中小企业会计电算化系统实施的调查

第1页共7页中小企业会计电算化系统实施的调查----------以格拉普尔有限公司为代表摘要小型企业在拉动地方经济增长与保障就业方面发挥着不可或缺的作用，本文在调查了格拉普尔有限公司的现状后，分析了该企业实施会计电算化存在的问题，并针对这些问题，提出了促进公司进一步实施会计电算化的措施。在市场经济大背景下，企业之间的竞争越来越激烈，竞争内容已不再局限在资金实力、产品生产技术方面，信息技术的开发与使用，已经成为了影响企业竞争能力的一个重要因素。要提高我国小型企业的整体竞争能力，进而促进我国企业经济建设的发展，就须找出制约小型企业进一步发展的因素，提出相关的解决措施及实施方案，由此来促进小型企业的整体发展。对于一个公司来说，公司财务的运转情况对公司具有生死存亡的重大影响，如何经营好一个公司，如何最大可能的避免财会人员利用手中流转操作企业资金的便利条件损公肥私，实施公司实施会计电算化系统势在必行。关键字：会计电算化、网络化、企业信息、经济效益、良性长远发展第2页共7页一、公司介绍格拉普尔有限公司位于山西省太原市，最初由刚毕业的几个大学生创业，靠经营IT行业逐步积累了一定的资本，随着实力的增强，该公司拓宽了业务范围，已成功的和该地区的煤炭企业，污水处理企业，电办耗材企业，以及一些事业单位建立了稳定的合作关系。这家起步只有几千元的小公司发展壮大的过程，对于立志创业的大学毕业生，对于现在正在成长中的一些公司来说，都有一定的借鉴意义。然而，该公司也存在着诸多问题，例如，在公司的管理上主要依赖于我国传统的人和思想，在关键工作岗位趋向于选用公司经理的心腹之人，在公司财务运转上，主要还是依靠人力，会计电算化系统在公司的运用十分有限。伴随着公司经营范围的扩大，对该公司的经营理念，管理方式提出了一步步的考验，逐步建立先进的运转方式势在必行。会计电算化是企业信息化建设的重要内容之一，按官方统计的数据来看，会计信息约占企业全部经营管理信息的70％~80％。小型企业在我国国民经济中的重要作用不言而喻，但是目前我国小型企业整体经济效益偏差，经营管理水平低，市场竞争能力弱于国外同行业小型企业。很重要的一个原因就是会计工作不能很好地参与到企业经营管理中，会计信息系统提供的信息不能及时高效地满足经营决策的需要，绝大部分小型企业仍然采用传统的手工会计处理方式进行经济业务处理，会计信息提供不及时，信息质量差，企业做决策时脱离了财务信息的有效支持，主要依靠领导人的管理经验进行。发展会计电算化是改变手工会计工作滞后于企业经营管理需要，提高企业经济效益和市场竞争实力的关键措施之一。目前已有一些理论对小型企业会计电算化系统的实施情况作了一定的分析，但其研究成果大部分把小型企业和中型企业放在一起分析，对于小型企业的发展来说，针对性不是很强。本文在实际考察的过程中，结合专业知识，在对格拉普尔有限公司进行分析、提出方案的同时，对目前诸多的小型企业来说，规划企业以后的发展，也提供了一种借鉴。二、工作岗位内容介绍㈠了解公司财务情况以及人员设置情况㈡了解公司的财务规程以及财务制度第3页共7页㈢辅助公司的会计人员进行会计电算化的操作，其中包括凭证的录入、审核、出纳日记帐的登记、各种明细帐的登记㈣熟悉会计凭证的登记㈤辅助总帐会计编制汇总表，总帐的登记及期末会计数据处理㈥了解电子报表的编制对于一个公司而言，公司财务管理的好，就能够促进公司的发展，为公司的下一步决策提供准确的财务信息，如果管理的不好，公司的运营就会有问题不断地暴露，久而久之影响着一个企业的命运。格拉普尔有限公司的会计机构设置比较简单，层次少，分工不明确，兼职较多，没有专职的财务管理人员，财务管理的职能由公司的主管人一手包办，加上无程序作保障，很易造成失控现象，公司的会计业务处理不及时，会计参与经济管理的职能作用发挥不充分。