信息部门如何从成本中心到利润中心

1如何实现信息部门从“成本中心”到“利润中心”的跨越摘要：信息部门历来处于“出力不讨好”、“有苦劳没功劳”的窘境，随着时代的发展，在“信息部门的价值何在？”等的讨论声中，作者通过对信息部门明确定位，突出支持服务和创造价值功能，采用角色转变、服务模式界定、增加透明度、强化沟通、解决非IT技术层面问题、引入平衡计分卡的方式，完成信息部门从“成本中心”到“利润中心”的跨越。·背景·目前，企业实施利润中心的情形愈见普遍，推究其原因如下：1、产品多样化：基于企业的持续经营，许多劳力密集的传统工业，譬如纺织业、制鞋业及硬件业，转向非相关性产品发展。例如，纺织公司将部分厂地改建房屋出售，制鞋工厂则增加电子产品的生产线，建筑公司则投资金融业，造成公司内部有两个性质完全不同的产品部门。因此，有分别计算其经营绩效的必要。2、企业国际化：由于经济条件的恶化——基层劳力不足、地价高涨、治安恶化、政治动荡等因素，会造成产业外移。但是除总公司依然存在，还在世界各地设立分支机构。为了了解各分支机构的经营成果以便劣态存优，就必须个别核算以利判别。3、市场区隔化：有些企业为了提高市场占有率，或加强对各阶层消费者的服务，开发许多相关性产品，譬如成衣公司可扩大产品线，包括男装、女装、童装等，电脑公司除了制造硬件外，也贩售软件，并提供维修服务。所谓“亲兄弟明算帐”，必须分别计算这些性质相近的产品或服务的盈亏，以决定扩充、紧缩或删减产品线或项目。4、销售连锁化：现在商品的贩售采取连锁店的经营方式，已蔚然成风，举凡便利品（譬如7—11、全家、万客隆、家乐福等），药品、钟表、电脑……。每一家分店必须分别结算其营业结果，作为决定存废更张的依据。5、权责明确化：在还没有实施利润中心之前，全公司只有一张损益表，只2有总经理为此结果负责，员工普遍存在“吃大锅饭”的心态，权责不清，遇事推托。实施利润中心后，为了个别计算盈亏，此中心拥有一定的权利或责任，譬如每一个警察局或派出所有一定的辖区，任何发生在辖区的事件必须负责处理或侦破，避免发生避重就轻的情况。6、奖惩合理化：许多企业为了奖赏员工，经常采取“人工平等，通通有奖”的方式，以致丧失激励的作用。根据利润中心的盈余多寡，可作为发放“绩效奖金”的来源及提拔比率，即所谓“论功行赏”，能够合理地奖励员工。1、信息部门生存现状：在很多企业中，信息部门已经越来越成为一个不可或缺的部门，承担着越来越多的工作，但同时面临着从未间断地质疑和责难：·企业领导的疑问：信息部门不断伸手要钱，IT投资不断增加，难道IT投资真是个“无底洞”？怎样才能让我看到IT投资的实效？花巨大资金“养”这个部门是否值得？·业务部门的责难：信息系统总是出问题，信息部门的人都是干什么吃的？公司为信息部门投入了那么多，怎么一点改善都没有？我们怎么没有感觉到IT带来的收益？·信息部门的委屈：一天到晚忙忙碌碌，通宵达旦加班，工作得不到认可，郁闷！IT初期需要高投入，回报确实是长期的，怎样才能算清楚？信息中心难道永远是“有苦劳没功劳”，总是受气的“童养媳”吗？面对这一连串的疑问、责难、委屈，让我们首先从一则故事谈起：“鼠害严重的时候，一只猫努力为主人捉老鼠。开始时效果显著，原来每天100次的老鼠横行，一个礼拜之后减少到50次，一个月之后只有10次。主人很高兴。猫的饭盆里总是会有美味的小鱼作为奖赏。三个月之后，老鼠只是偶尔出现。猫更多是在屋子里巡视。猫很满意现状，不用再象以往那样不仅要随时待命，而且还要加班加点。工作清闲了，但猫也发觉饭盆的可口鱼肉越来越少，有时会断档。猫于是找主人去交涉，主人说：“你现在很清闲没什么事情，怎么还能享受额外的奖赏呢？”猫听了心里很不爽，于是争辩道：“我每天忠于职守，定时巡视，从没偷懒。家里的老鼠不敢随便出来，外面的老鼠也都避开我们的房子走。没有我的努力，老鼠怎么能这么老实？”主人看了看猫，说了一句：“你怎么证明这是你3的功劳呢？”猫一时语塞。饭盆里的鱼肉不仅难得一见，甚至饭量也出现缺斤少两。