专门(会计声像)档案管理

2015年省直机关档案人员岗位培训专门档案管理专门档案管理专门档案管理是档案专业教学的主要课程之一，它依据国家档案法规，从理论与实践方面阐述了人事、会计、审计、诉讼、教学、艺术、新闻宣传报道、书稿、地名、照片、录音等专门档案的基本知识和具体管理原则与方法。它涉及许多专业领域的档案管理，是一门实践性较强的应用学科。专门档案的概念专门档案是指某些专门领域产生形成的有固定名称形式，以及特殊载体的各种档案的总和。其主要含义包括：第一，专门档案是一个群体概念，是各种专门档案的总称。第二，专门档案有其特定的来源，从内容性质方面来看，它来源于某些专业领域；从载体形式来看，是指不同于纸质档案的新型材料的档案。第三，专门档案在其形成、表现形式，以及管理方面都具有不同于其他档案的特殊性。第四，专门档案有别于专业档案。专门档案通常产生于专业领域之中，它是专业档案的一个组成部分，同专业档案有所交错，它们之间存在必然联系。但二者之间有着严格区别。其一，两者使用角度不同，专业档案是从社会分工角度提出的，专门档案是从档案分类角度提出的；其二，两者内容范围不同，专业档案是某一专业各种档案的总称，专门档案是各门类档案的总称，它只涉及一定的业务范围，或一个特殊载体。专门档案的范围专门档案的范围主要包括两个方面：第一，专门领域中产生形成的档案，其中包括人事档案、会计档案、审计档案、诉讼档案、教学档案、艺术档案、新闻宣传报道档案、书稿档案、地名档案等。第二，特殊载体的档案，主要包括以磁性材料和感光材料为载体的档案，录音档案、照片档案、机读档案等。专门档案的特点专门档案的特点主要表现在其所具有的特殊性。第一，在来源方面，专门档案的特殊性表现为广泛性和单一性。专门档案的来源是广泛的，它产生于人类社会实践活动各个领域。同时又具有单一性，每种专门档案都是在一定的专门领域中形成的，它所包括的文件材料是特定的。第二，在内容方面，专门档案特殊性表现为丰富性和专指性。每种专门档案体现着特定的某种专业活动，从内容上看，各种专门档案都具有专指性，，而综合各种专门档案反映的专业内容，就构成专门档案内容的丰富性。第三，在形式方面，专门档案特殊性表现为多样性和固定性。其多样性表现在两个方面：一方面载体和记录方式的多样性；另一方面名称种类的多样性，每种专门档案都有特定的名称种类，数量众多，规格不同。另外，专门档案形式又是固定的，不仅专门档案的载体有其固定性，而且每种专门档案形成于各自领域，有着固定的名称和种类。会计档案会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位、各部门重要档案之一。会计档案工作应遵循的文件是：国家财政部、国家档案局于１９９８年８月２１日印发的关于印发《会计档案管理办法》的通知（财会字［１９９８］３２号。该办法于己于１９９９年１月1日正式实施。会计档案的排列、编号一、会计档案的概念与种类二、会计档案的特点与作用三、会计档案的整理、保管与利用四、会计档案的鉴定与销毁一、会计档案的概念与种类(一)会计档案的概念会计档案是机关、团体、企业、事业单位的财会部门及按规定应当建账的个体工商户，在各项会计核算活动中形成的，具有查考利用价值的，按照一定规律和方法集中保存起来的会计凭证、会计账簿和财务报告等专业文件材料。（二）会计档案的种类会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。会计账簿类：总账、明细账、日记账、现金出纳账、银行存款账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。财务报告类：月报、季报、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明、其他财务报告。其他类：银行存款余额调节表、银行对帐单、其他应保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。二、会计档案的特点与作用（一）会计档案的特点来源的广泛性内容的连续性形式的多样性表达的一致性（二）会计档案的作用经济管理的依据保护国家财产，打击经济领域犯罪活动的重要凭证研究经济和财政史的可靠史料三、会计档案的整理、保管与利用（一）会计核算材料的立卷要求会计文件由谁立卷？怎样立卷？《会计档案管理办法》中明确规定：各单位每年形成的会计档案，应由会计人员按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。会计凭证的立卷Ａ、会计凭证分为原始凭证和记账凭证两种。会计人员在完成报账手续后，将各种记账凭证连同所附的原始凭证、原始凭证汇总表，按照记账的先后顺序，根据其数量多少，每月装订成一册或数册，每册厚度均在１.５厘米左右。一册即是一个保管单位。B、会计凭证在装订前要加上会计凭证封面。格式如下：C、由于会计凭证在若干年内具有查考作用，所以会计人员在凭证装订成册后，往往在装订线上贴上封签，并在封签处盖章，以示负责，并说明这种卷册不许其他任何人拆开，以防抽换、舞弊。D、凡属本单位房地产、经济合同、人员工资关系转移、工资调整改革、提级、定级、人员处理、涉及外事数额较大的开支和固定资产的凭证应编目，永久保管；同时在有关部门的记帐凭证上注明其日期和编号，以备查考。Ａ、会计账簿的种类：一般机关、团体、学校等预算会计单位的会计账簿有日记账、总账、明细分类账、现金出纳账、银行存款账、固定资产明细账、辅助账簿等。会计账簿的立卷Ｃ、会计账簿在财会部门有统一使用的封面和账簿启用表。均由会计人员逐项填写。归档时一般每个账簿不需要另加案卷封面。Ｂ、一个账簿就是一个会计档案的保管单位，也就是一个案卷。会计报表按年报、季报、月报分开。这因为他们的保管期限不同。年报要单独立卷（永久）；季报和月报等可根据数量多少，立成一卷或若干卷。会计报表组成的案卷、卷内文件的排列、编号等各项工作与文书立卷做法基本相同。会计报表会计档案的归档归档，是指财会部门将办理完毕并经过整理立卷的会计档案，定期向档案部门移交，由档案室集中统一管理，确保会计档案的齐全完整与安全。会计档案由财会部门整理立卷，在财务部门保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，向本单位档案室移交，统一保管，移交时间为第二年三月份。对于未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳员不得兼管会计档案。