第四章 财务与报表处理系统

第四章财务与报表处理系统4.1财务系统的基本功能与操作流程㈠财务处理系统的基本任务⑴力求实现会计循环的自动化⑵实现会计信息的多元分类⑶实现数据的高度共享㈡财务处理系统的主要特点⒈遵循世界通用的复式记账原则⒉记账凭证式数据处理的起点⒊部分凭证可以由机器自动生成⒋计算机内部账簿体系有较大的变化⑴记账凭证式第一重要的账簿，它是永久性德会计档案，是赖以生成其他序时账和分类账的基础，因此不但要求它数据正确无误，而且分类信息完整，即除了科目，借贷等分类信息之外，还可以存储部门，往来，专项或其他责任中心等分类信息。⑵总账一般也是一个重要的账簿，但处理科目总账之外，还应该有部门总账，客户总账，项目总账等等，以存储多元分类汇总的数据。⑶其他序时账和明细分类账在机内都不应该是永久性德，只是在查账时才临时生成，至于是否需要打印输出还制定商榷。⒌记账规则与记账程序⒍内部控制已部分实现程序化⒎可以提供定期或实时的财务报表⒏查账比手工系统更为方便㈢财务处理的基本功能⑴系统设置；建立账套，设置会计科目，设置辅助核算项目，设置凭证类型，录入余额，建立常用摘要，设置货币，人员管理。⑵凭证处理：凭证录入，凭证查询，凭证修改，凭证删除，凭证汇总，凭证审核，凭证记账。⑶出纳管理：支票管理，现金日报表，日记账，银行对账。⑷辅助核算：往来管理，部门管理，项目管理。⑸期末处理：转账，结账。⑹账表管理：总分类账，明细分类账，日记账，科目余额表，现金流量表。⑺系统维护：账套选项，操作授权，密码维护，科目维护，数据备份与恢复。㈣财务处理系统的操作流程⑴填制凭证，即手工输入由人工编制的记账凭证或由系统自动生成记账凭证。⑵凭证审核，即逐一审核输入或自动生成的记账凭证，以确保数据正确无误。⑶凭证记账，即定期或随时根据已审核的记账凭证更新总账。㈤财务处理系统与其他系统的关系⑴成本，报表，财务分析等多个系统需要读取财务系统的数据进行处理。⑵应收，应付，工资，固定资产，存货，成本，资金等系统需要将处理业务编制成记账凭证，并直接存入账务系统。4.2财务系统的初始设置在计算机账务系统中，会计科目必须标准化和代码化，而且会计科目代码一般采用分组码，呈现树形结构，从一级开始，逐级明细，以便于分级管理。㈠建立和设置账套建立套账时一般需要指定账套编号，账套名称，所属行业，记账本位币，科目编码规则，账套存储路径，会计分期，会计年度开始日期，账套启用期间，账套主管，核算单位信息等。⒈账套代码与名称账套代码一般可设置为数字码，它是账套的标识。账套名称一般为使用该账套的单位名称。⒉所属行业每个企业都属于一个特定的行业，而不同行业都有一些特定的核算方式，所以不是会计软件为不同行业预设一套会计科目和报表模块。⒊记账本位币每个会计账套都必须指定一种货币为记账本位币。外币折算提供了直接汇率和间接汇率两种汇率折算。⒋科目编码规则会计科目编码规则指代码分多少级以及各级代码的长度。科目代码一般采用分组码，呈现树状结构。其中以及科目用财政部规定的代码体系。大多会计软件对科目代码的级数和总长度进行限制，企业在这个范围内可以安装自己的分类需要确定科目结构。科目代码结构一经设定，在账套正式启用之后即不允许修改，所以代码结构必须慎重决定。⒌会计分期会计科目必须划分会计期间进行。我国会计制度规定以公历年度作为企业的会计年度，以自然月份作为会计分期。系统参数又称账套选项，用以规定如何使用账务系统，使系统的功能控制适合企业的实际需要。账套一般包括基本参数，凭证规则，账簿规则，会计日历等多方面的内容。⑴制单控制⑵内容控制⑶审核控制⑷输出控制㈡设置会计科目在计算机账务系统中，会计科目必须标准化和代码化，而且会计科目代码一般采用分组代码，呈现树形结构。⒈科目代码与助记码⒉科目名称科目名称一般用汉字或英文符表示，系统只在输出时使用。在命名科目名称时之需命名本级科目名称，不必带上科目名称。