第六章 会计帐薄

第六章会计帐薄会计帐薄《简称帐薄》是指由一定格式帐页组成的，以会计凭证为依据，全面，系统，连续的记录各项经济业务的薄籍。设立和登记帐薄是编制会计报表的基础，是联结会计凭证和会计报表的中间环节。运用帐薄的意义在于：第一：通过登记帐薄，可以反映会计主体在一定时期内所发生的各项资金运动，为会计主体提供系统，完整的会计核算资料。将分散的核算资料加以系统化，全面地提供有关企业财务状况和经营成果的总括和明细核算资料，为经营管理提供信息。第二：通过帐薄可以分门别类的对经济业务进行登记，积累一定时期的会计信息，从而为编制会计报表提供所需的资料。第三：帐薄记录了一定时期资金的取得和运营情况，提供了费用，成本，销售收入和财务成果等资料，为考核企业经营成果，加强经济核算，提供重要的依据。设置帐薄的原则：1）有利于各项经济业务的系统核算，为经营管理提供系统的，分类的会计核算资料。2）在满足需要的前提下，尽量节约人力，物力，财力。3）帐薄格式要简明实用，既能提供经营管理所需的各种信息，又避免繁琐重复。普通日记帐：把全部经济业务的会计分录，按时间顺序记录在帐薄中。序时帐薄《也称日记帐》指按经济业务发生的先后程序逐日逐笔登记的帐薄。特种日记帐：专门用来记录某一特定项目经济业务发生情况。如现金日记帐和银行存款日记帐按用途的不同分：总分类帐薄《又称总分类帐，简称总帐》根据总分类科目开设，用以记录经济业务总括情况的分类帐薄。分类帐：按总分类帐户和明细分类帐户进行分类登记的帐薄明细分类帐薄《又称明细分类帐简称明细帐》是根据总帐科目设置的，按其所属的明细科目开设，用以记录某一类经济业务明细核算资料的分类帐。备查帐《也称辅助帐》：是对某些在序时帐薄和分类帐薄中未能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的帐薄。该种帐薄可以对某些经济业务的内容提供必要补充资料。如：“租入固定资产登记薄”“代销商品登记薄。备查帐薄不一定在每个单位都设置，而应根据各单位的实际需要确定。备查帐薄没有固定的格式，可由各单位根据管理的需要自行设计，也可使用分类帐的帐页格式。订本式帐薄：`帐薄使用前按照顺序编号，将特定数量的帐页装订成册的帐薄。这种帐薄的帐页固定，既可防止帐页丢失，也可防止抽换帐页；但由于帐页序号和总数已经固定，不能增减，开设帐户时，必须为每一帐户预留帐页，在使用中可能出现由于预留帐页不足从而影响帐薄登记的连续性；而另一些帐户则由于预留帐页过多而造成浪费现象。另外，采用订本式帐薄使用起来欠缺灵活，在同一时间内只能由一人登记，不便于分工记帐。总分类帐，现金日记帐，和银行存款日记帐一般采用订本式帐薄。按外表形式分类活页式帐薄：帐页数量不固定，可以随意增减帐页数量的帐薄。具有使用灵活的特点。同一时间可以由多人分工记帐。但帐页容易散失或被抽换。因此，空白帐页在使用时必须按顺序编号并装在帐夹内。明细分类帐一般采用活页式帐薄。卡片式帐薄：格式固定，装订分散的卡片作为帐页所组成的帐薄。此类帐薄通常按照顺序编号装在卡片箱内，使用灵活，可以随时抽换，可以跨年度使用。一般固定资产明细帐采用卡片式帐薄。三栏式帐薄：由借方，贷方，余额三个主要栏目组成。具体格式见书212页。总分类帐，日记帐和部分明细帐一般采用三栏式帐薄格式。按格式的分类多栏式帐薄：由一个借方，多个贷方栏目或一个贷方栏目，多个借方栏目组成。具体格式见书212页。成本计算帐户，收入帐户，费用帐户等一般采用多栏式帐薄格式。数量金额式帐薄：采用数量与金额双重记录的帐薄。具体格式见书213页。会计帐薄的基本结构：1）封面写明帐薄的名称和记帐单位的名称2）扉页填列帐薄启用的日期和截止日期，页数，册次；登记帐薄人员一览表和签章；会计主管人员签章；帐户目录等。3）帐页帐页是帐薄的主要组成部分，帐页的格式基本内容包括：1）帐户名称2）登帐日期栏3）凭证种类和号数栏4）摘要栏《记录经济业务内容的简要说明》5）金额栏《记录经济业务的金额增减变动情况》6）总页次和分页次日记帐和分类帐薄的设置和登记参见书215页。