第1阶段-物资管理优化方案(km稿)

广船国际股份有限公司物资管理优化方案初稿2004年6月18日保密文件、版权所有第2页广船国际绩效管理咨询项目物资优化目录物资管理优化建议附件一供应商管理基本运作流程附件二通用流程参考保密文件、版权所有第3页广船国际绩效管理咨询项目物资优化针对物资诊断报告中所提出的五个层面的问题，新华信顾问将提出改善建议在战略实施过程中物资管理的作用及定位不明确物资部应该承担何种职能基于主要职能，物资部门内部的优化设置是怎样的主要的管理流程的运转状态怎样其他影响组织运行的因素有哪些战略实施管理物资职能分解组织优化设置内部物流运转其他潜在影响保密文件、版权所有第4页广船国际绩效管理咨询项目物资优化改善建议将围绕五个层次进行分析从长远看物资的集权管理势在必行，在企业现实的约束条件下应该分步骤进行逐步实现物资决策职能与功能职能的分离，配合物资分类进行分权分级管理；并考虑将外部物流系统与内部物资管理进行分离改变根据工作环节设置岗位的做法，建立各岗位的级别分类，形成人才梯队重新建立物资信息系统，加强基本数据的收集、整理；合理调整基本流程建立绩效管理制度，建立人才长期培养的机制战略实施管理物资职能分解组织优化设置内部物流运转其他潜在影响保密文件、版权所有第5页广船国际绩效管理咨询项目物资优化并确定了近期、中期及远期的改善目标近期中期远期目标目标目标备注备注备注导致目前物资工作被动的主要原因在于—基础数据信息缺失，决策者缺乏依据，要从根本解决问题必须痛下苦功优化基本职能，加强基础工作，重视供应商管理，信息分析工作环节，完善物资基本工作链物资管理集中控制，配合公司战略进行组织结构调整，与造船事业部相分离，建立完善物资信息系统（公司整体）配合公司既定战略，建立统一的采购平台，同时形成较为完善的物资管理系统，物资部门职能调整最好是与公司整体调整同步建立物流系统，统一控制公司所有物资，包括造船及其他物资，形成真正的物流、采购、集配平台形成真正的物流系统，对资材进行统一控制实现成本优化及竞争优势保密文件、版权所有第6页广船国际绩效管理咨询项目物资优化从发展的趋势看广船国际应该考虑将外部物流系统与内部物资运行管理进行分离资材需求外部物流系统内部物资管理对物资需求清单的计划产生过程的控制由设计、生产的结果及特点导致对资材需求提出各项要求，例如：紧迫、时间、批量等等资材计划确定及分解供应商管理及信息收集物流系统整体控制采购执行物料运行控制物流领用管理仓库管理其他（来货质量等）保密文件、版权所有第7页广船国际绩效管理咨询项目物资优化结合问题层级及时间的紧迫性，新华信顾问对措施进行了归类物资问题战略定位职能确定内部结构流程运转其他问题重要问题次要问题重要问题次要问题重要问题次要问题重要问题次要问题重要问题次要问题职能与位置匹配承担公司所有资材职能缺失谁承担职能职能履行不力调整结构环节跟踪督促流程彻底再造绩效激励其他问题时间紧迫性近期中期远期近期近期中期近期远期中期近期措施明确物资部配合公司整体战略组织机构调整逐步脱离造船事业部明确物流将来的发展方向是承担所有资材管理控制，形成物流中心着手开始进行供应商管理等基础工作；并考虑外部物流系统与内部物资管理系统的清晰分离根据物资分类分级承担此项工作；如何通过人员队伍的建设解决这个问题明确工作要求及岗位职责，开展绩效管理配合公司整体进行内部组织结构调整,加强统一编码的信息化平台的建设，加强目前业务流程的监管力度配合物流中心建立进行彻底流程再造开展绩效管理工作、职业发展规划设计保密文件、版权所有第8页广船国际绩效管理咨询项目物资优化形成物资部诊断解决问题的优先次序图近期中期远期着手进行供应商管理物资分类等工作明确岗位职责进行绩效管理加强目前流程运转监管加强信息化平台建设人才培养职业发展规划1信息化优化物资部脱离造船事业部物资部内部组织结构变动23彻底流程再造形成物流中心4567保密文件、版权所有第9页广船国际绩效管理咨询项目物资优化近期的工作重点应该是绩效管理