Excel_财务与会计应用培训教材

第二章EXCEL的数据处理第一节Excel运算公式第二节Excel函数第三节数据排序与分类汇总第四节数据筛选第一节EXCEL运算公式一、建立与编辑数据区域•1.数据区域的建立。数据区域是Excel工作表中进行数据处理的单元区域。Excel作为一个电子表格软件，本身具有一个完备的表结构，通常可将数据区域中的列称为字段，将行称为记录。建立数据区域的要求是最上面一行或两行必须包含字段名（数据区域的列名称），数据区域中应尽量不要出现空行或空列，并保证每列中包含的是同类的信息。建立数据区域的方法是先建立一个表格，再一条一条地录入数据，既可在工作表中录入，也可通过记录单录入。第一节EXCEL运算公式•【案例21】远华公司的人员、部门及职务工资等数据，如表21所示。除此之外，还有的工资表项目是：效益工资、交通补贴、住房补贴、应发合计、养老保险金、医疗保险金、代扣税、扣款合计、实发合计。要求建立数据区域。第一节EXCEL运算公式•【操作提示】•（1）在Excel工作表的最上面一行或两行输入字段名的内容，如人员编号、姓名、部门名称、养老保险金等，如图21第2行所示。•（2）移动到数据区域下第一个空行（即图21第3行），选取一个单元格。•（3）选择“数据∕记录单”菜单命令，打开如图22所示的记录单对话框，左边是建立的数据区域的各字段，在其编辑框中录入相应的数据。•（4）一条记录录入完毕后，单击“新建”按钮后再录入第二条记录。录入完毕后单击“关闭”按钮，即可完成数据区域的建立。第一节EXCEL运算公式•2.数据区域的编辑。录入的数据有误，可打开数据区域所在的工作表，选择要修改的单元格，可以在编辑栏中直接修改，也可以在“记录单”中对某条记录进行修改。要删除数据区域中的行（记录），可直接在工作表中选定要删除的行，然后右击选择“删除”命令即可。也可在“记录单”中，通过“上一条”、“下一条”或“条件”按钮，选出要删除的行（即要删除的一条记录），单击“删除”按钮，即可删除所选的行。必须注意，用记录单上的“删除”按钮删除的行是不能恢复的。要删除数据区域中的列，则应在工作表中选择所要删除的列，用“编辑”菜单或者列的“快捷菜单”中的“删除”命令进行。第一节EXCEL运算公式二、公式构成与运算类型•工作表中的数据往往需要进行大量的计算，可以根据单元格之间的钩稽关系，使用一些简单的运算公式或较为复杂的函数，Excel将自动完成这些运算。1.公式的构成。Excel规定，公式必须以等号开始，是由单元格引用、运算符、数值、字符、函数等组成的能够进行计算的式子。2.2.Excel中运算符有四类，即算术运算、字符运算、比较运算和引用运算。•（1）算术运算。算术运算是指加、减、乘、除等运算。运算的优先次序为：括号→指数→乘除→加减。同级运算符按从左到右的顺序进行。算术运算符如表22所示。第一节EXCEL运算公式•（2）字符运算。字符运算的运算符是“&”，它表示连接、合并运算两边的字符。加入的文本字符要使用双引号，且应是英文状态下的双引号。•（3）比较运算。比较运算是用来比较两个数值的关系，并产生逻辑值TRUL（逻辑真值）和FALSE（逻辑假值）。比较运算符如表23所示。•（4）引用运算。引用运算可以将单元格区域合并运算,引用运算一般都要涉及到单元格引用。“单元格引用”是指公式中输入单元格地址时，表示该单元格中的内容参加运算。当引用的单元格中的数据发生了变化时，公式则自动重新进行计算并自动更新计算结果，这种方式下，可以随时观察到数据之间的相互关系。表24所示。第一节EXCEL运算公式三、公式中使用引用•引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域，并告知Excel在何处查找公式中所使用的数值或数据。单元格地址是用列标和行号来标示某一单元格的位置，所以若要引用某个单元格，则在公式中输入单元格的行号、列标，即单元格的地址即可。