会计电算化发展中存在的问题及对策

-1-会计电算化发展中存在的问题及对策[摘要]随着经济的发展，会计电算化以其高效、自动、方便、准确、及时等优点正日益受到广大会计人员的欢迎。但由于我国会计电算化工作起步较晚，在发展的过程中产生了许多新问题，文章就会计电算中存在的问题及对策作初浅探讨。[关键词]会计电算化；问题；对策自上世纪70年代末我国开展会计电算化工作以来，经过20多年的努力，会计电算化从无到有，从简单到复杂，从缓慢发展走到成熟，这项工作已取得了长足的发展。目前我国已有300多家软件公司开发财务软件，有更多的企业使用财务软件。但是在发展进程中无论从会计电算化实践还是会计电算化系统的开发，此项工作都或多或少地受制于相应的制度规定、管理环境、软件水平、基础工作、售后服务等等。一、会计电算化在我国的发展现状（一）单位会计电算化管理制度不完善会计电算化工作的开展必须有与之相配套的包括人员管理、使用操作管理、维护管理、档案管理等各种管理及控制制度。目前有些单位却因会计电算化管理制度不完善而存在着这样那样的问题：在人员管理方面存在岗位职责不明确，或沿用原来手工会计信息系统的岗位，或岗位设置不完善，系统管理员、系统维护员为同一人；在操作管理方面没有严格的操作规程，或未经培训合格者便上机操作；在维护管理方面没有系统维护制度，维护人员可以随意变动系统参数如系统运行环境原统账的套数等；在档案管理方面存在数据收集不及时，没有严格的档案调用规定甚至出现擅自复制文档现象等等。另外，单位制定的会计电算化管理制度也存在某些同电算化规范相抵触的地方，如科目体系的设置不符合会计制度要求等，这些大多是从计算机技术的角度考虑得多，从会计制度的要求考虑得过少。（二）会计原始凭证仍是纸张数据目前，大多数单位会计电算化工作中所采集的原始凭证都是纸张数据，而这些原始凭证在手工输入过程中有可能出现差错又未能审核出来，再者纸张凭证本身的真实性及信息的完整性也要打个问号。这些问题都是因原始凭证未能电子化而产生的。（三）缺乏复合型人才-2-既懂会计学又懂电子计算机技术的复合型会计人才是实现会计电算化的关键。目前会计部门运用电子计算机的热情和期望都很高，但普遍存在人员素质偏低的问题：会计人员不会操作计算机，计算机专业人员的会计知识又较为贫乏，运行会计软件过程中出现的问题不能及时解决和处理，两方面的矛盾制约着电算化的发展与推进。所以加快复合人才的培养工作已是迫在眉睫。（四）商品化软件与单位会计电算化存在着经济冲突一般单位在开始会计电算化工作时都是购买通用财务软件，但是随着经济的发展，企业的业务不断增多，原本购买的财务软件已不再满足企业现行财务管理的需要，这种情况下或是升级已使用软件的版本，或是将本单位的发展需求向原软件公司提出，希望其能给予针对性的解决，但当初购买软件时对其售后服务欠考虑，另外由于市场的作用，软件商的目光总会盯着有着丰厚利润的新用户，因此企业很难与软件商达成共识。（五）会计电算化信息资源不能共享很多单位会计电算化系统只满足财务部门会计核算业务的需要，没有考虑相关部门如人事、仓库、生产等部门之间的资源共享，从而难以为企业决策提供更科学的动态信息；不能充分利用网络，有关的原始资料还没有实现通过互联网来传递、存储、网上开票等；又忽视了网络信息传递方便、快捷的功能，没有利用互联网来披露财务及相关信息。另外，不同商品软件发展的孤立性，也决定了各软件之间很难对同一数据进行解读、转移。（六）会计电算化涉及范围的局限性目前，我国会计电算化仅仅实现了财务会计的电算化，还没有实现管理会计电算化，还不是完整意义的会计电算化。完整意义的会计电算化应该是财务会计电算化和管理会计电算化的有机结合。财务会计与管理会计数据同源，管理会计电算化就可以采用财务会计电算化提供的数据如原始凭证、记账凭证、账簿，再结合其他数据形成管理数据库，经过分析和计算后形成对企业经营管理有用的预测、决策依据。然而，由于管理会计的规范性和可操作性都不及财务会计，因此，其在企业推广较难，这就使管理会计软件开发步履蹒跚。