之四、会计档案管理

1甘肃省档案干部培训系列讲座之四《会计档案管理》讲座主讲赵海林二OO五年五月2本讲座主要是讲有关会计档案和会计档案管理的知识与方法，以达到正确的理解和掌握规范的操作方法为目标。第一讲会计与会计基础工作认识会计与会计基础工作，对于做好会计档案工作具有特别重要的意义。一、会计会计是伴随人类生产实践和经济管理的客观需要而产生的一项管理活动。人们进行生产，必然会关心自己的劳动成果，关心用多少劳动时间，消耗多少物资，对比投入产出情况，这就需要把生产过程的经济活动记录下来，会计活动便由此产生。因此，会计是随着生产力的发展，逐渐从生产职能中分离出来的一种管理职能。其本质就是对一定单位的经济事项进行确认、计量、记录和分析、报告，并通过所提供的会计数据做出预测，参与决策，实行监督，以实现最优经济效益的一种管理活动。由此可见，会计是3管理国民经济活动的一种重要工具，会计管理就是对机关、企业、事业单位的经济活动进行综合、连续、系统的核算和监督，并以此为主要依据，对经济活动进行定量的分析、预测和控制。会计的基本职能是会计核算和会计监督。会计核算是会计工作的核心和重点，其基本内涵是：以货币为计量单位，运用专门的会计方法，对生产经营活动或预算执行过程及其结果进行连续、系统、分类、综合、全面的记录、计算、分析，定期编制并提供财务会计报告和其它一系列内部管理所需要的会计资料，为经营决策和宏观经济管理提供依据。在市场经济条件下，会计活动已经渗透到了生产经营和业务活动的全过程，包括对经济业务事项的事前预测、事中控制和事后核算。会计核算的基本要求，一是要以实际发生的经济业务事项为依据，二是会计资料必须符合国家统一的规定，严禁生成和提供虚假会计资料。会计核算的内容主要包括：款项和有价证券的收付；财物的收发、增减和使用；债权债务的发生和结算；资本、4基金的增减；收入、支出、费用、成本的计算；财务成果的计算和处理；其它新出现的经济业务事项。会计核算的年度是公历1月1日至12月31日，以人民币为本位币，以人民币“元”为单位。会计监督是我国经济监督体系的重要组成部分，它通过核算对经济活动依法进行检查，使经济活动按照国家和企业的既定方向和目标健康发展。会计的对象，最基本的就是资金活动情况，如企业里的经营资金、行政事业单位的预算资金、建设项目资金等等。这种资金运动的具体体现，就是企业、事业和党政机关、社会团体在不断地发生着的各种各样的经济业务活动。而对于这每一项经济业务，会计人员都要根据国家有关规定，通过专门的会计核算方法，进行逐项记录和系统整理，如填制和审核会计凭证、登记会计账簿、编制会计报表等。二、会计基础工作会计基础工作是会计工作的基本环节，是经济管理工作的重要基础，与会计档案形成的质量和会计档案管理的水平联系紧密。5我国十分重视会计基础工作，颁布《会计法》，把包括会计档案管理在内的会计基础工作纳入了法制轨道。制定了一系列规章、制度，用以规范会计基础工作。1984年4月，财政部发布了《会计人员工作规则》，对建立会计人员岗位责任制、使用会计科目、填制会计凭证、登记会计账簿、编制会计报表、管理会计档案、办理会计交接等问题，做出了具体规定。1996年6月又根据形势发展的需要和以往的经验总结，制定发布了《会计基础工作规范》，对会计基础工作的管理、会计监督、单位内部会计管理制度建设等做出了全面的规范，这一方面为广大会计人员开展会计基础工作提出了准则，使加强和改进会计基础工作有了明确的目标和具体努力方向；一方面，为各级财政管理部门、档案行政管理部门监督检查会计基础工作、会计档案管理工作提供了政策依据和考核标准。根据会计工作的法律法规、标准规范和会计学的理论，会计基础工作的基本内容可以归纳为以下8个方面：6（一）审核原始凭证；（二）根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表，填制记账凭证（包括收款凭证、付款凭证、转账凭证和通用凭证）；（三）根据记账凭证逐项登记现金日记账和银行存款日记账；（四）根据原始凭证、原始凭证汇总表或记账凭证，逐项登记各种明细分类账；（五）定期根据记账凭证编制记账凭证汇总表；（六）根据记账凭证或记账凭证汇总表或现金日记账和银行存款日记账，登记总分类账；（七）按照要求将总分类账与日记账、明细分类账定期进行核对；（八）根据总分类账、明细分类账定期编制会计报告。