《内控》课件第六章第二节采购业务控制

第二节采购业务控制一、采购业务内部控制（一）采购活动控制的目标1.保证采购活动的真实性、合理性和合法性2.有效控制市场风险3.及时准确提供会计信息（二）采购活动的业务流程及其风险1.采购活动业务流程P132请购申请→采购活动→验收活动→审核→支付购货款→采购折让与退货采购活动风险点及内控措施采购计划管理风险点及内控措施采购计划管理业务流程与风险P133采购计划管理风险采购部门根据物资需求部门的采购计划和库存仓储情况组织货源，可能无法合理控制成本及为企业正常生产经营提供合适条件采购计划管理过程人为操纵，从中获取回扣牟利，导致企业损失；请购与审核部门不分采购方式选择不合理。采购业务计划管理内部控制措施P137预算编制——年度采购预算表请购审查预算内物品由物资需求部门提交请购单，授权人审核预算外临时需求物资由使用者提出，部门主管审批，财务部门签字紧急需求物资采用特殊审批程序向特定供应商采购，单独请购取消请购申请——采购“撤销”章，汇总物料申请表制定采购计划——库存调查、市场调查、预算调整规范请购审查制度预算编制制度订货控制制度仓储库存风险及内控措施仓储库存风险采购时间控制不当造成的风险→JIT意外风险：水火灾、偷盗单据不全物资采购期末入库价格暂估与实际情况差距较大仓储库存管理内部控制措施P138采购时间控制——经济批量分析意外风险控制——保险、消防、盘点制作和传递保管入库单控制入库单一式三联：财务联（财务）、记账联（库房）、存根联（采购）暂估入库物资明细表一式两份：自留、交财务规范库存物资保险制度期末暂估入库制度库存物资定期盘点制度采购价格风险与内控措施@招标采购程序@询比价采购程序招标采购流程与风险P135招标采购风险在招标过程中未妥善协商质量、付款问题，产生安全生产风险和信誉风险暗箱操作，支付成本上升合同风险市场波动带来的行情变动未在招标过程中被修正，导致价格风险采购价格内部控制措施P139市场调研询比分析大宗物资——招投标其他商品和劳务——询比价审核财务总监、总经理分别审批后，签合同规范采购控制制度价格监督制度采购管理制度供应商信息管理风险及内控措施供应商信息管理风险对已经建立合作关系的供应商，能否详细掌握供货方情况未能充分了解其他供应商的服务质量、价格，导致未能选择最优供应商采用预付款方式采购，可能存在信用风险供应商信息系统管理内部控制措施P140供应商分类管理定期考核其他事项——避免预付款规范供应商评估和准入制度供应商档案管理制度采购管理制度订立采购合同风险及内控措施订立采购合同业务流程与风险P134订立采购合同业务风险存在管理漏洞，内外人员串通，订立虚假合同，套取资金市场调研不足，价格过高，合同条款不清合同条款执行不严，责任分配不明合同条款不完整•在采购合同条款中只标明所要订购的产品、单价、金额，不标明产品的型号、规格，或标出的型号、规格不详尽；•在采购合同条款中只标明供货商，而不标明产品的生产厂家。•实际市场交易中，同一产品不同的规格、型号价格差异悬殊；同一产品，因不同生产厂商，其价格也有着很大的差距。•由此，一些采购人员往往利用这一漏洞“偷梁换柱”，用高价格购置低等级、低质量、低性能的产品。保管人员验收入库时由于合同条款有缺失不能监督采购人员采购的产品是否是合同规定产品，也给采购人员留下了可乘之机。更改合同条款•合同未按规定条款签订，缩减或增加部分条款。•如谈判时合同价款含出国费用，但在签订合同时删除该条款，出国费用由供应商额外支付给采购人员进行舞弊或支付给公司形成小金库。利用合同条款进行舞弊行为订立采购合同管理内部控制措施P139选择供货单位——价格风险分析、供货商管理风险分析合同拟定——财务、技术、预算部门会审，采购部门修正复核签约——正本：采购部、供应商，副本：财务部规范：合同管理制度采购管理制度XXX公司下属A公司在物资采购（主要为钢材）环节存在舞弊嫌疑入围供应商的准入管理存在缺陷参与询价的单位互为关联，实际构成围标采购价格高出合理价格水平报价策略存在舞弊嫌疑，有偏向某一供应商的倾向部分标段邀请的参标单位存在串标嫌疑选择供应商环节的舞弊案例1、入围供应商的准入管理存在缺陷表现特征：公司舍近求远，选择规模小、实力弱的经销商进行合作。