Excel在财务与会计管理中的应用(二)

项目二Ｅｘｃｅｌ公式与函数12任务一Ｅｘｃｅｌ公式任务二Ｅｘｃｅｌ函数返回任务一Ｅｘｃｅｌ公式一、Ｅｘｃｅｌ公式概述在中文Ｅｘｃｅｌ２００７中，“公式”是在单元格中执行计算的方程式，如一个执行数学计算的加、减就是一种简单的公式。比如在对工资的操作中，对工作额的总计就使用了这样的公式，此时若单击显示工资额总计的单元格Ｄ９，当它处于选定状态，“编辑栏”中就会显示所使用的公式，如图２－２所示。这里，Ｄ９单元格中的公式“＝ＳＵＭ（Ｄ３：Ｄ９）”所要计算的是单元格Ｄ３～Ｄ９中各数值的和，其值将显示在Ｄ１０单元格中。若想要在别的单元格中也显示该值，而且还想让Ｅｘｃｅｌ２００７自动计算它，那么就单击那个单元格，接着在该单元格中输入这个公式。下一页返回任务一Ｅｘｃｅｌ公式二、Ｅｘｃｅｌ公式的操作公式中元素的结构或次序决定了最终的计算结果。在Ｅｘｃｅｌ中，运用公式一般都遵循特定的语法或次序，在输入过程中，通常以“＝”开始，再输入公式中的各个运算元素，每个元素可以是改变或不改变的数值、单元格或引用单元格区域、名称或工作函数，这些参与运算的元素都是通过运算符隔开的。（一）公式中常用的运算符在Ｅｘｃｅｌ中运算符分为四类：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符，具体运算符如表２－１所示。上一页下一页返回任务一Ｅｘｃｅｌ公式（１）算数运算符用于完成基本的数学运算，如加法、减法和乘法，连接数字和产生数字结果等。（２）比较运算符用于比较两个值，结果将是一个逻辑值，即不是Ｔｒｕｅ（真）就是ｆａｌｓｅ（假）。与其他的计算机程序语言类似，这类运算符还用于按条件进行下一步运算。（３）文本运算符实际上就是一个文本串联符———＆，用于加入或连接一个或更多字符串来产生一大段文本。如“Ｎｏｒｔｈ”＆“ｗｉｎｄ”，结果将是“Ｎｏｒｔｈｗｉｎｄ”。（４）引用运算符可以将单元格区域合并起来进行运算，如表２－２所示。上一页下一页返回任务一Ｅｘｃｅｌ公式（二）公式的输入选定要输入公式的单元格，通常以输入“＝”开始，表明此时单元格输入的内容是公式，再输入公式的内容，按【Ｅｎｔｅｒ】键完成输入。具体通过创建某公司的经营情况来创建一张电子报表，并使用计算公式作一些统计，请按下列步骤进行操作。步骤一，打开项目二工作簿，单击屏幕左下角处的“ｓｈｅｅｔ２”标签，然后在Ａ１单元格中开始书写：“北京分公司本月收支一览表”字样，并设置好字体与字号（字的大小尺寸），如图２－３所示。上一页下一页返回任务一Ｅｘｃｅｌ公式步骤二，在Ｂ２、Ｃ２、Ｄ２、Ｅ２单元格中分别输入“收入／月”、“支出／日”、“员工工资”、“盈利”栏目名称，如图２－４所示。接着分别在Ａ３、Ａ４、Ａ５、Ａ６单元格中输入“第一营业部”、“第二营业部”、“第三营业部”、“总结余”项目名。建立好了该分公司本月的报表后，还要填入数据资料，如表２－３所示。这些数据可以按前面所述的方法直接在表中输入，如图２－５所示。下面的操作将创建一些公式来自动生成“盈利”与“总结余”栏中的数据，此后无论什么时候，只要公式有变动，单元格里的内容也会自动产生变化。步骤四，单击Ｅ３单元格，选定它后单击编辑框，输入：“＝Ｂ３－Ｃ３∗３０”。上一页下一页返回任务一Ｅｘｃｅｌ公式提示：公式中以等号开头，公式内容紧跟在后面。如果输入了一个错误的公式，按下【Ｅｎｔｅｒ】键后，屏幕上将显示一条出错信息，询问处理方式，并让选择是否通过一个向导来处理问题。一旦输入正确的公式，单元格中就会显示相应的数字，如图２－５所示。此后，各营业部的盈利数字就会自动计算并显示出来，如图２－６所示。步骤六，选定Ｅ６单元格，并在编辑栏中输入公式：“＝Ｅ３＋Ｅ４＋Ｅ５”，如图２－７所示。