这样在被引用单元格的数据变化时，公式所在单元格的数据也随之变化。•1.单元引用的类型。在Excel中有以下三种基本的单元格引用类型。第一节EXCEL运算公式•（1）相对引用。是指在公式中直接对单元格的行号、列标这种相对位置进行的引用。如果公式所有的单元格位置调整，被引用单元格的地址也相应变化；如果多行或多列复制或填充公式，引用的单元格地址也随之改变。例如：E1单元格中有公式“=A1+B1C1”；向后拖动E1单元格填充柄到F1时，则F1单元格中的公式为“=B1+C1D1”；向下拖动E1单元格填充柄到E2时，则E2单元格中的公式为“=A2+B2C2”。•（2）绝对引用。是指在公式中总是对特定位置的单元格地址进行引用。如果公式所在单元格的位置改变，被引用单元格的地址不变；如果多行或多列复制或填充公式，引用的单元格地址不会改变。其方法是在单元格地址的行号、列标前均加上符号“$”，如“$A$1”表示对A1单元格进行绝对引用。第一节EXCEL运算公式•（3）混合引用。是指在公式中对单元格的行号进行绝对引用而对列标进行相对引用，或对行号进行相对引用而对列标进行绝对引用。如果公式所在单元格的位置改变，则相对引用的随之改变，而绝对引用的不会改变。其方法是在绝对引用的行号或列标前加“$”符号。2.引用类型的转换。为将公式中用到的地址表示为绝对引用，需加上“$”符号。所以可以通过修改公式中“$”符号的位置、或删除“$”符号，来改变单元格的引用类型；也可按F4功能键，改变公式中单元格的引用类型。第一节EXCEL运算公式2.【案例22】远华公司的职务工资数据见案例21。根据该公司的分配方案，效益工资为职务工资的10%；住房补贴为职务工资的5%；应发合计为职务工资、效益工资、交通补贴、住房补贴之和；养老保险金为应发合计的5%；医疗保险金为职务工资、效益工资之和的2%；扣款合计为养老保险金、医疗保险金、代扣税之和；实发合计为应发合计减扣款合计。要求•完成以上相关项目的计算（交通补贴、代扣税暂不计算）。第一节EXCEL运算公式•【操作提示】•（1）效益工资的计算：选中F3单元格，然后输入“=”；单击一次E3单元格，则该单元格被相对引用到公式中；再输入“*10%”；公式输入完毕后按回车键，则F3单元格自动显示计算结果，上部编辑框中显示其公式为“=E3*10%”。如图23所示。•（2）应发合计计算：选中I3单元格，输入“=”号；单击E3，输入“+”号；单击F3，输入“+”号；单击“G3”，输入“+”号；单击H3，按下回车键即可。其编辑框中显示的公式将为“=E3+F3+G3+H3”。也可在选中I3单元格后，在英文状态下直接从键盘上输入“=E3+F3+G3+H3”，然后按下键盘上的回车键Enter。第一节EXCEL运算公式•（3）医疗保险金的公式为K3=(E3+F3)*2%，操作方法是：选定K3，输入“=”号；输入左括号“（”，单击E3单元格；输入“+”号，单击F3单元格；输入右括号“）”，输入“*2%”；按下键盘上的回车键。•（4）其他单元格的公式分别为：H3=E3*5%，J3=I3*5%，M3=J3+K3+L3，N3=I3M3。返回第一节EXCEL运算公式•（5）选定F3:N3单元格区域，如图23所示；然后将鼠标指向N3单元格右下角的填充柄，此时鼠标变为粗大的“+”字状，按下鼠标垂直向下拖动到第14行，然后释放鼠标；实现单元格公式的复制。Excel自动计算出本表各单元格的数值。由于在公式中使用了单元格引用，若修改E列中某单元格的职务工资，则引用这一单元格的其他单元格的值也会随之改变。同时，由于第3行相关单元格的公式均是对其他单元格的相对引用，所以用填充柄自动复制的F4:N14区域的单元公式，也会自动调整为对本行各单元格的引用，从而保证计算结果的正确性。第一节EXCEL运算公式四、公式返回的错误值•在输入公式时，有不符合要求的输入，就无法在Excel工作表的单元格中显示正常的运算结果，该单元格中将会出现提示性的错误值信息。