人力资源管理内控文件

1第3章企业内部控制——人力资源3．1人力资源管理风险点XX单位本级在开展人力资源管理工作时，不仅应关注人力资源管理关键模块的技术操作，还应注重其中的风险管理问题。当前,XX单位在人力资源管理活动至少涉及如下图所示的风险。1.招聘配置风险员工业务能力或者道德素养无法满足所属岗位要求，可能导致院本级目标无法实现或者发生欺诈、舞弊等损害单位利益的行为。2.入职管理风险新员工入职流程不清晰，复杂难以操作，将直接影响入职员工的对组织的满意度，进而影响员工的主动性、积极性，导致绩效降低甚至离职。3.试用期管理风险试用期员工不做好相关评价考核，难以鉴别员工与岗位的匹配度，使不合适的人不能及时退出，将造成较大的用工风险。4.调动离职管理风险员工离职调动流程不清晰，复杂难以操作，工作交接、薪酬终止、涉密人员相关流程不按程序落实到位，将可能造成单位的工作损失，以及带来失泄密的危险。从员工角度，如不设置申请、审批等环节，会造成骨干人才轻易流失，而不能及时响应挽留机制；另一方面，将直接影响单位的信誉度。5.临时外聘管理风险临时外聘员工不进行审批，不签署保密承诺书，不签署劳务协议，可能导致用工冗余，失泄密或是劳动关系问题，造成单位经济损失。23．2人力资源管理关键环节控制针对人力资源管理中的风险，在实施人力资源管理内部控制过程中，应至少加强对下图所示的关键环节的控制，以避免或减少风险。关键环节1招聘面试配置流程关键环节2新员工入职流程关键环节3员工试用期转正流程关键环节4员工调动离职流程关键环节5临时外聘员工管理流程3．3招聘面试配置流程33.3.1确定人员需求流程(一)当XX单位机关各部门、总体部有员工离职、工作量增加等出现，因空缺岗位或增加岗位职数而需增补人员时，需填写《人员需求申请表》并交院人力资源部。(二)《人员需求申请表》必须认真填写，包括配置理由、工作内容、等，任职资格须参照《XX单位本级员工岗位说明书》来写。(三)填好后的《人员需求申请表》必须经用人部门领导、主管院领导逐级签批后上报院人力资源部。(四)院人力资源部在接到用人部门的《人员需求申请表》后，核查各部门人员配置情况，检查XX单位现有人才储备情况，决定是否从内部调动解决人员需求。(五)若内部调动不能满足岗位空缺需求，除岗位空缺的情况可不经主管人事工作院领导审批外，其它类情况下人力资源部都将把XX单位的人员补充计划上报主管人事工作院领导，经主管人事工作院领导批准后，院人力资源部再进行外部招聘。3.3.2制定招聘计划流程(一)招聘计划要依据《XX单位本级员工岗位说明书》确定招聘各岗位的基本资格条件和工作要求，若XX单位现有的岗位描述不能满足需要，要依据工作需要确定、更新、补充新岗位的《XX单位本级员工岗位说明书》。4(二)根据招聘人员的资格条件、工作要求和招聘数量，结合人才市场情况，确定选择不同类型的招聘渠道。（1）大规模招聘多岗位时可通过招聘广告、学校和大型的人才交流会招聘；（2）招聘人员不多且岗位要求不高时，可通过内部发布招聘信息，或参加一般的人才交流会。（3）招聘高级人才时，可通过网上招聘、专业人才市场招聘、或通过猎头公司推荐。(三)人力资源部根据招聘需求，准备以下材料：（1）招聘启事。招聘启事包括XX单位的基本情况介绍、招聘岗位、应聘人员的基本条件、方式、时间、地点、应聘时需携带的证件、材料以及其他注意事项。（2）单位宣传资料（如：单位简介）。（3）《应聘人员登记表》、《面试评价表》、《复试通知单》。3.3.3人员甄选流程(一)通过招聘网站、专场招聘会等方式收集应聘简历，由用人部门进行初筛。（1）高校毕业生的甄选流程1.高校毕业生的规范甄选流程1)由用人部门将筛选好的简历提供给院人力资源部，由人力资源部组织用人部门参与对应聘人员的联系、面试，面试需至少保证用人部门主管领导、相关处室领导、院人力资源部招聘人员参加。院人5力资源部招聘人员须严格按招聘标准和要求把好第一关，筛选应聘人员资料进行初试时一般从文化程度、性别、年龄、工作经验、容貌气质、户口等方面综合比较，用人部门领导对专业方面进行把关。