内控管理案例分析1225

内控管理案例分析2014年12月25日目录背景介绍突出问题及关注点资金管理工作建议1•为了全面了解各投资企业经营管理情况，根据公司领导的指示和审计计划，对各投资企业进行了资金检查(联合财务部)和经济责任审计，形成审计报告并提出了改善建议。2•审计工作得到了所有被审计单位管理层的高度重视和相关管理部门、业务部门的大力支持，我们实施了包括抽查会计记录、盘点实物资产、审核有关证据、进行相关调查等审计程序。3•检查发现，大部分的问题具有一定的普遍性。4•为了充分、有效地利用审计成果，促进先进管理经验的推广和交流，更好地推动改善建议的贯彻落实，提高各投资企业的内控管理水平，我们对突出问题和关注点进行交流分析。目录背景介绍突出问题及关注点资金管理工作建议一、制度建设制度建立：新业务制度建立滞后制度是否覆盖所有经营管理的各个关键环节和业务流程未能根据企业实际情况及时建立或修订相关制度（尤其是网银管理和会计信息系统管理）制度发文一、制度建设（续）制度管理：有效性检查合规性检查完整性检查衔接性检查：对同一项业务，制度间存在矛盾制度修订、汇编二、不相容职务分离二、不相容职务分离（续）二、不相容职务分离（续）二、不相容职务分离（续）二、不相容职务分离（续）二、不相容职务分离（续）二、不相容职务分离（续）二、不相容职务分离（续）二、不相容职务分离（续）为什么我们一再强调不相容职务？出门前我们为什么一定要将防盗门上锁？？预防小偷一切的内部控制措施都是为了预防风险的发生二、不相容职务分离（续）1、引子王某2004年大学毕业后到河南省某公司做出纳工作2005年1月，王某做起买体育彩票中大奖的美梦，并且越买越大。起初，王某用工资买，有一次中了奖，“特别有成就感”。由于手头没有那么多钱，2005年2月，王某盯上了公司的钱，就这样，王某把中奖的钱又全部用于购买彩票，整个人却像走火入魔一样，陷入了恶性循环中每期都买，一开始每次取5000元，后来发展到一次取3万元从2005年下半年开始，公司账户上开始出现亏空，并且此后亏空越来越大，公司的领导层没有找到原因，2006年，公司不得不在报纸上刊发公告，宣布破产一名超级彩票迷为了圆自己的发财美梦，利用担任公司出纳之便，在一年多的时间里，先后挪用公款678.9万元用来购买彩票，直到发财梦破灭后才迫于心理压力投案自首为何一个小小的财务人员可以导致企业的倒闭1、引子（续）让我们看看背后的原因：1、财务人员仅有王某一人，严重缺乏监控2、支票和财务印鉴由王某一人保管，王某填好支票盖上章，便随时可到银行取钱3、公司管理层风险意识薄弱该案例引起我们深思：不相容职务未得到适当分离可以给企业带来无法挽救的损失1、引子（续）财人物2、现金和银行存款存在问题（举例）潜在风险日记账手工编制数据容易被篡改而不易被发现出纳保险柜与他人共用现金、印章、支票、U盾等被盗用后难以发现，且责任不清由出纳单独到银行拿取银行对账单或者直接从网银下载容易被篡改资金来往记录银行存款余额调节表由出纳编制隐瞒未达款项或篡改资金来往记录总账与日记账未进行核对数据的真实性、准确性难以保证，错误或舞弊等行为不易被发现账账、账实不符，差异无人跟踪处理错误、舞弊等行为不易被发现网银U盾和密码、制单与复核未分离贪污和挪用公款等舞弊行为不易被发现收付款审批、记录、执行未分离虚假业务，隐瞒收入或付款给虚假供应商账户等相关链接：公司名卡、公司用途个人名卡等应作为银行存款管理，禁止公款私存2、现金和银行存款（续）银行账户的开立、撤销是否需要经过审批？下面我们用案例来回答这道题2、现金和银行存款（续）案例分析私开单位银行账户，正副科长联手贪挪上千万元，2011年10月25日上午2人因涉嫌贪污、挪用公款在市一中院出庭受审1998年3、4月，刘国斌和周和生，时任某公司计财科科长、副科长一职刘国斌于1998年5月，将300万元公款转至朋友股票账户内，供其个人使用。