此外，完善的会计制度没有在公司建立起来，会计工作程序的无章程可循，导致公司总账、日记账、明细账往往由一个人登记，账账核对、账证核对等易于流于形式；内部牵制、财务审批等制度容易失控，其结果是导致公司的会计信息不准确，而国家一般也不对小型企业的会计报表进行审计，公司经理有时根据有关部门的需要临时编凑数据，由此，公司会计报表信息失真是必然的。三、格拉普尔有限公司在实施会计电算化上存在的问题：㈠公司领导不重视，公司的其他业务不需要由于完全实施会计电算化需要大量的资金投入与设备的大量购置更新，再加上原有的会计软件需要升级，导致公司在决策改进实施电算化的问题上一再搁置。此外，在个人独资企业中，一个系统的运用，一套方案的实施，首先是要得到公司领导的重视，这是新技术在此类企业得以运用的第一决定要素。在我国目前不太完善的市场经济体制下，小型企业领导具有“说一不二的权利，对企业开展会计电算化这一项目来说，领导的认可或不认可，直接关系到该项目的生与死，成与败。公司领导应该认识到会计工作不仅是对经济业务的记录、计算，结算、报账，更重要的是它对提高企业管理质量、提升企业竞争能力有着重要的现实意义。第4页共7页㈡公司没有专业的财会人员，会计电算化软件存在弊端由于高学历的财会人员在待遇工薪上的要求较高，公司一般不录用高素质、高学历的财会人员。另外吸纳新成员会导致公司工作岗位的调整，必然触动部分人的利益，所以在商议是否实施会计电算化系统之时，就遇到了重重阻力，而公司也在尽量避免打乱已有的人际关系。而对公司已购置的财务软件，公司人员对其功能和使用方法不是很了解，在使用中遇到问题时也不能及时解决，从而在心理上对这些新设备，新系统产生畏难抵触情绪，加之各种各样的病毒破坏，认为新系统不如手工会计方法操作简单、安全。从客观环境来看，市场上完全适合小型企业需要的财务软件也不是很多，大部分有实力的软件开发公司把目光盯在大中型企业上，而这种软件对小型企业而言，大部分功能是不需要的，徒增大量采购成本。㈢资金制约个人独资企业毕竟规模小，资金少，公司情愿把更多的资金投于眼前就能收效的业务上。面对价格比较昂贵的会计电算化软件和硬件设备，让公司一下拿出较多的资金来投资在这见效缓慢、风险较大的会计电算化系统上，确实是有难度的。四、促进格拉普尔有限公司会计电算化系统的措施：㈠公司经理应积极预测企业未来的发展趋势，在公司全面实施会计电算化系统应逐步提上议事日程，伴随着公司经营范围的不断拓展，公司的其他业务也应实现会计电算化。对于公司领导来说，要通过各种形式学习，逐步认识到只有实施会计电算化，才能从根本上提高企业管理水平，提升企业竞争力，增强企业经济效益的重要手段，只有在运用的过程中才能体会到会计电算化系统全面、及时、准确地提供信息的优越性，公司经理应该全面了解实施该系统的流程及要求，以便他更好地领导企业的会计工作，从总体上加强对会计电算化的管理，从而使会计电算化辅助其作出重要决策。世界著名的美国通用电气公司，1954年就率先将计算机应用到会计工作中，开辟了会计数据处理的新纪元。公司决策者将计算机应用到会计工作中，这是通用电气公司管理层的高瞻远第5页共7页瞩，是他们已经认识到了计算机处理技术的先进性，认识到了计算机处理技术会给会计工作带来革命性的变化。从该公司的主打业务到其经营的污水处理系统，均应根据实事求是的原则，从本企业的发展情况、财力状况、人才条件等方面出发，制定一个科学合理、切实可行的发展规划，把企业实施会计电算化系统作为一项事业来抓。在这一发展规划中，不仅要考虑好会计电算化发展的基本思路，而且要提出会计电算化发展的短期、中期和长期目标，并对机型、语言、数据结构、培训和标准化等方面作出富有远见的考虑和安排，以指导本企业会计电算化工作有计划、有重点、有步骤的发展。从国家的政策来看，财政部也在逐步出台完善的会计电算化法规、政策，制定了一系列会计电算化发展规划，以形成激励各企业应用会计电算化的机制与环境，督促全国各地企业尽快实行会计电算化。财政部也组织了一系列具体工作，以检查各企业实施会计电算化的情况，如对电算化工作的指导、组织人员检查检查各企业会计业务、组织企业进行工作经验的交流等，力争使小型企业的会计电算化工作水平不断提高。