HJ 8.1-2022 生态环境档案管理规范 科学研究

中华人民共和国国家生态环境标准HJ8.1—2022代替HJ/T8.1—94生态环境档案管理规范科学研究Specificationformanagementofecologicalandenvironmentalarchivesscientificresearch本电子版为正式标准文本，由生态环境部环境标准研究所审校排版。2022-08-21发布2022-10-01实施生态环境部发布HJ8.1—2022i目次前言.................................................................................................................................................................ii1适用范围........................................................................................................................................................12规范性引用文件.............................................................................................................................................13术语和定义....................................................................................................................................................14基本要求........................................................................................................................................................25文件材料的形成与积累.................................................................................................................................26文件材料的整理.............................................................................................................................................37文件材料的归档.............................................................................................................................................58档案的管理....................................................................................................................................................69档案的开发与利用.........................................................................................................................................7附录A（规范性附录）生态环境科学研究文件材料归档范围...................................................................9附录B（资料性附录）生态环境科学研究文件材料积累袋（盒）封面格式.........................................11附录C（资料性附录）实验记录本格式.....................................................................................................12附录D（资料性附录）案卷编目式样.........................................................................................................16附录E（资料性附录）生态环境科学研究案卷移交清单格式.................................................................21附录F（资料性附录）生态环境科学研究档案销毁清册格式..................................................................22HJ8.1—2022ii前言为贯彻《中华人民共和国环境保护法》《中华人民共和国档案法》，提高生态环境科学研究档案管理水平，促进科学研究档案工作规范化、科学化、制度化，充分发挥生态环境科学研究档案在生态环境保护事业中的价值，制定本标准。本标准规定了生态环境科学研究工作中产生的，具有保存价值的文件材料的形成与积累、整理、归档及档案的管理、开发与利用等全过程有关要求。本标准是对《环境保护档案管理规范科学研究》（HJ/T8.1—94）的修订。本标准首次发布于1994年，本次为第一次修订。本次修订的主要内容有：——标准名称调整为《生态环境档案管理规范科学研究》；——修订了标准的适用范围、术语和定义；——增加了规范性引用文件、基本要求、档案的编号示例；——增加了科学研究电子文件材料形成与积累、整理、归档和档案管理的有关内容；——增加了照片、数码照片整理的要求；——补充和完善了科学研究档案归档范围。本标准的附录A为规范性附录，附录B～附录F为资料性附录。自本标准实施之日起，《环境保护档案管理规范科学研究》（HJ/T8.1—94）废止。本标准由生态环境部办公厅、法规与标准司组织制订。本标准主要起草单位：生态环境部华南环境科学研究所。本标准生态环境部2022年8月21日批准。本标准自2022年10月1日起实施。本标准由生态环境部解释。HJ8.1—20221生态环境档案管理规范科学研究1适用范围本标准规定了生态环境科学研究工作中产生的，具有保存价值的文件材料的形成与积累、整理、归档及档案的管理、开发与利用等全过程有关要求。本标准适用于各级生态环境主管部门及其所属单位的科学研究档案管理工作。其他部门、单位的生态环境科学研究档案管理可参照本标准执行。2规范性引用文件本标准引用了下列文件或其中的条款。凡是注明日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本标准。凡是未注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。GB/T10609.3技术制图复制图的折叠方法GB/T11821照片档案管理规范GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范HJ9生态环境档案著录细则DA/T2科学技术研究课题档案管理规范DA/T15磁性载体档案管理与保护规范DA/T31纸质档案数字化规范DA/T38档案级可录类光盘CD-R、DVD-R、DVD+R技术要求和应用规范DA/T50数码照片归档与管理规范DA/T62录音录像档案数字化规范DA/T69纸质归档文件装订规范DA/T78录音录像档案管理规范《科学技术研究档案管理规定》（国家档案局、中华人民共和国科学技术部令第15号）3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。HJ8.1—202223.1生态环境科学研究文件材料ecologicalandenvironmentalscientificresearchdocuments生态环境科学研究项目（含课题，以下简称科研项目）在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中直接形成的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的记录，以下简称文件材料。3.2生态环境科学研究档案ecologicalandenvironmentalscientificresearchrecords具有凭证、查考和保存价值并归档保存的文件材料以及标本、样本等实物，以下简称档案。4基本要求4.1承担和参与科研项目的有关单位应建立健全生态环境科学研究档案工作规章制度，在人员、库房、设备、经费等方面给予保障，将档案工作要求纳入科研管理制度和工作流程，与科研项目工作同部署、同实施、同检查。4.2科研项目承担单位（含牵头承担单位）对所承担科研项目的档案工作负总责，对科研项目参加单位（含外协单位）提出文件材料归档及档案管理要求，明确科研项目参加单位档案管理任务及档案最终归属与流向。科研项目参加单位按照国家有关规定及科研项目承担单位的要求，做好本单位相关文件材料收集、整理、归档及档案保管、统计、处置、开发、利用等工作。4.3科研项目结题验收或中止时，各单位应当按照分类分级管理的原则，按照有关规定对档案进行审查或验收。4.4科研项目负责人对归档文件材料的真实性、完整性、可用性、安全性、系统性负责，由科研项目负责人或指定专人负责文件材料的收集、整理、审核，按档案管理要求及时归档。4.5科研人员工作变动时，必须做好文件材料的清理交接工作。4.6科研项目承担单位和参与单位档案工作机构或档案工作负责部门（以下简称档案部门）负责本单位档案的集中统一管理，对本单位文件材料的收集、整理、归档工作进行监督、指导。4.7涉密文件材料、档案管理及开发与利用应严格遵守国家有关保密规定。5文件材料的形成与积累5.1科研人员应及时完成文件材料以及标本、样本等实物的积累，科研项目负责人或指定专人根据归档范围（包括但不限于附录A）及时收集文件材料。5.2文件材料形成时，应采用耐久、可靠、能满足长期保存需求的记录载体和记录方式。HJ8.1—202235.3文件材料应使用规格统一的文件袋（盒）与实验记录本进行积累，文件材料积累袋（盒）封面格式参见附录B、实验记录本格式参见附录C。5.4文件材料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。5.5应在业务系统电子文件拟制、办理过程中完成电子文件的收集。声像类电子文件，单台计算机经办公、绘图等应用软件形成的电子文件应基于电子档案管理系统或由科研人员手工完成积累，确保电子文件及其组件齐全、完整，元数据规范。5.6电子文件应采用符合国家标准或能够转换成符合国家标准的文件格式，以便信息共享和长期保存。以专有格式存储的电子文件原则上应转换成通用格式，不能转换为通用格式时应同时收集专用软件、技术资料、操作手册等。5.7声像文件材料应客观、完整地反映业务活动的主要内容、人物和场景等，画面完整、端正，声音和影像清晰。照片应采用JPG、TIF文件格式，大小宜在3MB～10MB之间，分辨率不得低于1200万像素。视频应采用MPEG-2、MP4、FLV、AVI、MOV等数字图像编码格式，分辨率不得小于1080P。音频应采用MP3、WAV等格式，采样率应为双声道48kHz，采样精度不应低于16bit。珍贵且需永久保存的可收集、归档一套MXF格式文件。6文件材料的整理6.1整理的原则和要求6.1.1文件材料的整理应遵循文件材料的形成规律，保持案卷的成套、系统性，