（二）会计档案的整理会计档案的分类会计档案的分类方法主要有三种：A、年代—形式—保管期限B、年代—组织机构—形式—保管期限C、会计年代—会计类型—形式—保管期限会计档案的排列、编号A、会计档案的排列有两种：•类别—年代—保管期限•年代—组织机构—类别—保管期限类别—年代—保管期限财务报告1999年决算(永久)1其它报表(定期)2、3…82000年决算(永久)9其它报表(定期)10…15会计账簿1999年银行存款账(25年)1现金出纳账(25年)2、3总账(15年)4明细账(15年)5、6、72000年银行存款账82001年现金出纳账9、10总账11会计凭证1999年定期1…152000年定期16…281999年税收会计凭证1…15报告16…20账簿21…252000年税收会计凭证26…38报告39…44账簿45…50年代—组织机构—形式—保管期限1999年税收会计凭证1…15报告16…20账簿21…252000年税收会计凭证26…38报告39…44账簿45…50B、会计档案的编号会计档案编号有两种：一种是按类别编号，一种是按年代编号。类别编号：凭证、报表、账簿类分别编号；年代编号：将每年的凭证、报表、账簿等类排在一起编号。即编完凭证编报表再编账簿。其他类，会计移交清册、保管清册、销毁清册要求存入全宗卷。（三）会计档案的保管会计档案的保管包括两个方面：A、会计档案在财务人员和档案室的安全保管B、单位变更、驻外机构会计档案的保管B、单位变更会计档案的保管：1、对于撤并、合并单位和建设单位完工后的会计档案，应随同单位的全部档案一并移交给指定的单位，并按规定办理交接手续。2、对于单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财务所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。3、单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。4、对于分立中未结清的会计档案事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理移交手续。5、单位并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。6、建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理移交手续。单位与单位之间交接会计档案，交接双方应当办理会计档案交接手续：1、移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，标明移交会计档案名称、卷号、册数、起讫年度和编号、保管期限、已保管期限等内容。2、交接会计档案时，交接双方应按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。（四）会计档案的利用会计档案的利用，是通过一定方法，提供会计档案为社会各方面服务。1、提供会计档案为会计分析服务2、提供会计档案为会计检查服务3、提供会计档案为日常查考服务利用会计档案一定要按照会计档案利用制度，严格履行借阅手续，一般会计档案不得借出，如有特殊需要，经本单位负责人批准，可提供查阅或复制，并办理登记手续。严格在档案上涂画、拆封、抽换。四、会计档案的移交、鉴定、销毁会计档案的鉴定和销毁，按照国家关于会计档案保管期限表的规定，对超过保管期限的会计档案，重新判定其价值剔除失去保存价值的会计档案予以销毁的一项工作。（一）会计档案移交财务部门向本单位档案室移交的档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案部门应当会同财务部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。档案部门对移交的档案要认真清点、查对。交接清册一式两份，由财务部门编制。移交人（财务人员）、接收人（档案人员）签字盖章，各自一份备查。（二）会计档案的鉴定会计档案的保管期限分为两类，即永久、定期。定期保管期限又分为3年、5年、10年、15年、25年五种。会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。具体保管期限如下：凭证15年；报表决算永久，工资表列为永久保管；账簿、月报、季报5年；现金出纳帐、银行存款账25年；日记帐、总帐、明细分类账15年。（三）会计档案的销毁保管期满的会计档案：会计档案保管期满后，由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制销毁清册，注明会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号，应保管期限、已保管期限等内容。单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁档案时，应当由同级审计部门派员监销。监销人在销毁前，要按照销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，要在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。保管期满但未结清的债权债务、原始凭证和涉及其他未了事宜的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到事项完结时为止。A、单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。B、正在项目建设期间的建设单位，其保管期限满的会计档案不得销毁。需要说明的几个问题采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案保管。具备采用磁带、磁盘、光盘、缩微胶片等磁性介质保存会计档案条件的，有国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。所有单位的会计档案不得携带出境。住外机构和境内单位在境外设立的企业（境外单位）会计档案，应当按照《会计档案管理办法》和国家安全有关规定进行管理。一些在会计工作活动中形成的有关会计预算、计划、制度等文件材料，不是会计档案而是文书档案，要按照文书档案管理规定执行。声像档案管理声像档案