会计档案立卷规则

会计档案立卷规则为了进一步提高会计档案质量，规范会计档案管理，便于发挥会计档案的作用，特制定本规则。1主题内容和适用范围1．1本规则规定了本公司会计档案立卷的一般程序，案卷质量及其基本要求。1．2本公司的会计案管理依本规则办理。2名词术语2．1会计核算材料是指记述和反映本公司的资产、负债、所有者权益、收入，费用、利润等的内容的资金、资产变化的报表、账簿和单据。2．2会计档案是本公司经济管理和各项会计核算活动中直接形成的作为历史记录保存起来的会计凭证、会计账簿和会计报表等材料。它是记录和反映经济业务活动，财务收支状况及其结果的重要史料和证据。2．3会计档案整理的原则是按照会计档案自然形成规律及其本身所固有的特点，保持各类会计核算材料之间的历史联系，区别不同保管价值和会计核算材料类型，便于保管、查阅和利用。3会计立卷的一般程序3．1区分类别3．2划分期限3．3装订案卷3．4案卷封面编目3．5案卷排列3．6案卷装盒3．7拟写案卷标题3．8编制案卷目录4会计档案案卷质量的要求4．1会计核算材料归档齐全完整凡是本单位在经济管理活动中形成的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算材料，应收集齐全、整理立卷。4．2分类科学标准一致根据本单位规模的大小，形成会计核算材料的多少，并遵循会计核算材料的形成规律和历史联系，进行科学的分类，全宗内应保持分类的一致性。4．3保管期限划分准确要正确掌握国家档案局、财政部中会计档案保管期限划分的标准，正确划分保管期限。5会计核算材料的分类会计核算材料的分类要根据其形成的规律和特点合理分类；一般会计核算材料分为三大类，即：1.会计报表。（含工资单）2.会计帐簿。3.会计凭证。6会计帐簿的整理6．1会计帐簿在会计年度终了结帐、决算后，按照帐簿种类（名称）整理立卷。6．2帐簿的分类在区分保管期限后，一般采取年度-问题-名称的分类方法。6．3帐簿的卷内编号总帐、银行存款帐、现金日记帐一般维持原帐内编号；明细帐应去掉空白页，将已登记的帐页依次编写页号。6．4帐簿装订死页帐原则上不再进行重新装订，活页帐在去掉空白页后，用线绳将其装订结实；帐页较少的，也可将科目内相近的帐页按类别依次合并装订成册。6．5帐簿封面的编目帐簿封面上要写明单位名称和帐本名称。在帐簿扉页上应附启用表填写启用日期、帐本页数、记帐人员和会计主管人员姓名，并加盖人名章和单位公章。6．6会计帐簿的装盒及装俱封面的编目6．6．1会计帐簿在整理立卷后，装入统一规范的装俱盒内原则上采用一盒一卷，特殊情况也可采用一盒多卷的形式，采用一盒多卷时在封面要加以注明。6．6．2帐簿装俱封面首先要填写案卷封面题名（标题）；题名要按作者--（时间）问题-名称的结构填写，文字要求简练并精确地概括装俱盒内帐簿内容。6．6．3帐封起止日期，要填写记帐的起止日期。6．6．4保管期限：在填制时要严格按照《会计档案管理办法》保管期限表的规定进行划分。6．6．5装俱封面中本卷共张项在填写时，要填写装俱盒内帐本的总页数。6．6．6装俱封面中第册内填制时应填写为第至册。6．6．7装俱盒脊背的填制脊背年代的填制要用阿拉伯数字，其大小要按统一规格注明年代。全宗号要按照区档案馆给定的编号填制；目录号一般以十年为一个阶段进行编制，目录号要与文书档案年代的目录号相一致。案卷号在填制过程中应该注明装俱内帐簿编号的起止顺序号，并用阿拉伯数字标明。7会计报表的整理7．1会计报表在完成年度会计决算后，将本年度内的全部报表按月份、季度、年度分开立卷，也可将同一保管期限内的报表合并组卷。7．2报表的分类一般采取年代-问题-名称的分类方法。7．3会计报表的立卷，整理编目和装订要严格按照有关文件的标准和方法整理、编目、装订。7．4会计报表装俱盒脊背的填制见6.6.7款。8会计凭证的整理8．1会计凭证一般在每月完成会计核算记帐后，将不同类别的记帐凭证整理立卷。8．2会计凭证在整理前的分类一般按不同名称进行分类，即：转帐凭证、现金凭证、银行凭证等。8．3凭证卷内的编号凭证卷内的编号原则上按照会计记帐凭证号为卷内凭证编号，不再进行新的编号。8．4凭证封面的编目8．4．1单位名称：填写会计核算单位的全称。8．4．2册数：在填写第册共册项中要用阿拉伯数字填写；在共册项中，填写本年度或本月份的册数之和，一般以一个凭证起止号所形成的总册数为准并将其填入共册项内。8．4．3起止编号：自第号至第号止填写记帐凭证卷内的起止凭证号。8．4．4起止日期：要填写记帐凭证的记帐起止日期。8．5凭证的装订8．5．1凭证卷册内按凭证号顺序依次排列。8．5．2去掉金属物。8．5．3在凭证左上角打孔成三角形连同包角纸一同用线绳装订。8．5．4装订后包角，在包角纸张连接缝隙处要加盖立卷人的图章压封。8．5．5装订要结实、整齐、美观、不掉页、不压字、不妨碍阅读。8．6凭证档案装俱盒封面的编制8．6．1凭证装俱盒封面项目包括：全宗名称、案卷题名、时间、保管期限、编号、册数、张号、全宗号、目录号、案卷号。8．6．2全宗名称：即立档单位的名称，填写名称时必须用全称或通用简称。8．6．3案卷题名：即案卷标题，其拟写要求简练，结构完整；一般应由作者-问题-名称三部分组成。8．6．4编号：要填写装俱盒内凭证档案的案卷起止号。8．6．5册数：即装俱封面中共册项在填写时，要填写装俱盒内所放凭证的册（卷）数。一册凭证为一卷。8．6．6张页：在填写时要填写凭证盒内凭证的总张数。8．7会计凭证装俱盒脊背的填制参见6.6.7.款。9案卷的排列与编号会计档案的凭证、帐簿、报表经过规范立卷后，要根据不同保管期限，不同类别进行总体的规范排列和编号。9．1不同类别的会计档案要分别排列。9．2不同保管期限的会计档案要分别排列。9．3固定同一期限、同一类别、在同一年度内的排列顺序。9．4以十年为一个阶段，给予相对固定的目录号。9．5在同一目录号内编制跨年度的流水案卷号。10会计档案案卷目录的编制10．1会计档案案卷目录在填写案卷名称项目时，以一个装俱盒为单位填写。10．2案卷号填写时，要与案卷名称的填写相一致，既填写装俱盒内案卷的起止号或顺序号。10．3起止日期、卷内页数、册数、保管期限填写要与装俱盒封面内容相一致。