内部控制制度的设计与实施XXXX

1有效的内部控制--------内部控制制度的设计与实施宗永立二〇〇八年六月二十日2三部曲一、制度处理解决问题二、制度防范三、制度设计3前言：为什么要进行内部控制？1、防止内部成本耗散2、防止内部贪污腐败3、促进企业健康发展4内部控制制度的案例:1、分粥的内部控制制度2、英国押解犯人的控制制度3、年薪10万的出纳？51、分粥制度“权力会导致腐败；绝对的权力导致绝对的腐败。”事实胜于雄辩。有7个人组成的小团体，其中每个人都是平凡而且平等，但不免自私自利。他们想通过制定制度来解决每天的吃饭问题——要分食一锅粥，但并没有称量用具。大家试验了不同的方法。6方法一：指定一个人负责分粥事宜。很快大家就发现，这个人为自己分的粥最多。于是又换了一个人，结果总是主持分粥的人碗里的粥最多最好。结论是：“权力会导致腐败；绝对的权力会导致绝对的腐败。”方法二：大家轮流主持分粥，每人一天。虽然看起来平等了，但是每个人在一周中只有一天吃得饱而且有剩余，其余6天都饥饿难挨。大家都认为这种办法造成了资源浪费。7方法三：大家选举一个信得过的人主持分粥。开始这位品德尚属上乘的人还能公平分粥，但不久他开始为自己和溜须拍马的人多分。方法四：选举一个分粥委员会和一个监督委员会，形成监督和制约。公平基本上做到了，可是由于监督委员会常常提出种种议案，而分粥委员会又据理力争，等分粥完毕时，粥早就凉了。8方法五：每个人轮流值日分粥，但是分粥的那个人要最后一个领粥。令人惊奇的是，在这个制度下，7只碗里的粥每次都是一样多。每个主持分粥的人都认识到，如果7只碗里的粥不相同，他确定无疑将享用那份最少的。现代政治经济学是这样表述的：制度至关重要；制度是人选择的，是交易和博弈的结果。好的制度浑然天成，清晰而精妙，既简洁又高效，令人为之感叹。92、英国运往澳大利亚的囚徒1770年，英国人霍克发现了澳大利亚大陆，于是英国人掀起了开发澳洲的热潮。人手不够怎么办？把囚犯拉到澳大利亚去。这个主意好！但是英国政府没有这么多船，就征收了民间的船，运得多、拉得多，给钱就多。于是船主为了多挣钱就拼命装囚犯，粮食不带够，水不带够，药品不带够，航行时间两到三个月，一路颠簸，囚犯大批量的死亡。死了怎么办？太简单了，直接扔到海里！最惨的时候，一船囚犯拉到澳大利亚，死亡率高达33%，1/3死掉了。10这个事传到英国，人们声讨这种行为。怎么办？改！怎么改？配备医生，不行。派人监督，不行。难道他们个个是魔鬼？你把他们全部杀掉，谁来干活呢？你给他们做思想工作？他们代表魔鬼的利益。怎么办？博弈得结果是，修改制度和流程：下船之前不给钱，下船给钱，下船按活着的人头发票子。11流程一改，魔鬼变天使了。为什么？所有的船主算账，最好一个都不死，每死一个都是我的净亏损。粮食带够，水带够，药品带够，还规定每个囚犯每天必须吃两个橘子。为什么？补充维生素C，每天把囚犯赶到甲板上运动运动，呼吸呼吸新鲜空气。那么请问这些船主究竟是魔鬼还是天使？其实他们就是人。这就是人性。好的体制，能使坏人变好；坏的体制，则会使好人学坏！不要轻视制度的力量，就像不要太相信道德的力量一样！123、年薪10万的出纳？2007年的郑州,一般出纳一个月的工资是多少？1000元左右。但有一个一般性的公司的出纳年薪10万，而且配有小轿车。这个出纳和老板没有任何血缘关系，也不是老板的情妇。为什么？是为了看好公司的现金。这是反面的内部控制制度。13一、内部控制的几个概念1、内部控制：所谓内部控制是指企业为了保证资产安全、提高会计资料的可靠性及完整性、增进各种业务的经营效率及落实既定的管理政策，以达成预期目标，所采行的组织设计和一系列的协调方法与措施。142、内部控制原理内部控制是一种制度，也是一种管理形态，它的原理是借着不同的人员及不同的部门彼此间的内部控制作用，使之自动产生核对与防弊功能，以增强管理效能。