外交部暨驻外各机构岁计会计事务处理办法

【法规名称】外交部暨驻外各机构岁计会计事务处理办法【颁布部门】【颁布时间】2003-07-28【正文】外交部暨驻外各机构岁计会计事务处理办法第1条外交部(以下简称本部)经常费及临时费岁入岁出预决算之编制，由会计处依照有关法令规定办理，本部预算经完成立法程序后，由会计处依据预算法规定，编制预算分配表送达行政院主计处，并依各业务计划分别实施内部分配，各主管司、处、室及会计处应负严密控制之责。第2条本部会计事项及各项收支处理，除依照会计法、公库法及其他有关法令之规定外，并依左列各款办理：一收入款项由会计处根据财政部填发之动支库款通知及各项收入凭单，编制收入传票，呈部次长核章后，送由出纳科分别领收，除零用金外，均应随时存入或解缴国库。二本部各单位凡有关动用经临各费之案件，须先送会计处核签，并作权责发生之登记。三经临各费之支出，应由会计处核对支出凭证，就预算范围内动支。四会计处根据各项支出凭证，编制付款凭单，呈请部次长或授权代签人核章后，送由财政部台北区支付处办理支付。五未实施集中支付之美金款项其收支仍由会计处编制传票照前款程序送出纳科依照执行。六收支传票，经出纳科执行后，应逐日登入现金出纳簿，并送还会计处登帐。七会计处根据帐册记录，按时编制各项会计报表，呈请部次长核示后分别报送有关机关，送审计部之会计报表并应加送支出凭证。八现金结存表，由出纳科编制一式三份，一份呈部次长核阅，一份送会计处核对，一份存查。九本部专户存管国库之款项发生支付时应以国库专户存管款项支票为之。其支票应由部次长或授权代签人签发，并由会计长总务司长、出纳科长会签。一○本部处理驻外各机构经费，除应遵照有关会计法令外，并依左列规定办理：(一)驻外各机构之经费由本部依行政院主计处核定之预算分配数向财政部领取并结汇后，会计处应按月依据各驻外机构之员额核计用人费并同各项定额经费编具经费清单办理汇拨。(二)驻外各机构之临时费由会计处依据有关规定及财务状况签请部次长核定之。第3条本部经费收支帐务之处理依“普通公务单位会计制度之一致规定暨有关法令规定”办理。第4条本部主管驻外各机关(以下简称各驻外机构)会计人员之设置，依照行政院主计处设置驻外使领馆会计人员规程办理。在未设置会计人员之使领馆团处之会计事务，得由本部指派具有会计学识或适当之人员兼办。前项兼办人员应受本部会计长之指挥监督。第5条驻外各机构之会计人员(包括兼办会计人员)，应恪遵会计法令在机关首长依其职掌指挥下，与出纳及事务人员密切联系，分工合作。其他人员均应各依其职掌处理事务，遇有关联之事项，亦应密切联系，互相协调。第6条各驻外机构之预决算由本部依法汇编，至其财务收支事项之处理，帐簿之设置，报表之编制，除派有专任会计人员者，得依“普通公务单位会计制度之一致规定”及其有关规定办理外，其余均须依照第十七条之规定办理。第7条馆长或经办会计人员交代时，除依公务人员交代条例办理外应将会计凭证帐簿及报表，以及应收应付等未了之财务收支事项，分别列册移交，以前历任之会计凭证帐簿及报表等会计档案，均应一并移交。第8条各种会计凭证，应自总决算公布日起，至少保存二年，各种会计报告帐簿及重要备查簿，自总决算公布日起，至少保存五年，但日报月报之保存期限，得缩短为三年，期限届满后报经外交部及审计机关之同意，始得销毁之。奉准销毁文件，仍应抄存目录备查。第9条会计年度之划分，依预算法之规定。第10条各种帐簿除业已用完者外，不得于年度终了前更换新帐簿，使用完毕之簿籍及装订成册之会计凭证与报表，均应分年编号收藏，并编制目录备查。第11条各种公款除办公费中之零用金外，均应以各该馆名义存入银行，其属于当地货币者，应存入驻在国信用卓著，殷实可靠之银行，其属于美金，应存入纽约中国国际商业银行，其有特殊情形者，应专案呈报外交部核准备案。前项零用金，依公库法规定以各该馆月份办公费额三分之一为限。第12条各驻外机构除仅有馆长一人者外，银行存款户之签字，应由两人以上共同签署；但会计人员为当然签署人、雇员及额外人员，不得指派为出纳人员或兼办会计人员。