由此出发，公司领导者逐步在本企业中有规划的实施会计电算化，既加速了本企业的发展，也符合了国家的宏观调控政策，可收到一石二鸟之效。㈡公司可通过聘请会计专家，组织培训以提高公司财会人员素质，软件市场应开发面向小型企业的财务软件。公司可制定出一套方案，在现有的财力情况下，组织员工定期的进行会计电算化培训工作。电算化培训应注意以下四个方面的问题：1.在对培训软件的选择上：选择软件时一定要注意软件的市场占有率、商家信誉、商品质量、售后服务等较多因素，选择的软件应尽量作为本公司以后实施会计电算化工作的主打软件。为了拓宽财会人员对电算化软件的了解，可以在培训过程中适时地向财会员工介绍其他一些质量、信誉、售后服务等较好的会计软件。2.对于培训内容而言：培训内容应满足开展会计电算化工作的需要。既要进行基本的账务、报表操作的培训，又应适当扩大培训范围，涉及到工资、固定资产、采购、销售、成本等基本内容，争取到培训完毕，受训人第6页共7页员就能够运用所学知识开展会计电算化工作；培训内容还要包括计算机基础知识和一些网络知识。3.培训时间：培训时间应尽量较长，给会计人员一个接受知识、消化知识、巩固知识的时间，切忌速成。培训可采用半脱产形式，半天在公司工作，半天进行学习培训，在一个较长的时间内让公司会计人员掌握基本的电算化知识。4.加强对培训效果的检验：在讲解完一个专题后，就应该及时的组织测试。通过测试来督促员工在培训期间更有效率的学习，而不是走过场、走形式。在进行员工培训时，公司应选择具有一定基础知识、学历高、接受能力强的员工作为系统操作员进行单独培训，让其对该系统的硬件基本知识、软件操作系统、系统维护基本知识有相对深的了解，这样就可由此类员工解决日后会计电算化工作过程中遇到的小故障、小问题。目前我国的小型企业数量多，软件需求量大，有远见的软件开发商应抓住这个潜在的市场，开发适合于小型企业会计电算化工作的财务软件，去除小型企业会计工作不需要的部分辅助功能，这样既可降低财会软件操作难度，又可降低软件的开发成本，从而降低软件产品的价格。此类软件最好具备以下三个特征，才能更好为广大企业用户喜爱：1.便于操作2.在业务的处理上尽量要完整：小企业的业务部门不一定比大企业少，仅仅是业务流程较简短而已，所以对其信息化系统的设计，在功能上必须完整，能够满足小型企业业务信息化的要求。3.稳定：小企业没有专业的IT技术服务人员，所以提供给他们的电算化系统要求必须稳定，基本上安装调试好后，在使用的过程中不会出现一些不应有的弊病，即使出现操作上的问题，或者系统被破坏等方面的问题也可以通过一些简单的系统恢复来解决问题。㈢公司可根据自身的资金实力，业务特点，选择适合本公司运营的电算化实施模式。能够充分满足一个企业需要，且数据安全可靠的电算化系统才能拥有真第7页共7页正的生命力，对格拉普尔有限公司来讲，可以在线租用一套适合自己的财务软件，这样既可以节约资金投入，又能降低财务软件的选购风险，公司的业务在日后的经营上就会更显规范，在软件系统的运行中，公司会计档案管理也将有章可循。租用财务软件唯一需要注意的就是及时的做好电子数据备份。参考文献：1.康保成．对企业内部控制的几点思考．财会研究，2004(4)：54．552.邵丹．从会计电算化到现代会计信息系统．中国管理信息化，2006(6)：21-243.许必建．会计核算网络化初探．商业会计，2000(2)：16．184.潘健．会计信息化是会计发展的必然趋势．北方经济，2006(8)：20．215.毛奕.电算化会计。首都经济贸易大学出版社，1999：19-826.武志军．电算化会计信息系统下的内部会计控制．会计之友，2004(6)：43．447.杨宝刚．会计信息系统．高等教育出版社，2001：17．988.王光甫，靳钟，王筝《企业战略管理》中国财政经济出版社，20009.孟卫东，张卫国，龙勇编著，《战略管理》．北京：科学出版社，200410.著伟．