会计电算化系统实务操作教程5

实现自己的日常账务处理在进行了初始化的设置工作之后，所有的准备工作可以说都已经万事俱备，就只等进行日常账务处理了。正如一棵发芽的树苗，各种栽种的工作都完成，可是在以后的日常生活中，没有好好管理的话，就有可能和参天大树失之交臂，变成一个弯曲的树杈。所以，对日常账务的处理应该考虑具体需要，根据自己的实际情况对日常的账务进行一些不同的处理。制作:新起点IT工作室第5章日常账务处理都包括哪些内容怎样进行凭证处理记帐账簿管理的具体操作出纳管理客户︱供应商往来管理实现自己的日常账务处理日常账务处理都包括哪些内容凭证的处理:凭证又称会计凭证，是指能够用来证明经济业务事项发生、明确经济责任并据以登记账簿、具有法律效力的书面证明。它可分为原始凭证和记账凭证两种。对凭证的处理可以进行填制、修改以及审核处理。账簿的管理:是日常账务处理的一个核心环节，对这些账簿处理好的话，可以使整个企业的财务工作做得更全面，对企业以后的发展有一个质的向导。出纳的管理:出纳，不仅管着企业资金的进入、在账务处理中指定相应的会计科目、对日记账和资金日报表的查询，还要对企业的一切支票进行相应的处理。记账:记账其实就是将经过审核的记账凭证进行自动记账处理，形成日记账、明细账、总分类账等账簿文件。返回目录怎样进行凭证处理凭证的填制和修改填制在【企业应用标准】窗口执行【财务会计】→【总账】→【凭证】→【填制凭证】命令，打开【填制凭证】，如图5-1单击工具栏上的【增加】按钮增加一张新的凭证，将光标定位在凭证类别上，输入或选择一个凭证类别字.在“附单据数”处输入原始单据的张数，输入凭证自定义项。输入凭证分录的摘要，按【参照】按钮输入常用的摘要。输入科目是银行科目,要在结算方式设置中确定票据管理。如果科目设置了辅助核算属性，可在这里输入辅助信息，辅助信息将会在凭证下方的备注中显示.录入该笔分录的借方或贷方本币发生额如想放弃当前未完成的分录输入，单击工具栏上的【删分】,删除当前的分录，如图5-4如果使用的科目是现金流量科目，在录完本条分录后要求指定该分录的现金流量项目。凭证录入完毕后,单击工具栏上的【保存】按钮,弹出信息提示框,单击【确定】按钮，就可以保存这张凭证。修改在【填制凭证】窗口中，直接单击【查询】按钮，打开【凭证查询】对话框，如图5-6如果所选凭证还有辅助条件的选项，可以在该对话框中直接单击【辅助条件】按钮，打开带有辅助条件的【凭证查询】对话框，如图5-7，从中可以对有辅助条件的凭证进行修改。在其中输入相关的查询科目信息，即可在【填制凭证】窗口中显现出来，对要修改的内容进行修改。修改完毕之后，直接单击工具栏上的【保存】按钮即可对修改的内容进行保存。返回目录怎样进行凭证处理图5-7带有辅助条件的【凭证查询】对话框图5-6【凭证查询】对话框图5-4删除当前分录图5-1【填制凭证】窗口凭证的作废与整理怎样进行凭证处理凭证的作废凭证的整理【填制凭证】窗口中，寻找到不合法的凭证页面后，执行【制单】→【作废/恢复】命令项如图5-8，即可将这张凭证作废。左上角显示“作废”字样，表示已经作废，但仍保留凭证的内容和编号。当错把使用的凭证作废了时，还可通过【制单】→【作废/恢复】命令项，如图5-9，恢复其凭证为有效凭证。对作废过的凭证如果不想将其保留在计算机内，直接执行【制单】→【整理凭证】命令项，即可将其彻底删除，并对未记账凭证进行重新的编号.图5-8作废凭证图5-9恢复作废的凭证凭证审核与管理怎样进行凭证处理记账凭证输入完成后，在记账之前，必须由审核员对制单员填制的记账凭证进行审核。审核完成以后，还要对其进行管理。凭证审核凭证审核就是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行的检查核对。主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，以及会计分录是否正确等情况。凭证审核的方法有很多种，大致分为屏幕审核和对照审核两种。