钢材、木材采购主要向以下几家单位询价：公司名称注册资本B公司3万C公司50万D公司100万E公司500万A公司一年钢材采购量超过千万元，如此大额的物资采购，商务人员不在当地或周边地区寻找有实力的优质供应商，而是长期与上述外地小型中间商合作，令人费解。据了解，当地有不少大型钢材经销商：如G公司，注册资本5000万，年销售钢材50万吨，A公司仅向其询过一次价。查阅单位工商信息显示几家公司规模小，注册地址均在小区居民楼内上网查询无相关信息和联系方式。对商务经办人进行多次访谈对如何寻找到供应商的解释上，前后矛盾第一次访谈，说D公司、E公司是自行到现场推销认识的，B公司是网上查找的；第二次访谈，其解释E公司是自行到现场的，B公司和D公司是商务部负责人介绍给他的；最后一次询问，他说以上三家均是商务部负责人介绍的。在访谈商务部负责人时，商务部负责人说这三家均为自行到现场推销的。2、参与询价的单位互为关联，实际已构成围标XXX公司要求采购询价对象一般不能低于3家，A公司每批次采购均向4家供应商询价，程序符合要求，但是实际执行过程中存在漏洞。表现特征：注册地不同的两家供应商，回复的传真件却来自同一地区、同一传真机D公司&K公司参与报价的D公司与K公司(中标电气工具、材料)为注册地不同的两家公司，但两家单位的报价单，均从同一个城市发出，且来自同一传真机。后追查D公司的资质文件时，发现也是从上述传真机发出。D公司报价单上印制的办公地址经网上搜索得知属于一家纺织品公司的代表处，传真号与D公司提供传真号一致。经电话询问确认此电话传真确实为一家纺织品公司的代表处所有，但其并不知道D公司的存在。从上述信息基本可以判断，D公司报价单上提供的地址和传真号属冒用他人公司行为，而其与K公司共用一个传真号码，说明双方应为关联单位。C公司&K公司在工商局查阅C公司的工商档案时发现，C公司登记的业务经理与K公司传真号码的开户人是同一人。实地到K公司登记的地址查看，其门面招牌为“C公司”，由上述信息基本可以判断，C公司和K公司为关联单位由此可以确信：D公司、C公司和K公司为关联单位。B公司&E公司这两家单位的报价资料均来自同一传真号，且传真件均显示有F公司字样。B公司、E公司、F公司均在同一办公地点，电话也一样。由此可以确信：B公司、E公司及F公司为关联单位。B公司、E公司及F公司互为关联C公司、D公司及K公司互为关联公司每次询价均采用从C公司、D公司、K公司中以及B公司、E公司5家中选择3-4家单位的方法，而实际上，由于其相互之间存在关联性，最多仅有两家公司实际报价，报价被操控的可能性很大。与此对应，从6月份至12月初，公司商务部共完成钢材采购12批次，合计采购额1055万元。其中有10批次均从E公司购入，采购金额高达989万元。询价单位及中标单位列示：时间采购量主要询价报价单位中标单位12月11日162.5吨B公司、D公司、E公司、G公司E公司11月04日158吨B公司、D公司、E公司E公司10月17日50吨B公司、D公司、E公司E公司10月11日120.5吨B公司、D公司、E公司E公司10月10日9吨B公司、D公司、E公司E公司10月06日344吨B公司、D公司、E公司E公司08月28日188.35吨C公司、D公司、E公司E公司08月04日421.78吨C公司、D公司、E公司E公司3、钢材采购价格明显高出可以接受的合理价格水平表现特征：公司采购价格明显高于市场价格采购时间钢材型号品牌E公司当地市场价（元/吨）合同采购价（元/吨）合同与市场相比价差（元/吨）供货方8月4日16#工字钢海城52506420+1170