一日三餐开始吃不饱。主人的态度明显发生了转变，现在看猫的眼神都带有一些异样。天天不干事，还要吃那么多。猫把这一切都看在眼里，但寄人篱下又不能不低头。猫不愿意看着自己的日子过得这么没尊严。终于有一天他明白了获得美好生活的道理。它利用空闲时间背着主人去外面报了一个班，学习鼠语。3个月之后鼠语已经掌握纯熟的猫，每天都要花费一定的时间用在捕捉“老鼠”上，而且有三分之一的时间是在主人入睡的时候窜到主人的房间捉拿老鼠。一时间，屋子里的鼠害仿佛严重了起来，在猫的一阵忙碌之后屋子里可以能安稳几天，但是过了一阵子鼠害再次发生，猫再次忙碌。主人又看到一个勤勤恳恳而且有效率的猫。随之猫的饭盆里不断有美味小鱼伺候着。猫每次看着主人往它的饭盆放鱼肉，心底都会得意地笑出声来：我就是老鼠，老鼠就是我。纸终究包不住火。主人发现了猫的把戏，很想痛扁猫一顿之后赶走。但冷静下来一想，老鼠的威胁还是存在若真赶走了猫，后患无穷。于是，主人和猫第一次坐下来开始人猫对话。话题：如何承认猫的工作成绩。主人：我知道你的工作是认真的，效果也是有的。但是现在的问题是我没有办法对你的工作效果作出准确评价。猫：我理解主人的困惑，但是现在屋子里的安定局面的确是我努力的结果。总不能老是用鼠害严重时每天捉多少只老鼠来评价我现在的工作。这不公平。主人：你的看法有道理。你有什么好的建议吗？猫：我先问一个问题，主人养我是为了什么？主人：当然是捉老鼠了。猫：对，主人的说法没错。但是没说到关键点。捉老鼠只是工作内容，不是主人的最终目的。主人养我是为了杜绝鼠害，保护屋子里的食物、家居、房屋结构。主人：对，对，对。猫：所以，现在对我的评价应该换个角度。比如，以前是看我一个月捉多少只老鼠，那么现在就应该用每月无鼠害时间。现在的工作是预防大于补漏，我要4花费很多时间做未雨绸缪的事情，每天在可能出现老鼠的路线上巡检，发现一个捉拿一个。即使这样也不能完全杜绝老鼠可能出现在餐桌上的机会。所以，对老鼠出现的响应时间也可以作为评价我的标准。是一炷香的时间响应，还是30Seconds。主人：明白你的意思了。你的想法很好，我们可以商量一些具体的评价标准。这样我也可以明明白白地知道你的工作成绩，你也可以安安心心做事。主人和猫的对话以握手言欢结束。”看完这则故事，就故事而言，至少有两个问题是可以明确回答的：一是信息部门（猫）是有功劳的，老鼠减少、鼠患频率降低说明了一切；二是信息部门（猫）是有存在价值的，IT人需更加努力。2、信息部门地位和作用分析：2.1地位信息部门长期以来被认为是花钱的单位。在追求利润的企业目标下，花钱的单位总被要求钱花得越少越好。同时因没有直接贡献利润，在公司的组织中往往不是一个被重视的单位。然而常年来公司或多或少已有信息设备的投资，部份部门的业务已采用计算机化作业，没有几位信息人员操作与维护系统也不行，公司再怎么节省费用还是要维持起码的信息部门组织。信息人员便是在这样的生态环境中辛勤地工作。简单一点讲，没有信息人员不行，但也不是那么重要。这样的情境和信息人被附与时代宠儿的印象有着一百八十度的差异。各项媒体与政府文宣无不呼吁信息社会即将到来，除了计算机本身的科技以外，加上网际网络的推广普及，将对各行各业产生莫大的冲击。信息人员被认为是这波潮流中的当红人士，以前没学好计算机的其它专长人员，大有时不我予之感。这种社会普遍存在的观念可以从大专联考中信息科系的录取分数每年攀升的情况下得到印证。信息科系学生在这样的社会价值观培养下，很容易孕育出一股时代精英的气质，一心以为掌握信息科技就掌握了未来。踏进社会工作自然认为信息部门在企业组织中应该非常重要，应该非常受到重视。但为数不少的信息人员很快便发现信息部门在公司的实际地位并没有想象中的崇高，对自己长期以来所建立的信息优越信念立即发生动摇，内心所引发的冲突，一时也不知道如何调适。系统开发、维护的工作依然繁重，新的科技必须拼命学习，使用者的需求也从不止歇。5到底是社会上的观念错了？还是信息部门的地位错了？