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您贴身的财税专家Excel2007在财务管理中的高效应用您贴身的财税专家Excel2007在财务会计中的高效应用..........................................................2 第1章 财务表格标准化与规范化............................................................2 1.1 数据清单表与报表................................................................................................................2 1.2 重复数据提取的高级筛选法..................................................................................................2 1.3 输入规范:有效性下拉框及二级有效性................................................................................6 1.4 分列快速分开“连体”数据................................................................................................10 1.5 巧用定位功能补充空白区域................................................................................................12 1.6 高级筛选结合录制宏让数据查询更自动..............................................................................13 1.7 透视表多重透视快速变报表式伪清单为真清单...................................................................18 第2章 财务管理中常用的几个函数.......................................................22 2.1 公式基础:单元格地址引用4种类型.................................................................................22 2.1 数据计算-计数函数之单条件与多条件计数........................................................................23 2.2 数据汇总求和函数之SUM类函数进行单条件与多条件求和...............................................23 2.3 函数活用:应收账款账龄分析模型.....................................................................................24 2.4 函数活用:IFVLOOKUP及文本函数搞定科目明细表...........................................................25 2.5 函数活用:IFVLOOKUP及信息函数制作凭证记录查询与二级科目汇总查询.......................25 2.6 函数活用:INDIRECT+VLOOKUP函数-从个数不等的不同工作表中汇集财务数据.................25 第3章 利用数据透视表或假设分析来分析财务数据.............................26 3.1 透视分析:数据透视表拖拽之间汇总万千..........................................................................26 3.2 透视分析:带着动态数据源的数据透视表..........................................................................35 3.3 透视分析:透视表中添加计算字段.....................................................................................36 3.4 透视分析:透视表中添加计算项.........................................................................................37 3.5 数据假设双变量求解在卖茶叶蛋时的量本利分析..............................................................40 第4章 用图表说话,发现趋势..............................................................41 4.1 图表变形:添加辅助列结合函数公式制作强调某个特殊值的图表......................................41 4.2 图表变形:线柱图-双柱图-瀑布图-复合饼图.....................................................................43 4.3 动态图表:控件结合函数公式制作财务指标分析动态图....................................................44 4.4 动态图表:用复选框窗体和定义名称制作产品销量柱形图(可选式)..................................45 4.5 图表动态:用单选按钮复选框和查找函数制作某汽车区域销售管理动态图表....................46 您贴身的财税专家Excel2007在财务会计中的高效应用第1章财务表格标准化与规范化1.1数据清单表与报表课例见《标准规范:数据清单表与报表.xls》表格界只有2种表:清单表和报表。