（七）电算化审计工作需要进一步加强各类审计组织在审计过程中极少实施计算机辅助技术，大多采用手工方式操作。首先是审计人员尚未掌握计算机审计技术；其次是审计软件开发速度慢；三是相关审计淮则的制定以及计算机审计实务工作滞后于经济形势。最后，由于电算化会计系统本身的脆弱性，如不可预计的环境灾害、计算机硬件或软件的失灵、人为无意的差错和有意的舞弊等，都可能给系统造成无法估计的危害，也无疑给审计工作带来困难，加大了审计风险。-3-（八）会计软件智能化问题企业的决策者们已不满足于财务软件提供的现有信息，企业的经营活动是一个动态的系统，其运行结果与系统内外的数不清的因素有关，特别是国家的经济政策、市场的即时变化，人们的消费心理对企业的决策有着很大的影响，但它们又是不可预测的，面对这样的情形，目前的电算化会计信息系统还无能为力。如何将这些因素对系统的影响降到最低，是提高决策支持系统智能的关键。随着管理会计电算化的发展，财务软件智能化必将提到议事日程上来。（九）网络环境下电算化系统的内部控制出现新问题1、难以避免非法侵扰：网络是一个开放的环境，在这个环境中一切信息在理论上都是可以被访问到的，因此网络下的会计信息系统很有可能遭受非法访问甚至黑客或病毒的侵扰，一旦发生将造成巨大的损失；2、电子商务给内部控制出难题：随着电子商务的迅猛发展，网上交易愈加普遍，但直到目前相应的技术和法规尚不完善，给系统的内部控制带来困难；3、内部稽核难度加大：企业可能会担心相关内部资料暴露于外，影响其竞争能力，稽核技术复杂，会计师必须具备复杂电脑资料处理能力以胜任此项工作；稽核将大幅增加查核所需的时间与成本；4、网络环境下无形资产转移难以控制：实务经济形态中的各种有形资产是一种静态资产，只有借助外界的力量才能转移。但无形资产是一种动态资产，如人力资产的转移无须借助外界的力量，只在利益的驱使下便可发生。二、我国会计电算化发展中存在的问题（一）人们思想认识问题由于我国会计电算化起步较晚,人们的思想观念还未充分认识到会计电算化的意义及重要性。我们首先必须认识到的是,“会计电算化”是指一个过程,而不是目标。到现在为止,我国从理论界到企业都把“会计电算化”看成目标,基于此而开发的会计电算化系统便是完全模仿手工处理过程的电算化仿真系统。这样的系统对会计管理职能和控制职能的实现与手工处理没有本质的变化,只是对核算职能的实现有明显的改善,如此的改善仅仅是从减轻会计人员负担、提高核算效率方面入手,根本未认识到建立完整的会计信息系统对企业的重要性,使现有会计提供的信息不能及时、有效地为企业决策和管理服务。（二）会计软件存在缺陷由于财务软件的开发未能实行统一的标准，再加之单位使用的财务软件是各自向软件开-4-发商购买的，甚至有的软件开发商还别出心裁地搞出各自的特色，结果使会计电算化所用财务软件比较混乱，就是同一行业的不同单位使用的财务软件也不尽相同。不同的财务软件的数据接口、使用方法的不一样，导致了报表汇总、数据查询、数据传输的不方便。从国外情况看，在某些会计电算化搞得好的国家，基本上是通过行业会计协会制定统一的财务软件标准，甚至某些国家就直接通过政府行政手段规定哪些行业必须使用哪种财务软件。这样国家有关经济管理、监督部门就可以很方便地通过网络进行财务检查、专用和专项资金使用情况分析，单位也可以利用网络及时地进行财务报告的传送等。会计软件的质量是会计电算化工作的物质基础,决定着会计电算化工作的深入程度。但目前我国相关软件的生产还处于模仿和加工阶段,存在着诸多问题和不足。1、安全性和保密性差2、缺乏事前预测、事中控制、事后分析能力3、查询功能不强4、各核算块缺乏衔接5、适应企业新的经营方式能力差（三）会计信息安全问题在会计电算化系统环境下，电子符号代替了会计数据，磁性介质代替了纸介质，从而使会计信息安全易受到威胁。具体表现在：1、内部人员对原始信息进行非法篡改或泄密，造成会计信息虚假。2、磁性介质易受损坏，信息和数据存在丢失或毁坏的危险。