和人才培养等基础工作，作为物资职能的重要方面供应商管理应该引起公司的足够重视近期着手进行供应商管理物资分类等工作明确岗位职责进行绩效管理加强目前流程运转监管加强信息化平台建设人才培养职业发展规划123本次项目工作物资部日常工作主要分析工作近期中期远期本次项目工作保密文件、版权所有第10页广船国际绩效管理咨询项目物资优化以目前的物资人员状况很难承担物资流程优化改进的目标，需要通过多种手段解决这个问题培训充实转换工作思路，改变工作态度、行为方式业务知识系统培训从外部物流与内部物资管理两个方向培养人才内部人才充实，调配补充熟悉造船设计、生产，适合物资工作的人员外部人才引进借用外部专业机构的力量相结合近期中期远期保密文件、版权所有第11页广船国际绩效管理咨询项目物资优化物资工作中存在一个断裂的环节——“前期分析”，正是这个原因使决策人员无法了解信息，执行人员缺乏工作依据职位技能管理职责负责物资采购的高层领导采购经理采购人员支持人员•供应商关系管理•谈判技能•合同的法律知识•采购战略•采购流程•财务分析•谈判技能•合同的法律知识•采购政策和程序•采购流程•计算机能力•熟悉造船生产•了解用户需求•了解产品技术性情况•采购流程•计算机能力•总体监督管理•战略性计划•项目管理•项目管理•总体监督管理（基础）•战略性计划（基础）•制定成本/收益目标•项目管理•最终谈判•管理项目的产品组合•确保目标实现•谈判•小组紧密合作•协助分析•沟通/实施•市场研究•技术输入•分析•日常供应商管理支持人员正是目前整体采购的断裂环节，缺乏对市场信息的研究、供应商日常的管理，，加强支持人员的力量和工作力度，可以逐步减轻中高层领导的压力近期中期远期保密文件、版权所有第12页广船国际绩效管理咨询项目物资优化针对这个问题新华信顾问提出了两种解决方案，结合公司实际新华信顾问更倾向于将物资分类处理，这样有利于整体工作的步骤性推进方案一方案二可以考虑先将一部分重要物资（A、B类）筛选出来（主要标准是金额大，对纳期十分重要）进行专门的管理；设置专门的人员对此类物资的采购策略、供应商管理、市场信息跟踪管理优点：一方面对物资整体职能分离做准备，一方面可以加强关键点控制缺点：仍然要与物资部进行合作，加大工作的协调力度强化现有计划员的职能，加强基础工作建设优点：工作协调性较小，对计划员自身工作也有利缺点：很难从全局观点进行工作，最好是在固定运行模式下进行不便监督管理，容易流于形式无论是采用哪种方案，目前物资工作中存在一个断裂的环节——前期分析，要优化整体物资职能，公司需要考虑建立供应商管理评价、市场信息追踪体系近期中期远期保密文件、版权所有第13页广船国际绩效管理咨询项目物资优化基于方案一的组织设置和调整，便于控制对造船影响较大的关键资材组织设置调整理由专职部门造船事业部物资部供应商管理市场信息跟踪物料、设备的纳期计划跟踪处理造船管理部供应商管理市场信息跟踪物料、设备的纳期计划跟踪处理采购计划执行将重要物资的供应商管理和市场信息跟踪等工作交给造船管理部进行管理，有利于从整体把握造船进度，同时为物资部统一分离做好运行上的准备优点：一、控制力度加强，靠近决策层二、便于设计、造船等的协调工作三、从工时、物料等进行统一控制，有利于造船管理部的职能履行缺点：仍然是比较大的组织变动，有可能影响目前的运行近期中期远期保密文件、版权所有第14页广船国际绩效管理咨询项目物资优化基于方案二的组织设置和调整，便于企业的稳定运行组织设置调整理由造船事业部物资部供应商管理市场信息跟踪物料、设备的纳期计划跟踪处理采购计划执行物资部仍然承担所有资材的供应商管理、市场信息跟踪等工作；加强计划员的职能意识，但需要设计出一套标准的工作规范和方法优点有利于稳定缺点容易流于形式，无法落实附注：也可以采用设置专人做此项工作，但容易导致机构臃肿近期中期远期保密文件、版权所有第15页广船国际绩效管理咨询项目物资优化近阶段的工作重点应该是从人员培训、工作内容、组织及宣传等方面进行准备人员培训