第13条收入之处理如左：一各驻外机构所收之护照费、护照签证费、货单签证费、各项证明书费等行政规费收入，以及代收之签证电报费，均应随时通知会计人员列帐，当日将所收款项存入银行，并应分别填制行政规费收入明细报告表，及签证电报费收入报告表，按月报部凭核。二行政规费为国家之岁入，除经报由本部依法核准坐支抵解有案者外，各驻外机构不得擅自动支，并须按月汇缴或呈报本部于应领经费内扣缴。三岁入类各种会计帐表所列之金额，应以其实际收进之货币为记帐单位，如收进之货币系结汇美金解缴者，除应列原币外，并应列记结汇美金之数额及其折合率。四华侨捐献国家或用以举办国家各种事业之各项捐款、献债、献息或捐献其他财物及有价证券，凡可以随时变现者，其收支处理，应遵照行政院令颁之“统一捐献金收支处理办法”办理。国内外各机关转发经费或私人委讬保管款以及侨民遗产等款项均应分别上帐，每笔应详细记载不得遗漏。第14条经费之处理如左：一各驻外机构之经常费由本部按月分配，至专案经费，由本部专案核拨。二前项经常费之支出，应于每月终了十五日内检据报销，专案经费之支出，应按外交部指定之办法检据报销。三各驻外机构均应依照第十七条帐务之处理内规定编制左列各项报告：(一)现金出纳登记簿抄页(月报)(二)行政规费收入明细报告表(月报)(三)签证电报费收入报告表(月报)(四)经费支出计算书(月报)(五)电务工作月报表(月报)(六)财产增减表(月报)(七)银行存款对帐单影本(月报)(八)财产目录(年报)四各驻外机构经费均系汇发美金，各种会计帐簿表册记列之金额，应以美金为记帐单位，其以美金以外货币记列者，应于结帐前折合为美金，并应载明其折合率凡以当地币按官价折合美金报销者，应检附原以美金向当地银行兑入当地币之兑换证件于支出凭证内，一并送审，如以当地币按市价折合美金报销者，应检附经手兑换人所出具之兑换证明单，兑换证明单之内容，应包含兑出美金数额，兑入当地币数额，折合率及兑换年月日等项。五银行兑换证件或经手兑换人所出具之兑换证明单，应经馆长及会计人员签章。六各项费用支出，均应取具单据，所有单据，均应符合“支出凭证单据证明规则”之规定。七各驻外机构非经呈准不得向外借款，亦不得要任何团体或个人贷款或垫款。八各驻外机构于废置财物之变卖与处置，其属动产者，如家俱机器用具、车辆等，应先呈经本部核准，其属不动产者，应呈由本部转呈行政院核准，并依预算程序为之。九各驻外机构经费之支用，应依预算法第五十五条之规定，不得将下月或下期经费提前支用，遇有剩余时，得转入下月或下期继续支用，但以同一会计年度为限。一○各驻外机构于收到拨汇之薪俸款项后，应即清发，不得拖延。一一首长更调时，有关财务收支之未了案件，仍应由前任负责清理，其确因事实困难，无法即时清理者，仍应专案列册移交后任代为清理，其不能继续清理者，应呈报外交部核议，违者由接任首长及会计人员负连带责任。第15条会计人员之责任如左：一各驻外机构有关现金收支凭证，非经会计人员签章，不得为出纳之执政。二凡有关国库负担或收入之一切契约，以及动产不动产之买卖契约，均应由会计人员会同签章。三会计人员非根据合法之单据不得编制传票或记帐，但整理结算等事项，无原始凭证者，不在此限。四会计人员对于不合法之会计程序或会计文书，应立即更正，不更正者，应拒绝之，并报告该机构首长。前款不合法之事项，如系由于该机构首长之命令者，会计人员应以书面声明异议，如不被接受时，应报告本部，不为异议及报告时，会计人员应负连带责任。五会计人员因执行职务与各机构首长发生争议时，由本部或由本部商同行政院主计处处理之。会计人员有违法失职情事时，应由各机构首长报请本部依法处理，或报请本部函请行政院主计处处理之。六各机构会计档案，包括会计凭证及报表与记载完毕之会计簿籍等，遇有损失或损毁情事时，会计人员应即呈报各机构首长报请本部函知审计部及行政院主计处，非经审计部认为其对于善良管理人应有之注意，并无怠忽，并予解除责任者，应付惩戒，遇有上述情事，匿不呈报者，从重惩戒。