办公室内部控制

办公室内部控制制度第一节、内控概述一、定义与范围1.本章所述办公室是行政和后勤保障的综合办事机构，具有综合性、从属性和服务性的工作性质，办公室是领导的直接服务部门，承担着为领导决策提供文件、资料、信息和建议，对领导工作部署进行组织、协调、监督、检查以及协助领导处理日常事务，在公司各部门中起着综合组织各方面工作，协调平衡各部门关系。2.办公室循环的内部控制指对办公会议决议的落实、集团公司事务、行政工作承上启下的综合协调，公关接待和后勤保障工作。二、控制目标行政事物目标：1.规章制度控制目标1）促进公司员工行为的优化；2）增强公司凝聚力；3）完善公司规范化管理的程度。2.办公经费控制目标1）编制行政经费的使用与控制流程，确保行政经费合理使用；2）有效控制行政经费的使用；3）将行政经费的控制效果纳入部门绩效考核体系3.事务处理控制目标1）规范行下事务处理流程；2）提高行政事务处理效率；3）降低行政处理成本；4.办公用品设施管理控制目标1）规范办公用品管理，提高其使用效益；2）建立科学严谨的办公用品管理制度，防止公司财产流失；3）严格控制办公用品管个环节的费用。5.文件管理目标1）快速有效接收与发送文书；2）文书保存完整、齐备；3）文书立卷合理。6.印章管理目标1）增强印章管理的严肃性；2）科学规范用印；3）杜绝违规用印行为。7.会议管理目标1）充分做好会前准备；2）有效进行会中服务；3）及时进行会后跟踪。8.物资采购管理目标1）提高采购效率；2）降低采购成本；3）促进采购过程的规范管理。9.固定资产管理1）固定资产合理购置；2）资产建档及时、准确；3）固定资产增值。后勤保障事物目标：1.环境管理目标1）美化环境、净化空气、降低污染；2）建设和优化绿色文明办公环境；3）促进广大员工身心健康。2.宿舍管理目标1）保证员工具有良好的住宿条件；2）强化宿舍的管理和安全。3.食堂管理目标1）提高用餐质量，改善服务态度；2）加强饮食卫生；3）实现餐厅管理制度化、标准化；4.车辆管理目标1）对企业车辆进行系统性管理；2）合理高度车辆提高使用效率。5.司机管理目标1）改进服务态度，提高业务水平；2）严寒交通规则，确保行车安全；3）加强司机道路安全管理。6.安全管理目标1）加强企业治安、保密、防火安全；2）提高企业员工的安全意识；3）消除安全隐患。7.门禁管理目标1）规范公司出入安全制度2）加强员工安全管理3）防止公司财物丢失三、主要控制点行政事务：1.制度的健全和可操作性1）收集制度建议和要求2）起草制度草案3）组织会议讨论4）制度草案公示5）修改完善制度草案6）制度草案上报审批7）制度实施2.办公经费控制1）下达行政经费年度预算计划2）分解行政经费控制目标3）各部门提出行政经费申请4）按控制目标按级审核5）到财务部办理报销6）编制行政经费台账7）经费控制情况纳入部门考核3.事务处理控制1）制定事务处理规范2）接受事务处理任务3）明确事务处理要求和期限4）进行事务处理5）提出事务处理疑问6）协调各种信息处理疑问7）汇报任务完成情况8）相关资料和信息整理4.办公用品设施管理控制1）办公用品采购2）入库管理3）制定办公用品信用规定4）受理《办公用品申领单》5）核发办公用品6）办公用品作用监督7）办公用品的报废5.文件管理控制1）文书收集2）文书分类3）收文管理4）发文管理5）分文管理6）文书立卷管理6.印章管理控制1）印章刻制2）制定印章管理规定3）印章保管4）印章使用5）印章废弃7.会议管理控制1）确定会议主题2）确定会议时间3）选择会议地点4）会议议程安排5）会议布置6）会议通知7）会议资料、用品准备8）会议过程服务9）会议记录10）会后跟踪8.物资采购管理控制1）收集、汇总物资需求信息2）进行需求分析3）制订物资采购计划4）询价、比价、招标5）选择供应商6）合同谈判7）报批8）合同签署9）验收入库10）付款9.