[信息系统部分]内部控制缺陷及修补建意

内部控制缺陷及修补建议汇总（北东公司）1内部控制缺陷及修补建议汇总（北东公司）目录一、共通缺陷.............................................................................................................................................................................................................2二、公司治理与合规管理.........................................................................................................................................................................................5三、采购管理.............................................................................................................................................................................................................6四、技术进步管理...................................................................................................................................................................................................12五、生产冶炼及存货管理.......................................................................................................................................................................................13六、工程项目和固定资产管理...............................................................................................................................................................................14七、销售管理...........................................................................................................................................................................................................23八、资金管理...........................................................................................................................................................................................................26九、关联方交易管理...............................................................................................................................................................................................32十、预算和费用管理...............................................................................................................................................................................................33十一、财务报告与税务管理...................................................................................................................................................................................35十二、人力资源与薪酬福利管理...........................................................................................................................................................................38十三、信息系统管理...............................................................................................................................................................................................41内部控制缺陷及修补建议汇总（北东公司）2一、共通缺陷缺陷编号流程名称子流程缺陷描述修补建议适用公司公司负责人管理层回应Common-D1探采工程外包承包商甄选及合同签订管理目前公司在甄选承包商/承建商/供应商时，通过招标、议价的方式对竞标方的资质、资金条件、技术能力、报价等进行综合评估，由公司招投标委员会/授权管理层选出符合公司利益的承包商/承建商/供应商。但公司目前仅对承建商的招标选择工作制定了相应的政策程序，尚未就探采工程外包承包商及固定资产供应商的招标选择工作形成正式的政策及程序，以规范甄选的管理流程，内容包括但不限于：招投标/比价界定金额的规定、招投标委员会的人员构成、标书的审阅、评标报告的编制及审批、比价单的编制及审批等。缺乏以上政策及程序可能导致公司在选择承包商/供应商时标准不一，无法保证选择到最符合公司利益的承包商/供应商。建议公司建立正式的探采工程外包承包商及固定资产供应商招标选择工作的政策及流程文件，内容包括但不限于承包商的选择方式及标准（招标或议价形式）、授权管理层的审批流程、承包商/承建商/供应商档案的建立等。北东公司穆德胜企管部分管领导工程项目和固定资产管理承建商及供应商甄选和合同签订管理北东公司穆德胜企管部分管领导采购管理固定资产采购管理北东公司穆德胜企管部分管领导Common-D2探采工程外包承包商甄选及合同签订管理目前公司通过对外招标或议价的方式选择符合公司利益的承包商/承建商/供应商。但公司尚未建立合格承包商/承建商/供应商数据库，将所有选择的合格承包商/承建商/供应建议公司建立合格承包商/承建商/供应商名录机制，定期将合北东公司穆德胜企管部分管领导内部控制缺陷及修补建议汇总（北东公司）3缺陷编号流程名称子流程缺陷描述修补建议适用公司公司负责人管理层回应工程项目和固定资产管理承建商及供应商甄选和合同签订管理商信息填入该数据库中。同时公司尚未建立书面的承包商/承建商/供应商名录维护的政策及流程文件。合格承包商/承建商/供应商名录的缺失，可能导致不合格供应商的引入以及公司采购工作的效率降低。格承包商/承建商/供应商加入现有名录，并根据实际表现更新该名录，将该名录作为承包商/承建商/供应商选择的基础。同时，建议公司完善现有制度，增加有关承包商/承建商/供应商名录使用及维护规范的书面政策及流程，包括但不限于：新增承包商/承建商/供应商的审批、名录更新的定期审阅、名录的密码保护措施以及名录的年度审阅流北东公司穆德胜企管部分管领导采购管理固定资产采购管理北东公司穆德胜企管部分管领导内部控制缺陷及修补建议汇总（北东公司）4缺陷编号流程名称子流程缺陷描述修补建议适用公司公司负责人管理层回应程等。内部控制缺陷及修补建议汇总（北东公司）5二、公司治理与合规管理缺陷编号流程名称子流程缺陷描述修补建议适用公司公司负责人管理层回应CG-D1公司治理与合规管理组织结构目前北东公司资产财务部尚未形成正式的财务部组织架构图以明确部门的配置及汇报路线等内容；同时，尚未为财务部各岗位设置明确的员工职责，可能导致财务部相关人员对自身职责不明确，进而无法完成其应承担的责任与工作。建议北东公司资产财务部形成正式的财务部组织架构图及各财务岗位的职责说明，明确财务部内部配置、汇报机制及相关岗位的工作职责。北东公司胡晓初资产财务部主管内部控制缺陷及修补建议汇总（北东公司）6三、采购管理缺陷编号流程名称子流程缺陷描述修补建议适用公司公司负责人管理层回应PP-D1采购管理固定资产采购目前北东公司设备采购需由使用部门填写申请表并逐级审批。但是我们发现部分采购的审批未得到书面记录，仅通过电话汇报的方式进行。此外，选择供应商过程中，询价比价的工作也未得到书面记录。可能导致未经审批的采购发生，所购置设备不符合需求，影响公司的正常生产运转。建议北东公司各设备采购申请人严格遵守公司对设备采购的规定，使用书面的申请表进行采购申请。此外，建议北东公司企业管理部采购负责人将供应商选择过程中的询价比价工作进行书面记录。北东公司郭绍华企管部供应主管内部控制缺陷及修补建议汇总（北东公司）7缺陷编号流程名称子流程缺陷描述修补建议适用公司公司负责人管理层回应PP-D2采购管理固定资产采购目前对于需调试安装的设备，企管部供应主管、资产财务部会计、固定资产使用人仅在设备到货入库前，对该设备进行初步验收，填写《固定资产（设备）到货入库验收单》，验收内容涉及数量、外观破损情况及物品的相关资料（例如：质检报告）。但相关部门未在设备试运行调试完毕后，将对该设备的验收结果留下书面记录。可能导致购置的设备运行功能缺陷无法及时反馈给供应商，影响公司正常生产运转。建议北东公司完善设备验收流程，对设备调试验收结果做出书面记录，确保购置设备的质量。北东公司郭绍华企管部供应主管PP-D3采购管理固定资产采购目前在固定资产采购中，资产财务部会计在固定资产入库后直接将固定资产入账。但是对于部分需调试安装的设备，资产财务部会计并未根据实际情况入账在建工程，在调试安装验收完成后方入账固定资产，可能造成公司固定资产账目不准确，从而影响财务报表的准确性。建议资产财务部完善固定资产的入账流程，对于需调试安装的设备，应先入在建工程账，待其调试完毕验收通过后再转入固定资产，以确保财务报表的准确性。北东公司胡晓初资产财务部部长内部控制缺陷及修补建议汇总（北东公司）8缺陷编号流程名称子流程缺陷描述修补建议适用公司公司负责人管理层回应PP-D4采购管理生产物资采购目前北东公司物资库房存货的收发及记账均由库存保管员一人操作，不符合职责分离原则，可能导致舞弊现象的出现。建议北东公司在库房安排