第4章 会计核算软件的操作要求(1-4)

４．1.１会计软件的安装与启动会计软件装与启动４．1.２账套的建立与用户的设置账套的建立与操作员的设置４．1.３系统的维护系统的维护４．1.４基础信息设置基础信息设置4.1.1会计软件的安装与启动4.1.1.1会计软件的安装1.运行环境•客户端:•内存512MB以上、CPU2GHz以上、磁盘空间4GB以上.•数据服务器:•内存2GB以上、CPU2GHz以上多CPU、磁盘空间20GB以上.•发布服务器:•内存2GB以上、CPU2GHz以上多CPU、磁盘空间10GB以上.2.会计软件的安装（1）运行安装盘下的Setup.exe；（2）提示安装用友ERP-U8普及版V3.0需要的下列系统补丁（3）点“确定”，进入在安装欢迎界面（4）进入“许可证协议”界面（5）如果同意许可协议选择“是”，进入客户信息界面，输入用户和公司名称（6）单击“下一步”，进入“选择目的地位置”界面（7）单击“下一步”，进入“安装类型”界面（8）单击“下一步”，进入“选择程序文件夹”界面，定义程序组名称（9）单击“下一步”，复制文件前的查看相关信息（10）单击“下一步”，产品文件的安装过程（11）安装完成对话框中选择重启4.1.1.2会计软件的启动与退出1.会计软件的启动（1）桌面启动（2）程序组启动2.会计软件的退出4.1.2账套的建立与用户的设置4.1.2.1系统的注册（1）单击“开始”，选中“程序”，选中用友软件中的“系统服务”后单击“系统管理”，（2）以系统管理员Admin的身份进入系统，第一次进入没有密码，单击“确定”即可，如设置密码，则用鼠标单击“改密码”前面的空白框，打上对勾后单击“确定”，输入两次密码后单击“确定”即可，如图所示。4.1.2.2账套的建立（1）单击“账套”，选中“建立”单击。（2）如图，输入账套号“888”，输入账套名称“沈阳市华旭集团有限责任公司”，输入启用会计期间“2008年1月”，单击“下一步”。（3）如图所示，输入单位名称“沈阳市华旭集团有限责任公司”，输入单位简称“华旭”，输入单位地址“沈阳市友好街888号”，输入法人代表“王一”，输入电话“024-12345678”，输入税号“21011111111”，单击“下一步”。（4）如图所示，输入本币代码“RMB”，输入本币名称“人民币”，选择企业类型“商业”，选择行业性质“2007年新会计制度科目”，选定“按行业性质预置科目”选项，单击“下一步”。（5）如图所示，根据单位的实际情况，决定选中某些项。在本例中分别选中“存货是否分类”、“客户是否分类”、“供应商是否分类”、“有无外币核算”。如果不能确定是否进行分类核算，在此可以不进行设置，等分销软件启用时再进行设置。单击“完成”，在“可以创建账套了么?”中选择“是”。（6）如图所示，在“分类编码方案”对话框中，根据单位制定的编码方案设置存货分类编码级次、客户分类编码级次、供应商等分类编码级次以及科目编码级次，单击“确认”。（7）根据单位的要求确定所有的小数位，单击“确认”，新账套“沈阳市华旭集团有限责任公司账套”创建成功。4.2.3用户及权限的管理1．角色管理（1）注册成功后，如图所示，单击“权限”，单击“角色管理”。（2）单击“增加”按钮，打开“增加角色”对话框（3）输入角色编号和角色名称2.用户管理（1）单击“权限”，单击“用户”,进入“用户管理”界面（2）如图所示，单击“增加”，输入编号“101”，输入姓名“李乐”，输入所属部门“财务部”，单击“增加”。3.权限管理（1）单击“权限”，单击“权限”,进入“操作员权限”界面（2）在“操作员权限”窗口，选中用户“李乐”，选中“888沈阳市华旭集团有限责任公司”账套，选中“账套主管”（3）在“用户权限”窗口中，选中用户“张悦(102)”，单击“修改”，选中“888”账套，（4）选择“总账”，即赋予“张悦”全部“总账”权限，单击“确定”。