面试后需由用人部门主管院领导和部门领导填写《招聘面试意见汇总表》。特别优秀的应聘人员可在《招聘面试意见汇总表》填写建议录用。符合基本条件者可在《招聘面试意见汇总表》填写建议进一步测试。不符合要求者可在《招聘面试意见汇总表》填写建议不录用。2)建议进一步测试的人员可参加复试，由院人力资源部派发《复试通知单》，应聘人员按照通知的复试时间、地点的安排参加复试。复试必须保证用人部门主管领导和相关处室领导参加。面试后需由用人部门领导填写《招聘面试意见汇总表》，填写复试录用意见。2.1.1.3、建议录用的人员可由院人力资源部联系填写《应聘人员登记表》并须提供相关证明材料，经院人力资源部审核后，将《应聘人员登记表》和《招聘面试意见汇总表》直接报院人力资源部领导、主管人力资源工作的院领导逐级审批。3)审批通过后，即可安排面试高校毕业生尽快进行集团公司的网上测试。4)通过测试者可有人力资源部联系与其签订三方协议，留存副联，并初步约定报到时间。2.高校毕业生的特殊（快速）甄选流程在项目急需、高校毕业生招聘竞争激烈的情况之下可采用此快速流程。61)在用人部门将筛选好的简历后，由用人部门直接联系应聘人员进行面试，面试需至少保证用人部门主管领导、相关处室领导、院人力资源部招聘人员参加。院人力资源部招聘人员须严格按招聘标准和要求把好第一关，筛选应聘人员资料进行初试时一般从文化程度、性别、年龄、工作经验、容貌气质、户口等方面综合比较，用人部门领导对专业方面进行把关。面试后需由用人部门主管院领导和部门领导填写《招聘面试意见汇总表》。特别优秀的应聘人员可在《招聘面试意见汇总表》填写建议录用。符合基本条件者可在《招聘面试意见汇总表》填写建议进一步测试。不符合要求者可在《招聘面试意见汇总表》填写建议不录用。或是在高校现场招聘时，在用人部门和人力资源部招聘人员均参加的情况下，如发现特别优秀的毕业生可先安排现场测试，待测试完成后在招待所详谈，进一步确认后电话报人力资源部领导，同意后签署三方协议，签协议者需填写《应聘人员登记表》，并提供相关证明材料，用人部门回京后补充完成《招聘面试意见汇总表》并报院人力资源部。2)建议进一步测试的人员可参加复试，应聘人员可按照用人部门通知的复试时间、地点的安排参加复试。复试必须保证相关处室领导参加。面试后需由用人部门主管院领导、用人部门领导填写《招聘面试意见汇总表》，填写复试录用意见。3)填写建议录用的人员可由院人力资源部联系与其签署三方协议，签协议者需填写《应聘人员登记表》并须提供相关证明材料，经7院人力资源部审核后，通过测试者可由人力资源部与其签署三方协议，留存副联，并初步约定报到时间。4)之后可安排面试高校毕业生尽快进行集团公司的网上测试。（2）内部招聘（内部推荐）的甄选流程内部招聘（内部推荐）的人员指的是应聘人员为XX单位内部工作人员或是航天系统内的工作人员。1.用人部门将简历提供给院人力资源部，院人力资源部直接联系应聘人员进行面试。面试需至少保证用人部门主管领导、相关处室领导、院人力资源部招聘人员参加。院人力资源部招聘人员须严格按招聘标准和要求把好第一关，筛选应聘人员资料进行初试时一般从文化程度、性别、年龄、工作经验、容貌气质、户口等方面综合比较，用人部门领导对专业、业务方面进行把关。面试后需由用人部门主管院领导和部门领导填写《专业技术人员面试打分表》（上表为技术人员填写，管理人员填写《管理人员结构化面试评价表》）及《招聘面试意见汇总表》。特别优秀的应聘人员可在《招聘面试意见汇总表》填写建议录用。符合基本条件者可在《招聘面试意见汇总表》填写建议进一步测试。不符合要求者可在《招聘面试意见汇总表》填写建议不录用。2.需要进行背景调查的人员，由人力资源部组织对个人背景情况进行综合了解，并填写《背景调查表》。3.建议进一步测试的人员可参加复试，应聘人员可按照人力资源部门通知的复试时间、地点的安排参加复试。