固定资产管理1）固定资产购置管理2）固定资产验收3）固定资产编号、建账、建卡4）固定资产领取、使用和保管5）固定资产调拨、报修管理6）固定资产签盘点7）固定资产停用、报废等管理8）固定资产档案资料管理后勤事务：1．环境管理1）制订绿化、清洁项目计划2）执行绿化、清洁项目计划3）检查作业现场4）解决作业问题5）日常绿化管理2.宿舍管理1）员工住宿申请2）住宿审核批准3）员工住宿登记4）宿舍安排5）物品发放6）宿舍日常管理7）退宿管理3.食堂管理1）制定餐厅管理制度2）员工用餐调查3）制订餐厅管理计划4）餐厅管理标准5）餐厅日常管理6）餐厅工作检查7）标准修订与管理改进4.车辆管理1）车辆购置2）设置车辆管理档案3）车辆使用管理4）车辆维护保养5）定期车检、缴费6）车辆报废5.司机管理1）接收《派车单》2）安排出车路线3）出车前检查4）出车5）收车6.安全管理1）确定安全保卫目标2）明确安全保卫责任3）制定安全保卫制度4）制订安全保卫管理计划5）安全保卫管理6）安全保密管理7）消防安全管理7.门禁管理1）填写出入管理凭证2）负责人签字3）门卫核实检查4）出入登记5）放行四、控制政策与方法行政事务：1．制度的健全和可操作性1）行政部在办公制度制定前，必须了解与制度有关的人员和部门的意见和建议，确保制度制定有效、可行。2）行政部进行办公制度的起草，起草过程必须时刻保持同相关部门和人员的联系，倾听他们对制度所涉及内容的想法；办公制度起草需要参考公司其他制度和旧制度，确保办公制度同旧制度和其他制度的有效衔接；参考国家法律法规，避免违法。3）行政部组织讨论会议，对初步拟定的制度条款进行讨论和完善；参会讨论人员包括公司各部门的负责人和行政部的主管级以上员工；行政部对参会人员的意见和建议进行汇总，在此基础上，对制度条文进行完善。4）办公制度在初稿完成后需要在公司显著位置张贴公示，也可以通过公司网络进行公示，请公司员工对制度初稿提出意见。5）行政部负责收集公示期间员工的各类意见和建议，并进行汇总、分类，在此基础上进行修改完善。6）行政部将修改完善后的制度草案报总经理进行审批；总经理对制度草案进行审核，审核通过后签字生效；总经理认为有待改进之处的，填写意见，交行政部进行修改完善，直到总经理审核通过为止。7）行政部制定办公制度发布的通知和公告，组织公司员工了解新制度、学习新制度，按照制度的要求开展工作。2.办公经费控制1）行政部于年初将本年度行政经费预算计划及各部门用款计划下达至各部门。2）行政部根据各部门的实际情况，分解各部门的行政费用支出指标，制定目标管理体系中的具体指标。3）各部门根据实际业务开展情况，提出行政经费申请；各部门负责人负责审核本部门所发生的各项费用单据。4）各部门负责人审核后，在单据齐全、内容符合要求、数据无误的情况下，在报销单据上签字确认，报行政部审核；行政部审核各项费用是否按预算计划的项目、内容、额度开支，并签署相关意见；对于预算外的费用，需报总经理审批；对于未得到批准的费用，原路返回，由发生费用部门承担。5）对于预算范围内的费用，经行政部经理审核后，可到财务部办理报销；对于预算外且经总经理审核后批准的费用，交财务部办理报销。6）行政部在财务部的指导下，分门别类建立行政经费相关台账，以便于考核期内统计各部门经费使用情况。7）行政部汇总考核期内各部门行政经费开支情况，根据目标管理体系中的具体指标，对各部门行政经费预算达成情况实施考核。8）行政部将考核结果反馈给相关领导和责任部门，并拟出相应的奖惩措施，报领导批准后予以实施。3.行政事务处理控制1）办公室制定行政事务处理规定；行政事务处理规定报总经理助理和总经理审核、审批后执行。2）办公室工作人员根据各自的岗位职责接受行政事务处理的任务。3）办公室工作人员在接受行政事务处理任务时，应与任务传达者明确事务处理的要求和期限。4）办公室相关人员根据岗位职责和权限选择合适的工作方法，处理行政事务。5）办公室工作人员在事务处理过程中遇到疑问应及时提出6）办公室工作人员根据自身的权责范围调配信息处理在行政事务处理过程中遇到的疑问。