新财务软件在会计核算中的应用

1新财务软件在会计核算中的应用作者王立涛一、选择课题：（一）课题现状调研年初，我们课题小组根据课题的要求，对我矿财务管理状况，进行了系统地调研。通过调研，我们认识到：随着信息时代发展的日新月异，计算机技术和网络技术正在向经济领域加速渗透，面对这种复杂多变的市场竞争形势，作为会计核算的现代化手段----会计电算化,正以它的方便、快捷、客观、精确等特性被各大中型企业广泛应用。我矿在会计电算化方面也进行了建设和运用，虽取得了一定的效果，但现在运行的DOS版操作系统，给财务数据的形成和采集带来困难，已不能适应新的会计电算化操作要求，需要加以改进。（二）选题理由随着煤炭市场竞争程度的加剧，不少煤炭企业为进一步提高自身竞争力，把企业做大、做强，加强抵御市场风险能力差的局面，不断加强企业经营管理，努力提高企业的经济效益。目前，市面上流行的许多财务软件，如用友、金蝶等，大多都是工业企业通用的会计核算软件，在版面设计与运行程序上带有一定的普遍性和商业性。但不同工业行业中的具体核算方法有时是大相径庭的，因此就不能生搬硬套现成的软件，这就需要一套集完整性、实用性为一体的财务软件来满足各行各业会计电算化的核算需求。（三）目的与意义陶阳煤矿现开采中一、中三两井田，至2004年底，尚有工业储量3164.6万吨，可采储量1895.8万吨，开采煤系地层为石炭系太原群和二迭系山西组。矿井设计能力为90万吨/年，现实际生产能力为70万吨/年，生产煤种为气煤和肥煤，主要产品为块煤、粒煤和未煤。由于我矿面临的现状，一是采场接续紧张，现场条件不理想，矿井压力大，受水威胁严重，受水威胁可采储量为1105.9万吨，并且下组煤开采难度大；二是各种增支因素多，资金需求量大；三是经济指标压力大；四是管理意识较差，管理手段不强，管理措施落后。以上不利因素，使我矿必须坚持“发展就是硬道理”的指导思想，立足实际，注重管理创新，积极探索新形势下企业发展的新路子，新途径。紧紧围绕提高我矿经济效益这一中心，进一步加强财务管理工作，完善财务运行新机2制。煤炭企业有着自身特有的工作流程及运营模式，特别是煤炭产品是属于大批量、单一品种的产销模式，其成本管理及分配方法有别于其他行业.所以，建立一套适合于煤炭系统特别是我省煤炭系统的财务管理软件，进而逐步创建ERP系统（企业计划资源管理系统），是建设现代化新型企业的基本要求，也是落实《会计法》及其实施细则的根本内容。煤炭企业新财务软件的开发和利用，对于完善提高煤炭企业财务核算体系，确保帐务及报表使用者了解到客观有效的财务信息，均具有深远的社会意义和经济意义。（四）预期目标通过课题的实施，解决我矿在财务管理中存在的问题，希望通过使用这套财务核算软件能大副提高我矿的财务信息质量和财务管理效能，从会计电算化这个特殊的视角来折射财务办公自动化给现代经济工作带来的轻松和便利，进一步提升我矿财务核算与管理水平。二、课题运用过程（一）研究实践过程1、选用的会计核算软件：经过我们小组成员反复细致的调研、论证、测试、讨论，最终选用windows版的山东煤炭企业财务核算软件。该软件是由山东省煤炭工业局与山东新联谊会计师事务所共同开发的适合于我省煤炭系统的财务软件。2、选用理由：以前我公司财务部门运用的是DOS版的财务软件。随着社会的进步，会计信息使用者对会计信息的质量要求不断提高，DOS版本较之现在的windows财务软件就越来越显示出它的局限性和滞后性。（1）数据的集成性和一致性不同：Windows版财务软件将财务软件的几个模块集成在了一起，可以保证在DOS状态下难以实现的财务数据的集成性和一致性。财务数据的集成和一致可以极大地方便会计人员，但这一点在DOS平台上很难实现，而在Windows平台上能够做到。（2）数据的位数不同：DOS是16位的操作系统，而Windows95是32位的操作系统。计算机工作时，先把大量的指令和数据放在内存中，然后再开始执行。DOS将64k作为一个基本存储单位，如果程序占的内存大于64k，DOS就放在多个块里。