总分类帐和明细分类帐的关系：联系：1）二者所反映的经济业务内容相同。如“材料”总帐帐户与其所属的“原材料”“辅助材料”等明细帐户都是用以反映材料的收发及结存业务。2）登记帐薄的原始依据相同。登记总分类帐户与登记所属明细帐户的记帐凭证和原始凭证是相同的区别：1）反映经济业务的详细程度不一样。总分类帐提供资金增减变化的总括情况；明细分类帐提供资金运动详细情况，如提供实物数量指标和劳动量指标等。2）作用不同：总分类帐提供的经济指标是明细分类帐的综合，对所属明细分类帐起着统驭作用；明细分类帐是对有关总分类帐的补充，起着补充和详细说明的作用。平行登记的概念：经济业务发生后，根据会计凭证，一方面要登记有关的总分类帐户，另一方面登记该总分类帐所属的各有关明细分类帐户。平行登记的要点：1）同期登记对于每一项经济业务，一方面要在有关的总分类帐户中进行总括的登记，与此同时，在总分类帐所属的各有关明细分类帐户进行登记。2）方向相同一项经济业务在总分类帐户中所记的“借，贷”方向，与在其所属的有关明细分类帐户中“借，贷”方向相同。有些明细分类帐户采用多栏式明细分类帐格式，在这种情况下，对于某项需要冲减的项目，只能用“红字”的方式表示记入相反的记帐方向。而与总分类帐中的记帐方向相反。如“财务费用”设置多栏式明细分类帐时，若发生利息收入时，总分类帐记入“财务费用”的贷方，而明细分类帐则以“红字”记入“财务费用”的借方。这时总分类帐与明细分类帐就不可能按相同的记帐方向进行登记。但作用是相同的。因此必须对“方向相同”进行正确的理解。3）金额相等记入总分类帐户的金额必须与记入总分类帐所属的有关明细分类帐户的金额之和相等。但这种金额相等只表明其数量关系，不一定都是借方发生额相等和贷方发生额相等的关系。如前述“财务费用”帐户采用多栏式帐户时，“财务费用”总分类帐户的贷方发生额与明细分类帐户的贷方发生额就有可能不一致。但作为抵减利息支出的利息收入数是相等的。应当正确的理解“金额相等”的含义。会计帐薄的启用规则：为了保证会计帐薄记录的严肃性和合法性，明确记帐责任，保证资料完整，在帐薄启用时，应在“帐薄启用和经管人员一览表”详细载明：单位名称，帐薄编号，帐薄册数，帐薄共计页数，启用日期，并加盖单位公章，经管人员《包括企业负责人，主管会计，复核和记帐人员》均应载明姓名并加盖印章。记帐人员调动工作或因故离职时，应办理交接手续，在交接记录栏内填写交接日期和交接人员姓名《签章》《帐薄启用和经管人员一览表》见书230页会计帐薄登记的规则：1）为了保证帐薄记录的正确性，必须根据审核无误的会计凭证记帐。2）为了保持帐薄记录的持久性，防止涂改，必须使用蓝黑墨水或碳素墨水书写。不得用铅笔或规定以外的圆珠笔书写，因为各种帐薄一般都要保存十年以上。3）记帐时，必须按帐户页次逐页逐行登记，不得隔页，跳行。如无意发生隔页，跳行现象，应在空页，空行处用红色墨水划对角线注销。加盖“此页空白”或“此行空白”戳记，并由记帐人员签章。4）帐薄登记完毕，应在记帐凭证“过帐”栏内注明帐薄页数或划对勾，表示记帐完毕，避免重记，漏记。5）记帐时必须作到对帐页中的日期，凭证编号，摘要，金额等项目填写齐全，作到“摘要”简明扼要，文字规范清楚，数字清晰无误。结出帐户余额后，在“借或贷”栏目中注明“借”或“贷”字样，以示余额的方向；对于没有余额的帐户，应在此栏内标“平”字，在余额栏写“0”。6）每一帐页记录完毕，应在该帐页最末一行加计发生额合计及余额，在该行“摘要”栏注明“转次页”或：过次页“并将这一金额记入下一页第一行有关金额栏内，在该行”摘要“栏注明”承前页“以保护帐薄记录的连续性，便于对帐和结帐。7）如发生帐薄记录错误，不得随意刮，擦，挖，补。或用褪色药水更改字迹，而应采用规定的方法更正。8）除结帐，改错。冲帐等有关帐薄记录外，不得用红色墨水。会计中的红色数字表示对蓝色数字的冲销数或表示负数。会计错帐的查找方法：1）差数法：指按照错帐的差数查找错帐的方法。