3、电算化系统遭破坏，如硬件故障、软件故障、非法操作、计算机病毒等可能导致电算化系统陷入瘫痪，使会计信息质量受到影响。由于会计电算化系统是由人来开发设计的,具体操作过程也是由人来进行的,因此手工操作下可能发生的风险,在电算化时都完全可能发生。而对于目前财务软件中使用的密码、口令等,对稍懂计算机操作知识的人来说根本算不上秘密,只要通过打开数据库或反编辑打开源文件,就可以知道密码。而一旦进入该系统,所有的财务和秘密便一览无余。对基于网络技术的用户财务软件,由于互联网的开放性,造成不法分子对企业内联网的非法入侵,使得人为破坏的风险时刻存在。（四）对审计的影响在电算化系统环境下，审计线索发生了很大变化，传统的审计线索在电算化系统环境中逐渐消失，取而代之的是肉眼看不见的电子数据、文件和磁盘。传统的帐薄、经办人签字、记录、订单、业务操作文书等十分清晰的线索都可能不复存在，过去分散的内部控制现在都-5-集中到信息中心或计算机管理部门进行实施和管理，并且旧的数据和资料在不断的被新的数据资料覆盖，使得审计轨迹被一点点抹去，系统和程序也处于不断改进升级中，其处理时所留下的审计线索也在不断变化当中。（五）会计电算化人才缺乏会计电算化是一门新的学科,是一门融计算机学、管理学、会计学、信息学于一体的边缘学科,对于传统的财会人员来说,它涉及的许多领域如计算机培训等是以往从未涉及或很少涉足的,而对于专业计算机人员而言财务工作往往又是与他们不搭界的。一方面，财会队伍中的部分人员知识老化，学习会计电算化知识积极性不高，短期培训很难取得明显效果。另一方面，会计电算化专业毕业生数量有限，不能满足市场需要，复合型人才更是供不应求，直接影响会计电算化工作的开展。（六）会计的国际化问题电子计算机信息网络的普遍应用和电子商务的发展，使人们已经能够在几秒钟之内将几十亿美元甚至巨额的资金在世界各大城市之间相互流转。从资本流转程度和广度来看，地球正在变小，企业之间的国际竞争将日趋激烈。企业为了谋求自身的生存，必须不断加强新产品研制和技术改造工作，往往需要巨额资金，但只有较少企业能够依靠自己积累的留存收益或本国的金融机构来应付国际竞争，大多数企业需要筹集国际资金。一个国家的资金贷出单位为了更好的制定信贷决策，必须对外国借款单位的信用状况进行调查，要求他们提供符合国际惯例的标准化的会计报表。另外电子商务使得国际贸易迅速发展，而进行国际贸易必须首先了解企业的信用和财务状况，因而有必要了解外国企业的会计报表和会计制度，并要求有一个统一的会计程序和方法。因此在今后的电算化软件开发中应充分考虑会计的国际化问题。三、对我国会计电算化发展的对策针对目前会计电算化中存在的这些问题,应从以下方面予以解决:（一）正确理解会计电算化的内涵1、会计电算化改变传统会计数据重复记录分散存放而带来的弊端,实现了数据分类集中存放,既保证了数据的可靠性,又可以从此完全取消各种会计明细分类账和对账操作,实现数据共享。2、会计电算化由人、机、数据及程序组成,不再是一个“傻瓜型”的仿真系统,而应该是一个人机交互作用的“智能型”管理信息系统。3、我国会计电算化的当务之急是加强会计电算化发展方向的引导,促进会计电算化从核算型向管理型过渡,重视会计电算化软件的开发,引导会计电算化由单机向网络化群体方向-6-发展。只有这样,企业管理信息系统才具备开发的良好基础。（二）加强会计软件的研究、开发新的会计模式必然要求新的电算化软件来完成新的业务处理。未来会计软件所要实现的是更网络化处理财会事项以及在信息的处理上采用更新更专业的处理方法。针对以上财会软件所存在问题,我国的软件开发者和科技工作者在完善各种财会软件如在安全和保密上加强保护,增加查询功能,增强模块衔接等的同时,应尽量简化软件中的操作和去掉不必要的功能,尽力开发适合广大财会工作者应用的“智能傻瓜型”软件,通过各种手段统一财务软件的数据库接口,为大范围的数据信息交流打好基础,增加具有管理性功能的模块。（三）加强