所以DOS的基本内存为640k。而32位系统下，一块可达4000M，Windows操作平台可以方便地利用内3存。（3）任务数量、数据共享程度不同：在DOS环境下，一次只能运行一个软件，用WPS时就不能用Autocad,而在Windows下，只要内存充足，可打开4、5个软件，Word、Excel、财务软件、Netscape各项任务可随时切换，各种程序之间也可互相交换数据，大大提高了工作效率。而在DOS下，这些功能根本无法实现。由于Windows对内存有很强的管理能力，把每一个程序都放在不同的内存空间，所以各程序不会冲突，也不易受病毒的感染。（4）操作难易程度不同：DOS用50多个命令，常用的也有10几个，而且有一大堆参数，而windows采用了标准的图形界面，所有程序的基本界面都是一样的，使用方式也相差无几，无需很长的学习时间。DOS下也可以用图形界面，但和Windows下的实现方法不一样。各种DOS软件的界面几乎没有一致的地方，每学一个软件都需记忆另一套使用规则。（二）过程分析与计算下面从凭证管理、账簿管理、报表管理三个方面具体介绍windows版本的山东煤炭企业财务软件。1、凭证管理：记账凭证是财务工作的基础和起点，也是查询数据的最主要的一个来源，凭证管理主要完成对记账凭证的录入、审核、修改、打印、汇总等工作。在主菜单选凭证管理，出现二级菜单：填制凭证、查询凭证、修改凭证、审核凭证、生成结转凭证、汇总凭证。(1)、填制凭证：用鼠标点击主菜单凭证管理下的填制凭证，屏幕显示凭证画面，然后可按以下顺序进行输入：日期、类别、摘要、科目编码、科目名称、借方金额、贷方金额、结算方式、结算号、经办人、附件页数。输入时，除按提示操作外，还须遵循如下规则：a、日期：系统自动提取进入账务前输入的业务日期为记账凭证的日期，如果日期不正确可更改，系统自动检查输入日期的范围。b、类别：采取按类编号的方法。类别占两位，第一类是类型，第二位是收付款别。具体取值是：11-现金收款12---现金付款21---银行收款22---银行付款33---结帐41---结算中心收款42---结算中心4付款51---内部银行收款c、摘要：输入本笔分录的业务说明，要求简洁明了，但不能为空，至少录入4个字符。每张凭证的第一笔摘要必须直接输入；当选择摘要复制时，以后的摘要按回车后即将上笔的摘要复制到该笔摘要栏，也可直接输入汉字。d、科目：当光标移动到科目编码输入一栏，系统自动显示一级科目名称及编码，可直接双击科目编码提示的科目编码及名称，也可在科目编码栏输入科目编码，系统自动显示下一级科目名称及编码，直至科目编码的最后一级。要求数量核算的科目时，系统还要求输入数量，并自动计算单价，如产成品、产品销售收入等科目。遇存款类科目时，系统将自动提示要求输入结算方式及结算号。结算方式分为支票、汇票、本票等等；结算号一般输入该票号的后4位。遇现金、银行、内部银行类科目时，系统要求输入现金流量编码，作为生成现金流量表的依据。e、金额：即该笔分录的借方或贷方发生额，金额不能为零，可以是正数和负数。如果借贷方合计数不平时，系统不予以确认。f、附件张数：在附原始单据张处输入原始单据张数。g、在一张凭证范围内可随时移动输入光标的位置，按屏幕提示完成凭证的输入。在录入状态还可以直接进行修改。在状态栏显示操作提示，可根据提示完成各项操作。点击删除行按钮，删除当前行的所有内容。当本张凭证大于6笔分录时，可点击上页或下页来查看凭证内容。h、当凭证全部录入完毕后，按确认按钮或ALT+S保存这张凭证。系统显示X号凭证已保存成功，同时在凭证的左上角自动生成本张凭证号。系统规定每页凭证有6笔分录，当某号凭证超过6笔后，系统将自动在凭证左上角标出第几分之一页。(2)、查询凭证：本功能可以对已录入的机内凭证，按日期、类别和编号进行查询。既能查询凭证的信息，同时还能查询凭证的当前状态等。选择本功能后，可以对机内凭证进行查询。a输入日期、类别、凭证编号，点击查询键即可调出指定凭证内容。对于分录多于6笔的凭证，可用点击上下页查看凭证。