利用EXCEL登记会计账簿

第3章Excel在会计账簿中的应用本章学习目标本章主要讲解会计账簿的相关知识以及如何利用Excel设置和登记会计账簿。通过本章的学习，掌握以下内容：会计账簿的概念、意义、种类和格式明细账的格式设置和登记方法总账的格式设置和登记方法3.1会计账簿概述3.1.1会计账簿的意义3.1.2会计账簿的种类3.1.1会计账簿的意义会计账簿是全面记录和反映一个单位经济业务，把大量分散的数据或资料进行归类整理，逐步加工成有用会计信息的簿籍，它是编制会计报表的重要依据。它是由具有一定格式、相互连结的账页所组成，账页一旦标上会计科目，它就成为用来记录和反映该科目所规定核算内容的账户。3.1.1会计账簿的意义通过设置和登记会计账簿：（1）能够把大量的、分散的会计核算资料系统化，为加强经济核算提供资料。（2）可以为正确计算成本、经营成果和收益分配等提供必要的会计核算资料。（3）利用会计账簿所提供的核算资料，既可以为编制会计报表提供主要的依据，也可以为会计分析和会计检查提供必要的依据。（4）既有利于会计核算资料的保存和利用，也有利于会计核算工作的分工。3.1.2会计账簿的种类1．会计账簿按用途的分类会计账簿按其用途，可以分为序时账簿、分类账簿和备查（辅助）账簿。2．会计账簿按外表形式的分类会计账簿按其外表形式，可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。3．会计账簿按格式的分类会计账簿按其格式可分为三栏式账簿、多栏式账簿和数量金额式账簿。3.2会计账簿的登记3.2.1明细账的格式和登记3.2.2总账的格式和登记3.2.1明细账的格式和登记1．明细账的格式明细账是按照明细分类账户开设的，连续、分类登记某一类经济业务，提供详细核算资料的账簿。它能够具体、详细地反映经济活动情况，对总分类账起辅助和补充作用，同时也为会计报表的编制提供必要的明细资料。明细账的格式有三栏式、多栏式、数量金额式等，但最基本的格式是有“借方”、“贷方”、“余额”三栏的三栏式。3.2.1明细账的格式和登记—数据库2．数据库数据库是一种有组织、动态地存储有密切联系的数据的集合。一个数据库就是一个数据清单，它将反映客观事物的大量信息进行记录、分类、整理等定量化、规范化的处理，并以记录为单位存储于数据库中。在Excel中，数据清单中的列对应于数据库中的字段，数据清单中的列标题对应于数据库中的字段名称，数据清单中的行对应于数据库中的一个记录。3.2.1明细账的格式和登记—数据库在设置数据清单和输入数据时必须遵循一定规则，这些规则包括：（1）数据清单的字段名占一行，且必须是第一行（不一定是工作表中的第一行）；（2）每个字段的名称必须惟一；（3）每一列必须有相同的数据类型和格式，且每一列必须相邻；（4）每条记录占一行，且必须连续，中间不能有空行；（5）每个单元格输入的数据前面不能有空格；（6）如果工作表内除数据清单外还有其他数据，则数据清单和其他数据之间必须有至少一行或一列的空白单元格；（7）避免在一个工作表上建立多个数据清单。3.2.1明细账的格式和登记—数据库的生成3．数据库的生成利用数据库生成明细账的基本思路是：首先设置数据库的结构，其次将所录入的记账凭证内容通过一定的方法输入到数据库中，最后对数据库中的数据进行筛选，生成明细账。设置数据库结构的方法是将记账凭证中的所有项目填写到工作表中，且数据库中的字段名与记账凭证中的项目名一致。将记账凭证的内容输入到“记账凭证数据库”的最常用的方法是在录入记账凭证的同时打开“记账凭证数据库”，在该数据库中将记账凭证的所有数据填写到工作表里。要生成一个明细账，应先设置一个明细账的格式。生成“应付账款明细账”的步骤（1）设置条件区域。（2）设置筛选结果输出的字段。（3）选择数据区域。（4）执行“高级筛选”命令。（5）复制筛选结果。（6）粘贴筛选结果。（7）设置余额计算公式。（8）设置余额方向。（9）计算本期发生额和期末余额。3.2.2总账的格式和登记1．记账凭证数据库生成法（1）打开事先已经设置好基本格式的“银行存款总账”，输入期初余额及方向。（2）设置筛选结果输出的字段。（3）单击数据清单中的任何一个单元格。（4）执行高级筛选命令。（6）复制和粘贴筛选结果。（7）设置余额计算公式和方向。（8）设置本期发生额和期末余额。3.2.2总账的格式和登记2．明细账汇总法（1）设置“应付账款总账”的基本格式。（2）打开“应付账款明细账”工作簿。（3）汇总各明细账的月结，形成总分类账的本月发生额。