第三章会计电算化基本要求x(第二章)

第二章会计电算化基本要求第一节会计电算化法规制度第二节会计核算软件的基本要求第三节会计电算化岗位及其权限的基本要求第四节计算机替代手工记账的要求第五节会计电算化档案的基本要求第一节会计电算化法规制度一、《会计法》的基本规定二、会计电算化的法规体系一、《会计法》的基本规定1、《会计法》是1985年制定，1999年修订的。2、1999年10月31日修订的《中华人民共和国会计法》（以下简称《会计法》）对实行会计电算化的单位关于会计软件及其相关会计资料基本要求包括：第一：使用的会计软件应该达到符合财政部规定的会计软件的功能和基本要求（会计软件是会计电算化的重要手段和工具，会计软件是否符合国家规定的核算要求和会计人员的习惯，是保证会计信息质量和正常会计工作秩序的前提）第二：用电子计算机生成的会计资料应当符合国家统一会计制度的要求。（尽管一个质量可靠的会计软件可以为生成合法、真实、准确、完整的会计数据提供前提条件，但由于技术上、设备上、操作人员水平上的原因，生成的会计数据仍有可能不符合国家统一会计制度的要求，很容易由于人为因素导致会计信息失真）二、会计电算化法规体系（常出选择）财政部是我国会计电算化工作的主管部门时间名称1989会计核算软件管理的几项规定1990关于会计核算软件评审问题的补充规定1994会计核算软件基本功能规范（生产商）（最低要求）会计电算化管理办法（管理者）1996会计电算化工作规范（使用单位）会计基础工作规范（主要针对手工记账）1998会计档案管理办法（针对手工记账）1999会计法第二节会计核算软件的基本要求一、会计核算软件的基本要求二、会计数据输入功能的基本要求三、会计数据处理功能的基本要求四、会计数据输出功能的基本要求一、会计核算软件的基本要求（重点）---》符合规定1、会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的有关规定。2、会计核算软件应当按照国家统一会计制度的规定划分会计期间。5、会计核算软件应当符合GB/T19581-2004《信息技术会计核算软件数据接口》国家标准的要求。---》对输入输出及操作权限的规定3、会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。4、会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。---》不得出现的情形6、会计核算软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。---》功能7、会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。8、单位修改、升级正在使用的会计核算软件，改变会计核算软件运行环境，应当建立相应的审批手续。9、会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。二、会计数据输入功能的基本要求（一）会计核算软件的数据输入形式（二）对初始数据输入的基本要求（三）对记账凭证输入的基本要求（四）对记账凭证的控制功能要求（五）对原始凭证输入的基本要求（一）会计核算软件的数据输入形式1、输入形式：手工输入、存储介质导入（如软盘导入）、其他业务系统传入（如工资模块）、网络传输。（选择）2、输入数据的种类：初始数据（期初数据）、记账凭证数据、原始凭证数据。（二）对初始数据输入的基本要求（初始化）对商品化通用会计软件来说，在会计账套正式启用之前，必须进行初始化设置。会计核算软件必须具备以下初始化功能。1、输入会计核算所必需的期初数据及有关资料。2、输入需要在本期进行对账的未达账项。3、选择会计核算方法。4、定义自动转账凭证。5、明确操作人员的岗位分工情况，包括操作人员登录名、密码、姓名、操作权限等。6、会计核算软件必须提供必要的方法对输入的初始数据进行正确性校验。（试算平衡）7、会计核算软件中采用的总分类会计科目名称、编码方法，必须符合国家统一会计制度的规定。【提示】初始化工作结束并经确认后，有关功能应当关闭，以防用户绕过正常账务处理程序直接对会计数据进行修改（三）对记账凭证输入的基本要求（选择、判断）1、会计核算软件必须提供输入记账凭证的功能，输入的内容包括：填制凭证的日期、凭证编号、业务摘要、会计科目名称或编号、金额、附件张数。（多选）2、记账凭证的编号可以由手工输入，也可以由会计核算软件自动生成。3、会计核算软件应当对记账凭证编号的连续性进行控制（四）对记账凭证的控制功能要求1、输入的记账凭证编号与已输入的记账凭证编号重复的，予以提示并拒绝保存。2、以编号方式输入会计科目的，自动显示该代码所对应的会计科目名称。3、借贷双方金额不平衡，或没有输入金额的，予以提示并拒绝保存。4、有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，予以提示并拒绝保存。5、正在输入的收款凭证借方科目或付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”的，予以提示并拒绝保存。6、会计核算软件应提供对已经输入尚未记账的记账凭证进行修改和审核的功能。7、对同一张记账凭证，应当具有权限控制功能，防止同一用户对同一张凭证同时具有输入、修改权和审核权。8、对同一张记账凭证，应分别对审核功能和输入修改功能的使用权限进行控制9、发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，应当采用红字凭证冲销法或补充登记法进行更正，红字可用负号“-”表示。10、采用直接输入原始凭证由会计核算软件自动生成记账凭证的，在生成正式的机内记账凭证前，应当进行审核确认（五）对原始凭证输入的基本要求1、输入记账凭证的同时输入相应的原始凭证；输入的有关原始凭证汇总金额与输入的记账凭证相应金额不等时，软件应当给予提示并拒绝通过；在对已经输入的记账凭证进行审核的同时，应对输入的所附原始凭证进行审核；输入的记账凭证通过审核或登账后，与其对应的原始凭证不能直接进行修改。2、记账凭证未输入前，直接输入原始凭证，由会计核算软件自动生成记账凭证；会计核算软件应当提供对已经输入但未被审核的原始凭证进行修改和审核的功能；审核通过后，即可生成相应的记账凭证；记账凭证审核通过或者登账后，与其对应的原始凭证不能直接进行修改。