为了从源头上确保会计档案的质量，这里我根据财政部印发的《会计基础工作规范》专门讲一下对会计基础工作的要求。首先，关于会计凭证的填制要求。原始凭证必须具备：凭证名称、填制凭证日期、7填制凭证单位的名称、公章和填制人姓名、经办人签名盖章、接受凭证单位名称和经济业务的内容、数量、单价、金额。原始凭证不得涂改挖补。记账凭证必须具备：填制日期、顺序编号、经济业务摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数及填制人、稽核人、记账人、会计主管的签名或盖章。其次、关于会计账簿的登记要求。现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿，不得用银行对账单或者其它方法代替。启用会计账簿时应在账簿封面上写明单位名称和账簿名称，在账簿扉页上应当附上启用表并按要求填写盖章。启用订本式账簿应当从第一页到最后一页顺序编定页号。使用活页式账页，应当按账户顺序编定页号，并须定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编定页号，并加具目录，记明每个账户的名称和页次。编页号时，账页正面有记载编写在右上角，背面有记载编写在左上角，不得有缺号、重号、跳页现象。第三、关于财务报告的编制要求。财务报告包括会计报表及其说明。会计报表包括8会计报表主表、会计报表附表、会计报表附注。会计报表应当根据登记完整、核对无误的会计账簿记录和其它有关资料编制，做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚、项目齐全。财务报告要依次编定页码，加具封面，装订成册，加盖公章。封面上应当注明：单位名称、单位地址、财务报告所属年度、季度或月度，报出日期，并由单位领导人、总会计师、会计主管人员、签名或盖章。第二讲会计档案会计档案既是会计核算、会计监督成果的载体，也是档案的一个重要门类，属于档案家族中的专门档案。一、会计档案及其特点会计档案就是会计部门根据国家有关规定，使用专门的方法和技术，在核算和监督资金活动的过程中形成的作为历史记载保存起来并对以后查考研究有价值的会计核算材料。简而言之，会计档案就是在核算和9监督经济业务活动的过程中形成的具有利用价值的原始会计核算专业材料。会计档案具有以下四个特点：（一）内容直接反映财政经济活动。会计档案是经济活动和财务收支过程中的产物，直接反映企业、事业、行政单位的经济业务活动，具有很强的专业性。（二）各类材料之间内容联系紧密，不可分割。会计档案的形成，是先有凭证，再依据凭证登记账簿，再依据账簿编制会计报表，一环扣一环，联系紧密，缺一不可。所发生的经济业务，都要用数字反映在凭证、账簿和报表上，不能有分文误差。这说明会计档案具有极强的连续性和严密性。（三）会计核算专业材料形成的内部性和形成渠道的专一性。归档之前的会计核算专业材料除部分外来原始凭证外，都是由会计人员经手办理的；除会计报表要按规定定期编报外，账簿、凭证不存在收发问题。（四）会计档案主要分为会计凭证、会计账簿、会计报告三大类。它们虽然在内容上联系紧密，但外观形式差异大，区别明显，10这就在整理保管方面形成了与其它档案迥然不同的方法和要求。二、会计档案的作用会计档案具有三个方面的重要作用：（一）经济决策参考作用。即会计档案能够以数据的形式作为重要依据之一，提供有关领导和部门在进行决策时予以参考。如国家各级领导层通过会计部门提供的专项或综合的数字，可从宏观上了解经济业务活动的情况，分析预算执行情况，进而发现问题、总结经验，以获得科学决策的可靠依据；财政部门利用会计档案可以寻找生财、用财、聚财之道，提高资金运用的经济效益，促进国民经济的良性循环；企业利用会计档案，可以为挖掘潜力、改善经营管理、提高经济效益提供科学依据。（二）经济事项凭证作用。