4.1.3系统的维护4.1.3.1账套的输出（1）在“系统管理”窗口中单击“账套”，选中“输出”，在账套号中选中“888”账套，如果要删除当前账套，则在“删除当前输出账套”前打上对勾;如不删除可直接单击“确认”。（2）在“选择备份目标”中，选中E盘，找到事先建立的文件夹q，双击打开，单击“确认”，然后系统开始备份，备份后出现提示“硬盘备份完毕!”。4.3.2账套的引入（1）在“系统管理”窗口中单击“账套”，选中“引入”，如图所示，选中E盘中的名为q的文件夹并双击打开，选中账套文件后单击“打开”。（2）当出现窗口询问“此项操作将覆盖［888］账套当前的所有信息，继续吗?”时，单击“是”，完成账套引入。4.3.3“刷新”功能系统管理可以随时将正在登录到系统管理的子系统及其正在执行的功能在界面列示出来。这些随时可能改变的内容将根据系统的执行情况自动变化。如果想看最新情况，可以在“系统管理”窗口中单击“视图”后选中“刷新”即可。4.1.3.4清除异常任务在操作软件的过程中，如果出现网络阻断、死机等异常现象，则单击“视图”后选中“清除异常任务”，系统会把这些异常任务所申请的系统资源予以释放，使系统恢复正常，4.1.3.5上机日志为了保证账套数据的安全，为审计留下更充足的线索，系统可以随时对系统的操作员、操作起止时间、操作的具体内容进行自动记录，形成上机日志。单击“视图”按钮后选中“上机日志”，可以利用其中的“过滤”按钮，输入过滤条件后，单击“确认”按钮，即可查看各个操作员的上机日志。如果想看最新的上机日志，可以单击“刷新”，将上机日志的内容进行刷新。4.1.3.6年度账套管理年度账套管理由账套主管负责，包括年度账套的建立、引入和输出、结转上年数据和清空年度数据等。4.1.4基础信息设置4.1.4.1进入“企业门户”1.应用流程图执行“开始”→“所有程序”→“用友ERP-U8普及版V3.0”→“企业门户”，以有权限的操作员身份注册，进入系统默认的“企业门户”窗口(应用流程图)。2.个性流程通过“个性流程”功能，可以根据您处理的日常业务设计个性化的工作流程图。3.工作中心“工作中心”是企业门户以登录注册的操作员为中心，将用户负责的业务工作连同日常办公需要的功能有机集成的产物4.1.4.2基本信息系统启用4.1.4.3基础档案1.基本信息设置2．建立部门档案（1）双击“部门档案”，进入“部门档案”窗口。（2）单击“增加”，输入部门编码、部门名称和部门属性等，单击“保存”即可。（3）同理输入其他部门信息3建立职员档案（1）双击“职员档案”后的空白处，进入“职员档案”。（2）单击“增加”，输入职员编号、职员名称、所属部门及职员属性后按回车键。4客户分类（1）双击“客户分类”后的空白处，进入“客户分类”。（2）单击“增加”，输入类别编码、类别名称，单击“保存”。5建立客户档案（1）双击“客户档案”后的空白处，进入“客户档案卡片”。（2）如图，先选中“02中期客户”，单击“增加”，选择客户档案“基本”选项卡，如图所示，输入客户编号“001”，客户名称“沈阳万科有限公司”，客户简称“万科”，所属行业“商业”，税号“2101111222”，开户银行“工商银行沈阳分行”，银行账号“111222333”。6供应商分类（1）在“供应商分类”后的空白处双击，进入“供应商分类”对话框。（2）单击“增加”，输入类别编码、类别名称，并单击“保存”。7．建立供应商档案（1）双击“供应商档案”，进入“供应商档案”窗口。（2）在“基本”选项卡，输入供应商信息8．地区分类企业可以根据自身管理要求对客户、供应商的所属地区进行相应的分类，以便于对业务数据进行统计和分析9．存货分类如果企业存货较多，需要按照一定的方式进行分类管理。存货分类管理按照存货固有的特征或属性将存货分为不同的类别，以便于分类核算与统计。如工业企业可以将存货分为原材料、产成品、应税劳务；商业企业可以将存货分为商品、应税劳务等。10．计量单位企业中存货种类繁多，不同的存货存在不同的计量单位。有些存货财务计量单位、库存计量单位、销售发货单位可能是一致的，如自行车的三种计量单位均为“辆”。