凭证管理凭证是会计核算工作的重要载体，凭证的管理在财务核算管理中占有至关重要的地位。在电算化条件下对凭证的管理，主要有未记账凭证和已记账凭证两部分构成，内容上的管理则主要是指科目汇总、凭证输出和保管等。凭证审核怎样进行凭证处理在进行审核之前,进入到总账系统中执行【凭证】→【凭证审核】,打开【凭证审核】,如图5-11,选择要审核的凭证.选择完之后，单击【确认】按钮打开所选择的凭证对象涉及的【凭证审核】对话框，如图5-12,显示符合用户选择条件的凭证。在对话框中双击需要审核的凭证,打开【审核凭证】窗口,如图5-13单击工具栏上的【审核】按钮,单击【确定】按钮进入【审核凭证】窗口,如图5-14.如果单击【取消】,则可取消凭证的审核.如果发现错误，单击【标错】，先标错后修改，如图5-15.怎样进行凭证处理图5-15标错凭证窗口图5-14审核过的【审核凭证】窗口图5-13【审核凭证】窗口图5-12系统列出的符合条件的凭证图5-11【凭证审核】对话框怎样进行凭证处理科目汇总在【企业应用标准】窗口中,执行【财务会计】→【总账】→【凭证】→【科目汇总】命令按钮,打开【科目汇总】对话框,如图5-16在对话框中,选择月份和凭证类别,接着选择右边的单选按钮,然后单击【汇总】按钮,可显示所选的汇总表,如图5-17怎样进行凭证处理凭证的输出与保管对凭证的输出是为了保管的需要，因为会计制度的有关规定要求凭证必须进行纸质形式的保管。在【企业应用标准】中,执行【财务会计】→【总账】→【凭证】→【打印凭证】命令,打开【凭证打印】对话框，如图5-19按实际要求设置凭证输出的范围和格式，再单击【设置】，对所打印的凭证页面、打印机和打印效果进行设置。设置完成后,直接单击【预览】按钮,在屏幕中预览打印效果。单击【打印】,打印输出凭证,打印结束后,单击【输出】,把凭证文件另行备份保存,如图5-20,以备下一次的打印。返回目录怎样进行凭证处理图5-19【凭证打印】对话框图5-17现金收款凭证汇总表图5-16【科目汇总】对话框记账所谓的记账就是登记账簿，也称之为登账或过账。本系统记账采用的是向导方式，可使整个记账过程更加明确清晰。记账的具体步骤：在【总账系统】中,执行【凭证】→【记账】命令项,打开【记账】对话框,点击【选择本次记账范围】，如图5-22输入进行记账的凭证范围,否则系统自动默认为所有的凭证.选择输入完凭证内容后,单击【下一步】,打开【记账-记账报告】对话框如图5-23单击【下一步】，打开【记账-记账】对话框如图5-24在该对话框中，单击【记账】按钮打开【期初试算平衡表】对话框如图5-25单击【确认】,系统开始登记有关的总账、明细账和辅助账.登记完后出现一个信息提示框,单击【确定】,完成记账工作.返回目录记账图5-22【记账】对话框图5-23【记账-记账报告】对话框图5-24【记账-记账】对话框图5-25【期初试算平衡表】对话框恢复记账前状态记账在【总账系统】中,执行【期末】→【对账】命令项,打开【对账】窗口,如图5-26在对账状态下,“Ctrl+H”键,出现一个信息提示框，直接单击【确定】,恢复记账前状态功能就已经被激活.执行【凭证】→【恢复记账前状态】,打开【恢复记账前状态】如图5-28，单击“最近一次记账前状态”,恢复记账.系统提供了两种恢复记账前状态的方式:一种将系统恢复到最后一次记账前的状态;另一种将系统恢复到本月月初状态,不管本月记过几次账,都可以实现恢复功能.图5-26【对账】窗口图5-28【恢复记账前状态】对话框返回目录账簿管理的具体操作企业发生的经济业务，经过制单、审核、记账等程序之后，就形成了正式的会计账簿，对发生的经济业务进行查询、统计分析等操作时，都应通过【账簿管理】来完成:账簿管理总分类账及余额表明细账部门辅助账个人往来辅助账项目辅助账返回目录总分类账及余额表账簿管理的具体操作总账的查询在【总账系统】中,执行【账表】→【科目账】→【总账】,打开【总账查询条件】对话框,如图5-29在对话框中选择好相应的科目，单击【确认】按钮即可进入到【总账】窗口，如图5-30在该窗口中单击【科目】下拉框,选择需要查看的会计科目.