例如，在记帐过程中只登记了会计分录的借方或贷方，漏记了另一方，从而形成试算平衡中借方合计与贷方合计不等。其表现形式有：借方金额遗漏，会使该金额在贷方反映出来，对于这样的差错。可由会计人员通过回忆和相关金额的记帐核对来查找；对于贷方金额遗漏。也是同样道理。2）尾数法：对于发生的角，分的差错可以只查找小数部分，以提高差错的效率。如试算平衡时，发现借方合计比贷方多0。86元，可查找是否有尾数是0。86元的业务有误的情况。3）除2法：以差数除以2来查找错帐的方法。当某个借方金额错记入贷方《或相反》时，出现错帐的差数表现为错误的2倍。将此差数用2去除，得出的商就是反向的金额。例如：应计入“原材料——甲”才老科目借方的5000元误记入贷方，则该明细科目的期末余额将小于其总分类科目期末余额10000元，被2除的商5000元即为借方的金额。同理，如果借方总额大于贷方800元，即应查找有无400元的贷方金额误记入借方。4）除9法：是以差数除以9来查找错数的方法，适用以下三种情况：1》将数字写小：如将800写为80。错误数小于正确数字9倍。查找的方法是：以差数除以9后得出的商即为写错的数字。商除以10即为正确的数字。上例差数720〈800-80〉除以9，商80即为错数。扩大10倍后即可得到正确的数字800。2》将数字写大：如将60写成600，错误数字大于正确数字9倍。查找的方法是：以差数除以9后得出的商为正确的数字，商除以10后得到的积为错误数字。上例差数540〈即600-60〉除以9后，所得的商60为正确数字，60乘以10〈即600〉为错误数字。3》数字顺序：将78写成87，将96写成69等。查找的方法是：将差数除以9，得出的商连续加11，直到找出颠倒的数字为止。如78与87的差数为9，除9得1，连加11为12，23，34，45，56，67，78，89，如有78数字的业务，即有可能是颠倒的数字。会计错帐的更正：1）划线更正法：在结帐之前发现帐薄记录有文字或数字错误，而记帐凭证没有错误，可以采用划线更正法。更正时，可在错误的文字或数字上划一条红线。在红线的上方填写正确的文字或数字，并由记帐人员在更正处盖章，以明确责任。但应注意：更正时不得只划销个别数字，错误的数字必须全部划销，并保持原有数字清晰可辨，以便审查。如将4684。00元误写为6484。00元，应先在6484。00上划一条红线以示注销，然后在其上方空白处填写正确的数字，而不能只将两位数字更正为“46”。2）红字更正法：记帐后发现记帐凭证中的应借，应贷会计科目有错误，从而引起记帐错误。更正的方法是：用红字填写一张与原记帐凭证完全相同的记帐凭证，以示注销原记帐凭证，然后用蓝字填写一张正确的记帐凭证，并据以记帐。例：生产车间生产产品直接耗用材料一批。价值1000元，会计分录误编为：借：制造费用1000贷：原材料1000更正时按原记帐凭证用红字编制一张记帐凭证，以冲销原帐薄记录：借：制造费用贷：原材料然后编制一张正确的记帐凭证并记帐，分录为：借：生产成本100010001000贷：原材料1000应注意的是：不能编制相反的会计分录来更正上述错误，以免产生发生额虚增现象。因此，上例不能编制如下分录：借：原材料1000贷：制造费用1000另一种需要采用红字更正法的情况是记帐后发现记帐凭证和帐薄记录中应借，应贷会计科目无误，只是所记金额大于应记金额。更正的方法是：按多记的金额用红字编制一张与原记帐凭证应借，应贷科目完全相同的记帐凭证，以冲销多记的金额，并据以记帐。如上例中的金额误记为10000元，所用会计科目正确，即编制的错误会计分录如下：借：生产成本10000贷：原材料10000则更正的会计分录应为：借：生产成本贷：原材料同样不能编制反向会计分录来更正上述错误，如：借：原材料9000贷：生产成本90003）补充登记法：也称补充更正法，是指记帐后发现记帐凭证和帐薄记录中应借，应贷会计科目无误，只是所记金额小于应记金额。这时应采用的更正法是：按少记的金额编制