同一种存货用于不同的业务，其计量单位也可能不同。如对某种药品来说，其核算单位可能是“板”，也就是说，财务上按板计价；而其库存单位可能按“盒”，1盒＝20板；对客户发货时可能按“箱”，1箱＝100盒。因此，在开发企业日常业务之前，需要定义存货的计量单位。11．存货档案存货档案中的数据是供应链所有子系统核算的依据和基础，本功能完成对存货目录的设立和管理，随同发货单或发票一起开具的应税劳务等也应设置在存货档案中。同时提供基础档案在输入中的方便性，完备基础档案中数据项，提供存货档案的多计量单位设置。12定义结算方式（1）在“结算方式”后的空白处双击，进入“结算方式”对话框。（2）单击“增加”，输入结算方式编码“02”，结算方式名称“支票”，选定“票据管理标志”，单击“保存”即可。13．付款条件用来设置企业在经营过程中与往来单位协议规定的收、付款折扣优惠方法。这种折扣条件通常可表示为5/10,2/20,n/30,它的意思是客户在10天内偿贷款，可得到5%的折扣；在20天内偿还贷款，可得到2%的折扣；在30天内偿还贷款，则须按照全额支付贷款。在30天以后偿还贷款，则不仅要按全额支付贷款，还可能要支付延期付款利息或违约金。系统最多同时支持4个时间段的折扣。14．开户银行为了便于维护和查询单位的开户银行信息，软件能够支持多个开户银行及账号的情况。4.4.10开户银行（1）如图所示，在“开户银行”后的空白处双击，进入“开户银行”设置对话框。（2）单击“增加”，输入编号、开户行、银行账号、暂封标识后按回车键保存。第2节账务系统初始化及日常处理学习目标:了解账务系统的特点，熟悉账务系统的业务流程和数据流程。掌握账务系统的初始化中会计科目设置、录入期初余额及设置各种分类、档案资料的方法;掌握账务系统日常业务处理中凭证处理和记账的方法;熟悉出纳管理的内容和处理方法;掌握账务系统的期末业务的内容和处理方法。4.2.1账务系统概述•账务系统是会计电算化信息系统的一个子系统，在整个会计电算化信息系统中既是中枢，又是基本的系统，它综合、全面、概括地反映企业各个方面的会计工作内容，其他各子系统的数据必须传输到账务系统，同时还要把账务系统中的某些数据传输给其他子系统以供利用。许多单位的会计电算化工作往往都是从账务处理系统开始的。•账务处理是指会计凭证和账簿的组织、记账方法、记账程序的相互结合方式。凭证、账簿组织是指会计凭证和账簿的种类、格式以及凭证、账簿与各种账簿之间的关系。记账方法是指在会计账簿中登记经济业务的方法。记账程序是指从填制凭证，登记账簿到编制报表的整个过程的程序。4.2.1.1账务处理系统的业务流程•科目汇总表核算形式的处理过程主要有以下几个步骤:•（1）根据原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证。会计人员在收集、整理、汇总原始凭证的基础上，根据原始凭证汇总表编制有关的记账凭证。•（2）登记日记账。出纳员根据涉及现金和银行存款的记账凭证，登记现金日记账和银行存款日记账。•（3）登记各种明细账。会计人员依据原始凭证或原始凭证汇总表和记账凭证登记各种明细分类账。•（4）根据记账凭证编制科目汇总表并登记总分类账。会计人员依据记账凭证定期编制科目汇总表，依据科目汇总表登记分类账。•（5）编制会计报表。月末会计人员依据日记账、明细账、总分类账的有关数据编制会计报表。科目汇总表核算形式的会计业务处理流程如图所示。会计业务处理流程图原始凭证记账凭证原始凭证汇总原始凭证科目汇总表会计报表银行对账单汇总填制编制登记汇总登记登记核对核对核对核对有关部门明细账总账现金日记账表银行日记账表银行会计业务处理流程图4.2.1.2账务处理系统特点（1）时序性强（2）数据量大（3）数据接口多（4）通用性强4.2.1.3账务处理系统的目标•一般来说，账务处理系统的目标应包括以下内容：•（1）及时、准确地采集和输入各种凭证，保证进入电算化系统的会计数据及时、准确和全面。•（2）高效、正确地完成记账