（三）应用计算公式在Ｅｘｃｅｌ２００７中，时常用到的计算与公式示例如下。１􀆰计算收支平衡上一页下一页返回任务一Ｅｘｃｅｌ公式若要在中文Ｅｘｃｅｌ２００７中创建支票登记簿来记录银行交易，那么作为电子表格的一部分，就能创建公式来计算收支平衡。三、单元格的引用引用的作用是标识工作表中的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用数据的位置。通过引用，可以在公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一个单元格的数值，还可以引用同一个工作簿中不同工作表上的单元格和其他工作簿中的数据。引用不同工作簿中的单元格称为链接。上一页下一页返回任务一Ｅｘｃｅｌ公式１􀆰选择公式中引用的单元格示例如图２－７所示。２􀆰创建包含引用的公式单元格当创建包含引用的公式时，公式和单元格中的数据就联系到一起，公式的计算值取决于引用单元格中的值。当单元格中的值发生变化时，公式的计算值也随之发生变化。Ｅｘｃｅｌ中的引用分为相对引用、绝对引用和混合引用。（１）相对引用。直接用列表和行号表示单元格。在默认情况下，新公式使用相对引用，在相对引用中，如果公式所在单元格的位置发生改变，引用也随之改变，如果多行或多列地复制公式，引用会自动调整。具体示例如图２－８和图２－９所示。上一页下一页返回任务一Ｅｘｃｅｌ公式（２）绝对引用。绝对地址则为Ｅｘｃｅｌ某些单元格在工作表格中的确切位置。绝对地址的表示方法为“＄Ａ＄２”、“＄Ｈ＄８”等，用行、列地址加“＄”作为名字。例如，第４列第１０行的单元格的绝对地址为“＄Ｄ＄１０”；第２列第２行到第８列第１２行的单元区域的绝对地址为“＄Ｂ＄２：＄Ｈ＄１２”。具体示例如图２－１０和图２－１１所示。（３）混合引用。混合引用是指需要固定某行引用而改变列引用，或固定某列引用而改变行引用，如＄Ｂ８、Ｂ＄７。混合引用综合了相对与绝对引用的效果。例如，Ｅ４单元格中用了混合引用，公式为：Ｅ４＝Ｅ＄１＋＄Ｅ２＋Ｅ＄３，将该公式复制到Ｆ５，则Ｆ５单元格中的公式为：Ｆ５＝Ｆ＄１＋＄Ｅ２＋Ｆ＄３。具体示例如图２－１２和２－１３所示。上一页下一页返回任务一Ｅｘｃｅｌ公式（４）同一工作簿中的单元格引用。在同一工作簿中，不同工作表中的单元格或单元格区域可以相互引用，这种引用称为三维引用。三维引用单元格的一般表示方法为“工作表标签！单元格”，如图２－１４所示。（５）不同工作簿间单元格的引用。在当前工作表中还可以引用其他工作簿中的单元格或区域的数据或公式。首先打开要引用单元格所在的工作簿及目标工作簿。在目标工作簿中输入“＝”，然后单击要引用的工作簿的单元格即可完成计算。四、公式中的错误与审核１􀆰公式返回的错误值在公式或函数的运用过程中，有时会因为公式或函数的设置以及人为因素造成单元格中出现错误信息。当出现错误时，Ｅｘｃｅｌ会给出一些提示，以帮助用户找出错误的原因。上一页下一页返回任务一Ｅｘｃｅｌ公式２􀆰公式审核Ｅｘｃｅｌ提供了公式审核功能，使用户可以跟踪公式的引用或从属单元格，也可以检查公式中的错误，如图２－１５所示。如果一个或多个工作表的不同单元格设置了公式，要想查看其内容和计算结果，必须在不同单元格或工作表中转换。因此，Ｅｘｃｅｌ２００７增加了一个名为监视窗口的工具，它能将另一工作表内与编辑内容相关联的数据，开启成一个可移动的小窗口，若更改现有的工作表内容，监视窗口中的关联内容也会随之更改，如图２－１６所示。３􀆰检查公式错误Ｅｘｃｅｌ２００７会自动对输入的公式进行检查，若发生错误，在单元格的左上角会出现一个小三角，如图２－１７所示。