条件准备其他条件准备工作内容充实准备1、确定培养策略2、进行发展规划3、专业知识培训1、成本意识的细化宣传2、战略的宣贯3、培训体系建设4、绩效改善行为1、确定岗位职责范围2、物资分类整理3、建立适合广船国际的供应商管理模式近期中期远期保密文件、版权所有第16页广船国际绩效管理咨询项目物资优化这样就可以通过对供应商管理评价系统、绩效管理体系，信息化系统的建设，能够使公司从职能、人员激励、硬件条件上满足物资系统良好运转的要求供应商管理绩效管理信息化初期工作目标目标目标备注备注备注着手开始进行物资分类、供应商管理等基础工作由物资部配合其他有关部门进行此项工作，重要的是建立管理系统，形成日常机制绩效问题对工作的影响是全方面的，也是最根本，只有改变工作的效率和效果，才可以达到持续改进的目的通过绩效管理、工作激励加强人员主动性，对现有物资部信息化体系进行改造，改变目前信息滞后、缺失局面；并从制度上约束人员进行及时准确录入公司信息化平台没有得到有效的利用，通过兼容统一的信息化平台建立，改变目前人员的工作习惯近期中期远期保密文件、版权所有第17页广船国际绩效管理咨询项目物资优化公司整体信息化平台的建设也是目前需要亟待重视的问题，需要尽快通过平台建设统一信息编码，使得财务、资材信息顺畅、合理、及时纳期计划合同与证书仓库管理海关业务管理成本预测与分析基础数据处理三月九旬滚动计划双周滚动计划其他资材设备计划合同/订单处理进库单据生成请款与付款处理证书管理单据事务处理仓库台账与财务事务统计与资金辅助管理基准价格的维护目标成本分解落实设计成本分解落实历史资料查询月度成本预测与分析手册备案报关单据处理保税物资实时查询出口退税完工核销财务成本统计财务信息了解近期中期远期保密文件、版权所有第18页广船国际绩效管理咨询项目物资优化最终目标是流程合理、过程透明的评价决策机制（附件中对供应商管理的基本步骤进行描述）“需要做到供应商评估、选择与考核、采购价格议价与修订、执行采购作业、收料数量核对与收料质量检验相分立，整个采购过程要透明。A类物资由总经理参与决策小组议价决策（极为重要）B类物资由决策小组议价决策（造船重要物资）C类物资由物资部议价决策（造船重要物资）决策小组进行监督重要物资、设备的供应商管理、资料准备物资部供应商资料、基础数据提供、供应商管理同一体系评价方法日常事务性工作的进行由物资部同其他部门共同来承担监督执行近期中期远期保密文件、版权所有第19页广船国际绩效管理咨询项目物资优化中期工作最理想的情况是在物资信息化建设较为完善的前提下，配合公司整体战略调整对物资部进行全面组织结构调整中期信息化优化物资部脱离造船事业部物资部内部组织结构变动5物资部内外部组织结构应该同时进行变动，在总体结构不发生改变的前提下，调整其内部结构既解决不了根本问题，又可能带来更多的困惑近期中期远期保密文件、版权所有第20页广船国际绩效管理咨询项目物资优化新华信顾问将把工作重点放在目前问题识别、基本流程诊断，寻找造成目前物资部问题的潜在原因等方面（附件对物资一些基准流程进行描述，以便于将来细化运作）基于管理分析的流程优化基于信息系统的流程优化分析重点在于识别问题，理清思路，明确现阶段应该处理的问题；寻找持续改进的方向，寻找目前可以进行改进的控制点；关心反映在流程中的潜在管理问题重点在于对功能的重组，首先基于对所有业务流程的全面怀疑，信息化实现的角度进行分析；并考虑和软件结合的可实施性近期中期远期保密文件、版权所有第21页广船国际绩效管理咨询项目物资优化物资管理流程需要充分考虑成功因素，确定流程目标，通过绩效改善等实际工作，实现流程良好运转流程目标成功因素衡量物资内部运转系统、流程的几个重要指标如下：有效反应时间——及时准确反应纳期——纳期完成运行速度——配合生产进度调节合适速度运行效率——减少重复环节，保证信息通畅运行成本——运行成本降低物资人员需要具备整体全局观念保持工作的主动性和积极性应变经验的积累与交流持续改进的机制物资系统的基本