清单表是报表的来源,一般来说绝大部分情况下,报表是不需要专门单独制作的,只要有了清单表,通过对清单表进行数据透视或者使用函数公式汇总就可以快速地制作出报表。清单表实际上就是数据库表格,也叫“数据记录表”,俗称“流水帐”。单表是一维的,其基本特征:1)一般来说,表的第1行是字段名称,每个字段都应当是不需再分割的;2)从第2行起是一条条的数据记录;3)表格里没有合并单元格、没有空行空列、没有空格、没有合计项等;4)数据记录的增加是一行行的增加,是纵向扩展,而不是横向扩展。而报表往往是行列交叉式的,一般是二维的或多维的,其基本特殊:1)报表的形式非常多样,根据企业、行业以及报表审阅人的需求而变化多端;2)报表一般是需要按某些字段进行汇总统计;3)报表可以有合并单元格、也可以有一些空格等;4)为了排版美化需要,报表也可能会有空白行空白列。提示:这种“数据记录表”标准格式,是我们推荐的数据记录格式,也即我们俗称的数据流水帐。数据记录好后,我们可以通过函数公式、透视表等方便的进行数据汇总处理。如果不是这种流水帐的标准格式,那么数据汇总会大大的增加难度。1.2重复数据提取的高级筛选法课例见《标准规范:重复数据剔除的几种方法.xls》您贴身的财税专家【高级筛选法】:从一列或多列重复项目里提取不重复的唯一值出来,在Excel2003里可以用高级筛选轻松做到。步骤如下:(1)鼠标放置有数据的任一单元格,数据-筛选-高级筛选,如下图设置;(2)注意一定要勾选“选择不重复的记录”,这个是专门为提取不重复值而设计的,最后点击确定即可。【删除重复项法】:在Excel2007可以用新增的删除重复项法来删除重复数据。不过删除重复项法,是把选中列的重复数据全部剔除掉,因此一般为了避免破坏原表的数据,都把需要提取不重复数据的列复制到新的工作表里进行操作的。(1)选中A:B列,数据-数据工具-删除重复项,弹出“删除重复项”对话框,如下图;(2)因为我选择的事A、B两列,所以“职业”“个人每月平均收入”都是被勾选的状态。同时需要特别注意的事,“数据包含标题”复选框在此处是一定要打勾,这是因为我选中的列里首行就是标题字段。最后,确定即可删除掉那些重复的数据项目。【透视表多重透视法】这种分布在多行多列的重复数据,数据很不规范,若要提取其中的不重复数据,用前面提到的2您贴身的财税专家种方法都不能实现。这里介绍一种特别的方法,有趣又高效。(1)选择A列插入一空白列,选择第1行插入一空白行。(2)按下组合键Alt-D-P,注意这3个键请用一根手指头一个接一个地去按,弹出“数据透视表和数据透视图向导”窗口,数据源类型:选择“多重合并计算数据区域”。(3)单击“下一步”,进入向导的步骤2a,勾选“自定义页字段”,然后单击“下一步”。(4)进入向导的步骤2b,选定区域处,框选需要去重复的最大的数据范围,包括空白行和空白列,此处的范围是:多行多列提取不重复!$A$1:$G$29,单击完成。您贴身的财税专家(5)新创建一张透视表,在透视表里找到行总计与列总计交叉处的单元格,双击该单元格。本例中是C6单元格,鼠标在该处双击即可。(6)双击后新生成一张明细表格,删除该表的A列和B列后,对A列也就是姓名所在的列进行排序:选中该列,数据-排序和筛选,升序或降序。您贴身的财税专家(7)最后在该列被选中的状态下,数据-数据工具-删除重复项,大功告成。1.3输入规范:有效性下拉框及二级有效性课例见《标准规范:有效性下拉框及二级有效性.xls》“数据有效性制作下拉框”表单【框选法】,适用下拉框内容很多,list在当前工作表里(1)选中C列,数据-数据工具-数据有效性,允许-序列,来源,框选当前表的K列内容,如下图设置。您贴身的财税专家(2)当然还可以在“出错警告”页里设置输入错误后的提示和警告信息,样式,建议设为“停止”,其他信息参照下图设置。【定义名称法】,适用下拉框内容很多,list在其他工作表里(1)找到list出现的表,为该list范围定义名称。本例选中“List”工作表里的C2:C37,在名称框里输入一个名称(一般用汉字、拼音全拼或英文均可)即可,比如输入“职位”。这是对一个区域命名的快速作法,标准作法是在【公式】-【定义的名称-名称管理器】里去新建名称。您贴身的财税专家(2)在“数据有效性制作下拉框”表里,选中C列,数据-数据工具-数据有效性,允许-序列,来源,输入公式:=职位,注意必须有“=”,没有这个等于号,“职位”这个名称所代表的范围是不起作用的,也就是说如果直接输入“职位”2个汉字,确定后会发现C列的下拉框里只有一个选项“职位”。因此这个“=”,可万万不可不录入哦。如下图设置。(3)当然也可以设置“出错警告”,此处略。确定即可。您贴身的财税专家【直接输入法】,适用下拉框内容很少,改动情况很少,无需准备list(1)在“数据有效性制作下拉框”表里,选中D列,数据-数据工具-数据有效性,允许-序列,来源,处输入:男,女,未知。注意此处的逗号是英文输入法下的逗号,不是中文逗号。(2)也可以设置“输入信息”(当鼠标指向该列时会出现提示信息)和“出错警告”。确定即可。课例见《标准规范:有效性下拉框及二级有效性.xls》“二级联动下拉框”表单(1)插入-名称-定义,逐个定义名称,如下:一级科目=List!$E$2:$E$6财务费用=List!$F$2
本文标题:Excel2007在财务管理中高效应用
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