七会计人员解除或变更职务时，交代不清者，应依法惩处。因而致国库受损失者，并应负赔偿责任。八会计人员不得擅离职守，如须请假或出差，应呈请各机构首长，指派人员代理，其期间不逾一个月者，得自行委讬人员代理，但仍应先期呈报，并连带负责。九会计人员不得兼办出纳或经理财物事物。第16条与会计事务有关职掌之划分如左：一各机构首长掌理左列与会计有关事项：(一)负全机构财务收支监督及考核之责任。(二)各种会计帐簿之签章。(三)各种会计报告之审核及签章。(四)收入款项书据之审核及签章。(五)缴款书之审核及签章。(六)各种支出凭证之核批。(七)银行存款户支票之签字。(八)检查现金财物证券票据人员之指派。(九)代收代付暂收暂付等款项之查核。(一○)会计文书之批判。(一一)其他有关事项。二会计人员掌理左列各会计事项：(一)各种会计帐簿之登记并签章。(二)各种会计报表之编制并签章。(三)各种收款及领款收据之审核及签章。(四)填制缴款书通知出纳人员缴款。(五)薪俸津贴及工饷表册之核章。(六)代收代付暂收暂付等款项之稽核。(七)现金财物证券票据之稽核。(八)营缮工程购置变卖财物之会同监办。(九)根据财产增减表查核财产增减情形。(一○)根据财产明细分类帐核对财产目录。(一一)凡在当年度经费内已发生而尚未清偿之债务或契约责任部份，应于会计年度结束前，列表连同契约证件副本呈报本部依法申请保留逾期不予受理。(一二)会计簿籍会计报告及会计凭证之保管。(一三)银行存款户支票之会签。(一四)有关会计文书之拟办及核会。(一五)应收及垫付款项之催收核结。(一六)其他有关事项。三出纳人员掌理左列与会计有关事项：(一)办理现金票据证券之出纳移转及保管。(二)填具收款收据送金单及开发银行支票等。(三)保管各种支票簿送款簿存摺存单，有价证券及契约合同等。(四)根据缴款书送金单办理缴款及存款手续。(五)填制经费领款收据。(六)汇寄或收兑外埠往来款项。(七)登记现金出纳登记簿。(八)其他有关事项。四经理财物事务人员职掌左列与会计有关事项：(一)登记零用金备查簿。(二)取具购置财物之估价单。(三)保管各种财产及废坏财物之检查与报核，登记财产明细分类帐，编制财产增减表及财产目录。(四)办理购置变卖财物及营缮工程之招标手续。(五)会计年度终了查明购置财产及其他费用之应付未付款项。(六)登记工友仆役到离差日期，核计其工作日数及编制其工饷表册。(七)其他有关事项。第17条帐务之处理如左：一为期表达经费收支状况，驻外各机构得视其会计事务之繁简，依需要自行增设必要之补助帐，但必须以能产生本部所需之会计报告为原则。二驻外各机构对于岁入与经费收支事项合并设置一套帐簿记载，分设现金出纳登记簿及各种细帐。现金出纳登记簿应按收支先后顺序记载。明细帐应按各收支事项性质所应归属之科目分类记载。三驻外各机构设置左列各会计科目，应根据实际发生之收支事项分类登记。(一)资产科目：1现金及银行结存：凡本部驻外各机构库存现金与银行存款之收入与付出均属之。2行政规费收入缴部：凡各种护照及货单签证费各项证明书费等收入款项按月缴部时应以本科目列计。3签证电报费收入缴部：凡华侨回国签证电报费收支款项按月缴部时应以本科目列计。4其他收入缴部：除上述各种收入款项以外之其他收入款项如财产售价财产孳息等收入缴部时应以本科目列计。5经费支出：凡部拨经常费与临时费于实际支用时计列本科目，收回时以红字记载。6暂付款：凡未确定用途之经费支出或其他暂付垫付款项均以本科目列计。7押金：凡存出之保证金如房屋押租等之付出与收回均属之。(二)负债科目：1部拨经费：凡由本部核拨之各种经费款项均属之。2行政规费收入：凡各种护照及货单签证费各项证明书费等之收入款应以本科目列计。3签证电报费收入：凡华侨回国签证电报费之收入款应以本科目列计。4其他收入：除上述各种收入款项以外之其他收入款如财产售价，财产孳息等收入时以本科目列计。5代收款凡代收所得税捐款、或其他款项等，其收付时均以本科目列计。四