⒊科目类别⑴资产类科目⑵负债类科目⑶所有者权益类科目⑷成本类科目⑸损益类科目⒋余额方向：借方余额=期初余额+本期借方发生额-本期贷方发生额贷方余额=期初余额-本期借方发生额+本期贷方发生额⒌核算外币指定科目核算的货币类型。⑴不核算外币：不进行外币核算，只核算本位币。⑵核算所有外币：用户可以使用账套中设定的所有货币进行核算。⑶核算单一外币：用户可以使用本账套中设定的某一种外币进行核算。⒍数量核算⒎辅助核算大多数账务处理软件都是提供辅助核算功能，包括往来核算，部门核算，职员核算，项目核算等等。⒏现金流量指是否现金流量科目，一般为现金，银行存款，其他货币资金科目，以及现金等价物科目。如果在账务系统中处理现金流量表，则该项设定是不可缺少的。是否需要日记账，是否预算科目，是否需要计息。㈢设置辅助核算项目⒈什么是辅助科目辅助核算是对账务处理的一种补充，即实现更广泛的财务处理，以适应企业管理和决策的需要。辅助核算一般通过核算项目来实现。核算项目是会计科目的一种延伸，设置耨科目有相应的辅助核算后，相当于设置了该科目按核算项目进行更为明细的核算。但核算项目又不同于一般的明细科目，它具有更加灵活方便的特性，一个核算项目可以在多个科目下挂接。⒉主要辅助核算项目常用的核算项目包括往来单位，部门，职员等类项目。⒊设置内容①辅助核算种类②具体的核算项目㈣设置货币与汇率目前不仅外商投资企业有外币业务需要处理，而且一般企业也常常发生外币业务，所以会计软件一般都具有外币核算的功能，这就是要求在初始化时设置相应的货币信息。用户设置的每一种外币，除了给出货代码，名称，折算方式，小数位数之外，还应选定是固定汇率还是浮动汇率，并至少给出本期期初汇率。本位币=原币×汇率本位币=原币÷汇率㈤录入初始数据⒈需要输入系统的主要数据⑴科目本位币，外币，数量的年初余额与本年累计发生额。⑵辅助核算项目的年初余额与本年累计发生额，而且如果设置有单位往来核算，则还必须输入尚未结清的往来明细业务记录。⒉初始数据输入窗口⑴期初余额：是指在进行初始化当期的期初科目余额。⑵累计借方：指某一科目自年初至初始设置时的借方累计发生额。⑶累计贷方：指某一科目自年初至初始设置时的贷方累计发生额。⒊初始数据的正确性检验㈥用户管理⒈设置用户组合和操作员⒉为操作员分配操作权限⒊设置和更改密码㈦其他设置⒈设置凭证类型⒉设置常用摘要4.3财务系统的日常处理财务系统的日常处理主要是凭证处理，其主要流程是凭证的输入-审核-记账㈠凭证的形式方式记账凭证：⑴手工填制的记账凭证⑵由原始凭证自动生成的记账凭证⑶内部转账凭证（需要进行审核和记账处理，但是不能修改和删除）⑷外部系统生成的凭证（按统一格式自动生成记账凭证，并直接存入财务系统。用户对这些凭证也需要进行审核和记账处理，但无权修改和删除。）㈡凭证的输入会计凭证分为原始凭证和记账凭证。目前财务系统一般不直接处理原始凭证⒈凭证输入界面⒉凭证输入的基本项目与输入方式⑴凭证日期⑵凭证字号⑶摘要⑷会计科目⑸借方金额与贷方金额⑹原币与汇率⑺数量与单价⒊辅助数据的输入⑴辅助核算数据⑵银行存款数据⑶现金流量数据⒋凭证内容的正确性检查⑴凭证日期⑵凭证号⑶摘要⑷科目代码⑸金额㈢凭证的查询与编辑⒈凭证的查询⑴查询技术与方法⑵查询条件可以逐步追加⑶查询条件可以永久保存⑷查询是其他处理的基础⒉凭证的打印⒊凭证的编辑㈣凭证的审核⒈凭证审核的方法⒉对审核的控制㈤凭证的记账⒈记账的一般过程⑴选择记账凭证⑵合法性检查⑶正式开始记账⒉对记账的控制⑴数据备份⑵从硬件设备上解决⒊关于反记账有些会计软件提供有反记账功能，尽管不太符合会计制度，但如果在严格控制下执行，则可以使财务处理更加灵活。凭证的录入，审核，过账是财务处理的三个关键环节，而且一环扣一环。凭证未经审核通过其信息不能进入正式的账簿文件，而记账后的凭证也将不能再修改。如果发现记账的凭证有错误，只能采取不错凭证或者红字冲销凭证的方式进行更正。㈥凭证的其他处理⒈凭证的汇总⒉凭证的冲销⒊凭证的引入与引出⑴选择需要引进的凭证，例如用“凭证查询”功能找出需要引出的凭证。⑵启动“引出”或“输出”命令，并在对话框中指定需要文件类型。