百货公司财务-核算制度及流程

財會部工作流程2005年1月上海管理中心財務管理部制定第一版-1-第二部分賣場核算科工作程序財會部工作流程2005年1月上海管理中心財務管理部制定第一版-2-1賣場核算科工作概述及人員分工§1-1工作概述1每日、月銷售的核對及確認。2每日、月自營、代銷貨品的收退貨審核。3審核供應商合同及附件。4依據各專櫃、促銷、代銷、租賃、自營等銷售資料及各部門所提供的各項費用資料編制月結報表。5申請供應商貨款，接納、回復、查詢及處理供應商之間的帳務結算問題。6舖位號的發放及復核電腦科所做的日常租約維護的准確性。7ESPOS系統的VIP卡禮品操作及VIP卡積分情況的審核。8RMS系統調整操作的審核。9配合電腦科及會計科做數據匯總的相關工作。財會部工作流程2005年1月上海管理中心財務管理部制定第一版-3-§1-2人員分工1崗位不相容1.1報表的編制和報表的審核人不由同一人負責。1.2日核對項目負責人與相同項目月數據核對負責人不為同一人。1.3調整項目的申請人與調整結果審核人不為同一人。1.4資料的保管及銷毀人與業務執行人不為同一人。1.5供應商貨款的結算和請款申請人不為同一人。2基本核算崗位根據工作需要可以一人一崗、一人多崗或者一崗多人，財會經理視具體編制情況決定。3基本核算崗位：3.1每日核對崗位：3.1.1與銀庫房核對銷售款及樓層對賬，通過與樓層對帳、查帳及調帳確認銷售收入。3.1.2核對收、退貨單據。3.1.3每日對VIP卡所有操作進行核查，包括辦卡、積分的錄入、積分兌換禮品、異常VIP卡消費整理。3.1.4取消交易、不接受交易、數量成本修正等特別操作事項的核查。3.2每月結算崗位：3.2.1編制供應商月結報表。3.2.2計算專櫃及促銷場地使用基礎費。3.2.3核對各部門每月費用回收。3.2.4供應商貨款的請款。3.2.5供應商發票的收取及整理。3.2.6接納、回復、查詢及處理與各專櫃供應商之間的帳務結算問題。3.2.7配合電腦科及會計科做數據匯總的相關工作。3.3合同審核崗位：3.3.1審核供應商合同及附件。3.3.2舖位號的發放及復核電腦科所做的日常租約維護的准確性。3.3.3合同存檔。財會部工作流程2005年1月上海管理中心財務管理部制定第一版-4-4賣場核算科科長：4.1核算制度-編制核算賣場營銷金額的管理制度，維護百貨資產和權益。4.2執行計劃-執行百貨的核算計劃，安排及分派平衡工作量予賣場核算人員，使計劃順利施行。4.3核對工作-安排賣場之對帳、查帳、調帳，檢查所有單據資料之完整性和核實累計金額相等。核查文件和有關付款、收款和其他財務往來的準確性。4.4協調工作-協調銀庫房、賣場、顧客服務科等所呈交之報表以待處理，追收及檢查所交銷售金額資料。4.5督導工作-督促及協助下屬完成對內及對外的各項工作報表等，並處理賣場核算疑難問題，復核下屬匯報之記錄、報表、任務等；維持賣場核算系統之準確性及嚴格保密制度。4.6報告工作-在規定間隔時間內編制報告，說明各項對帳、查帳、調帳等之結果，以及其他銷售上的情況。4.7其他工作-完成上司交下來的任何工作。財會部工作流程2005年1月上海管理中心財務管理部制定第一版-5-2每日對帳程序§2-1與銀庫房核對銷售收入之程序1收集、整理、匯總銷售資料及點驗銷售貨款：1.1每天上午銀庫房開庫後（約9:00）首先由銀庫房提供各收銀台前一天銷售記錄資料（即前一天收銀員投入之透明銀頭袋）予賣場核算科，然後將所提供之銷售資料按各收銀台編號、並根據銀頭袋記錄表、收銀機銷售記錄流水帶、退款單、取消單據、差額表依次整理、裝訂完畢後，將各收銀台銀頭袋記錄表中的現金、信用卡、支票等金額匯總登記於『商品銷售收入入庫清點報告表』（附件一）中。1.2銀庫房文員點驗每個銀頭袋內之銷售收入，按不同收款方式（現金、信用卡、支票、禮券等），登記『收銀科交款點驗表』。