信息经理人或多或少也有过这般的心路历程，但是物换星移，也就逐渐见怪不怪，自然而然安适于这样的一个组织气氛当中。老少信息人员之间就有这么一项认知差异存在，老的信息人员认为少的信息人员自视过高，实际环境根本不是这么回事，不要自寻烦恼。少的信息人员则质疑老的信息人员怎么能忍受信息部门在组织中的地位，而没什么感觉。能被同化的可能因此存活下来，并被认为已了解「状况」。未甘心被同化者，只好另谋他就。难堪的是，换了另一家公司的信息部门，情况也好不了多少，除非转行，最后也只好接受一切。信息部门的地位原本就有很多争论，从附属在某一部门下的小组织到公司的重要策略部门都有人主张过。每个公司的高层主管对信息部门的看待亦有不同。但一项不变的定理是信息部门的地位必须信息人员自己去争来，不要期望别人会主动给予安排。非信息专长的其它人员，包含公司高层主管，对于信息科技并不熟悉，对于信息科技如何协助企业经营也一知半解，信息科技应用所需投注的心力、成本也没有清楚的概念，在这情况下，如何要求其对信息团队有正确的定位？传统信息人员的特质是技术导向，思想里的东西除了系统，还是系统。至于希望别人怎么对待，心中虽有一些想法，却从没说出口，也不晓得怎么说。潜意识里：「我很辛苦地工作，你应该对我好一点。」不幸的是，别人根本不晓得你有多辛苦，自然也不晓得要怎样对你好一点。辛勤工作几乎是每位信息人员可爱的地方。遗憾的是信息人员通常不晓得为何辛苦为何忙。信息人员应该开始训练自己去思考做的每一件事情跟公司的整体经营有什么关联，没有做这件事情对公司会有什么影响。这个功夫学会之后，自然很清楚知道那些事情是大事，那些事情是小事。同样是辛苦，做对的事情总比光把事情做对来得重要。信息资源如何妥善运用也就有一张比较清楚的蓝图。更重要的是这样才能够清楚告诉别人信息人员在做些什么，做这些事情和他有什么利害关系，和对公司的整体运营有什么直（间）接的效益。唯有别人听懂、听进信息人员的陈述，才能要求别人给予合理的看待。信息经理人在这件事情上责无旁贷。光守住信息科技显然不够，对很多人而言，那只在花钱。信息经理人有义务让这些人改变观念为这些科技是在赚钱（或6者省钱），让他们认为这是利益所在，而不是成本所在。同时，信息部门的存在要和公司的存在结合一起；信息部门的发展策略要和公司的发展策略并行不悖；信息部门的工作职掌要和公司的重要业务紧密配合。信息经理人不再只是被动的咨询幕僚，而是公司积极主动的策略幕僚。能做到这一步，要替信息部门争取一个合理的地位也就不难，甚者，要争取一个CIO的头衔也才说得过去。2.2作用笔者认为，一个成熟的信息部门不应当只是企业在日常运作中的一个服务性的部门，他应该发挥更大的作用，如：企业相关规定的健全、质量体系的建立、对外宣传平台的建立、内部生产管理运作的技术支持、最新动态的传达等等。在未来的市场竞争当中，信息的及时传递起着至关重要的作用。随着因特网的高速发展，电子商务和存在于因特网这个虚拟平台的信息交流也更加频繁、广泛，而信息部门，则是企业中最接近这一世界的窗口，所以信息部门的成熟与否，可以说非常重要。面对扑面而来的信息大潮，信息部门又需要作为企业在信息化应用当中的导师，需要引导企业正确地应用这一新的工具。所谓企业信息化，其根本目的是将企业的管理运作更加系统、规范、科学，以最大限度地提高生产和运作效率、降低成本、提高客户的满意度。那么怎样做到这一点呢？这就要求现代的企业信息部门不再仅是单纯的技术部门，还要负责企业管理运作的正常进行。所这就要求现代的企业信息人员必须具有：1、技术能力，作为企业信息人员，这应该是必备的最重要的技能了。2、管理能力，新的企业信息化定义决定了新一代的企业信息人员必须承担起公司正常运作重担。这就决定了他们必须具备相当的管理能力。·观点·3、作为利润中心的信息部门特点分析：3.1“成本中心”、“利润中心”的概念成本中心——指成本发生的区域，由于在这区域内只能控制成本，故只对成本负责。通常成本中心是没有收入来源的，因而无需对收入、收益