了解这些错误信息的含义有助于用户检查、修改公式，直到公式正确。表25中列出了Excel中的错误信息及其含义。•【案例23】某公司的产品销售额如表26所示，要求计算各产品的销售比重。第一节EXCEL运算公式•【操作提示】A产品25800B产品36900C产品•37300合计100000•（1）在工作表的A1、A2:B6、C2、E2、G1、G2:K3、G4、G6单元格中，输入相关的文字或数值；如图24所示。•（2）选定A1:E1单元格区域，单击格式工具栏的合并居中F1:F6、G1:K1、G4:G5单元格区域。•（3）在C3单元格中输入公式“=B3/B6”，即分母为相对引用B6单元格；而在D3单元格中输入公式“=B3/$B$6”，即分母为绝对引用B6单元格；选定C3:D3，鼠标指向D3右下角的填充柄，待变为“+”字状态时，按下鼠标垂直向下拖动到第6行，然后释放鼠标。第一节EXCEL运算公式•（4）同样的，输入第二种分析方法的公式H4=H3/K3、H5=H3/$K$3；选定H4:H5，通过•填充柄水平向右拖动，自动填充I4:K5单元区域公式。•（5）分析：由于D3单元格公式的分母是绝对引用B6单元格的数值，通过自动填充方式复制的D4:D6单元格公式中的分母始终引用B6单元格的值；D3单元格公式的分子相对引用B3单元格的值，自动填充后的分子将随单元格而改变；所以公式将变D4=B4/$B$6、•D5=B5/$B$6、D6=B6/$B$6，计算结果是正确的。•相反C3单元格的分子、分母均为相对引用；当自动填充复制公式时，引用的单元均会随之改变，即其公式将会变为C4=B4/B7、C5=B5/B8、C6=B6/B9。第一节EXCEL运算公式•同理，H5单元公式的分母为绝对引用K3，所以自动填充后的I5:K5的公式是正确的；而H4单元公式为相对引用K3的值，自动填充后出现“分母为0”的错。•（6）选定A1:K6单元格区域，单击格式工具栏的边框按钮中的下拉箭头，在其中选择“所有框线”选项，给工作表中的有效表格（即数据区域）加上边框线。•（7）单击工作表左上角行列交叉处的全选按钮，然后通过格式工具栏，设置字体。（8）选定B3:B6，按下键盘上的CTRL键，再选定H3:K3单元区域；单击格式工具栏的千位分隔按钮、单击两次减少小数位数按钮。选定C3:D6，按下键盘上的CTRL键，再选定H4:K5单元区域；单击格式工具栏的百分比按钮第二节EXCEL函数•在Excel中，函数实际上是一个预先定义的特定计算公式。按照这个特定的计算公式对一个或多个参数进行计算，并得出一个或多个计算结果，叫做函数值。第二节EXCEL函数一、函数的使用与构成•1.函数的使用。Excel提供了财务函数、日期与时间函数、数学与三角函数、统计函数、查找与引用函数、数据库函数、文本函数、逻辑函数、信息函数九大类两百多个函数。使用这些函数不仅可以完成许多复杂的计算，而且还可以简化公式的繁杂程度。•【案例24】某公司生产经营4～6种产品，2009年各季度销售收入如表27所示。要求用函数计算各季度、各产品的合计收入（其他指标以后介绍）。第二节EXCEL函数•（1）设计表格。录入A列和第2行的相关文字；输入B3:G6的已知金额；合并A1:L1单元格区域；设置字体字号。如图25所示。•（2）常用工具栏求和法。操作方法如下：•a.选定H3单元格，单击常用工具栏的自动求和按钮，或单击该按钮边的下拉箭头，在弹出的下拉菜单中，选择“求和”命令。•b.此时该单元格中将反白显示求和公式“=SUM(B3:G3)”，且B3:G3单元格将以闪烁的虚框显示该公式所引用的单元格区域，同时编辑框中显示其公式“=SUM(B3:G3)”。第二节EXCEL函数•c.由于公式无误，所以再次单击自动求和按钮，以确认并锁定该公式；也可按下键盘上的回车键ENTER，或编辑框前的输入按钮锁定公式。•若双击自动求和按钮，可快速实现上述求和公式的输入。•d.选定H3单元格，鼠标指向右下角的填充柄，待变为“+”字状态时