7）办公室工作人员向任务人以及主管上级漏报事务处理情况。8）办公室工作人员根据公司相关规定对事务处理过程中的表单以及其他信息进行整理，并根据情况进行汇总归档。4.办公用品设施管理控制1）根据办公用品库存及消耗情况，按采购计划及相关要求进行采购，做到既满足需要，又不占用过多的资金。2）办公用品保管员应根据《办公用品送货单》办理办公用品的入库手续，并做好日常保管、分配、使用登记、交换、盘点及日常养护等工作3）办公室制定办公用品的信用规定及使用原则，经总经理助理审核，总经理批准后，下达给相关部门4）各部门根据实际需求与办公以用品信用规定填写《办公用品申领单》。5）对于工作人员按惯例使用的办公服务器，保管员应定期定量配发，使用人员自行领用并进行登记；非惯例使用的办公用品，应由使用人填写《办公用品申领单》经主管人员审核批准后，交保管员核发。6）保管员应对各部门使用办公用品的情况进行定期调查，以保证办公用品合理使用。7）对决定要报废的办公用品，保管员应做好报废登记，在报废处理山上填写办公用品名称、价格、数量、报废处理等丰关事项。5.文件管理控制1）根据《文书目录表》对其进行日常收集、整理。2）按照《文书管理制度》进行文书分类，便于文书收发管理。3）收到文书后，及时填写《收发文件登记表》。4）对于发送到相关部门的文书也要及时将文书相关信息填写至《收发文件登记表》中。5）在文件传递过程中要填写《文件审批表》，证明文书传递时间。6）对重要文书进行整理，编制成卷并定期查阅、更新。6.印章管理控制1）行政部根据公司用章需求提出印章刻制申请，填写申请表；申请表经总经理助理审核后，报总经理审批签字，并报上级主管部门批准；办公室相关人员选择印章废制公司进行印章刻制。2）办公室根据印章用途制定印单日管理规定，明确印章的使用范围、用不用使用程序和保管办法。3）印章保管人根据被保管权限对印章进行保管。4）印章使用应严格保障使用的规范性，遵守印章使用程序。5）办公室主任或公司总经根据公司实际情况的变化，可以提出对现有印章的废弃。7.会议管理控制1）根据《年度会议计划表》询问相关上级领导，确定会议主题。2）选择合适的会议时间，便于参会者全部出席。3）根据会议性质和参会人员选择理想的会议地点，以有利于会议的如开。4）根据会议主题时、参会人员等因素拟定《会议议程安排表》。5）根据会议声地特点烽会议性质合理地布置会议现场。6）将《会议议程安排表》与《会议通知单》一并发送参会人，并确认会议期间是否能够到场。7）准备会议资料用品，确保会议顺利进行。8）引导参会人员入席；安排参会人员签到；及时统计到会人员数量，安排会场服务；9）安排专人采用适当有效的方式对会议内容进行记录，保证会议内容记录完整。10）对会议中提出的议题、决议进行会后检查、跟踪、管理，并在会后进行工作总结。8.物资采购管理1）办公室对其他部门提出的物资采购需求信息进行收集和汇总。2）办公室根据公司采购制度和库存善对需求信息进行分析。3）办公室根据物资需求善，制订详细的物资采购计划，物资采购计划内容包括采购品名、数量、单价和规格等。4）办公室根据采购计划，确定物资采购方式，并对各类物资供应商的产品进行询价、比价；需要采取招标的采购方式的，则需要制作发布招标书，制定招标方案。5）经过询价、比价以及招标过程，确定产吕的供应商。6）办公室会同使用部门同供就商进行合同谈判，主要就产品价格、交货日期进行协商。7）办公室将全同谈判的过程和结果报总经理助理审核，总经理助理审核后报总经理审批并签字。8）办公室同供应商签订采购合同内容包括采购物资名称、质量要求、交货交品价格以及违约责任等。9）办公室对供应商依照合同的产品会同使用部门进行质量验收，并根据库存分类将产品入库保存或支领。10）办公室根据全同约定对采购物资款项和费用进行核算，根据公司付款流程，向财务部提交相关表单，由财务部支付货款。9.固定资产管理1）各部门按照规定热气自身需要填写《固定资产购置申请表》，并向