⑶指定生成的“引出”文件的存放路径和文件名4.4财务系统的其他处理㈠出纳处理⒈支票管理⑴支票登记簿的初始设置⑵登记支票登记簿⑶支票登记簿的其他功能⒉资金日报表资金日报表反映每日现金和银行存款的收支及余额情况。资金日报表其实对现金和银行存款科目的一张汇总表⒊银行对账“银行对账”模块一般具有银行对账初始化，输入银行对账单，自动对账，手工对账以及编制银行存款余额调节表等功能。⑴银行对账初始化：①系统初始化（系统初始化只执行一次）②月份初始化⑵输入或导入银行对账单⑶自动对账⑷手工对账⑸编制余额调节表⑹其他功能㈡辅助核算⒈辅助核算的初始化⑴对会计科目定义辅助核算属性⑵设置核算种类与具体核算项目⑶输入核算项目的余额或末请的业务⒉辅助核算的日常处理⒊辅助核算的输出4.5财务系统的期末处理㈠期末转账⒈期末转账的主要特点：⑴转账一般直接编制记账凭证，而且多数在会计期末进行⑵转账一般从会计账簿中取数生成，这要求转账前其他业务必须输入系统。⑶由于某些转账依赖于其他转账业务产生的数据，所以转账有先后次序问题。⑷转账凭证可以自动编制⒉向导式自动转账⑴结转损益⑵期末调汇⒊自定义自动转账⑴转账凭证的定义⑵转账凭证的自动生成㈢期末结账⒈结转的主要任务⒉结转的操作步骤⑴开始结账⑵核对账簿⑶月度工作报告⑷执行结账⒊结账的控制作用4.6财务系统的账簿管理㈠日记账日记账有借贷三栏式，多栏式，复币式等不同的形式，但在计算机账务系统中一般提供查询与打印借贷三栏式和外币日记账。㈡明细分类账⒈普通三栏式明细账⒉多栏式明细账的设置与查询⑴多栏式明细在的设置⑵多栏式明细账的查询㈢总分类账⒈总账的格式⑴传统三栏式的总账，其中的内容可以直接来记账凭证。⑵科目发生额与余额表式总账。⑶数量金额式总账。⒉总账的查询与打印⒊总账的打印时间要求《会计电算化工作规范》对总账有明确的打印要求，企业应该每月结账后打印总账。㈣核算项目总账⑴会计期间⑵项目类别⑶项目代码范围⑷币别⑸会计科目范围㈤账簿的打印设置打印设置，页面设置，标题字体，表格字体等设置。4.7财务系统的系统维护㈠账套选项维护一般包括基本参数，凭证规则，账簿规则，会计日历等多面。㈡会计科目的维护⒈增加科目⒉修改科目⒊删除科目㈢账套备份与恢复⒈备份账套⒉恢复账套4.8报表编制与报表系统㈠报表的基本结构与编制方式⒈报表的基本结构⑴表头⑵表体⑶表尾⒉报表单一⑴单元地址⑵单元内容⑶单元格式⒊报表的编制方式⑴预置报表⑵自定义报表㈡报表系统的基本功能与操作流程⒈报表系统的主要功能⑴文件管理⑵报表定义⑶数据处理⑷合并报表⑸报表输出⑹其他功能⒉报表处理的操作流程⑴设计报表草图⑵创建一支新表并定义报表框架⑶定义报表数据⑷修士报表单元⑸设置打印参数⑹保存报表⒊报表的格式状态和数据状态⑴格式状态⑵数据状态㈢报表格式的定义⒈格式定义的内容⑴表样格式⑵单元格式⒉格式定义的其他功能⑴报表模板⑵引入引出⑶打印样式㈣报表数据的定义⒈会计报表的数据单元分固定单元和变动单元⑴取自账簿或其他报表的数据⑵计算产生的数据⑶系统外部数据数据定义出来直接输入固定单元的内容之外，主要是指对变动单元的数据定义，这种定义往往是指定一个计算公司，由公式确定具体的数值。⒉计算公式与取数函数单元数据的计算公式一般由运算符号，常熟，变量或函数构成。⑴总账取值函数⑵表间取数⑶表内运算函数⑷计算公式⒊单元数据的定义⑴直接在表格上定义⑵用批命令定义㈤报表审核关系的定义⒈审核公式的设置⒉审核公式的执行㈥报表数据出来报表的数据处理主要包括报表计算与重算，表页管理，表页汇总，舍位平衡，报表排序，图形处理，网页制作等功能。⒈数据采集与报表重算⑴打开报表文件⑵选择数据状态或修改其他参数⑶执行数据采集或报表重算功能开始采集或计算单元数据⑷如果设置有审核公式，则自动执行正确性审核⒉表页管理⒊报表汇总①单位内部不同期间的同一种报表的汇总，主要用于统计较长期间的累计值；②不同单位同一期间同一张报表的汇总主要用于总公司对下属分公司或上级主管部门对下属