2對帳：上午(約10:15左右)依據所登記的『商品銷售收入入庫清點報告表』，通過電話先由銀庫房員工報各收銀台收款金額（依據『收銀科交款點驗表』），與賣場核算來核對收款金額是否正確，如有問題請銀庫房員工再進行清點，如確實發現問題需及時填寫『銀庫房長（短）款報告書』。3檢查資料：與RMS中「每日付款匯總表」進行核對，數目相同即可；如不一致，即從流水帶檢查是否有同一筆交易未過機，或與樓層核對差額後再找原因。3及時反映差錯：根據所核對銷售收入後確認之差錯，及時反映給收銀科及賣場管理部經理以便及時跟進及解決。4規定：4.1銀庫房開庫後即將夜庫中所有銷售記錄資料（包括銀頭袋記錄表、收銀機銷售記錄流水帶、退款單、取消單據、差額表等）交賣場核算科員工，銀庫房員工禁接觸此類資料。4.2電話對賬時必須由銀庫房員工先報數。財會部工作流程2005年1月上海管理中心財務管理部制定第一版-6-§2-2與樓層對帳、查帳、調帳之工作程序1手工對賬（適用於未使用樓層對賬程序的分店）1.1對帳：1.1.1依據RMS每天所出的「當日/月結租客銷售報表（樓層/鋪位）」與樓層所報來的「專櫃銷售記錄表」進行核對，專櫃銷售記錄表中專櫃須按RMS系統中專櫃順序排列，以方便賣場核算科進行賬務核對。1.1.2如核對時發現所填專櫃號相同，發生額或累計額不一致，即填入『專櫃商品銷售收入差額情況反映表』（附件二），在下午2:00之前將此表發給各樓層負責對帳的有關員工，核查其差額原因，且必須在當天下午4:30返回。1.1.3若核對現沽單數據與流水帶收據不相符時，即參照電腦報表逐一核對，達到帳款兩清。1.2查賬：由樓層返回的『專櫃商品銷售收入差額情況反映表』中，若有差額仍未查出原因，或者注明是電腦記錄金額不符的須作以下分析：1.2.1看差額是否有二個專櫃相同，如果有則可能是：-收銀員將現沽單上的專櫃號在入機時輸錯，導致電腦所列印的報表金額與實際發生額不符，主要方法是查看現沽單上的專櫃號是否與電腦系統反映的專櫃號一致，即可得出結論。-如果營業員在填寫現沽單時將專櫃號填錯，那麼必須進一步查看，差額表上專櫃自報金額大於電腦記錄金額所對應的專櫃來証實其現沽單是否屬於該櫃，如屬於該專櫃則看其現沽單上專櫃號的填寫是否與該專櫃實際編號相符，如不符則是營業員填錯。1.2.2有時也會出現由於營業員在現沽單上的填寫金額與收銀機列印金額不一致的情況。當『專櫃商品銷售收入差額情況反映表』上出現的差額是單組差額時即是，但更多的是計算錯誤或是退款金額未減，以及VIP卡折扣的差額，在排除以上的情況後重新核查，並要求或協助專櫃找出其錯誤。1.3調帳：1.3.1錯輸專櫃金額的調整：在『POS資料修正單』（附件三）上填應修改的金額，經收銀科科長簽字及財會經理核准後輸入電腦調整。1.3.2多輸、少輸金額的調整：若收銀員多輸或少輸專櫃金額，應先需收銀科科長簽字以及明確責任和作出相應處理後，再經相關經理核准後通過『POS資料修正單』輸入電腦，調增或調減其輸錯部分。財會部工作流程2005年1月上海管理中心財務管理部制定第一版-7-1.3.3專櫃號填錯的調整：若營業員在現沽單上填錯專櫃號，而使專櫃金額相應輸錯的調整，則填寫『POS資料修正單』經其營業員簽字及有關經理核准後輸入電腦更正。1.3.4計算錯誤的調整：如果發現各樓層所報樓層報表上因計算錯誤所造成的差額，則迅速返給相關樓層予以更正。1.4檔案保存：1.4.1對賬結束，銷售確定之後，賣場管理部對「專櫃銷售記錄表」進行修正，並簽字確認存檔。1.4.2賣場管理部將修正後的「專櫃銷售記錄表」復印件交賣場核算科。1.4.3賣場核算科將修正後的「專櫃銷售記錄表」復印件、已修正之系統「當日/月結租客銷售報表（樓層/鋪位）」、『POS資料修正單』及附件一起存檔。2自動對賬（適用於使用樓層對賬程序的分店）2.1對帳：2.1.1每日上午賣場管理部根據各樓層專櫃填報之前日銷售輸入EXCLEL表格，之後將該表格列印出來交各樓層主管簽字確認後，將書面表及電子文檔一並交賣場核算科。2.1.2賣場核算科將賣場管理部提供之專櫃銷售數據導入樓層對賬程序。