一种优良的内部控制就像一双看不见的手，在无形中使整个组织的营运井然有序，又具有效率。153、内部牵制内部牵制是实施内部控制的一种手段，系企业内各个不同的人员与部门间作业流程规范的建立与实施，能自动连续防止错误并提升效率。16二、内部控制种类1、内部会计控制：为保证资料安全，提高会计讯息可靠性及完整性所作的控制。2、内部管理控制：为增进各种业务的经营效率及落实既定的管理政策以达成预期目标所作的控制。17三、实施内部控制制度的先决条件（一）管理当局的决心与坚持（二）整齐的职工素质（三）合理的组织结构（法人治理结构）（四）清晰的管理层次（五）科学合理的作业流程18（一）管理当局的决心与坚持唯有董事会成员及总经理深刻认识不实施内部控制制度的严重后果时，才会下决心坚持推行。19（二）整齐的职工素质“徒法不足以自行”。再好的内部控制制度也需要人来推行；因此，企业职工素质是否整齐，关系着制度推行的成败。20（三）合理的组织结构健全的组织结构可将企业的上下层及平行单位合理的配置，可分工又能合作，使人力资源在适当的安排下，发挥高度效能，以迅速达到所负任务。21（四）清晰的管理层次高层管理按提、核“二级一审”的原则，基层及中层的管理决策按提、审、批“三级二审”，妥善作成各种业务的“核决权限表”，以避免越权事情发生。每个人只能有一个上级的原则。22（五）科学合理的作业流程1、分粥的作业流程；2、《英国运往澳大利亚的囚徒》的验收流程；3、二战期间，美国验收降落伞的方法优化。4、现代企业会议管理流程的改进。23四、内部控制制度设计原则（一）健全的组织结构（二）完善的核决权限表（三）明确的职责分工（四）合理的作业流程（五）合理的开支定额标准（六）严格的奖励处罚制度24（一）健全的组织结构1、按照法人治理的要求，企业的六大功能和管理的五大功能建立和设置部门及岗位。（1）内部控制从健全法人治理结构开始。公司章程、合作协议、股东会、董事会（2）企业的六大功能：销、产、采、发、人、财（3）管理的五大功能：计、组、用、指、控25（一）健全的组织结构2、建立以财务为中心的经营管理体制。（1）以主要财务指标（现金流和利润）为目标的管理机制。（2）任何业务的发生和业务流程都要与财务建立关系和联系。否则，都是无效的管理。26（二）完善的核决权限表高层管理按提、核“二级一审”的原则，基层及中层的管理决策按提、审、核“三级二审”，妥善作成各种业务的“核决权限表”，以避免越权事情发生。27（三）明确的岗位职责分工明确到分各个部门及每个职工的职责，可使各人发挥所长以达到专业化的目的，还可收到相互制约、止错防弊的功能。28例如下列各种职责，应避免由同一部门或同一人包办。一般而言：核决、执行、保管、记帐及稽核等种职责应明确分开。29不相容职务举例：（包括但不限于）1、出纳与会计2、支付的核准与付款3、支票的签章与保管4、支票的签章与付款5、工资的核算与发放6、出纳与银行调节表编制7、网银卡和密码的保管财务部门的不相容职务和工作30不相容职务举例：（包括但不限于）1、请购与采购2、采购与验收3、运输与仓储4、生产与仓储5、销货与仓储6、资产保管与帐务7、业务经办与帐务8、业务经办与稽核9、会计与审计10、印鉴的保管、使用和审批11、工资表的制作、审核和发放12、……其他管理部门的不相容职务31（四）合理的作业流程1、作业流程的原则：不论是内部管理控制，还是内部会计控制，均应履行“提请、审核、批准”的三级“提、审、批”程序。32（四）合理的作业流程2、拟订管理规章制度：（1）规则、（2）流程图、（3）表单、以明订各种业务的合理作业流程。一张平常表格，却有神奇功效。不可忽视表格的作用：33具有内部控制功能的报账粘贴单20年月日费用报销日志票据粘贴处事由金额张数备注总计报销金额大写：拾万仟佰拾元角分核准:财务审核:部门主管:经办人:34（四）合理的作业流程3、针对财务的一些作业流程举例如下：（1）各项付款原始凭证一经支付，即应由最后一位票据签章人或其指定人员加盖“付讫”戳章销案，以防止重复请款。