会计档案除了伪造、涂改的以外，一般都具有原始记录性质和无可辩驳的法律证明效力。通过查阅会计档案，可以审计个人或单位执行财经纪律的问题，可以证明一个人、一个单位、一个地区乃至一个国家经济、财产权益的合法11与否。在一定情况下，会计档案还可以和其它档案相互佐证，共同发挥作用。（三）史料研究作用。这可具体体现在两个方面：一是会计档案从一个侧面反映了国家财政经济发展的历史面貌，有关部门和人员可以将其作为研究我国财政经济发展历程的宝贵史料加以利用；一是会计档案反映了我国会计工作的原理和方法，通过对会计档案的系统开发利用，可以使会计理论研究获得丰富的素材和各种典型实例，推动会计学的发展。三、会计档案的分类及形成（一）会计档案的分类。正确地给会计档案分类的意义，在于正确地认识会计档案，进而科学地整理、保管和开发利用会计档案。从档案管理的角度出发，按照外观形式和用途的不同，会计档案可分为四大类：1、会计凭证类。会计凭证是会计人员在核算经济业务活动中形成的用以载明经济业务、分清经济责任并作为记账依据的书面证明。它由原始凭证和记账凭证构成。原始凭证是在一项经济业务发生时或发生后，12由当事人从他处直接取得或由会计人员自行填制的具有法律效力的书面证明。他既是证明经济业务活动实际情况和机关单位或个人经济责任的凭据，又是会计人员登记账簿的原始根据，如银行收款通知单、职工工资单、购货发票等。记账凭证是会计人员根据原始凭证填制的用来登记账簿的会计凭证。在实际工作中，收支业务小的单位一般使用一种通用记账凭证，收支业务量大的单位考虑到管理的方便，则分别使用收款凭证、付款凭证和转账凭证。2、会计账簿类。会计账簿是以会计凭证为依据，以数字形式全面、系统地记录反映一个单位或某一方面经济业务活动的专用载体。它由“账簿启用表”、账户目录、账页并加封面封底构成。通过账簿可以获得经济活动总括的和明细的核算材料，分析考核资金活动或预算完成情况，了解财物增减情况，并为编制会计报告提供系统的基础数据。根据用途的不同，会计账簿分为日记账、总账、明细账、辅助账和固定资产卡片。根据结构的不同，会计账簿可以分为订本式、13活页式和卡片式三种。按照规定，现金日记账和银行存款账必须采用订本式账，并不得用银行对账单或其它东西代替。3、财务报告类。财务报告过去称为会计报表，它是以统一的货币计量单位为标准，把一定时间内的经济业务活动情况，按照一定的要求进行汇总整理，用以概括地反映一定时期内经济活动或生产经营成果的一种表格式文件。编制财务报告，是为了把日常分散的会计核算专业材料，加以归纳整理，形成完整系统的会计核算指标体系，用以概括、全面地反映一个单位、一个建设项目在一定时间内的经济活动的综合情况和结果，财务报告的种类，从档案管理的角度考虑，主要是按照时间分为月度、季度和年度（又称决算），其中年度财务报告最为重要。4、其它类。会计档案中的其它类主要有：会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册以及银行余额调节表、银行对账单。会计移交清册是会计人员新老交替或调出调入时，相互之间办理交接手续造具14的关于各种会计核算材料及有关数据的目录和凭据，其作用在于严格会计交接工作手续，明确经济责任，保证会计工作和会计档案的连续性和完整性；会计档案保管清册是由会计人员编制的一种关于会计档案的目录，通过它既可以了解一个单位历年会计档案形成的种类和数量，有可将其作为一种基本的检索工具，供查阅调取会计档案使用；会计档案销毁清册是在销毁经过鉴定已无保存价值的会计档案材料时，由会计部门或档案部门编制的销毁会计档案的目录，这也是管理会计档案以备日后查考的重要依据。（二）会计档案的形成。根据会计账务处理的一般过程，结合档案形成的一般规律，会计档案的形成可以分为十个步骤：1、经济业务发生；2、由当事人从他人或他单位取得原始凭证，或由会计人员根据工作需要实事求是地自制原始凭证；3、（根据审核无误的原始凭证填制原始凭证汇总表）；4、根据原始凭证或原始凭证汇总表填15制记账凭证；5、（根据记账凭证填制记账凭证汇总表）；6、根据记账凭证或记账凭证汇总表登记会计账簿；