门和经办人员共同拆封整理，以明确责任。会计凭证必须做到妥善保管、存放有序、查找方便，并要严防毁损、丢失和泄密。•3.4.2.3会计凭证的借阅•会计凭证原则上不得借出，如有特殊需要，须报请批准，但不得拆散原卷册，并应限期归还。需要査阅已入档的会计凭证时，必须办理借阅手续。其他单位因特殊原因需要使用原始凭证时，经本单位负责人批准，可以复制。但向外单位提供的原始凭证的复印件应在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员