（2）有关现金、票据、有价证券、存货、固定资产及其他有形资产的收、发凭证，应预先流水编号。（3）付款票据及重大交易事项的双重签准（署），应视实际情况需要随时用之。35（4）存货（含低值易耗品）及固定资产应设永续盘存记录。（5）作废支票在正面涂销，然后（和银行交回的已付支票）按号码顺序归档。（6）尽可能采用电脑处理业务，以避免错误或伪造。（7）凭证开立一次复写，若写错应作废重开，避免涂改。（8）任何采购均需经“购销合同或请购单”、“验收单”“入库单”及“发票”等四把“钥匙”齐开后，方可付款。（9）除备用金支出外，一律以票据付款。（10）每日收到的现金及票据应悉数存入银行。36（五）合理的、明确的开支标准(定额)1、薪酬标准2、差旅费标准3、业务提成标准(业绩管理办法)4、配备定额标准5、各类生产定额标准6、其他各项开支定额标准通讯费、油料消耗、办公费……37（六）严格奖励处罚制度2、建立几条有的公司好几（十）年的发展历史，没有《员工奖励处罚的规定》，处分员工没有依据，不是系统的、有效的管理。怎么能不出问题呢？1、奖励处罚的类别38五、具体的实体控制1、有形资产应加以充分防护，以遏止公物私用及当使用。2、对于列管储存的资产，应限制闲杂人员接近。3、个别资产的保管，应明确指派一人负责，以免责任混淆不清。4、对于有形实体资产，应定期及不定期举行抽（盘）点。39五、具体的实体控制5、尽量集中收支现金及票据。6、库存现金及备用金应维持适当的最低额度。7、赋予重大信赖或负责经管现金、票据、有价证券及其他贵重财物的职工，皆应有充分的保证（人保或物保），并应予以轮调及轮休，在轮休期间应指派他人暂代其职务。8、鼓励顾客索取收据并观察收银机总数。40六、企业五大作业循环的内部控制制度作业流程销售及收款流程采购及付款流程人力资源（薪资）流程生产流程理财（融资）流程41六、企业五大作业循环的内部控制制度作业流程图实例举例销售及收款流程（参考）销售部门签定售货合同销售经理审核货源组织财务部门收款开具发票及出库单发货42六、企业五大作业循环的内部控制制度作业流程图实例举例采购及付款流程经办部门请购（计划）单、合同、采购资财部门物品验收发票（票据）整理采购主管审核财务经理审核总经理批准出纳付款43……………装……订……线…………物料申请计划、采购单No.2008001请购部门：请购日期：20年月日需要日期：20年月日请购项目及用途规格型号数量单位比价厂商价格决购1#厂商2#3#价格1#厂商2#3#价格采购方式1、比价采购；2、招标采购；3、定点采购；4、其他核准财务审核采购主管采购经办仓管查核部门主管请购部门经办备注：1、必要时应附商家报价单；2、如有必要请另以签呈表说明。44六、企业五大作业循环的内部控制制度作业流程图实例举例人力资源之薪资保密管理流程（参考）大公司只有五个人知道的薪资管理流程小公司只有三人知道的薪资管理流程人事部门考勤统计汇总，薪资标准变动财务部门薪资会计据以编制月度工资表财务经理审核人事部门审核总经理批准薪资会计发放45七、内部控制功能的限制为考虑成本小于效益的基本原则，每项作业的内部控制便无法做到钜细靡遗、尽善尽美。无法完全排除串通舞弊的可能。无法完全排除管理阶层逾越控制程序的可能。无法完全排除疏忽、判断错误或误解规定等人为失误。推行一久，难免日久松懈。内部控制之设计，通常针对预定的或一般性的作业事项，往往未考虑特殊状况发生时应行的对策。46总结：1、内部控制包括：内部会计控制和内部管理控制。2、内部管理控制的关键是建立“三级提、审、核”制度流程。3、内部控制制度的核心是建立以财务为中心的管理体系；任何经营业务的发生都要与财务管理部门挂钩，否则，都是无效的管理行为。4、内部控制的流程至关重要。5、内部控制不是万能的，但没有内部控制是万万不能的。