3、在已经输入的原始凭证审核通过或者相应记账凭证审核通过或者登账以后，如果原始凭证确需修改，则会计核算软件应在留有痕迹的前提下，提供修改和对修改后的原始凭证与相应记账凭证是否相符进行校验的功能三、会计数据处理功能的基本要求（一）对会计核算软件记账功能的基本要求（二）对会计核算软件结账功能的基本要求（三）对会计核算软件报表生成功能的基本要求（四）会计核算软件应具备的其他功能（一）对会计核算软件记账功能的基本要求会计核算软件应当提供根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿（包括总账和明细账）的功能。账簿登账依据要求总分类账审核通过的机内记账凭证或者计算机自动生成的记账凭证或者记账凭证汇总表1、可以同时登记，也可以分别登记2、可以在同一功能模块中登记或者在不同功能模块中登记3、可以直接登记也可以成批登记4、登记时，应当计算出各会计科目的发生额和余额明细分类账审核通过的机内记账凭证和机内原始凭证（二）对会计核算软件结账功能的基本要求1、会计核算软件应当提供按照规定的会计期间进行结账的功能。2、结账前，应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部（含计算机自动生成的：折旧）登记入账，全部登记入账后才能结账。3、机内总分类账和明细账可以同时结账，也可以由处理明细分类账的功能模块先结账、处理总分类账的功能模块后结账。4、机内总分类账结账之前，应当与明细分类账进行核对，如果不一致，总分类不能结账。5、结账后，不能再输入上一会计期间的会计凭证。（三）对会计核算软件报表生成功能的基本要求1、会计核算软件应当具有自动编制符合国家统一会计制度规定的自动编制会计报表的功能。2、提供会计报表的自定义功能，包括定义会计报表的格式、项目、各项目的数据来源、表内和表间的数据运算和稽核关系等。3、根据机内会计账簿生成的会计报表数据，会计软件不能提供直接修改功能。（四）会计核算软件应具备的其他处理功能1、应当提供自动进行银行对账的功能。根据机内银行存款余额调节表与输入的银行对账单及适当的手工辅助操作，自动生成银行存款余额调节表。2、应当具有确保会计数据安全保密，防止对数据和软件进行非法修改和删除的功能。如：加密存储和用户身份验证3、应当同时提供国家会计制度允许使用的多种会计核算方法，以便选择会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内必须有相应记录。四、会计数据输出功能的基本要求（一）屏幕查询的基本要求（二）打印输出的基本要求（三）输出数据的其他要求【注意】会计数据输出的形式1、包括屏幕查询、打印、保存到存储介质（磁盘）、通过数据接口传输到其他业务以及利用网络传输2、磁盘输出多用于数据的备份或上报数据（尤其是会计报表）的输出3、网络传输多用于企业分支机构向总公司报账或报表输出4、查询和打印是会计数据输出的最基本形式（一）屏幕查询的基本要求1、查询机内各级会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和当前余额等项目。（总分都有）2、查询本期输入的记账凭证、原始凭证（含未记账凭证）3、查询本期和以前各期的总账和明细账。4、查询往来项目、到期票据的结算情况。5、查询本期和以前各期的会计报表。（二）打印输出的基本要求1、应当提供打印输出原始凭证、记账凭证、日记账、明细账、总账、会计报表的功能，格式和内容符合国家统一会计制度的规定。2、在总账和明细账的直接记账依据完全相同的情况下，总账可以用“总分类账户本期发生额、余额对照表”替代。3、在保证会计账簿清晰的条件下，打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。4、对于业务量较少的账户，提供会计账簿的满页打印输出功能。（三）其他要求1、根据机内会计凭证和据以登记的相应账簿生成的各种机内会计报表数据，会计核算软件不能提供直接修改功能2、会计年度终了进行结账时，会计核算软件应当提供在数据磁带、可装卸磁盘或者软盘等存储介质上的强制备份功能。第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求一、会计岗位的划分二、电算化岗位的职责三、电算化岗位的设置要求四、中小企业实行会计电算化的岗位设置一、会计岗位的划分会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位（一）基本会计岗位1、基本会计岗位可分为：会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位。2、各基本会计岗位与手工会计的各会计岗位相对应，基本会计岗位必须由持有会计证的会计人员上岗，未取得会计证的人员不得从事会计工作。3、基本会计工作岗位，既可以一人一岗，也可以一人多岗或者一岗多人，但应当符合内部牵制制度的要求。国家机关、国有企业、事业单位任用会计人员应当实行回避制度。（二）电算化会计岗位：是指直接管理、操作、维护计算机及会计核算软件的工作岗位岗位名称任职资格可否兼任电算主管会计主管兼任软件操作初级水平基本会计岗位会计兼任审核记账初级水平主管会计兼任电算维护中级水平不能兼任电算审查中级水平会计稽核人员兼任数据分析中级水平主管会计兼任会计档案保管软件开发二、电算化岗位的职责1、电算主管。负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识，以及相关的会计电算化组织管理工作经验。电算化主管可由会计主管兼任。（1）电算主管负责电算化系统的日常管理工作。（2）协调电算化系统各类人员之间的工作关系，制定岗位责任与经济责任的考核制度，负责对电算化系统各类人员的工作质量进行考评以及提出任免意见。（3）负责计算机输出账表、凭证的数据正确性和及时性检查工作。（4）建立电算化系统各种资源（硬件资源和软件资源）的调用、修改和更新的审批制度并监督执行。（5）完善企业管理制度，充分发挥电算化的优势，提出单位会计工作的改进意见。2、软件操作。负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据的处理工作，要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训水平。3、审核记账负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，以保证凭证的合法性、正确性和