初级会计电算化讲义第4章会计核算软件的基本要求

第四章会计核算软件的操作要求第一节电算化会计核算基本流程电算化会计核算流程与手工会计核算流程基本相同，但核算流程中各环节的工作内容有很大差别。实际工作中，单位电算化会计核算流程因单位规模、类型和使用软件的不同而在具体细节上有所不同，但基本流程是一致的。主要流程是：编制记账凭证、凭证审核、记账、结账和编制会计报表。一、编制记账凭证在电算化环境下，编制记账凭证可以采用以下几种方式：1．手工编制完成记账凭证后录入计算机；2．根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证。3．由账务处理模块以外的其他核算模块自动生成会计凭证数据。2二、凭证审核在电算化环境下，凭证审核是由负责审核的会计人员在计算机中对生成的记账凭证进行审查，对审查通过的记账凭证作审核确认。会计核算软件可根据审核情况进行自动控制，已通过审核的凭证，不能再由凭证录入人员进行修改。未通过审核的凭证，不能进行记账。三、记账在电算化环境下，记账是由有记账权限的人员，通过记账功能发出指令，由计算机按照记账程序自动进行的。电算化会计中的记账有以下特点：1．记账是一个功能按键，由计算机自动完成相关账簿登记2．同时登记总账、明细账和日记账；3．各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据，记账只是对记账凭证做记账标记，不产生新的会计核算数据。3四、结账和编制会计报表手工会计核算流程中，结账和编制会计报表是两个工作环节，工作量大且复杂；电算化会计核算中，通过一次性预先定义账户结转关系和账户与报表的数据对应关系，结账和编制报表是作为一个步骤由计算机在短时间内同时自动完成。4第二节账务处理模块基本操作账务处理是指从审核原始凭证、编制记账凭证开始，通过记账、对账、结账等一系列会计处理，到编制出会计报表的过程。账务处理模块是会计信息系统的核心和基础，通过此模块可进行系统初始化、日常账务处理、结账和编制会计报表等工作。一、系统初始化系统初始化是指会计电算化系统在初次使用时，根据单位实际情况进行参数设置的过程。系统初始化是会计电算化中非常重要的一项工作，它是整个会计电算化工作的基础。（一）设置操作员及权限操作员是指有权登录系统并对系统进行操作的人员。凡是允许操作会计电算化系统的会计人员均应首先设置为系统用户，成为系统的合法使用者，然后按照内部控制制度对岗位分工的要求，赋予不同用户相应的权限。5会计电算化系统一般按照分组、分级管理的原则进行用户管理，以适应较大规模企业的需要。只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置。系统管理员组拥有所有的操作权限，可以指定某账套的账套主管，建立其他用户和用户组并为其授权。对用户组的授权成为该组成员的基本授权，系统管理员还可以在用户组授权的基础上对用户授予其他权限。账套主管只能对所管辖账套的操作员进行权限指定。一个账套可以设定多个账套主管。账套主管自动拥有该账套的所有权限。操作员权限的设置包括增加、修改、删除操作员的权限。一般电算主管作为系统管理员组成员，由其进行用户管理，其他用户只有修改自己口令的权限，无权更改操作权限。6（二）建立账套账套就是一个单位在会计电算化系统中的所有会计资料，即一套会计数据文件。账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等功能。其中，账套建立、引入和输出只能由系统管理员进行，而账套的修改只能由账套主管进行。设置账套信息：账套号：用来输入新建账套的编号，账套号为3位，账套号唯一且必须输入。账套名称：用来输入新建账套的名称，必须输入。一般为使用该账套的单位名称，也可以根据需要命名。账套路径：用来输入新建账套将要被放置的路径，系统有默认路径，也可以修改。但一般建议使用系统的默认路径。7(三)设置会计期间会计期间是指确定会计月份的起始日期和结账日期。会计期间设置完成后,不能再对其进行个性.8(四)设置记账本位币可以指定一种倾向作为记账本位币,其他货币则以记账本位币为基础进行折算.本位币代码：用来输入新建账套所用的本位币的代码，本位币名称：用来输入新建账套所用的本位币的名称。用户必须输入。