E公司18mm螺纹钢唐钢53406350+10108月28日16#工字钢海城51506030+89016mm圆钢安阳51506300+115010月6日16#工字钢海城47005800+110018mm螺纹钢唐钢44005500+1100E公司当地市场价合理运费（300元/吨）合理采购价合理利润（200-250元/吨）500-600元/吨A公司实际合同采购价1100元/吨同时通过查询E公司当地钢材市场近几个月的价格走势及供求行情发现，从8月下旬开始，市场钢材价格开始急速下跌，终端需求疲软，观望气氛较浓，在这种对买方议价能力极其有利的大环境下，公司采购的钢材价格仍高出合理价格水平500-600元/吨属不正常行为。4、报价策略存在舞弊嫌疑，有偏向某一供应商的倾向表现特征：在公司其中一批钢材采购中，E公司第一次报价时，有两个单项报价比G公司（当地大型钢材经销商）高，第二天，采购人员要求E公司进行了第二次报价，在其进行第二次报价时，E公司将此两个单项报价刚好降至了G公司以下，最后E公司以总价（66.3万元）低于G公司0.3万元的微弱优势中标。且我们发现采购人员并未要求G公司等其他5家单位进行二次报价。5、部分标段邀请的参标单位存在极大的串标或围标嫌疑表现特征：在A公司组织的“二次控制系统”设备招标中，邀请的5家投标单位有4家单位的标书电子版为同一类型光盘刻录，且有3家单位光盘的“最后一次保存者”为同一人，存在串标、围标行为。二、物资采购中可能存在的其他舞弊行为探讨限制有竞争力的供应商参加投标，招标过程中带有严重的倾向性表现特征：一方面，在发布招标公告时，提出苛刻、不符合通用标准的条件，或资格预审过程中以一些“莫名其妙”的理由排除一些符合条件的潜在投标单位；另一方面，在制定评标方法上，通过人为设定特殊评定标准，甚至违反规定设定加分内容和分值，对想照顾的投标方“量体裁衣”，以确保其占有明显优势。招投标采购中可能存在的舞弊行为招投标采购中可能存在的舞弊行为（续）确定标底的人员或能够接触标底的人员与供应商勾结泄露标底表现特征：项目标底在招投标工作中起着十分重要的作用，它一定程度上直接影响到招投标结果。正由于标底的重要作用，不少投标单位千方百计想办法获取标底，少数标底编审人员或能够接触标底的人员经不住诱惑，与供应商勾结泄露标底，在市场内造成极为恶劣的影响。为防止此舞弊行为，标底仅作为报价合理性的参考，但不作为评分依据比较合适。招投标采购中可能存在的舞弊行为（续）将按规定必须招标的项目随意肢解、化整为零规避招标表现特征：有些企业以专业性强、场地小、工期紧等为借口，不通过招投标方式选择供应商；或将项目随意肢解到规定限额以下后直接发包（如：规定50万元以下不需招标），化整为零，将按规定必须招标的项目拆成不需招标的零星项目，以逃避监督管理；或项目主体工程的后期工程、附属配套工程进行直接委托，搞场外交易。评标人员在评标中不能正确参与决策表现特征：随着企业经营管理、技术水平和投标能力的不断提高，投标书中的价格、工期和质量方面的差距越来越小，由此在招标过程中，评委（专家）的评分将决定招标的结果。但由于评标打分没有一个定量的标准，所谓“仁者见仁、智者见智”，于是一些投标单位与评标委员会相互窜通，贿赂评标专家，通过徇私舞弊的办法谋取中标，一些专家往往抵挡不住“红包”的诱惑，见利忘义，在评标中为特定的投标企业“保驾护航”；或让业主单位有意对评委施加影响，使得评委不能正确决策，丧失立场。招投标采购中可能存在的舞弊行为（续）代理机构未站在公正的立场，成为舞弊者的利益团体表现特征：一是部分从业人员不讲职业道德，在从事代理业务中投机取巧，中饱私囊。二是部分代理公司虽然处在中介的位置，却未站在公正的立场，与投标人相互串通，结成利益小团体，为团体成员大开绿灯，在招标文件中设定排他性条款，或者团体成员相约轮流坐庄，相互陪标，代理公司从中收取好处费，损害业主利益。为避免此风险，中