内部会计控制

内部会计控制——销售与收款案例案例一：BBC公司销售与收款内部会计控制案例一、案例叙述BBC公司是从事机电产品制造和兼营家电销售的国有中型企业，资产总额4000万元，其中，应收帐款1020万元，占总资产额的25.5％，占流动资产的45％。近年来企业应收帐款居高不下，营运指数连连下滑，已到了现金枯竭，举步维艰，直接影响生产经营的地步。造成上述状况除了商业竞争的日愈加剧外，企业自身内部会计控制制度不健全是主要原因。会计师事务所2004年3月对BBC公司2003年度会计报表进行了审计，在审计过程中根据获取的不同审计证据将该公司的应收帐款作了如下分类：1、被骗损失尚未作帐务处理的应收帐款60万元；2、帐龄长且原销售经办人员已调离，其工作未交接，债权催收难以落实，可收回金额无法判定的应收帐款300万元；3、帐龄较长回收有一定难度的应收帐款440万元；4、未发现重大异常，但期后能否收回，还要待时再定的应收帐款220万元。针对上述各类应收帐款内控存在的重大缺陷，会计师事务所向BBC公司管理当局出具了管理建议书，提出了改进意见，以促进管理当局加强内部会计控制制度的建设，改善经营管理，避免或减少坏帐损失以及资金被客户长期无偿占用，同时也为企业提高会计信息质量打下良好的基础。二、存在问题分析1、企业未制定详细的信用政策，并根据调查核实的客户情况，明确规定具体的信用额度、信用期间、信用标准并经授权审批后执行赊销。而是盲目放宽赊销范围，在源头上造成大量的坏帐损失。如：1999年末四川李老板前来BBC公司购买20万元电视机，并一次支付现金结算货款，2000年春节前夕李老板再次携现金20万元要求购买80万元的电视机并承诺60万元货款在春节后一个月内结清，同时留下其公司营业执照和其本人身份证复印件以及联系方式。BBC公司销售部门及有关人员在未进一步调查核实李老板真实身份及其资信状况也未经公司领导批准的情况下，仅凭李老板提供的复印件以及携带的大量现金就断定遇到了财神爷，怕失去此次乃至今后财源滚滚而来的机会，积极组织货源向李老板供货。谁知此后李老板人间蒸发毫无音讯。待之后公安机关侦破此案时，货款已被李老板挥霍一空，60万元血本无归。2、企业没有树立正确的应收帐款管理目标，片面追求利润最大化，而忽视了企业的现金流量，忽视了企业财富最大化的正确目标，这其中一个重要的原因就是对企业领导以及销售部门和销售人员考核时过于强调利润指标，而没有设置应收帐款回收率这样的指标，一旦发生坏帐则已实现的利润就会落空。由于企业产品销售不畅，为了扩大销量，完成利润考核指标，企业一味奖励销售人员“找路子”促销产品，而对货款能否及时收回无所顾忌，一时间应收帐款一路攀升，甚至出现个别销售人员在未与客户订立合同的情况下，“主动”送货上门，加大了坏帐风险，同时大量资金被客户白白占用。3、企业没有明确规定应收帐款管理的责任部门，没有建立起相应的管理办法，缺少必要的合同、发运凭证等原始凭证的档案管理制度，导致对应收账款损失或长期难以收回的无法追究责任。公司财务每年年度过帐时抄陈帐、抄死帐，尤其是当销售人员调离公司后，其经手的应收帐款更是无人问津或相互推诿，即使指派专人去要帐，也经常因为缺失重要的原始凭证，导致要帐无据而无功而返。由于上述原因企业对造成发生坏帐损失以及资金长期难以回笼的责任人无法追究其责任。4、对应收帐款的会计监督相当薄弱企业没有明确规定财务部门对应收帐款的结算负有监督检查的责任、没有制定应收帐款结算监督的管理办法，财务部门与销售部门基本上是各自为政，“老死不相往来”，造成对客户的信息资料失真或失灵。此外，财务部门未定期与往来客户通过函证等方式核对帐目，无法及时发现出现的异常情况，尤其是无法防止或发现货款被销售人员侵占或挪用的风险。三、完善企业应收帐款内部控制制度的建议企业应贯彻不相容职务相互分离的原则，建立健全岗位责任制，在此基础上，对应收帐款管理抓好以下几个环节：1、加强对赊销业务的管理，制定企业切实可行的销售政策和信用制度管理政策，对符合赊销条件的客户，方可按照内控管理制度规定的程序办理赊销业务。