上一页下一页返回任务一Ｅｘｃｅｌ公式选中含有错误的单元格，还会出现按钮，单击该按钮，会打开一个快捷菜单，其中提供了解决此错误的方法，如图２－１８所示。此时若要检查公式里的错误，可单击“公式审核”工具栏上的“错误检查”按钮。上一页返回任务二Ｅｘｃｅｌ函数一、函数的定义与分类函数由Ｅｘｃｅｌ２００７内置的、完成特点计算的公式组成。每个函数都由等号“＝”、函数名和变量组成。其中，等号“＝”后面跟着函数，函数名表示将执行的操作，变量表示函数将作用的值的单元格地址，通常是一个单元格区域，也可以是更为复杂的内容。一般情况下，可以在单元格中输入函数，也可以使用函数向导插入函数。在Ｅｘｃｅｌ中，函数实际上就是定义好的公式，系统提供了大量现成的函数，可供用户参考使用。这些函数运算能够满足各种日常办公、财务、统计和各种报表等所需要的计算。在Ｅｘｃｅｌ中的函数可以分为：常用函数、财务函数、日期和时间函数、数学与三角函数、统计函数、查找与引用函数、数据库函数、文本函数、逻辑函数和信息函数等，如表２－４所示。下一页返回任务二Ｅｘｃｅｌ函数二、函数的使用１􀆰函数的输入在Ｅｘｃｅｌ中，函数的创建方法有两种：一种是直接在单元格中输入函数的内容，这种方法需要用户对函数有足够的了解；另一种方法是使用“公式”→“插入函数”命令，这种方法比较简单，它不需要对函数进行全面的了解，而是以提供函数供用户选择的方式进行创建。下面对这两种方法分别介绍。（１）直接输入。如果用户对某一函数比较熟悉，并且了解该函数的各个参数，就可以通过直接输入将函数输入到公式中来。用户需要先选择输入函数公式的单元格，以等号“＝”开头，然后输入函数的各个参数即可。在单元格Ｃ４中输入求积函数，用来求出Ａ２和Ｂ２单元格数值的积。选中单元格Ｃ４，输入公式“＝Ａ２∗Ｂ２”，如图２－１９所示。上一页下一页返回任务二Ｅｘｃｅｌ函数（２）插入函数。当用户不能确定函数的拼写时，则可以使用插入函数方法来插入函数，这种方法不需要用户输入，直接插入函数即可。插入函数是通过函数指南来完成输入的，其操作方法如下：首先，选择需要插入函数的单元格。其次，选择“公式”菜单中“插入函数”命令，或单击编辑栏上的“插入函数”图标，弹出如图２－２０所示的“插入函数”对话框。最后，单击“确定”按钮，即可弹出“函数参数”对话框，如图２－２１所示，在此对话框中要求用户选择函数的参数。选择好函数参数后，单击“确定”按钮，在单元格内就会显示计算结果。上一页下一页返回任务二Ｅｘｃｅｌ函数Ｅｘｃｅｌ提供了３００多种函数，涉及数学、统计学、财务、资产、资金预算等各方面，功能比较齐全，可以进行各种复杂计算、检索和数据处理。利用Ｅｘｃｅｌ提供的大量财务函数进行数据的运算，将使数据的运算操作更加简便。在运用这些函数时，用户只需要在“函数参数”对话框中输入相关的参数即可。这不仅提高了工作效率，还能加深用户对函数的认识，为以后的工作提供便利。上一页返回图２－１××公司员工信息表返回图２－２在“编辑栏”中观看计算公式返回表２－１运算符返回表２－２引用运算符返回图２－３输入新的报表标题返回图２－４输入纵、横栏目与标题名返回表２－３填入的数据资料返回图２－５显示第一营业部的盈利值返回图２－６自动计算各营业部的盈利值返回图２－７自动计算并显示“总结余”返回图２－８相对引用（一）返回图２－９相对引用（二）返回图２－１０绝对引用（一）返回图２－１１绝对引用（二）返回图２－１２混合引用（一）返回图２－１３混合引用（二）返回图２－１４同一工作簿中的单元格引用返回图２－１５分式审核返回图２－１６添加监视点返回图２－１７检查公式错误（一）返回图２－１８检查公式错误（二）返回表２－４Ｅｘｃｅｌ中的函数返回图２－１９直接输入公式返回图２－２０“插入函数”对话框返回图２－２１“函数参数”对话框返回图２－２２投资净现值计算结果返回谢谢观赏