5b如只输入类别，则调出该类的所有凭证。如不输入日期、类别、凭证编号，则可调出所有凭证。c系统提示的按钮表示：首号---查询第一张凭证上号---查询前一张凭证上页---凭证内向前翻动末号---查询最后一张凭证下号---查询后一张凭证下页---凭证内向后翻动（3）修改凭证：本功能用于对未经记账处理、审核或核对有误的机内凭证进行修改。如果凭证已审核，需审核退回后再进行修改。若要修改已记账的凭证，只能另编补充登记或负数冲正凭证进行更正。根据记账凭证的编号规则，为了保证凭证的唯一性、连续性和完整性，本功能只限修改除确定凭证的要素(类别、编号)以外的其它各项内容。选择本功能后，显示凭证格式屏幕，进行凭证修改。修改时，先输入类别、编号，以便调出要修改的凭证，然后参照凭证录入的操作方式对凭证进行各项修改。（4）审核凭证本功能是审核员根据填制的记账凭证进行检查核对，主要审核凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等，以查看方式审核，不需要二次录入。一进入本功能后，系统提供的按钮有：通过---审核一张凭证退回---取消已审核的一张凭Ⅱ全部通过---审核所有凭证全部退回---取消所有审核凭证首号---审核第一张凭证末号---审核最后一张凭证上号---审核前一张凭证下号---审核后一张凭证上页---凭证内向前翻动下页---凭证内向后翻动审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再审核，通过对记账凭证的第二次检验，是否录入错误。如发现有误时，需退出后进入凭证修改，修改完凭证后再进入审核凭证''状态栏，点击通过''键，再按确认此凭证,即可通过审核。此方法用于逐张审核。如要一次性全部审6核凭证，点击全部通过，按确认键即可。如发现已通过审核的凭证有错误时，可将该凭证调出，点击[退回]按钮，或点击[全部退回]按钮，退出后修改凭证完毕，再进入[凭证审核]。（5）生成结转凭证本功能用于实现一些有规律的转账业务的自动化。自动结转采用一次性参数定义，多次使用的方式，大大减轻制单人员月底的工作负担，该功能根据预先定义的《自动结转账凭证参数》和当前的《科目余额数据》，自动生成相应的记账凭证，本功能应在相应账目记账后进行。系统提示输入结转日期、结转凭证号后确认，按执行键即可生成结转凭证。在自动生成凭证过程，提示栏提示生成过程的相关信息，同时进度栏显示生成进度。2、账簿管理在系统主菜单选账表管理，系统提供其二级菜单：记账、月末结账、生成日报、浏览账簿、打印账簿、条件查询、账龄分析、会计报表。（1）记账本功能将已通过核对的机内记账凭证登记明细账、辅助账并进行余额结算和汇总。选择此功能，凭证状态提示：本月凭证总计、已记账凭证、已审核未记账凭证、已审核未通过凭证、剩余未审核凭证，点击张数前的按钮即可查询各类型凭证号。操作选择按钮有：(Y)记账、(N)不记账。点击(Y)记账或A1t+Y确认记账，并自动结转余额，记完为止。点击(N)不记账或A1t+N退出记账菜单，返回到主菜单。注意：*由于记账不能重复进行，因此必须谨慎从事。*为了重新执行记账功能，用户应在记账前进行明细库和余额的备份工作，一旦记账过程中遇到异常情况，可以恢复记账前的数据，重新记账。*记账过程不需人工干预，最好不要中途中止。（2）月末结账本模块为用户提供本月结账及初始化下月工作环境的功能。进入本模块后，系统选择按钮有：(YES)确认结账、(No)不结账。选择(YES)确认结账或A1t+Y即可完成结账功能。选择(NO)不结账或A1t+N退出结账菜单，返回到主菜单。如果发现本月结账后有误，可选择结账退回将已记好的账务重新退回到未记账状态。7注意：，执行月末结账后，当月账务将无法调整，请慎重。（3）生成日报本功能为用户提供当天的现金、银行存款、内行存款、结行存款账户的变动及结存情况，以便用户在进行记账前与库存现金及开户银行的存款余额进行核对。进入本功能菜单后，具体操是：首先选择