2、加强对销售队伍的管理，包括建立对销售与收款业务的授权批准制度、销售与收款的责任连接与考核奖惩制度、销售人员定期轮岗及经手客户债务交接制度等。3、加强对客户信息的管理，企业应充分了解客户的资信和财务状况，对长期、大宗业务的客户应建立包括信用额度使用情况在内的客户资料，并实行动态管理、及时更新。4、加强对应收帐款的财务监督管理，建立应收帐款帐龄分析制度和逾期督促催收制度，定期以函证方式核对往来款项，发现异常现象及时反馈给销售部门并报告决策机构。案例二：D公司销售与收款内部会计控制案例案例叙述：陈某原是南京某石油公司加油站站长兼任管账员。自1997年以来，他采取截留销售款、账内做假账等方式，将单位公款用于赌博，使国家直接经济损失70余万元。他开始也只是玩点“小来兮”，但逐步由小赌变成大赌、狂赌。1997年他有过一个月内输掉21万元的“记录”。陈某挪用公款的手段很简单，一是直接挪用销售款，陈某自1997年担任站长起，多次从加油站油款中直接拿取现金，两年的时间里挪用公款50多万元去赌博，在兼任管账员期间，又利用负责清理回收油站的外欠款机会，他又将收回的外欠款数十万元输在了赌桌上。二是做假账。陈某利用自己既是站长又是管账员的便利，一方面大力截留销售款，另一方面又采取账内做假账的方式来掩盖其舞弊行为。案例分析：本案是一起典型的由于单位内部控制混乱而导致的挪用公款案。本案从内部会计控制的角度看主要存在这几个方面的问题。首先是没有将不相容的岗位分离。根据《内部会计控制规范—销售与收款》第五条要求，单位应当建立销售与收款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理销售与收款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。陈某既“管事”又“管账”为他挪用公款创造了便利条件。第二是业务人员缺乏应有的职业道德。根据《内部会计控制规范—销售与收款》第八条的要求，单位应当配备合格的人员办理销售与收款业务。办理销售与收款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。本案中陈某也是赌性成瘾，一个月中就赌输了21万元，这种人当站长和会计能不出事才怪。第三是没有加强对销售收入款项的控制。按照《内部会计控制规范—销售与收款》第二十条规定，单位应将销售收入及时入账，不得账外设账，不得擅自坐支现金。销售人员应当避免接触现款。而本案的陈某多次从加油站油款中直接拿取现金直接用于赌博，后来又将收回的外欠款输在赌桌上，都严重违反了内控制度。第四是缺乏严格的监督检查制度。根据《内部会计控制规范—销售与收款》第二十七条规定。单位应当建立对销售与收款内部控制的检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期或不定期地进行检查。单位监督检查机构或人员应定期通过实施符合性测试和实质性测试检查销售与收款业务内部控制制度是否健全，各项规定是否得到有效执行，特别是账实是否相符，即销售款与油的卖出量是否相符，在本案中，在陈某任站长期间，尽管公司也每年都对他的经营情况进行审计，但都是走形式，走过场，只是简单地核对账目，什么问题也没发现。D公司要建立健全科学的内部会计控制制度，关键要抓好以下几项工作：建议：首先是要用好人。用好人是根本，再好的内控制度也是由人来执行的，现在许多单位出现问题，不是没有制度，而是用人出问题。因此加强内部会计控制首先是在关键岗位上配备的人员必须具备良好的职业道德和业务素质，忠于职守、守法奉公、遵纪守法、客观公正。其次是形成制衡机制。形成制衡的关键，主要是完善制衡制度。要按照内部控制的要求严格将不相容的职务和岗位分离，形成职务和岗位之间的牵制和制衡，减少发生舞弊行为的可能性，压缩违法犯罪行为的空间。现在之所以很多单位发生舞弊行为和严重违法犯罪行为，很大程度上是没有将不相容的职务和岗位分离，没有形成科学有效的制衡机制。第三是执行程序。