单击窗口右上角的账页格式下拉框按钮,选择科目总账的账页格式。单击工具栏上的【明细】即可联查到当前月份的明细账,查询完毕之后,直接单击【退出】可以返回.总账的打印在【总账系统】窗口,执行【账表】→【账表打印】→【科目账簿打印】→【总账】命令项,打开【总账打印】对话框,如图5-32.输入查询过的内容,单击【打印】按钮即可专门打印输出正式的账簿.余额表在【总账系统】中,执行【账表】→【科目账】→【余额表】,打开【发生额及余额查询条件】对话框,如图5-33,选中【包含未记账凭证】根据企业的实际情况进行查询条件设置.单击【确认】打开【发生额及余额表】,系统生成包含未记账凭证数据的发生额及余额表,如图5-34,单击工具栏上的【累计】,将显示或取消显示借贷方累计发生额。将光标放到有辅助核算的科目所在行,单击工具栏上的【专项】,可以联查到相应科目的辅助总账或余额表明细账.单击工具栏上的【过滤】按钮,将出现【过滤】对话框，在其中输入要过滤的科目编码或统配符。输入完科目编码之后，直接单击【确定】按钮即可快速查找到所需科目的资料查询完毕之后，单击【退出】按钮即可返回。账簿管理的具体操作图5-34【发生额及余额表】窗口图5-33【发生额及余额查询条件】对话框图5-30【总账】窗口图5-29【总账查询条件】对话框明细账账簿管理的具体操作在【总账窗口】中,执行【账表】→【科目账】→【明细账】,打开【明细账查询条件】对话框如图5-38根据需要设置查询条件,并选择【按科目范围查询】,然后单击【确认】进入所要查询科目的【明细账】窗口,如图5-39双击某一行或是单击工具栏上的【凭证】按钮,即可查看到所选对象的凭证如图5-40查看所选科目的总账情况，单击工具栏上的【总账】.锁定或取消锁定某一摘要列,单击工具栏上的【锁定】过滤某一明细账，单击工具栏上的【过滤】按钮即可打开【明细账过滤条件】对话框输入要过滤科目的类别、摘要等信息,单击【确认】打开所选科目的过滤明细账窗口,如图5-43明细账就是根据总分类科目所属的明细科目,为某一类经济业务进行分类登记、提供明细核算而开设的账簿.功能主要用于平时查询账户明细情况及按任意条件组合查询明细账.明细账有三种查询方式，即普通明细账、按科目排序明细账和月份综合明细账账簿管理的具体操作图5-43所选科目的过滤明细账图5-40所选对象的【凭证】图5-39所选科目的【明细账】窗口图5-38【明细账查询条件】对话框部门辅助账账簿管理的具体操作部门辅助账就是对系统中设置有部门辅助核算科目的业务数据进行汇总而成的账簿。如果用户在会计科目设置中指定了某科目为部门辅助核算科目，而且填制凭证时在系统弹出的【辅助项】对话框中输入了辅助核算的信息，那么系统会自动将数据汇总形成部门辅助账簿。但由于用户对部门核算和管理的不同，系统又把辅助账分成了部门总账、部门明细和部门收支分析三种类型。部门总账:所谓的部门总账，就是用于查询部门业务发生的汇总情况。但由于账簿汇总形式的不同，部门总账又分了三种情况：部门科目总账、部门总账和部门三栏式总账。账簿管理的具体操作部门辅助账部门总账使用方法(以部门科目总账为例)•在【总账系统】中,执行【账表】→【部门辅助账】→【部门总账】→【部门科目总账】,打开【部门科目总账条件】对话框如图5-44•输入相应的科目和部门的范围等,在“包含未记账凭证”的单选框里打上勾,单击【确定】进入【部门科目总账】窗口,如图5-45•单击工具栏上的【明细】按钮打开【部门科目明细账】窗口如图5-46•单击工具栏上的【定位】,打开【定位】对话框,选择需要定位的部门之后单击【确定】,即可进行定位查询.•单击【累计】按钮，即可查询所选科目的累计数额，如图5-48部门总账和部门三栏式总账的使用方法与部门科目总账的方法相似，如果用户需要使用，可参照部门科目总账的操作方法。部门明细账部门明细账用于查询部门业务发生的明细情况，根据账簿汇总情况的不同，部门明细账分为部门科目明细账、部