复试必须保证相关处室8领导参加。面试后需由用人部门主管院领导、用人部门领导在《招聘面试意见汇总表》上填写复试录用意见。4.填写建议录用的人员可由院人力资源部（或用人部门）与其联系，了解其意向、交接时间等，沟通待遇等各方面情况。之后，由用人部门填写《聘用人员审批表》，明确聘用人的岗位、级别等，报院人力资源部。5.院人力资源部联系应聘人员，填写《应聘人员登记表》并提供相关证明材料，包括居民身份证复印件2张、户口本复印件、学历证明（原）复印件、1寸照片3张、体检证明。体检证明包含血压、血常规、胸透、肝功两对半，费用自付，原则上需去指定的医院体检。6.经院人力资源部审核后，将调动人员请示、《招聘面试意见汇总表》、《聘用人员审批表》和《应聘人员登记表》报院人力资源部领导及主管人事工作院领导逐级审批。7.审批通过后，院人力资源部联系应聘人员，确定离职时间，了解原单位人事部门联系方式，在应聘人员基本完成交接工作后，联系原单位人事部门商调，并发出商调函。8.如应聘者入职后的级别较原单位高，还应由人力资源部门组织赴原单位进行了解、考察，填写考察材料，并在任命前对该同志在原单位进行公示，公示期不少于3天。9.在报到时需应聘人员提供离职证明、劳动合同终止证明、社保终止证明、年休假证明等材料。（3）社会招聘的甄选流程91.用人部门将筛选的简历提供给院人力资源部，院人力资源部直接联系应聘人员进行面试。面试需至少保证用人部门主管领导、相关处室领导、院人力资源部招聘人员参加。院人力资源部招聘人员须严格按招聘标准和要求把好第一关，筛选应聘人员资料进行初试时一般从文化程度、性别、年龄、工作经验、容貌气质、户口等方面综合比较，用人部门领导对专业、业务方面进行把关。面试后需由用人部门主管院领导和部门领导填写《专业技术人员面试打分表》（上表为技术人员填写，管理人员填写《管理人员结构化面试评价表》）及《招聘面试意见汇总表》。特别优秀的应聘人员可在《招聘面试意见汇总表》填写建议录用。符合基本条件者可在《招聘面试意见汇总表》填写建议进一步测试。不符合要求者可在《招聘面试意见汇总表》填写建议不录用。2.需要进行背景调查的人员，由人力资源部组织对个人背景情况进行综合了解，并填写《背景调查表》。3.建议进一步测试的人员可参加复试，应聘人员可按照人力资源部门通知的复试时间、地点的安排参加复试。复试必须保证相关处室领导参加。面试后需由用人部门主管院领导、用人部门领导在《招聘面试意见汇总表》上填写复试录用意见。4.填写建议录用的人员可由院人力资源部（或用人部门）与其联系，了解其意向、交接时间等，沟通待遇等各方面情况。之后，由用人部门填写《聘用人员审批表》，明确聘用人的岗位、级别等，报院人力资源部。105.院人力资源部联系应聘人员，填写《应聘人员登记表》并提供相关证明材料，包括居民身份证复印件2张、户口本复印件、学历证明（原）复印件、1寸照片3张、体检证明。体检证明包含血压、血常规、胸透、肝功两对半，费用自付，原则上需去指定的医院体检。6.经院人力资源部审核后，将调入人员请示、《招聘面试意见汇总表》、《聘用人员审批表》和《应聘人员登记表》报院人力资源部领导及主管人事工作院领导逐级审批。7.审批通过后，院人力资源部联系应聘人员，确定离职时间，明确报到时间和相关报到要求，在报到时需应聘人员提供离职证明、劳动合同终止证明、社保终止证明、年休假证明等材料。（4）有下列情形之一者，不得录用为XX单位员工：1.精神病史、传染病或其它重疾者；2.有刑事（劳改、拘留、判刑等）记录者；4.未成年者或有欺诈行为者；5.曾在本单位被除名者；6.和其他企业劳动合同未到期者。(二）员工录用（1）面试结束后，由各部门经理和人力资源部经理共同确定录取人员名单；（2）工作人员对最后确定的录用人员名单并统一通知录取：被录取者姓名、编号、员工报到时间、办理录用手续需准备的资料等相关事宜。11（3）新录员工须提供担保人身份证复印件、户口本复印件、照片、房产证复印件、及体检证明