执行程序是条件，执行程序就是在不相容职务和岗位分离的基础上，要明确各业务环节的职责权限，并保证各项业务按业务流程循环。第四是加强监督。加强监督是保障。现在很多单位出事都是因为缺乏有效的监督检查。一方面是长期的缺乏监督检查，另一方面是监督检查是走过场，做做样子。因此，要防止舞弊行为就必须要加强监督检查。一是要监督检查制度化，对单位的财务状况要定期和不定期地进行检查；二是监督检查要“真刀真枪”，对监督检查过程中发现的内部控制中的薄弱环节，应当及时采取措施，加以纠正和完善。案例三：A公司销售与收款内部会计控制案例案例叙述：该企业委外加工流程图如下：1、A公司为一服装生产企业，服装以出口为主。2、当年其他应付款-外协加工费余额1400万元，占公司当年利润的70%。3、外协加工费当年累计发生额占销售成本的25%。二、外协加工流程控制分析1、由生产部经理负责是否委托、对外委托和验收，这属于不相容职务由同一人担任；2、对外委托的外协加工情况财务部门一无所知，财务对委托过程失去控制；3、发生退货时，直接报生产部经理备案，生产部未设备查账簿，全凭生产部经理一人控制，财务部门同样失去监督；三、可能出现的舞弊情况分析1、生产部经理舞弊(员工舞弊)；生产部经理可能会利用委托价格、委托数量、退货索赔等环节的内部控制漏洞，获取不正当利益；甚至在有些情况下为获取不当利益，在本公司生产能力允许的情况下，将生产订单对外委托，从而浪费本公司生产能力。2、管理层舞弊通过控制外协加工的数量、价格、甚至通过虚假的委托操纵公司利润。四、建议解决方案本案例中，公司应在以下环节进行改进：（1）所有委托外协事项应由独立于生产部的部门和人员决定；（2）委托事项应报财务部门备案；（3）收回委托加工商品应经过独立的检验部门检验；（4）总经理审批前应将发票、检验单、入库单一同报财务部门审核，财务部门应将上述资料与备案的委托资料进行核对；（5）发生退货时应及时同时报财务部门和委托部门备案，以便及时向外协加工单位索赔。案例四：BS公司销售与收款内部会计控制案例案例叙述：BS公司销售员与客户谈判，根据客户对产品的需求情况，将客户名称、所需产品品种、型号规格、技术指标、价格、数量、交货期等销货信息传回公司营销部。营销部建有客户的信用档案，根据客户的信用情况或是新的客户确定是否需要预付款、或款到交货、或赊销等方式，营销部的合同科对销售员发回的销货信息以及客户的信用情况进行预审，预审合格及确定收款方式后，销售员与客户签定销售合同并将合同送回公司，合同科将签定的销售合同输入电脑，营销部对每份销售合同都有具体的项目经理负责，项目经理制定生产计划，交给生产部。生产部将生产计划与电脑中的销售合同核对后根据生产计划将任务下达给各制造车间，产品完工经仓储部验收入库后，通知项目经理可以发货。公司的运输部归属生产部管理。项目经理与运输部的调度员、销售员、仓库管理员分别联系协调运输车辆、发货品种数量、发货时间等事项，发出货物。项目经理开出送货单一式六联交给销售部的结算员与销售合同进行审核无误后，在其中一联上盖出门证章。结算员自己留一联、项目经理留一联、门卫留一联出门证、送交收货单位三联，经收货单位验收确认后留一联，并在另两联上签字作为回执，已签字的一联交项目经理据以开具销售发票、已签字的另一联作为运输员报销运输费的凭据。货物在运输途中购买保险确保资产的安全性。财务部对销售部送达的销售发票、发货清单（系销售发票的附件）及经收货单位签字的送货单进行审核并确认收入，财务部登记应收帐款的明细帐并负责收取货款。销售货款的催收工作由营销部负责，BS公司据以作为对销售人员重要的考核指标。并且公司与销售人员签有合同、销售人员交押金给公司作为对应收帐款的一种保证，若销售人员离职，应收帐款出现坏帐的迹象，则应收帐款的催收工作移交公司的法律事务部负责。财务部和销售部分别对帐龄进行分析。BS公司产品销售价格根据市场行情和原材料成本不定期进行调整，公司规定销售员在与客户洽谈时销售价格可以有一定的浮动权限，若超过了即定的浮动比例，必须经过公司相应的管理层批准，否则，造成的损失由销售员承担。BS公司从