后刘国斌将该笔资金平账，非法占有1998年8月，两人擅自将300万元公款转出，用于购买国债。随后，又将这笔资金转入两人私设的账户内，并将资金平账后非法占有1998年11、12月，两人又先后将公司的170万元公款和60万元公款转入私设账户并平账2000年12月，将公司的300万元公款转至某证券营业部，用于购买债券。后二人将该笔资金转至私设账户内，并平账后非法占有该单位不知道刘国斌和周和生私设账户，两人将钱款拆借给其他公司并从中获利，至于获利多少，由于时间过于久远，目前已经难以调查2、现金和银行存款（续）案例分析（续）此案多年没有案发，截至两人不再在计财科任职，是因为刘、周一直掌控着账户，年底单位查账时，账目是平的该案例给我们的启示：1、银行账户设立及使用不符合法规规定，可能导致遭受外部处罚及法律风险2、私自设立、变更或撤销银行账户，或违反公司规定出租出借银行账户，导致账户管理混乱，造成资金截留风险3、资金收付过程中不相容职务未有效分离或串通舞弊，导致银行存款被截留或挪用等风险4、银行收付的原始凭证丢失，不仅影响会计凭证的真实、准确性，且不易发现舞弊行为5、网上银行业务交易的执行与审核授权由同一人员操作，导致资金损失风险3、印章管理法人代表\授权人办公室各部门印章管理流程部分重要印章（如法人章、财务专用章等）的保管须分离申请、用印、批准职责须分离印章保管人需审核确认文件内容后才亲自盖印印章管理情况检查3、印章管理（续）案例分析背景资料2010年的一天，蓝星公司莫名其妙被离职员工（张羽）告上法院，索要巨额房屋折价款2000年5月，张羽与蓝星公司签订《购房协议书》2002年蓝星公司出具《保证书》，保证在约定的房屋腾空后，将房屋的产权过户给张羽，如果到期房屋产权没有过户给张羽，蓝星公司承担一切损失并无偿给张羽一套两居室房屋蓝星公司于2006年出具书面的《确认函》，进一步确认了蓝星公司要交付给张羽一套两居室房屋，并负责将房屋产权过户至张羽名下一审判蓝星公司给付张羽房屋折价款150多万元问题出现了：加盖了蓝星公司印章的《保证书》及《确认函》从何而来？蓝星公司从未给张羽出具过3、印章管理（续）案例分析（续）让我们看看背后的原因：问题1：未制定严格的印章使用制度（申请、用印、批准职责未有效分离）问题2：企业存在在空白凭证（纸张、信笺或介绍信等）上加盖印章的行为经蓝星公司调查核实，张羽原来在蓝星公司当过临时工，其可能接触到蓝星公司的印章和信笺该案例引起我们深思：印章管理不规范可能给企业造成严重的损失4、票据管理办公室税局银行会计出纳/收银员财务主管等客户供应商收据发票支票票据管理流程项目购买或印制收据按收据收款通知开票发票取得申购、验旧发票申购、验旧领用收据填制收据发票使用核销发票填制签收登记收款付款签收发票付款取得收据购买支票购买使用登记明细点检使用情况（至少每月末一次）点检管理登记情况（至少每月一次）点检管理登记情况（至少每月一次）管理登记1、领用登记2、核销登记签收支票备案登记4、票据管理（续）收款与开票一人完成是否及时入账开具的发票、收据等无人复核票据未设专人保管缺乏盘点及使用登记票据未采用核销领用方式票据的购买、使用、保管、核销未分离存在问题（举例）票据使用缺乏监控，容易诱发隐瞒收入或篡改资金收款记录，从而导致企业资金被挪用、盗用潜在风险相关链接：税务风险：虚假发票、涂改发票、发票抬头名称不符存在问题（举例）潜在风险非授权的访问（密码安全设置不足或保管不当）1、恶意修改、篡改数据、重要信息泄漏或丢失的风险2、容易发生舞弊等行为一人同时拥有系统2套用户或密码系统管理员拥有系统的全部操作权限，但尚未采取任何监控措施，仅依靠自身的职业操守和道德准绳进行约束用户、权限设置不当信息系统各自独立，形成“信息孤岛”，数据之间的勾稽关系有误不能为企业的决策提供更有效、完整、系统的信息支持5、信息系统管理当当当当当当当当当当5、信息系统管理（续）信息系统不相容的职责分