小数点位数:（4）确定分类信息：如果用户的存货、客户、供应商相对较少，可不进行分类核算；如果相对较多，通常要进行分类核算。（5）确定编码方案：为了便于对经济业务数据进行分级核算、统计和管理，软件将对会计科目、企业内的部门等进行编码。（6）设置数据精度：数据精度指定义数据的小数位数。如果在总账系统中需要进行数量核算，可以根据对数量、单价等核算精度的不同要求，定义数量小数位数和单价小数位数。（7）系统启用：在建立账套时，可选择启用的子系统。也可在账套建立完成以后，以账套主管的身份进入系统管理，根据需要启用相应的子系统。10（三）设置会计科目设置会计科目就是将会计核算所使用的会计科目录入到会计核算软件中。设置会计科目的内容包括建立会计科目、修改和删除会计科目、指定会计科目等操作。（1）建立会计科目在财务软件中建立会计科目时，输入的基本内容包括：科目编码、科目名称、余额方向外币核算数量核算辅助核算项目。①会计科目编码。科目编码就是按科目编码方案对每一科目的编码进行定义。科目编码必须唯一，用数字、英文字母表示，避免用&、@、空格等符号。设计会计科目编码首先从一级科目开始，逐级向下设置明细科目。②会计科目名称。会计科目名称是指会计科目的汉字名称，不能为空。科目名称与科目编码具有一一对应的关系。③科目类型。按照会计制度规定，科目类型分为五大类，即资产、负债、所有者权益、成本、损益。财政部规定的一级科目编码的第一位，即科目大类代码为：“1=资产”，“2=负债”，“3=所有者权益”，“4=成本”，“5=损益”。11（2）修改和删除会计科目要修改和删除某会计科目，应先选中该会计科目。应遵循“自下而上”的原则，对于已经输入余额或者编制凭证时已经使用过该科目，由该科目及其上级科目都将不能再进行修改、删除。12（六）录入科目初始数据在初次使用账务处理子系统时，应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机。录入科目初始数据时，只需录入最明细级科目的期初余额、借方累计发生额、贷方累计发生额，系统就会对上级科目数据自动进行汇总计算。（1）总账期初余额录入。对于没有设置辅助核算的科目，可以直接录入期初金额。（2）辅助科目期初余额录入。在录入期初余额时，对于设置为辅助核算的科目，系统会自动为其开设辅助账页。在输入期初余额时，这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来的，也就是说不能直接输入总账期初数。（3）试算平衡。期初余额录入完毕后，应该试算平衡。期初余额试算不平衡，不能记账，但可以填制凭证；如果已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”功能。13（七）设置辅助核算项目客户、部门、职员、物料、仓库、供应商、现金流量项目等。（八）设置外币币种及汇率汇率管理是专为外币核算服务的。企业如有外币业务，应进行外币币种及汇率的设置。外币币种及汇率的设置仅录入固定汇率与浮动汇率的数值，并不决定在制单时究竟是使用固定汇率还是浮动汇率，制单时具体使用何种汇率是由账簿初始化设置决定的。15（九）设置凭证类别（1）可按照本单位需要对凭证进行分类，通常系统提供五种常用分类方式供选择：①记账凭证；②收款凭证、付款凭证、转账凭证；③现金凭证、银行凭证、转账凭证；④现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证；⑤自定义凭证类别。（2）凭证分类不影响记账的结果，一般而言，可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。业务量较少的单位可不分类，即只设置“记账凭证”一种类别。某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，本系统提供五种限制类型：①借方必有。②贷方必有。③凭证必有。④凭证必无。⑤无限制。16二、日常账务处理操作在总账系统中，当初始设置完成后，便能够进行日常业务处理。日常账务处理主要是根据提供的业务资料，利用会计核算软件完成填制凭证、审核凭证、记账结帐，查询和打印输出各种凭证和账簿。（一）填制凭证填制凭证的功能包括：增加凭证、修改凭证、删除凭证、查询凭证等。记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分；二是凭证正文部分。