2.1.3如系統對賬存在差異，則列印『差額情況反映表』，在下午2:00之前將此表發給各樓層負責對帳的櫃台或有關員工，核查其差額原因，且必須在當天下午4:30返回。2.2查賬：（參照上述1.2）2.3調帳：（參照上述1.3）3注意事項：3.1所有的單據採用最新流程規定之表格，且都順序編號。3.2對賬前資料、調整資料、對賬後正確資料都須完整保存。3.3所有表格都須有編制人和審核人，且簽名齊全，填寫完整，調整類表格須注明調整原因，並將調整原因之附件全部附在調整表格之後，以便於簽批人審核。電腦科未見到相關調整表格，不允許調整系統數據。3.4所有報表和單據的手工修改都必須由修改人及審核人共同加簽。3.5賣場管理部統計之每日樓層銷售口徑必須與系統保持一致，即：系統若為含券銷售則樓層統計也為含券銷售。3.6『POS資料修正單』只針對對賬差異之調整，對於正常銷售（如信用卡退貨）應前臺過機處理。財會部工作流程2005年1月上海管理中心財務管理部制定第一版-8-§2-3核查銷售入機程序1定金入機方式核查：1.1顧客交來定金開具專櫃貨品之編號。1.2當顧客交付餘款、提貨時，根據已收的顧客購貨定金『現沽單』之金額及編號，開據『退款單』（顧客已交定金現沽單作退款單附件）將購貨定金退出（退定金的『退款單』，需樓層主管及以上人員簽字）。1.3『退款單』入機的同時以該售賣商品的全價按商品編碼或專櫃編號，填寫『現沽單』之商品編碼欄目並入機計銷售。1.4如是支票收取的定金則需根據財會放行單，查明定金已經到帳後方可按上述程序辦理。2內部調撥入機方式核查：2.1申請人到賣場核算科領用已印刷好編號的『商品內部調撥單』（僅一聯），賣場核算科對『商品內部調撥單』的發出進行登記。2.2『商品內部調撥單』填寫、簽批及收銀程序請參照【XX百貨（超市）RMS單據流程──商品內部調撥程序】進行。2.3每日賣場核算科根據『商品內部調撥單』，在『商品內部調撥單』的發出登記本上進行銷號處理。2.4核查『商品內部調撥單』：2.4.1簽批齊全（部門主管、財會經理及分店主管簽批）。2.4.2調撥之商品用途填寫明確。2.4.3『商品內部調撥單』售價核查：-專櫃商品為與供應商確認的最終優惠售價。-自營商品與RMS系統商品進貨成本一致。-『商品內部調撥單』所示售價、編號與『現沽單』一致。2.4.4公司自用之商品內部調擬的核查：-是否收回現沽單“顧客聯”。-作為VIP禮品兌換的，核查ESPOS系統（即VIP管理系統）中是否在當日進行禮品入庫操作。-作為物料的，核查物料系統中是否已經辦理入庫。2.5如核對存在差異，退回相關部門重新處理；如核對相符，則交會計科入賬。2.6對於三個月內未收回的『商品內部調撥單』通知相關部門核查原因，取得申請部門經理確認後進行銷號處理。3其他事項核查：3.1自營、代銷貨品毀損所獲保險公司賠款不允許過機作銷售，而作爲“營業外收入”計入當期損益。3.2所有的銷售（包括定金）都入機作銷售。財會部工作流程2005年1月上海管理中心財務管理部制定第一版-9-§2-4核查不接受交易程序1由賣場核算科每天上午根據電腦轉來的「不接受銷售報表」，交財會部經理簽批後交賣場管理部查找原因。2賣場管理部須於當天下午4:00前找出原因並返回財會部。3按下列不同情況進行處理，各部門必須於當天完成修正，即將該不接受銷售記入發生當天之銷售。3.1貨管科已收貨，但未錄入電腦，而賣場已進行銷售。原因核實後，立即知會貨管科收貨。3.2收貨數量大於采購數量，而未及時補開采購單。原因核實後，通知商務部補開采購單。3.3盤點錯誤（按盤虧數量過數，而實際並未盤虧）。原因核實後，由賣場核算科填寫『數量/成本修正單』，交電腦科修正。3.4營業員賣錯貨品。原因核實後，由賣場核算科填寫『POS資料修正單』，交電腦科修正。3.5如是專櫃貨品出現不接受銷售，則由電腦科立即進行大收貨處理。4注意事項：4.1調整事項必須取得相關的書面依據，不允許無依據地調整。4.2當天的不接受交易必須次日調整完畢，