离主要有系统的设计、维护人员不应兼任系统操作员系统管理员（超级权限）不应兼任系统操作员系统操作员不应兼任数据档案管理员系统操作员不应具备反结账的权限系统操作员中的制单、复核、审批等权限需分离当当当当当当当当当当财人物相关链接：财务系统、业务系统、ERP系统等5、信息系统管理（续）担任企业出纳一职但拥有总账的所有管理权限，不相容职责在财务系统权限中未得到适当的分离6、授权管理授权是指你把由你全权负责的一项任务委托给别人；授权是将你部分的权力和权威委派给部下，让部下充分参与组织活动的理念被称之为------“授权”。什么是授权？下面让我们看看授权不当可能给企业带来什么样的后果6、授权管理案例分析A是某通讯器材公司的总经理，前几年公司发展势头好，盈余多，为了求得进一步的发展，A想在搞好现有业务的同时，着手开辟新业务A把从事通讯器材营销工作的得力干将B抽调出来，划出2千万元资金，全权委托其从事房地产经营一年以后，该公司房地产业务沉淀资金8千万元，使公司流动资金的周转发生严重困难，主营业务无法正常运营，公司处于破产边缘6、授权管理（续）案例分析（续）1、授权不明确：授权B从事房地产经营，却无明确的目标要求和责权要求2、控制不力，以至于出现8千万元的资金沉淀3、被授权者对授权者负有完成任务和不滥用权力的责任，而授权者对组织负有绝对的责任，下属的工作出现任何问题，授权者首先要对组织承担责任。因此，在本例中，B对A负有工作责任，A对组织负有不可推卸的最终责任4、授权者缺乏风险意识，忽略监督与控制让我们从授权的角度谈谈谁该对此结局负责6、授权管理（续）该案例给我们的启示：1、授权并不意味着上级放弃自己的职责，在授权过程中，适当的管理与监控是必不可少的，授权不授责，授权者仍对工作绩效负全责2、授权不是把权力无条件地下放、领导人拱手让权，撒手不顾；授权不是下级为所欲为，滥用自由3、在授权过程中，必须设定范围，在界定的责任中创造行动的自由，在限定的疆域里认清行动的方向。这就是授权管理的“底线”标杆观采购价格明确价格制定依据设定审批权限财务审核监督销售价格制定价格清单设定审批权限财务事前审核单台毛利分析（打折、赠送等优惠）电话请示（需及时补签）三、价格管理通过合同条款，明确各自的权利和义务（过期续签？）及时签订归口管理明确归口管理部门和具体责任人台账登记：专人及时跟踪履行情况存档管理：保留原件，不允许涂改等统一编号制定统一的编码原则，并分类管理合同审批按规定程序报批，财务对价格进行审核制定统一的编码原则，并分类管理加盖印章台账登记：需事先进行审批仅由印章保管人亲自加盖加盖印章前需进行再次审核四、合同管理定期清理和对账不良往来建立催收机制最好通过系统定期编制账龄分析表（及时自动核销）明确催收方法，落实责任人所有往来科目：出现非正常余额时均应给予关注（重点关注：负债类往来科目出现借方余额）容易忽视;其他应收款-个人社保金预收账款/其他应付款：需及时转作收入（精品款和上牌费等）月结/季结：定期清理，及时开票收款（台账跟踪）预收维修款/赠券：建立台账，跟踪管理（提前开票）暂估入账：留存附件清单，并及时冲账（暂估无“负数”）五、往来管理定期盘点盘差处理整车管理零配件管理进行全盘时按货架非清单，重点关注出借、寄存、例外出入库等情况整车：车管人员每天清点实物和合格证，月末财务必须监盘零配件/精品：分类详点，三个月为一个周期促销品：重点关注价值较高产品在产品：月末在修车纳入盘点范围按规定流程报批，分情况及时处理盘亏处理时，需转出进项税额按定额核算机油等盘盈情况场外车辆：签订保管合同，指定专人提车借/换车：规范相关手续，经领导审批并加盖公章确认试乘试驾：签好格式化合同，提前书面确定路线做好确保服务率的处理，关注大修件的出库领用：分清正/副厂件，含客户在内的相关人员签名确认借件：规范相关手续，及时清点和归还寄存：单独保管，贴上标签（首保等）预约订购：视情况收取押金六、存货管理