如果输入的会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容；如果一个科目同时兼有多种辅助核算，则要求同时输入各种辅助核算的内容。会计科目要求输入未级明细科目，一般只需要输入科目代码或者助记码，软件自动显示科目名称。171正确性控制措施：记账凭证录入过程中，会计核算软件会对凭证录入的正确性进行控制：凭证编号和类型制单日期会计科目：进行存在性、符合性、末级明细科目检查。符合性：凭证类型和会计分录符合性检查。金额：相等，不能为02凭证录入的辅助功能：常用摘要常用凭证：模式凭证。代码提示3．删除凭证（1）作废／恢复凭证。当某张凭证不想要或出现不便修改的错误时，可将其作废。若当前凭证已作废，还可取消作废标志，将当前凭证恢复为有效凭证。（2）整理凭证。凭证整理就是删除所有作废凭证，并对未记账凭证重新编号。若想作凭证整理，应先利用“恢复记账前状态”功能恢复本月月初的记账前状态，再进行凭证整理。4．查询凭证总账系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口，同时也提供了强大的信息查询功能。用户不仅可以查询符合条件的凭证信息，还可以查看当前科目的最新余额、外部系统制单信息、联查明细账等。19（四）审核凭证审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等。提示：审核人必须具有审核权；作废凭证不能被审核，也不能被标错；审核人不能直接修改凭证，和制单人不能是同一个人；凭证一经审核，不能被修改、删除；只有取消审核签字后才可以修改或删除；只有经过审后的凭证才允许记帐。已标记作废的凭证不能被审核，需先取消作废标记后才能审核。20（三）记账在电算化方式下，记账凭证经审核签字后，由有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检查、科目汇总并登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。记账工作由计算机自动进行数据处理，生成的帐册数据是根据期初数据和已经记帐的凭证数据按照需要随时计算出来的。不用人工干预。记账操作每月可多次进行。一般来说，只有经过审核的凭证才能记账。已经记帐的凭证不允许直接删除和修改。对于错的已记账凭证，采取编制初充凭证和冲销凭证的方法加以更正。（四）账簿查询账簿管理包括基本会计核算账簿的查询输出，以及各种辅助账的查询和输出。查询账簿，需要设定查询条件，查询的结果可以屏幕显示，也可以打印输出。1．基本会计核算账簿管理基本会计核算账簿管理包括总账、余额表、明细账、序时账、多栏账的查询及打印。（1）总账的查询及打印。（2）明细账的查询及打印。（3）日记账的查询及打印。提示：会计核算软件一般提供从总账到明细账或者日记账，再到凭证的联查功能。2．各种辅助核算账簿管理辅助核算账簿管理包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算账簿的总账、明细账查询输出，以及部门收支分析和项目统计表的查询输出。22三、结账结账实际上就是指计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，并终止本期的账务处理工作。在电算化方式下，结账是一种成批数据处理，每月只结账一次，主要是对当月日常处理限制和对下月账簿的初始化，均由计算机自动完成。在结账之前要作下列检查：（1）本月有未记账凭证不能结账。（2）月末结转没全部生成并已记账，否则本月不能结账。（3）上月未结账，则本月凭证可以录入但不能记账。（4）总账与明细账、主体账与辅助账、总账系统与其他子系统的数据不一致，则不能结账。（5）损益类账户未全部结转完毕，本月不能结账（6）如果与其他子系统联合使用，其他子系统未结账。则本月不能结账。（7）结帐后，不能再录入已经结帐期间的记账凭证。23四、编制会计报表会计报表第一次使用时，存在报表初始化的问题。所谓报表初始化，就是新建报表，定义报表格式，设置报表参数，定义报表取数公式和定义表内和表间钩稽关系。•为减少报表初始化的工作量，会计核算软件都提供常用报表模板。引入模板并在其基础上定义出企业需要的报表。•报表格式和报表公式定义合称报表定义